PMOs en Venezuela
Conceptos Fundamentales:
La PMO es una estructura que estandariza los procesos de gobernanza de los proyectos y facilita el uso compartido de recursos, metodologías, herramientas y técnicas (PMI, 2013). Se puede agrupar los servicios de la PMO en 6 categorías: 1) Estándares y herramientas; 2) Gerencia de datos; 3) Entrenamiento y tutoría; 4) Gerencia de Portafolio; 5) Gerencia de Proyecto; y 6) Gerencia de Recursos (Neda Kaleshovska, 2019), a lo que podemos agregar la Gerencia de Cambio, Mejora, Agilidad transformacional e Innovación.
Una PMO puede ser transversal a la organización o por unidad de negocios. Puede ser una oficina, departamento, dependencia o unidad. Igualmente, se le conoce con diferentes nombre, entre ellos: Oficina de Gestión de Proyectos empresariales, Oficina de Gerencia de Programas, Oficina de Gerencia de Proyectos, Oficina de Soporte de Proyectos, Oficina de habilitación de proyectos, Ágil PMO, Departamento de proyectos. Algunas denominaciones en inglés son: enterprise project management office, program management office, project management office, project support office, enablement office, and even agile PMO.
Por su parte, un Portafolio es una colección de proyectos, programas, sub portafolios y operaciones, las cuales gerenciadas como un grupo tienen un objetivo estratégico único.
Un Programa es un grupo de proyectos u operaciones relacionados, gerenciados de forma holística para obtener mayor eficiencia y beneficios que aquellos que se obtendrían al ser gerenciados de forma separada.
La diferencia entre gerenciar un portafolio y gerenciar un programa o proyecto puede ser vista como: “la gerencia de portafolio se concentra en hacer el trabajo correcto en el momento apropiado, mientas que la gerencia del programa y del proyecto se enfoca en hacer correcto el trabajo seleccionado por la organización”.
Relación Entre PMO, Gerencia de Portafolio, Programas y Proyectos:
La PMO ejerce un papel fundamental en la alineación de la cartera con la estrategia de la organización. No es solo implementar proyectos dentro del tiempo, con el alcance establecido y los costos determinados. Es asegurar la alineación o congruencia con la estrategia corporativa, de forma tal que los riesgos sean controlados –en la medida estimada- y las iniciativas cumplan con los resultados esperados.
Las PMOs pueden ser el puente de comunicación que permita vincular la estrategia con resultados exitosos mediante: la identificación de la estrategia del negocio y/o organización; y asegurar que se tiene la visión adecuada.
Es aquí donde se une al portafolio, debido a que la PMO puede ayudar a proporcionar valor, mediante el cierre de brechas y resolviendo muchos de los problemas que existen cuando hay mucha actividad ad hoc, pero escasa o ninguna coherencia en la entrega y ejecución de planes sobre los objetivos comerciales.
Estado de las PMOs en Venezuela:
Venezuela, debido a su inestabilidad política, económica y social así como su falta de institucionalidad, está acostumbrada a manejar la incertidumbre absoluta. Es un factor de riesgo no controlado que obliga a las organizaciones a estar en constante revisión y a trabajar con planes a muy corto plazo.
Es debido a ello que la creación y/o implantación de una estructura de gobernanza como la PMO es de suma utilidad. Sin embargo, es muy poca la información que se tiene sobre las Oficinas de Gestión de Proyectos y Productos en el país. Se tiene conocimiento de que importantes empresa del sector bancario (Banesco, Banco Mercantil, Bancaribe, Corpbanca); sector telecomunicaciones (Movistar-telefónica Venezuela, Movilnet, CANTV); consumo masivo (Empresas Polar, PEPSI-COLA Venezuela); sector petrolero y electricidad (PDVSA, CORPORELEC) poseen una estructura que dirige los proyectos a desarrollar en los respectivos sectores. Las PMOs en Venezuela se manejan como parte del know how corporativo y, en consecuencia, la información es absolutamente confidencial.