¿Para cuando lo quieres?

Has planificado el viaje al detalle, los pasaportes, los billetes, los visados, las maletas … y llegas tarde al aeropuerto, y pierdes el avión. ¿para qué ha valido todo lo anterior si no has llegado cuando debías haber llegado?

Como bien decía Miguel de Cervantes

Por la calle del “ya voy” se llega a la casa del nunca

La realidad es que si no se cumplen los plazos, no importa el esfuerzo que hayas hecho. Por eso, en mi opinión después de procurar entender lo  que se quiere, la segunda pregunta que debe hacerse es – antes del "como" o el “con quién”- “¿para cuando lo quieres ?” .

Si la fecha solicitada suena muy mal, no importan los recursos que pretendan asignarte, va mucho más allá, es un más que posible fracaso. Porque tampoco nueve mujeres no pueden tener un hijo en un mes.

Voy a dividir este articulo en dos partes, la primera en un conjunto de reflexiones, expresamente desordenadas, sobre la gestión de los plazos, la segunda un conjunto igual de aleatorio en el formato - y espero que significativo en el contenido - sobre como procurar evitarlo.

Aquí van las reflexiones :

• Las frases "para cuando lo tengas" las carga el diablo. Procurar fijar una fecha de entrega siempre.
• Una fecha impuesta es casi una garantía de tener que dar explicaciones sobre los retrasos.
• Todo tarda más de lo crees – pon holguras o asume retrasos
• (Casi ) nunca se acaban las cosas antes de plazo
• Recuerda la maldición FC (fin a comienzo), los adelantos se pierden, los retrasos se acumulan
• Conviene valorar, y mucho, el cumplimento de plazos. Y castigar, con la misma energía, la falta de cumplimiento, la palabra DEADline debe aplicarse como su propia raíz indica.
• Si hay que retrasarse, avisa pronto, y que no sea en el camino crítico

En el “mundo real” muchas veces los retrasos llevan a la extinción de algunos proyectos, que pueden acabar mal para algunos directivos pero que otros han hecho de la circunstancia un arte - y salir (muy) favorecidos - , desarrollando un modelo de excusas y luego hacerlos desaparecer en “la noche y en la niebla”

La vida es en el tiempo, y el tiempo es hoy, así que no tener las cosas en el momento y en la calidad, es engañar a la vida, engañar a la empresa y engañarse, y eso es lo más grave, a uno mismo.

¿Y pues? ¿Qué hacemos?

Creo sinceramente que hay formas de reducir el riesgo de retrasos (que no eliminarlos) aquí van algunas:

• Dividir las tareas tal que las fechas de entrega sean más continuas, si los plazos son largos- y defino largos por encima de dos meses – corremos el riesgo de gastar más tiempo en dar explicaciones que en hacer lo que toca hacer.
• Establecer un seguimiento muy estricto, me consta que hay organizaciones que aplican esto de forma muy consistente  y con excelentes resultados, un plan sin seguimiento estricto (y eso pasa con muchos planes estratégicos) es un divertimento intelectual para la dirección y un repertorio de reuniones con toques sádicos para los pobres responsables operativos de los proyectos y sus equipos.
• Aplicar criterios no secuenciales, procurar trabajar en paralelo ¿alguien cree que el Apolo XI podía hacerse en secuencia? ¿entonces porqué hay tanta querencia en no pensar seriamente en paralelos y caminos críticos (por ejemplo, gestionando una sequia)?
• Reconocer e informar muy rápidamente de los potenciales retrasos, para que se puedan tomar decisiones. Cuando los retrasos sobrepasan un límite (que no es fácilmente reconocible pero que los directores de proyecto  y los directivos experimentados saben ver – si quieren - ) ya no hay vuelta atrás, ser directivo es también ser capaz de leer de forma objetiva la situación y no voluntarista.

Porque como dijo Shakespeare

Mejor tres horas demasiado pronto, que un minuto demasiado tarde