Planeación, Pronósticos y Presupuestos

Planeación, Pronósticos y Presupuestos

Toda actividad humana está orientada hacia la obtención de logros, por ello todos los individuos, organizaciones lucrativas, no lucrativas y grupos de personas elaboran planes, en los cuales se plasman los recursos, la inversión de tiempo y dinero necesario para la obtención de las metas y objetivos.

Para lograr un desempeño eficiente, un uso óptimo de factores económicos y una combinación adecuada de los elementos de producción, distribución y comercialización, una buena planeación es el pilar fundamental para lograr rendimientos adecuados, visualizar resultados futuros, considerando las limitaciones impuestas por el entorno económico, el tiempo y el mercado.

Aspectos Principales de la Planeación

La contribución de la planeación a los propósitos y objetivos. Cada uno de los planes elaborados debe apoyar el logro del propósito y los objetivos de la empresa.

La Preponderancia de la planeación. Ésta debe preceder a las demás funciones administrativas, porque dentro de la misma se establece la fisionomía de la entidad, enmarcándose las pautas a seguir para desarrollar la organización, la integración de personal, la dirección y el control, manteniéndose de esta manera un apego a las metas y objetivos establecidas de antemano.

Generalización de la planeación. A lo largo de toda la organización los diferentes mandos elaboran planes de acuerdo a su jerarquía, algunos implican la totalidad de la empresa y las decisiones a largo plazo, y otros afectan divisiones específicas, e involucran respuestas inmediatas. Pero lo fundamental es la generalización del proceso de planeación.

Eficiencia de los Planes. La medida de eficiencia de los planes es cuanto contribuye a la obtención de los objetivos y propósitos, considerando los costos incurridos y otros factores necesarios para ponerlo en marcha. Si bien un plan ayuda a lograr un objetivo, no se puede perder de vista al mismo tiempo la relación entre la inversión y el resultado obtenido, esto puede generar un efecto negativo. Sólo se logra la eficiencia si se obtiene el fin deseado a un costo razonable, considerando no sólo los términos económicos y de tiempo, sino también por el grado de satisfacción del grupo o del individuo.

Pronóstico, consiste en una predicción de los cambios esperados en una variable, para un número definido de meses o años; así mismo es la clave para la planeación interna. Con frecuencia muchas compañías cometen el error de creer que los pronósticos de ventas son de un alto costo y los pasan por alto; pero no se puede planificar la adquisición de recursos o financiamiento sin considerar el volumen de ingresos para un período específico.

La Ciencia de la Administración proporciona varios enfoques cuantitativos para elaborar estas proyecciones, que implican construir modelos matemáticos apropiados que usan datos pasados. Existen diversos métodos de cálculo, lo importante es detectar que en realidad no existe un método superior; lo que puede ser funcional para una organización en un período de tiempo, puede que no lo sea para otra entidad, por ello no existe un método de pronóstico universal, capaz de adaptarse a todas las situaciones y circunstancias.

Actualmente cada vez menos negocios se dan el lujo de evadir el proceso de pronosticar, y sólo esperar qué ocurre al tomar un alto riesgo en la administración de recursos, sin orientación o guía alguna. La planeación efectiva a corto y largo plazo descansan de la determinación de la demanda esperada de los productos de la empresa, el crecimiento de mercado, el visualizar los cambios en los gustos y preferencias de los actuales clientes, establecer la demanda potencial, el costo de invertir en el diseño de nuevos productos o servicios, o la combinación de ambos para lograr alcanzar a los consumidores.

Empleo de pronósticos en las organizaciones. Cualquier forma de pronóstico debe encuadrar dentro de una estructura organizacional. Sin embargo, a menudo pasan de un administrador a otro, cruzan por distintos niveles de la organización. En este proceso éstos se ven muchas veces modificados, y en esta comunicación se pierde alguna información. Esto puede originar poca claridad en la distinción entre objetivos, medidas de eficiencia y los objetivos de los pronósticos.

