¿Por qué automatizar los procesos de mi empresa?

Piensas que no es necesario automatizar procesos en tu empresa, pero cuantas horas al día dedicas a procesos repetitivos, respuesta de email, creación de presupuesto (y el tiempo que lleva), organizar la agenda con los clientes …..

¿Esto qué significa?

Que nuestros clientes necesitan mucho tiempo para pasar de un estadio a otro en tu sistema de ventas B2B.

No porque ellos no crean en tu oferta, no. Si no que son muchos intervinientes tomando decisiones.

Pero no solo son las decisiones demasiado premeditadas. Es que también cualquier empresa puede ser tu competidor.

Un banco puede ser un competidor directo o Facebook, o una StartUp.

¿Crees que tú conoces a todos tus competidores? 

Cualquiera que atienda el problema de tu cliente puede ser tu competencia.

¿Por qué se automatizan los procesos? 

La automatización de procesos reduce el tiempo de respuesta para realizar cualquier tarea. La automatización no solo garantiza que la operativa de una empresa funcione de manera eficiente, sino que también elimina los errores de la tarea rutinaria.

Como te comentaba, la toma de decisiones de tus clientes potenciales B2B es siempre lenta y, por supuesto, impredecible.

Que no estés en el momento de tomar la decisión significa que se decantarán por el proveedor que sientan que más cerca esté a la hora de tomar su decisión.

Efectivamente con un buen proceso de automatización tus clientes potenciales siempre sentirán que estás cerca de ellos.

No siempre vas a poder llamarles en el momento que ellos te necesiten. 

Por todas estas razones de peso, la automatización es clave en tu empresa.

MUY IMPORTANTE 

• Cualquier que resuelva el problema a tu cliente es tu competencia
• Sino das respuestas rápidas (Presupuestos, dudas ... )el cliente se va y ni te enteras

¿Qué es necesario para automatizar los procesos de tu empresa?

Identifica todos los procesos de tu empresa.

A veces no nos damos cuenta de la cantidad de documentación que tratamos. Pero, no solo eso, si no el tiempo que nos dedicamos a buscar una, un archivo o lo que sea que justo en ese momento lo necesitamos.

¿Te identificas verdad? 

Pero, no solo eso, vamos un paso más allá, son requisitos que si quieres estar cerca de tus clientes lo necesitas.

• Cuando alguien se pone en contacto contigo a través de tu web. ¿Recibe algún tipo de mensaje automático? ¿Registras en algún CRM quién se ha puesto en contacto contigo?
• Alguien ha programado una reunión contigo. ¿Vas a ciegas a la reunión? Esa persona que está investigando una solución a su problema ya tiene todo el material previo para identificar cómo le puedes ayudar. ¿Vas a ciegas?
• Necesitas datos para tomar decisiones. ¿Tienes identificada qué información necesitas puntualmente y/o periódicamente para tomar decisiones? Lo vas dejando de lado porque es un tiempo enorme el que te lleva recabar la información, ¿verdad?
• Tus clientes no saben en qué estás trabajando y te cuesta horrores transmitir los resultados que van teniendo contigo, ¿correcto?

Todos estos puntos, junto con tener automatizada la información de tareas que tiene que realizar tu equipo al día, a la semana y al mes es algo clave si quieres escalar tu negocio.

Medir los tiempos dedicados a cada tarea.

¿Cuánto tiempo te lleva cada tarea? No lo sabes, ¿verdad? 

Si alguien te pide contratar un servicio o una persona para atender una serie de tareas, ¿cómo vas a poder evaluar si debes invertir en eso si no lo mides?

Para ser rentable mide qué tareas son las más rutinarias y las que están robando más tiempo a tu equipo. Analizar cada uno de los procesos.

Esto es como poco lo que necesitas:

Revisa todos los procesos que tienes internos y en relación con tus clientes. De esta manera podrás conseguir saber qué recursos tienes, y cuales debes destinar en cada caso para que todo fluya como realmente quieres.

Hacer todo este trabajo por ti mismo va a ser imposible. E incluso si lo consigues tendrás varios puntos de bloqueo o de mejora que se te escapan. Para salir adelante necesitas contar con alguien externo. 

Contratar a alguien de fuera no es solo porque pueda hacerlo mejor que tú. Si no porque te hará las preguntas adecuadas que te permitirá tener una perspectiva completa de tus procesos.

Tener una visión externa es fundamental para tener otra perspectiva de tu empresa.

Ventajas de automatizar procesos de tu empresa.

Reducción del tiempo.

A través de la automatización de tus procesos puedes programar diferentes actividades en un día para todo el mes, desde acciones sencillas como tener todas las publicaciones de tus redes sociales programadas para el mes hasta tener reportes para tus clientes al instante sin intervención humana.

¿Qué herramientas puedes utilizar?

