Por qué fallan las implementaciones de ERP de clase mundial.

Por qué fallan las implementaciones de ERP de clase mundial.

Desde hace mas de 20 años me encuentro implementando Sistemas de tipos variados desde Telecomunicaciones, Administración, Financieros, Cooperativas, Industrias, Retail, Servicios, Agro-Industrias, FinTech, XTech bastante variados, pero al final se desarrollan e implementan para SERES HUMANOS hasta hoy.

Tener a las PERSONAS al centro pero realmente al centro debería ser nuestro día a día.

Pero recuerden que existen intereses creados por cada grupo interviniente en las implementaciones y depende de los LÍDERES de las empresa clientes que todos se unan en un solo objetivo que al final es la SATISFACCIÓN DEL CLIENTE externo e interno el objetivo y alinearlo a la estrategia de la organización.

Las implementaciones de ERP (Enterprise Resource Planning) de clase mundial pueden fallar por diversas razones:

1.      Falta de planificación adecuada: No se realiza un análisis detallado de los requerimientos y procesos de negocio antes de iniciar la implementación.

FASE 0 – Llamamos a la preparación de la Empresa en todos sus procesos y métodos de negocios antes de que cualquier consultor de empresa externa ponga un pie en la Empresa por que cada una tiene su forma de hacer negocios y estándares internacionales que los guía..

2.      Deficiencias en la gestión del cambio: No se gestionan adecuadamente las expectativas y la resistencia al cambio de los empleados.

El cambio si o si es resistido pero debemos motivar e inspirar que el cambio es para bien tanto personal como profesional. Hacer que desde el inicio cada uno de los Stackeholders (Primarios y Secundarios) se pongan la camiseta del proyecto o se involucren de lleno es una de las actividades iníciales para el éxito del proyecto. Sin las personas es imposible el éxito.

3.      Capacitación insuficiente: Los usuarios finales no reciben la formación necesaria para utilizar el nuevo sistema de manera efectiva.  

Entrenamiento o Re-entrenamiento es y será básico. Pero debemos realizarlo asertivamente de acuerdo a cada grupo de usuarios y con los métodos de comunicación adecuados para cada generación o interés de  cada grupo.

4.      Problemas de integración: Dificultades para integrar el ERP con otros sistemas existentes dentro de la empresa.

Es un aspecto que se deja para después pero debe ser analizado como un RIESGO desde el inicio y preparar un plan de mitigación por que si o si los problemas aparecerán. En especial cuando tenemos que integrar con Empresas o Instituciones Publicas fuera del control de nuestra empresa (Factura Digital) por ejemplo.

5.      Alcance mal definido: No se establece claramente qué funcionalidades se necesitan y cuáles son los objetivos del proyecto, lo que lleva a desviaciones y sobrecostos.

No solo el alcance debe estar bien definido sino lo que no está en el alcance para evitar problemas durante el Proyecto aquí el rol del PM (Project Manager) que no tiene por que ser técnico ni experto solo especialista en la dirección de proyecto.

6.      Selección incorrecta del proveedor: Elegir un proveedor que no comprende bien las necesidades del negocio o que no tiene experiencia en la industria específica de la empresa.

Uno de los mayores errores es creer que el Proveedor mas famoso o con mejor marketing es el mejor. Para elegir debemos investigar a los proveedores no solo si son buenos en Pre-Venta sino como están en Post-Venta y soporte local repito local. El Remoto esta bien pero a la hora de que tengamos una catástrofe debemos verles la cara en minutos.

7.      Expectativas poco realistas: Esperar resultados inmediatos y subestimar el tiempo y los recursos necesarios para una implementación exitosa.

Nada es microonda.  Todo tiene su tiempo y si queremos implementar un ERP de Clase Mundial no será menos de 18 meses totalmente implementado e integrado como tiempo promedio.  Y lo único seguro a la hora de hacer un Cronograma de Implementación es que no lo vamos a cumplir. La Fecha de   Go-Live no se cumple pero se trata de que sea lo más cercano posible a esa fecha se realiza el esfuerzo en EQUIPO este proyecto no es solo de Tecnología es de la Empresa como un todo.

8.      Falta de involucramiento de la alta dirección: Sin el apoyo y la participación activa de la alta dirección, es difícil alinear el proyecto con los objetivos estratégicos de la empresa.

Toda implementación de Sistemas ERP de Clase mundial (SAP, Microsoft Dynamics, TOTVS, ODOO, HANSA, Netsuite u otro) debe ser una decisión TOP-Down del Directorio hasta la última persona del Organigrama debe estar abordo y comprendiendo que será un camino difícil con muchos obstáculos pero que si es posible realizarlo en tiempo y forma para el valor del NEGOCIO.

Cualquier ERP que se seleccione debe ser experto en el NEGOCIO De la Empresa con casos de éxitos reales del sector.

Espero que estos TIPS fruto de muchos desafíos en los últimos años les sirva para tener una implementación EXITOSA.

Saludos.

   Raúl De Los Santos Cáceres Penayo

Especialista en Transformación Data-Driven

rdcaceres@gmail.com