No pincha ni corta

Usted es el líder de un importante proyecto de implementación en su organización. Hace un año se detectó la debilidad y obsolescencia de los sistemas que soportan el CORE de la compañía y se decidió implementar una nueva solución de alto estándar. Después de un proceso de búsqueda se eligió una herramienta ad-hoc y se licitó la implementación. El proyecto, como implica a casi todas las áreas de la compañía, requirió conformar un equipo con dedicación casi exclusiva de usuarios funcionales (key users) para levantar los procesos y parametrizar por completo el nuevo sistema.

Al comienzo las cosas marcharon relativamente bien y a buen ritmo, sin embargo últimamente se han estancado. Se encuentran en plena etapa de cierre y validación de los mapas de procesos y ha sido una tortura. Al parecer los usuarios elegidos en las áreas tenían amplio conocimiento de los procesos, pero baja capacidad de influir entre sus pares y jefaturas. Como dice el dicho: No pinchan, ni cortan.

Esto ha resultado en una serie de cuestionamientos y revisiones a definiciones que ya habían sido largamente analizadas en la etapa de diseño. Lo más complejo es que las áreas piden cambios y adaptaciones que se salen del estándar de “mejor práctica”, arriesgando seriamente que se logre obtener el valor esperado del sistema con todas sus funciones operando en conjunto.

 Luego de las últimas 4 reuniones con el equipo de líderes funcionales el avance ha sido casi nulo, siguen llevando observaciones y cambios y faltan firmas en más de la mitad de los documentos.

 Sabe que podría llevar la situación al Comité Ejecutivo del Proyecto y pedir intervención de los gerentes sponsor, pero teme que eso genere un problema mayor, ya que si cuestiona abiertamente a sus contrapartes, podrían dejarlo sin equipo por un tiempo largo y no quiere seguir sumando demoras.

Preguntas para análisis:

¿Qué se podría hacer en este caso?

¿Cómo puede lograr que los líderes funcionales cuenten con mayor autoridad para tomar definiciones?

¿Cómo puede hacer para que se comprenda mejor en la áreas funcionales la importancia de adaptarse al estándar del sistema y no adaptar el sistema a la vieja práctica de la compañía?

Esperamos sus reflexiones!