• Hozo (CRM)
• Asana (Gestión de Tiempos, Proyectos, Equipo)
• Google Data Studio (Herramientas en la Nube)

 Optimizar los recursos.

La automatización de procesos te permite gestionar a tu equipo y a ti de manera eficiente todos los recursos liberando de las tareas más repetitivas. De esta manera la contratación de personal no será solo pensando en cubrir tareas mecánicas, si no en aportar soluciones más complejas que tus clientes te exigen cada día más.

Internacionalizar hace tan solo dos años atrás era prácticamente impensable para una empresa pequeña y mediana. 

Hoy gracias a la automatización desde tu casa puedes crear tareas para que tus clientes potenciales del otro lado del mundo puedas atenderlos sin contratar más recursos.

¿Qué herramientas puedes utilizar?

No te pasa que estás escribiendo un email y te entra una llamada y ya no sabes por dónde ibas o mandas el email sin el adjunto. Cada día somos más multitarea y por falta de organización menos productivos. Cuando las tareas son muy rutinarias la equivocación está al orden del día. Más si hablamos de las constantes interrupciones que tenemos.

En el caso de automatizar procesos todas esas tareas más rutinarias tienes un control absoluto de esos posibles errores por intentar hacerlo a mano cada vez.

Ventaja competitiva.

Lo principal es tener un producto mínimo viable adaptado al mercado. 

Recoger datos de clientes, leads y prospectos de manera automatizada te hace tener una ventaja competitiva muy por encima de tu competencia. 

Un mayor control de los resultados.

¿Cuál es el tráfico web que has tenido este mes respecto al mes anterior?¿Cuántos emails a clientes potenciales has enviado este mes y cuántos han respondido?

¿Sabrías responderme a esto? Preguntas como estas deberían tener respuestas inmediatas

Colaboración.

El trabajo en conjunto entre marketing y ventas tiene cada vez más razón de ser. Unos saben de atraer clientes, mientras que otros saben de cerrar ventas.

Trabajar en conjunto hacia la cualificación del prospecto es clave para tener un sistema de ventas eficaz, esto solo se consigue automatizando procesos en los que la atracción y cierre de ventas vayan de la mano.

La integración con un CRM tipo Hubspot , Zoho, … será la clave para que tus leads más valiosos no se te escapen, y puedas estar siempre cerca de esos clientes que no sabes cuando van a decidir contratarte, tal y cómo hemos comentado anteriormente.

Satisfacción del cliente.

Si alguien te hace una consulta en tu web y son las 6 de la mañana, es muy importante qué nada más recibas un email, tu cliente reciba una respuesta con contenido programado hacia el cliente interesado. Y que, además, reciba un enlace a tu agenda y que además sepas que necesita tu cliente antes de la reunión esto es automatizar. 

Ya tienes claro por qué debes automatizar tus procesos, ¿verdad?

Automatizar tus procesos con éxito.

Revisa tus objetivos antes de automatizar tu proceso actual.

Una vez que se da el paso para automatizar los procesos es muy habitual no generar un procedimiento o comprar el programa más caro porque pensamos que es el mejor.

Antes de tirar la casa por la ventana ve con cautela, revisa todos los objetivos y que pretendes conseguir con la automatización.

Todo tiene un proceso de aprendizaje, procura no cambiar drásticamente las rutinas para evitar que la automatización sea un problema en vez de una solución.

Procura integrar las automatizaciones a tu plan de marketing digital.

La automatización de tu empresa debe favorecer la comunicación con tus clientes y centrarte en las etapas de decisión del cliente que ofrezca acciones para mejorar la compra. Hablamos de resolución de dudas más comunes, carritos abandonados, servicio postventa ..,…. 

No trabajes con mensajes genéricos.

La automatización te permite identificar quién es tu cliente, como se llama ... y, por tanto, personalizar las comunicaciones. Si eres impersonal con contenido genérico terminarás en la bandeja de spam o lo que es peor que te borren de sus preferencias.

Envía contenido específico 

Ofrece contenido a las personas que lo están buscando. Ponte en el lado de tus clientes por un instante.

Te has descargado una información y recibes un par de días después un contenido que nada tiene que ver con lo que te has descargado.

¿Quieres realmente impactar en tus clientes potenciales?

La venta será más segura cuando ofreces contenido que responda a sus preguntas. Con la automatización puedes hacer esto exactamente.

Trabaja con tu comunidad.

Es muy habitual poner el esfuerzo en las ventas nuevas. Sin embargo, los clientes actuales son siempre los que más posibilidad de recompra tienen y en los que menos inversión tendrás que hacer. Tienes todos sus datos y gustos.

Piensa que un proceso de Automatización bien trabajado te va a traer más clientes con la venta realizada, solo tienes que cerrar.

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