Paso a paso: automatiza los eventos de Dynamics 365 con Power Automate ✌️
Hablamos hace unas semanas en nuestro blog de lo importante que es la automatización de procesos en Dynamics 365 a la hora aportar robustez y fiabilidad en situaciones poco complejas, y por el ahorro significativo de tiempo y recursos que supone, lo que permite que nos centremos en tareas de valor real para el negocio.
Poníamos algunos ejemplos prácticos, como:
👌 Cuando se aprueba una compra pasado un umbral, se envía una notificación instantánea vía mail al responsable de compras.
👌 Cuando se modifica la ficha de un cliente, se notifica al equipo correspondiente de CRM.
👌 Cuando un cliente envía una solicitud de soporte y se genera un caso, el equipo responsable recibe una notificación vía Teams.
Hoy vamos a profundizar en la parte técnica del proceso y ver paso a paso cómo se configuran las automatizaciones en Dynamics 365 con Power Automate. Puedes indagar más en la parte contextual y de valor de negocio en nuestro artículo previo:
¡Vamos allá!
1. Activación de la Entidad Virtual en Dynamics 365 (D365)
El catálogo de eventos de negocio nos permite activar los Business (1) & Data (2) events, además de ayudarnos a comprobar qué tenemos activo y comprobar si se han generado errores con estos datos.
Definidos brevemente:
- Un Business Event, representa un evento dentro de un proceso de negocio, como por ejemplo, registrar una factura.
- Un Data Event hace referencia a cambios en los datos o acciones sobre datos específicos del sistema, en este caso Dynamics 365, aunque también podría actuar sobre SharePoint u otras aplicaciones del ecosistema así como en un registro en DataVerse.
Al activar estos eventos, lo que hacemos es crear una entidad virtual en Dataverse (mserp), es decir, un espejo que refleja los datos que hay en D365 contra Dataverse para poder operar con ellos.
Siempre es interesante en este punto comprobar, en la columna que vemos a la derecha, los campos pasados al evento para validar que el campo contra el que queremos disparar el trigger existe en la tabla y existirá, por lo tanto, en la entidad virtual.
A su vez, una vez activado el evento, se deberá validar que en Power Automate, se ha activado la tabla:
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2. Configuración del Trigger en Power Automate
Una vez activada la entidad virtual, el siguiente paso es configurar el trigger en Power Automate. Este trigger será la condición que desencadene la automatización, por ejemplo, cuando se cree, actualice o elimine un registro en una tabla específica.
El sistema permite definir con precisión qué acciones deben llevarse a cabo en función de los cambios en los datos.
3. Creación del Flujo en Power Automate
Una vez que el Data Event ha sido activado y el trigger está configurado, es momento de crear el flujo en Power Automate. En este flujo, definiremos qué acción se ejecutará cuando el trigger sea disparado.
Veamos un ejemplo.
Imaginemos que un cliente nos pide que se le notifique vía email las modificaciones de un campo.
Si concretamos en el ejemplo, dado que, cuando el campo Status cambie su estado a Aprobado, necesita que se le notifique vía mail, necesitamos poner esa condición en el trigger.
Para más detalles a la hora de configurar campos enumerados, puedes revisar este artículo de nuestro compañero Miquel Vidal Morales :
4. Validación y Ejecución del Flujo
Una vez que el flujo ha sido creado, es importante validar que todo funcione correctamente. Esto se puede hacer ejecutando un test desde Power Automate o haciendo una prueba en el sistema, para garantizar de que los triggers se disparan cuando deben hacerlo.
En el caso del ejemplo de la presentación, se verifica que cuando el artículo cambia su estado a Aprobado, el flujo se ejecuta y el correo es enviado automáticamente. Esto no solo agiliza la comunicación con los responsables, sino que también garantiza que no se pasen por alto actualizaciones importantes en los registros de D365.
Sin duda, integrar Dynamics 365 con Power Automate te ofrece grandes beneficios al permitir que los datos fluyan sin interrupciones entre aplicaciones y servicios. De esta manera, facilita a los usuarios que gestionen sus flujos de trabajo de manera más eficiente, evitando errores y mejorando en todo caso la toma de decisiones.
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