Porque debo profesionalizar mi Pyme? Parte 3

PORQUE DEBO PROFESIONALIZAR MI PYME – PARTE 3

En el anterior artículo mostré algunas estadísticas de los diagnósticos que hemos realizado y luego algunas consideraciones sobre los resultados.

Hoy quiero compartirles el 3er artículo, donde me voy a referir a los lineamientos generales de los planes de acción y mejora con los que trabajamos con cada Pyme.

El trabajo a realizar, en las Pymes argentinas que hemos asesorado, tiene su origen en que actualmente estas empresas no poseen estrategias definidas y estructuradas, tales carencias acentúan problemas que se puedan presentar en cualquier empresa en su diario vivir; al no contar con estrategias definidas el/los dueño/dueños no realizan al cien por ciento su función gerencial de planeación y toma de decisiones ya que ocupan gran parte de su tiempo en la ejecución de funciones operativas, sin contar con que ellos mismos deben comercializar los productos, evidenciando que sus actividades diarias se centran en la solución de los problemas que se van presentando y no en la planificación y ejecución de planes estructurados en base a metas y objetivos previamente definidos, acordes con la misión y la visión de la organización.

Con el apoyo de el/los dueños/dueño se desarrolla un diagnóstico de la situación actual de la empresa, analizando la información disponible para identificar los errores a nivel estratégico, táctico y operativo en cada área de la empresa.

Toda empresa necesita proyectarse hacia al futuro a través de una metas orientadas por unos objetivos, los cuales deben estar alineados con la misión y la visión de la empresa, y para poder desarrollarlos necesitara de unos planes estratégicos que guiaran el cómo lo debe hacer y con qué recursos lo va a hacer, esto le permitirá a la empresa pronosticar adecuadamente presupuestos de ventas, gastos, costos e inclusive la publicidad que deberá utilizar, permitiéndole ser más eficiente y competitiva frente a la competencia, de igual manera a través de controles y seguimientos durante el desarrollo de estos planes, la empresa lograra definir su situación permitiéndole detectar errores, y así tomar las decisiones más acertadas, desde el punto de vista económico y administrativo, reorientando las acciones y reforzando los controles.

Al ser administrada empíricamente la PYME no tiene clara su misión y la visión están definidas sólo en la mente de el/los dueños/dueño ya que no están plasmadas en el papel ni han sido compartidas y por lo tanto no forman parte del horizonte general de toda la empresa como base y punto de partida en la fijación de metas y objetivos a alcanzar.

Igualmente, no existen planes concretos y definidos que guíen y orienten el logro de las metas en un tiempo establecido, haciendo riesgosas las actividades administrativas y gerenciales por el alto costo en que estas pueden incurrir, debido a la falta de planeación y a la carencia de controles; que incidirá y tendrá efecto en la eficiencia y la productividad de los procesos.

Esta situación se debe en gran parte a que el día a día de el/los dueños/dueño es ocupado en solucionar los problemas que se van presentando por la falta de planeación a mediano y largo plazo en la organización debido a que los mismos deben ocuparse de tareas no acordes a su cargo y deben tomar decisiones sobre la marcha de los acontecimientos, la falta de personal preparado para desarrollar la labor de planeación, la ausencia de un software de gestión y la falta de concientización de los dueños sobre la importancia de la planeación en las diferentes áreas de la organización, debido a esto la PYME ha venido creciendo de una manera desordenada y poco clara y se ha hecho evidente la falta de un diagnostico tanto interno como externo de la empresa el cual sirva como base para el planteamiento de unas estrategias definidas para la solución de los problemas encontrados y que sirvan para la supervivencia y crecimiento a largo plazo. 

Si la empresa no define un horizonte estratégico a seguir y no realiza una pronta reestructuración administrativa dejando de lado la centralización de funciones tenderá a ser obsoleta, ya que no será eficiente en sus procesos, generando costos innecesarios, dejando de ser una buena opción de negocio.

Por tal motivo en la empresa es necesario realizar un diagnóstico y análisis de la gestión que sirve como plataforma para la creación de un plan de acción basado en las oportunidades y fortalezas de la empresa, también es necesario establecer metas y objetivos sustentados en la misión, la visión y los principios corporativos que deben ser conocidos por la totalidad de los miembros de la organización para que estos se comprometan con el logro de los objetivos  

Las PYMES suelen pasar por etapas de desarrollo y crecimiento predecibles, y tienen que enfrentar una gran variedad de cambios: El cambiante ciclo de vida de sus productos, las fluctuantes condiciones competitivas, el desarrollo personal de los dueños empresarios, y las necesidades cambiantes de la familia.

Por tal razón el diagnóstico tiene que identificar y evaluar los problemas existentes, causados por la falta de estrategias definidas y planes de acción que las soporten, falencias que generalmente hacen parte de las características de las PYMES que fueron creadas bajo el contexto empírico de sus fundadores.

Posterior al diagnóstico y evaluación de los síntomas localizados se formula y propone un plan de acción adecuados a las necesidades de la PYME, el desarrollo del diagnóstico se apoya en la experiencia de los dueños, de la información disponible en la empresa y en su entorno, y de la aplicación en forma práctica de las teorías que se manejan en la administración de empresas demostrando su aplicabilidad y flexibilidad.

En dicho plan de acción se recomienda que la PYME avance enfocada en 3 dimensiones y en la mayoría de los casos sobre las siguientes acciones.

1-  LA ESTRATEGIA. El desarrollo de un Plan estratégico, mínimamente a 12 meses. La realización de una proyección de ventas y presupuesto de gastos para un año. La confección de un tablero de control.  

2-  LA GENTE. La realización de un organigrama. La formación, desarrollo y/o capacitación de un equipo de mandos medios.

3-  LOS PROCESOS. La estandarización y documentación de los procesos principales de la empresa.

En el próximo artículo, profundizaré sobre cada una de las dimensiones.

“Las empresas no cambian, sino cambia la mentalidad de quienes las dirigen”