¿Nos Podemos Salvar de las Reuniones Tediosas?

Más allá de una agenda y minuta

“Tienes muchas metas en tu vida, y hoy tienes un día apretado, quieres lograr avanzar en tus objetivos del trabajo. Llegas temprano a la oficina, te alistas para agendar tu día y en eso te llega el correo, el jefe llama a reunión para hoy de último momento. Sabes lo que eso significa, que no lograrás trabajar en tus objetivos (que te evalúan a final de año), sino que pasarás al menos medio día en una reunión que no tendrá ningún resultado concreto, todos hablarán al mismo tiempo, discutirán y la minuta quedará en el olvido. Tus niveles de estrés se han elevado, sabes que tendrás que trabajar en la noche en casa, y posponer el ir a tomar café (realmente una sangría) con tu mejor amigo/a. Cancelas, te disculpas, reagendas y le prometes no cancelar la próxima aunque sabes que las probabilidades son 50%-50%”.

¿Esta historia te suena conocida? Por más que existen muchas recomendaciones, las reuniones siguen siendo un dolor de cabeza para los profesionales en las organizaciones, y al mismo tiempo, son indispensables. ¿Qué hacer? Aquí te dejo algunas recomendaciones que he dividido en 3 categorías, las básicas, las avanzadas y la extraordinaria:

1.     Lo Básico:

a.    La agenda: no se puede pensar en tener reuniones efectivas si lo básico no se está haciendo. En una agenda es indispensable plasmar el qué, quién debe llegar, para qué (la queja más común de los profesionales es que son invitados a reuniones y no saben para qué) y cuánto tiempo se tiene para la reunión.

b.    Control del tiempo: mantenerse dentro de los tiempos asignados, así como iniciar y terminar la reunión a la hora agendada es respeto por el tiempo de los demás.

c.     Minuta: la minuta permite anotar los acuerdos tomados en una reunión o como mínimo, las acciones que cada uno tomará posterior a la reunión de modo que se le pueda dar seguimiento. La reunión será efectiva sólo si las acciones acordadas se cumplen.

2.    Lo Avanzado:

a.    Metodología de Facilitación: si parte de nuestro rol es asistir a reuniones entonces debemos saber facilitarlas. Existen muchos métodos que permiten lograr los objetivos de la reunión sin morir en el intento. La metodología por elegir va a depender del objetivo de la reunión. Hay reuniones para obtener la opinión de los participantes, para crear soluciones, para coordinar un trabajo; cada una tendrá una metodología diferente. Lo mejor es que se aprendan varias y se elija en el momento en que se organiza la reunión. Una que me gusta mucho es la creada por Edward de Bono en su libro Los Seis Sombreros para Pensar, excelente para ordenar ideas, crear algunas y elegir entre ellas. También podemos realizar facilitaciones con Post-It. Este pequeño papelito te permite clasificar ideas por color, observar el volumen de respuestas de un color, expresar ideas de forma concreta (dos o tres palabras que quepan en el post-it). Incluso 3M tiene una página en inglés con instrucciones para facilitar. También hay opciones más complejas para problemas más complejos como es Lego® Serious Play®, para lo cual sí necesitas un facilitador certificado en la metodología y materiales, pero vale la pena porque lo que logras con una sesión con Lego no lo alcanzas de ninguna otra forma. Dependiendo del tema también puede que quieras usar partes de modelos como el Value Canvas del Business Model Canvas, excelente para comprender las necesidades de clientes externos e internos. 

b.    Estilo de Comunicación: si bien elegir una metodología para facilitar ayudará mucho a reducir las interrupciones y a escuchar la opinión de todos, es buena ideas siempre tener algunas reglas iniciales sobre el respeto entre los participantes que incluye el tono de lo que digo y la escucha activa. Esto permite mantener la conversación sobre la situación y no sobre los participantes.

3.    Lo Extraordinario:

a.    Si se desea ir aún más allá en la efectividad de las reuniones, sugiero convertir esto en parte de la cultura de la empresa. ¿Cómo se puede lograr? Primero se debe dar el ejemplo porque se permitirá que otros experimenten una reunión efectiva y querrán que se repita. Segundo identificando las personas claves que pueden influenciar que esto se convierta en cultura para todas las reuniones empresariales. Aun cuando sea tu jefe el que las hace mal, puedes demostrarle los beneficios de una reunión facilitada con metodología. Se ahorrará mucho dinero con solo no tener profesionales durante horas haciendo nada en una reunión. Tercero, haz un plan de transformación. Una transformación significa cambio, y el cambio resistencia, por lo que se debe asegurar que el plan incluya estrategias para apoyar el cambio cultural.

En Talent Advisors la facilitación de reuniones es una de las áreas en las que nos hemos especializado, pues sabemos que tienen un alto impacto en las organizaciones. Hace poco hicimos una reunión mezclando la metodologías del Value Canvas con Lego Serious Play. El resultado fue un equipo que logró ponerse de acuerdo en las 8 horas que duró la actividad, algo que ellos mismos dicen, "nos hubiera tomado al menos 3 a 4 reuniones lograrlo".