Outlook, la herramienta electrónica olvidada - primera parte

La información que consta en este artículo proviene de mi experiencia como usuario del correo electrónico Outlook y como consultor; y de las encuestas que realicé en las instituciones en las que estuve presente.

El Plan Estratégico de una empresa contempla optimizar las herramientas tecnológicas que involucra la intervención de Informática y Talento Humano. Sin embargo, en el caso del correo electrónico Outlook, no se lo considera prioritario y la mayoría de las veces, es olvidado. Yo considero que es sumamente importante para una comunicación eficiente dentro de una Organización. No es que se va a salvar vidas, pero si proteger la información y la imagen de la Organización. 

Las encuestas que realicé indican que con respecto a Word y Excel, el Outlook es la herramienta que más se usa, es la más indispensable y la más riesgosa en usar (uso incorrecto con impacto negativo como perjuicio económico, mala imagen, entre otros). Un encuestado contestó: "Yo considero que Outlook es la herramienta más riesgosa en usar, porque podemos enviar un correo masivo o un correo inapropiado a través de una cuenta institucional, además es una herramienta que facilita el envío de información sensible a personas no autorizadas."

En una de las empresas que trabajé en relación de dependencia, descubrí luego de algunos años, la existencia de la opción "recuperar un correo enviado", siempre y cuando no sea leído por el destinatario. Posteriormente, envié un correo que estaba incompleto, logré recuperar el correo antes de ser leído, adicioné lo que faltaba y lo volví a enviar. La capacitación sobre el uso de la herramienta no existía, precisamente ya que no era prioritaria.

Si usted trabaja en una empresa que tiene más de 500 usuarios con el correo electrónico Outlook, que tiene en forma permanente actualizada y estandarizada la base de datos como cargo, departamento, ubicación teléfono / extensión entre otros; que no existe rebote de correos por buzón lleno, que todos usan el asistente para fuera de oficina, que todos reciben los correos masivos enviados al personal de su empresa, que todos conocen las opciones principales como, por ejemplo recuperar antes de que sean leídos, los correos enviados por error, siéntase muy orgullosa(o) de los departamentos de Informática y Talento Humano de su empresa.

Aun en el caso arriba mencionado, algo se podrá mejorar. Fui durante casi 9 años seguidos un usuario más del correo electrónico Outlook en una institución con más de 500 usuarios. Durante más de 4 años he colaborado como servicios profesionales en dicha Institución en optimizar la herramienta. Se realizaron 38 capacitaciones por medio del correo masivo, previo a encuestas sobre las opciones de la herramienta.

Mi trabajo cubre: la actualización y estandarización de la base de datos del personal (nombre, apellido, cargo, departamento, ubicación, teléfono y otros), comunicación masiva, comunicación telefónica y capacitación (conocimientos / habilidades).

Realizo dentro de Guayaquil, sin costo alguno, una evaluación si se está optimizando o no el correo electrónico Outlook. Por seguridad de la información, acudo sin laptop, papel, pluma, teléfono inteligente o no. No requiero navegar en el Internet, ni tener accedo a un teléfono convencional, ni a una impresora, puerto para pendrive, unidad de lectura ni correo externo. Se puede monitorear mi trabajo con una persona a lado o vía remoto. Solo requiero una mesita, una silla, un computador sencillo con Outlook, Word y Excel; y un usuario con correo interno.

La primera área de la evaluación es la base de datos (el Active Directory - AD). Perder peso es difícil, pero mantener el nuevo peso es más difícil. Lo mismo ocurre con el Outlook. Es difícil actualizar la base de datos, pero es más difícil mantenerla actualizada. Debemos recordar que información no actualizada es cero a la izquierda.

En esta etapa, se analiza el proceso de creación, actualización, baja /eliminación y estandarización. Existen por lo menos 4 deficiencias con respecto a la información que consta en las propiedades del Outlook.

1. Información no ingresada en ciertos campos por falta de seguimiento.
2. Información no actualizada en ciertos campos ya sea por falta de comunicación y / o  por prioridades de otras actividades, y / o por falta de control, y / o por problema técnico no resuelto.
3. Información ingresada erróneamente por falta de control.
4. Información ingresada en forma no clara por falta de estandarización

Lo que no debería pasar es que personas que ya no laboren en una empresa, sigan constando como usuarios del Outlook. Con respecto al padrón electoral, uno escucha que hay personas que están fallecidas y que todavía constan en la base de datos. Uno dudaría de la confiabilidad de esa base de datos. Lo mismo ocurre con la empresa, se pierde la confiabilidad.

El siguiente artículo: Outlook, la herramienta electrónica olvidada - segunda parte continuará el proceso de la evaluación.