¿Por qué fracasa un proyecto? Reflexiones de un Project Manager

Algunas veces y a pesar de nuestros mejores esfuerzos, los proyectos pueden fracasan. A veces, los factores que conducen al fracaso del proyecto están fuera de nuestro control. Por ejemplo, la tecnología para completar el proyecto no está disponible, o un stakeholder decide cambiar drásticamente los objetivos del proyecto. Sin embargo, hay factores que pueden conducir al fracaso que están más bajo nuestro control, como no poder completar los entregables del proyecto dentro del tiempo acordado o no poder cumplir con la visión de las partes interesadas (Stakeholders) para el proyecto.

En este post, analizaremos algunas razones clave por las que los proyectos fracasan y examinaremos cómo los pasos en falso durante la fase de inicio pueden llevar al fracaso del proyecto.

Expectativas poco claras

No tomarse el tiempo al comienzo de un proyecto para hacer preguntas esenciales, documentar decisiones y comprender el verdadero alcance del proyecto puede conducir al fracaso. Después de todo, sin dirección, nunca podremos llegar a nuestro destino. Éstas son algunas preguntas que considero importante hacer en la fase inicial de un proyecto:

• ¿Cuál es el objetivo final?
• ¿Cuáles son los entregables y el cronograma esperados?
• ¿Cuál es el presupuesto?
• ¿Quiénes son las partes interesadas?

Expectativas irrealistas

A todos nos gusta impresionar a nuestros jefes o managers, pero a veces, "accidentalmente" aceptamos expectativas poco realistas y preparamos nuestros proyectos para el fracaso desde el principio. Por ejemplo, si se espera que un proyecto demore dos semanas debido al nivel de detalle y esfuerzo requerido, pero tratamos de completarlo en una semana, no tendremos los recursos disponibles para cumplir con el cronograma acordado. Esto probablemente resultará en problemas de calidad. Es importante comprender los requisitos de un proyecto antes de aceptar cualquier fecha límite. Como best practice, no te comprometas con fechas firmes al iniciar el proyecto para evitar establecer expectativas poco realistas. En la siguiente fase de planificación seguramente tendrás más información y podrás gestionar mejor las expectativas.

Falta de comunicación

La comunicación clara es clave. Si la información no se comunica de manera oportuna, no incluye información pertinente (riesgos, decisiones tomadas, cambios de alcance, etc.) o no se envía a los stakeholders correspondientes, es posible que nos estemos preparando para el fracaso. Realizar un análisis de los stakeholders y luego utilizar un gráfico RACI para comprender qué stakeholders deben mantenerse informados o consultados es un gran comienzo para crear una estrategia de comunicación eficaz.

Como Project manager, no es necesario adaptarse a los métodos de comunicación de todos, pero sí debes establecer expectativas sobre cómo se producirá la comunicación. Al iniciar un proyecto, asegúrate de tomarte un tiempo para comprender las necesidades de comunicación de tu equipo y las partes interesadas. A algunas personas no les gustan los correos electrónicos y preferirían tener una conversación telefónica, algunas prefieren comunicarse por escrito y otras prefieren las reuniones cara a cara. Un sistema de comunicación sólido incorpora todos estos métodos. establece expectativas para tu enfoque de comunicación en la fase inicial del proyecto para que tu, los miembros de tu equipo y los stakeholders tengan una comprensión clara de cómo se comunicarán todos.

Falta de recursos

Los recursos incluyen a los miembros de tu equipo, presupuesto y materiales. Desafortunadamente, sin una planificación adecuada, nuestros  recursos pueden sobrecargarse o agotarse rápidamente. A veces, los Project Managers no tenemos en cuenta el hecho de que los miembros del equipo están haciendo malabares con varias tareas y es posible que no puedan dedicar el tiempo necesario para completar todas las tareas asignadas correctamente y a tiempo. O, no nos damos cuenta de que se requiere un conjunto de habilidades específicas para completar ciertas tareas. Es fundamental asegurarse de que los miembros del equipo adecuados estén disponibles en el momento adecuado.

Otro error común es calcular incorrectamente los gastos del proyecto. Por ejemplo, imaginemos que tenemos un presupuesto de proyecto de € 10,000. Si nuestro proyecto requiere € 10,000 para materiales y también tiene que enviar e instalar esos materiales, entonces no tendremos suficiente dinero para completar nuestro proyecto. Aclaremos nuestras necesidades de recursos y confirmemos su disponibilidad con el Sponsor del proyecto desde el principio para evitar retrasos o problemas más adelante.

Cambios de Alcance

El alcance proporciona un marco general de lo que está y no está incluido en el trabajo y los entregables del proyecto. Definir el alcance en la fase de inicio ayuda a identificar los recursos necesarios, el costo asociado con esos recursos y el cronograma requerido para completar el trabajo. A veces, los proyectos fracasan porque el alcance del proyecto crece y los impactos en el alcance no se tienen en consideración.

 Por ejemplo, imagina que recibes un proyecto que originalmente incluye tres entregables. Durante el transcurso del proyecto, el stakeholder solicita que se incluyan dos entregables adicionales, pero no se realizan cambios en el cronograma, el presupuesto o los miembros del equipo para reflejar el impacto del mayor número de entregables. Como jefe de proyecto, cuando cambian los entregables, debes asegurarte de evaluar el impacto de esos cambios en el cronograma, el presupuesto y la calidad. Por eso es tan importante asegurarse de que todo esté documentado en la fase de inicio. Crea un plan sobre cómo manejar el cambio de alcance si ocurre, y aclara quién tiene la autoridad para aprobar los cambios del alcance.

Conclusión:

Tomarte el tiempo para aclarar las expectativas, particularmente en torno a los métodos de comunicación, los recursos disponibles y el alcance, durante la fase de inicio, aumentará las posibilidades de éxito de tu proyecto. Incluso si sigue estas instrucciones, aún puedes fallar. Recuerda que en cada fracaso, existe la oportunidad de aprender, crecer y hacerlo mejor la próxima vez.

Para obtener más información sobre las causas del fracaso de los proyectos y las lecciones aprendidas de esas experiencias, consulta este artículo: lecciones aprendidas de proyectos fallidos