¿Planificando proyectos/inversiones para el siguiente año?

Nota: Publicado originalmente en Negocio y Tecnología - Alineando a los Equipos de Negocio y los Equipos de TI.

Por estos meses es habitual que las empresas se encuentren formulando y evaluando iniciativas para su ejecución en el siguiente año. Dependiendo del modelo y sistema de gestión de la empresa, la generación de iniciativas puede tomar diferentes formas: reuniones de gerencias/jefaturas, grupos de trabajo, propuestas individuales, eventos, etc. Asimismo la selección de las iniciativas a ejecutar también puede tomar diferentes formas: filtros verticales, filtros horizontales, comité, etc.

Dificultad para valorar iniciativas

Aunque los mecanismos de generación y selección varían en cada empresa, el valor de una iniciativa dependerá del aporte/contribución de forma directa y/o indirecta a los objetivos de la misma, este aspecto es clave ya que de la correcta valoración y posterior selección dependerá que los esfuerzos de toda la compañía, durante el siguiente ejercicio, puedan contribuir de manera significativa a los resultados operativos, a los resultados financieros, al alineamiento o integración de la estrategia a las operaciones, a la diferenciación de la empresa, etc.

Definitivamente no es una tarea trivial el asignar una valoración del aporte de una iniciativa a los objetivos de la organización, entre otras cosas, porque se suelen presentar las siguientes dificultades:

1. Los objetivos de la empresa están representados en una compleja red de jerarquías de tal forma que un impacto positivo en un objetivo de nivel inferior o un objetivo intermedio no garantiza un impacto similar en el objetivo principal.

2. Falta de iniciativas o dificultad para evaluar iniciativas que no sean “familiares” con la “zona de confort” de los colaboradores y/o de los responsables de la selección. Esto suele pasar con iniciativas de ciertos Tipos de Innovación que se topan con la barrera de ¿Y esto dónde ha funcionado? Lo cual no deja de ser paradójico ya que, en principio, ese tipo de preguntas no deberían realizarse en un contexto de innovación.

Una forma de abordar la primera dificultad es mediante el uso de un modelo simplificado de los objetivos de la organización, así independientemente de la forma como representan los objetivos en su empresa, existen tres grandes objetivos que se deben considerar al valorar las iniciativas: 1. Incremento de ingresos, 2. Reducción de costos y 3. Satisfacción del cliente. La segunda dificultad es más complicada ya que depende del ADN (aspectos culturales) de la empresa, sin embargo para abordarla se puede aprovechar la relación entre la iniciativa y un proyecto, aspecto o necesidad de alta importancia para la organización, como es el caso de la transformación digital.

BPM como iniciativa para su empresa

Si está evaluando proyectos o inversiones para el próximo año, la adopción de Business Process Management (BPM) debería estar en su lista, si no lo está o ya ha realizado algún esfuerzo pero tiene inconvenientes para evaluar/evidenciar los beneficios de BPM para su empresa, el siguiente diagrama le ayudará a superar las dos dificultades comentadas previamente:

La correcta adopción de BPM puede traducirse en los siguientes beneficios:

1. Incremento de ingresos: BPM puede constituir un catalizador para la transformación digital, ya que proporciona agilidad para implementar y/o actualizar los procesos que requiera su empresa para ofrecer nuevos productos/servicios como parte de su transformación digital. Asimismo con una solución BPM se puede cubrir un mayor alcance que una solución CRM, además de una mayor flexibilidad cuando sea necesario realizar adaptaciones.

2. Reducción de costos: BPM permite ejecutar proyectos y operaciones de forma más eficiente, mediante la reducción de tiempos y costos en Proyectos de Procesos y Proyectos de TI, permitiendo identificar de forma práctica cuellos de botella e implementar los cambios necesarios, incluso pudiendo generar economías de escala.

3. Satisfacción del cliente: Además de cubrir un alcance mayor al de las soluciones CRM, la agilidad, flexibilidad y mecanismos de integración que proporciona una solución BPM permite simplificar los esfuerzos para alcanzar los retos de autoservicio y omnicanalidad en la atención al cliente.

¿Ya tiene más claro lo que BPM que puede aportar a los objetivos de su empresa y su camino a la transformación digital? Evidentemente lo expuesto es una simplificación, la adopción de BPM no es cuestión de un único proyecto, hace falta una estrategia de adopción que depende del contexto de cada empresa, pero ejecutada de forma adecuada se traduce en los beneficios descritos, entre otros, en el corto, mediano y largo plazo. Si está interesado en cómo puede alcanzar estos beneficios en su organización, no dude en contactarme. También puede unirse a la comunidad BPM Made in Perú para más información.