O sobre qué son las retrospectivas y su aplicación al mundo cotidiano y empresarial

En el mundo agile que mi amigo Blas me está haciendo descubrir, hay una herramienta fundamental en la gestión de los proyectos llamada Retrospectivas. Son reuniones de 45 a 60 minutos de un equipo consolidado de trabajo, al final de un periodo estipulado de producción y experimentación (‘Sprint’), que tienen como objetivo hacerse la gran pregunta de qué podemos mejorar desde una perspectiva positiva, no de queja.

La retrospectiva tiene unos bloques muy definidos y acaba con un compromiso de acción de todo el equipo en base a lo aprendido en esa sesión. Este es un fragmento de nuestra conversación de los martes.

• Epi, en el mundo de las “retros” es fundamental la palabra “EXPERIMENTOS”, no tanto el término acción. Aquél implica la posibilidad de aceptar el error, algo fundamental para generar espacios de confianza, seguridad y aprendizaje en los equipos. En el mundo del desarrollo del software esto es muy común. Se permite a las personas jugar. Permite cambiar la dinámica y las reglas de trabajo de un equipo hastiado. Me atrevería a decir, que introduce en los valores de la organización la cultura de la mejora continua, y hace que esta cultura sea una palanca de cambio. 
• Ya Blas, pero estas reuniones son un MUDA (desperdicio) claro. Es tiempo que el equipo no está produciendo…
• Es uno de los riesgos. Las retrospectivas mal “gestionadas” pueden acabar siendo ese “waste”. Por eso hay que evidenciar, que la mejora continua da retorno a la organización, resultados. A una retrospectiva, el equipo no va sólo a mirarse el ombligo, a lamerse las heridas, o a cohesionarse, sino a aprender de lo experimentado. Es imprescindible que en esos espacios se hable del valor del negocio, del para qué los experimentos de cambios propuestos.
• ¡Qué bien nos vendría esto en la política de andar por casa Blas! 
• Epi, ese no es el tema… Si el equipo tiene una dinámica negativa, instalada en la queja, el coste es altísimo para la organización, el índice de rotación se dispara… 
• Un desastre, vamos.
• Sí. El rol del moderador (Scrum master, idealmente si se utiliza la metodología ágil Scrum o alguna de sus variantes) es clave para salir de la espiral de la queja en estas sesiones y su gestión del tiempo puede romper dicha espiral. Es verdad que se necesita tiempo para situarse en cada fase (hay 5: 1=preparación del escenario y objetivo, 2=recopilación de datos, 3=generación de ideas, 4=experimentos siguiente sprint y 5=cierre). Vamos alternando un lóbulo cerebral distinto en cada una de ellas, pero también hay que cuidar la comunicación. 
• Es genial, yo como soy muy asertivo ¡eso lo podría hacer muy bien Blas!
• No estoy muy seguro de tu asertividad Epi, pero el moderador debe serlo sin duda. Hay que desterrar los “TODOS”, “SIEMPRE”, “NUNCA”, “SOLO”... A veces con mi equipo jugamos al “ni si, ni no, ni blanco, ni negro” para entrenarnos en esto de combatir la queja por la queja. Incluso a veces hacemos un juego de Rol (‘Role play’).
• Eso sería como hacer que yo hoy representara el papel de alcalde, mañana el de hostelero y al siguiente el de estudiante, o enfermero ¿no?. Me ayudaría a entender esto de la crisis sanitaria de otra manera… Blas, esto de las retros quizás tenga más aplicaciones de las que pensaba…
• Sí, ¡pero céntrate! Lo difícil en las retros es que la parte colaborativa salga, hay riesgo de que los moderadores se impongan y muchas veces, el responsable o sponsor (product owner) de este proceso/reunión ni participa (¡asiste!) y deja al equipo a la intemperie. A veces viene bien que haya un facilitador externo que lleve estas retros. Ayuda a seguir las reglas, pone foco y mantiene/fomenta la comunicación adecuada.
• Pero no siempre se dispone de un externo y de alguna manera, Blas, ¡le restas capacidad de autogestión al equipo!
• Tienes razón en equipos pequeños. Pero siempre se puede buscar una facilitación cruzada. Además, las primeras retros, nunca son buenas. Te diría que a lo mejor a partir de la tercera es cuando empieza a entenderse las potencialidades de esta herramienta de mejora continua, una vez que el equipo ha entendido las fases, objetivos, impacto...
• Me queda una última duda, ¿se pueden cambiar las reglas de las retrospectivas?
• El consultor Alaistair Cockburn, uno de los firmantes del Manifiesto Ágil inspirado en las artes marciales, habla de tres fases: SHU·HA·RI. SHU: sigue la regla de forma rigurosa (durante un tiempo). Sólo después viene el HA: Rompe la regla (en lo que te moleste y no aporte) y RI: aporta a las reglas (variaciones, creaciones…). ¿Te vale así?
• Entiendo que se parece a lo que el el PMP se dice de: 1 - FORM (forma al equipo), 2 - NORM (crea las normas básicas), 3 - STORM (rompe, quita desperdicio) y 4 - PERFORM (propón, añade valor … y céntrate en ‘rendir’)
• Eso es Epi, hay mucha gente que directamente entra en el paso 3, sin haber dado los anteriores.
• ¡En esto de entrar directos a la fase 3, se me ocurren un montón de ejemplos de la vida socio-política Blas!
• Qué pesado estás con eso Epi. Hala, vamos a airearnos un rato y ya seguiremos charrando* en otra ocasión.

(*charrar: charlar distendidamente en aragonés)