Nuevas 3 letras, CLM - Parte 2

Etapas de un Proceso de implementación de CLM

Los sistemas denominados genéricamente como CLM (Contract Lifecycle Manager) son parte de las soluciones posibles de implementar en procesos de Transformación Digital, esta solución impacta en una primera instancia al backoffice de una empresa, logrando mejoras en procesos en áreas que muchas veces no tienen KPI's asociados, pero que en la práctica tienen mucha influencia pero tal vez pocos valoran.

Según estudios internacionales, las empresas "profundizan" distintos niveles de implementación de un CLM en la medida que la solución va "madurando". Inicialmente el uso más lógico y de gran valor percibido, es de “repositorio inteligente" de contratos. Esto es, tener una plataforma única, y con acceso compartido, a los contratos (de ingresos y de gastos) con la capacidad de entregar alarmas previo a los vencimientos. Parece algo simple, pero que no muchas empresas tienen hoy resuelto. El manejo de fechas de pago y vencimientos se hace en planillas, en carpetas con archivos en PDF y que muchas veces se van compartiendo mediante correos electrónicos al interior de la organización.

En etapas posteriores, cuando ya los usuarios se sienten cómodos con el uso de esta herramienta, las empresas empiezan a darle usos en procesos de renegociación o creación de nuevos contratos desde la misma plataforma, usando funcionalidades de revisión de borradores, edición de documentos y aprobación de los mismos. También los usuarios y en especial los administradores entienden la lógica de un CLM y los usan para generar informes de gestión de las unidades de administración y también de ventas, para medir la capacidad de gestión en la renovación de contratos vs. montos respectivos. Este proceso de implementación sin duda permite generar cambios en el control de gestión de los recurso administrativos o backoffice de la empresa.

·      Etapa 1, es la etapa inicial de la transformación digital para gestión de contratos; consiste en la implantación del repositorio inteligente de contratos, donde usuarios directos pueden revisar fechas claves y datos básicos de los documentos existentes. Esta etapa es la más compleja ya que requiere de gran esfuerzo de tiempo al interior de la empresa, además de tener un consultor/asesor que guíe el trabajo en los aspectos de procesos, personas y tecnología; la carga masiva de información, en esta etapa, es de gran volumen y va a necesitar de un manejo dedicado, así como la configuración inicial donde se definen procesos, reglas y atributos.

·      Etapa 2, se trabaja con los usuarios para poder definir información relevante que les permita visualizar y sacar provecho de tener la información unificada y accesible en cualquier momento. Lograr mostrar la información útil (reportes y dashboard) permite definir estrategias de negociación con proveedores y en especial con los clientes. Usar los informes y reportes que un CLM puede entregar en control de gestión, definir KPI’s asociados a esta gestión es algo que debe ser logrado en esta etapa.

·      Etapa 3, permite usar el CLM como una herramienta para interactuar con los asesores legales, clientes y proveedores en forma directa; afectando los ciclos de renovación y negociación, generando impactos relevantes en los tiempos y costos. El uso de firma digital y otros permite disminuir interacciones a través de correos electrónicos y reuniones presenciales.

·      Etapa 4, la integración con sistemas externos, como ERP/Facturación/CRM/postventa, son posibles de lograr para unificar información de pagos, condiciones de atención de postventa, pago de multas, etc. En esta etapa la integración con el CRM (Customer Relationship Manager) para generar contratos de ventas en forma automática que acorten el ciclo de venta es el principal logro.

·      Etapa 5, esta etapa permite que toda la organización esté alineada en sus procesos internos de backoffice, definiendo KPI’s donde la gestión de contratos ya es parte y está internalizado en la empresa.

Impactos de la Implementación de un CLM

Para determinar los impactos y ROI de un proceso de Transformación Digital que involucra una plataforma CLM hay que analizar los siguientes aspectos que van a depender de la etapa en que encuentre el uso de una plataforma CLM al interior de la empresa:

·      Costos legales: Las herramientas que automatizan el trabajo, de forma predecible, reducen la cantidad de tiempo necesario para completar las tareas relacionadas con la creación de nuevos contratos. Se ha descubierto que el impacto es profundo: Goldman Sachs ha determinado que el uso de un CLM reduce el promedio de horas dedicadas a los contratos en un 20%. Cuando se recaptura ese tiempo de cada abogado, asistente legal y otro miembro del personal que administra contratos, tiene el potencial de afectar significativamente los resultados de una organización.

·      Previniendo la pérdida financiera: El uso de CLM no solo reduce los costos de mano de obra, sino que también aumenta los ingresos que, de lo contrario, se perderían debido a la mala gestión de los derechos y al cumplimiento débil de las obligaciones. La IACCM (International Association for Contract and Commercial Management) ha encontrado que esta cifra representa más del 9% de los ingresos.

·      Costos de operaciones de ventas: El ciclo de ventas de una organización se ve directamente afectado por ineficiencias integradas en la administración de contratos, que a su vez se traduce en recursos desperdiciados. Según una investigación realizada por Aberdeen Group, el uso de CLM produce una reducción del 24% en el ciclo de ventas. Con ciclos de venta más cortos, las organizaciones pueden hacer más negocios con el mismo tamaño de equipo de ventas en la misma cantidad de tiempo. Esto provoca una reducción en los costos de operación de ventas, que puede ser más fácil de abarcar que el aumento de las ventas en un 24%. 

·      Contratos renovables: En la mayoría de las situaciones, un número significativo de contratos son renovables. Si estos contratos renovables pueden manejarse de manera más efectiva, entonces los ingresos pueden reinvertirse en forma anticipada y el trabajo necesario para negociar y modificar los contratos se reduce significativamente. Además muchas veces la “pérdida” de contratos no es gestionada con las áreas de venta, y en los contratos relacionados con gastos es posible negociar a tiempo y obteniendo mejores condiciones.

·      Penalización y / o recaptura. Una solución CLM permite a los usuarios evitar las penalizaciones que surgen cuando los contratos tienen multas y así cobrar o adelantarse al pago de ellas. La aplicación eficiente y la elusión de las cláusulas de penalización, según sea el caso, pueden generar importantes ahorros de costos.

·      Oportunidades de consolidación: al tener un CLM permite tener una visibilidad completa de los contratos en toda la organización, lo que facilita la identificación de oportunidades para la consolidación de proveedores. Al ejecutar análisis de contratos en toda la base de proveedores, se pueden identificar oportunidades para consolidar la demanda de usuarios internos. Aprovechando esta información, pueden reducir el número de proveedores y aumentar el volumen promedio por proveedor.

Estos impactos van a ir generándose en la medida que la empresa vaya avanzando en profundidad en el uso de un CLM, de la Etapa 1 a la Etapa 5. Por esta razón, el trabajo de i2s Consulting es acompañar a la empresa para ir gestionando el cambio y tangibilizando los beneficios que el uso de la herramienta tiene. Mostrando a las personas (usuarios directos e indirectos) la utilidad real del uso de un CLM en todos los aspectos de su gestión al interior de la empresa; a modo de ejemplo, poder mejorar la capacidad de negociación con proveedores es algo tremendamente relevante. Al poseer información es posible gestionar con tiempo las renovaciones incluso unificar proveedores para así mejorar la capacidad de negociación.