Un pronóstico debe ser una proyección de lo que se espera que va a pasar, no debe confundirse con planes o metas, porque éstos representan lo que debe pasar. Una forma de evitar este problema consiste en exigir que las proyecciones se basen en elementos claros, cuya probabilidad de ocurrencia sea evaluada, medida y revisada. Esto puede lograrse al construir una distribución de frecuencias en la cual se muestren las posibilidades de ocurrencia de cada una de las estimaciones.

Otro aspecto importante que se debe reflexionar al usar estas herramientas en las entidades, es a quién los tiene que elaborar. Existen muchas opciones, entre ellas finanzas, la gerencia de la compañía o los administradores encargados de cada área. Lo importante es evitar un optimismo exagerado, que sea poco probable cumplirlo y comprometer los recursos futuros de la empresa, incrementar el endeudamiento para la adquisición de recursos materiales y humanos; o bien una estimación baja, que no calcule los medios y fondos pertinentes para el cumplimiento de la demanda de los clientes, deteriorando por ende la imagen del negocio.

Presupuestos. Un aspecto medular de la planificación corresponde a los presupuestos, que son la expresión cuantitativa y formal de las estimaciones de la administración, y a diferencia de las estrategias y políticas, contienen detalles medidos en sumas monetarias, resultados económicos y saldos en efectivo. De hecho son un plan complejo que sirve de marco de referencia para acciones futuras.

El preparar un pronóstico, no se puede considerar como un presupuesto, éste debe de ser autorizado, aprobado y validado por la alta gerencia, para establecer el cumplimiento de las metas esperadas; al revelar los planes en términos monetarios y segregados en las partes correspondientes a la organización, los presupuestos correlacionan la planeación y permiten delegar autoridad sin perder el control. Dicho de otra forma, reducir los planes a cifras, obliga a mantener cierto orden, proporcionan a la administración una forma más clara de visualizar en que se gastará el dinero, quién lo hará, cómo, dónde y cuáles son los gastos, ingresos o unidades de insumos físicos o de producción a incluirse en las previsiones. Después de este examen la gerencia puede delegar autoridad con mayor libertad, para dar cumplimiento de las proyecciones dentro de los límites pronosticados.

La relevancia de estas herramientas estriba en la amalgama de planeación y control, enlazando lo que debe de ser y la expectativa a alcanzar, por el otro lado establece se establecen los lineamientos para la obtención de una comparación de lo actuado correctamente, definido en cifras mensurables. El vigilar el rendimiento económico de una entidad es fundamental en un mundo altamente competitivo, si no se logra una meta es indudable la necesidad de revisar la causa de cualquier deficiencia, en este proceso vital se echa mano de estos instrumentos contables y financieros, apuntalando la corrección e inspección continuada.

El llevar a cabo dicha preparación, se requiere tiempo y energía, especialmente en el sentido de tener la atención ubicada en hechos futuros, en lugar de atender situaciones urgentes en el presente. Entonces surge la pregunta: ¿Para qué hacerlos? En condiciones normales las ventajas de su elaboración son mayores con relación a los problemas inherentes, permiten la formalización de la planeación, sirven de base para la evaluación del desempeño, facilitan la comunicación y la coordinación de la entidad.

Formalización de la Planeación. Son productos del proceso de planeación, en ellos se prevé y estima el futuro, de modo que se pueda desarrollar un plan de avance formalizado. La puesta en práctica de éste permite a la compañía y las personas identificar problemas potenciales antes de su ocurrencia. Disminuyéndose las distracciones en el curso de las operaciones, pues la previsión con frecuencia permite tomar rutas correctivas con antelación. El resultado final de estos pasos son acciones de una entidad bien orientadas y el avance en forma firme hacia el éxito y bienestar financiero.

Bases para la evaluación de desempeño. También ayudan a la dirección de la compañía a evaluar el desempeño y controlar las operaciones. Es frecuente que las entidades elaboren informes comparando los resultados reales con las proyecciones confeccionadas. Esto último sirve para evaluar si el desarrollo de las actividades ha sido o no satisfactorio; en caso de surgir deficiencias, se pueden tomar medidas correctivas para encaminar a la organización de nuevo al logro de sus objetivos.