Porque se quejan los clientes!!!

Una mirada estratégica de la planificación, el cómputo y presupuesto

Imaginemos esta situación: un arquitecto va a la entrevista inicial con el cliente, éste le cuenta que es lo que requiere, definen en forma aproximada un programa métrico, se ponen de acuerdo con los honorarios, y finalmente llega la pregunta fatal: cuánto va a costar la obra y cuánto tiempo va a llevar

 Estimar los costos y planificar los plazos, dos de los puntos más sensibles que tiene la profesión.

Cuando analizamos las quejas de los clientes respecto a los arquitectos y los constructores, la falta de cumplimiento de plazos y presupuestos acordados se lleva las palmas, una falencia que la industria no alcanza a resolver.

 Sistemáticamente trabajamos por aproximaciones sucesivas: en lo que hace a los costos partimos de la estimación por metro cuadrado de obra similares, y en cuanto a los plazos, partimos de los antecedentes de cuánto llevó construir alguna obra de magnitud similar y en ambos casos le agregamos un margen de cobertura

Seguimos haciendo lo mismo que hace 2,000 años, sin entender que el mundo cambio

Hoy el cliente exige compromiso y exactitud en nuestras respuestas, y en particular, en aquellas variables que le son fundamentales: los plazos de ejecución y el costo de la obra, los dos puntos donde el gremio suele tener mayores errores de cumplimiento.

 Los clientes solicitan datos muy simples:

1. cuánto va a costar
2. cuando se les va a entregar la obra terminada
3. cuánto dinero se requiere cada mes, a lo largo del proyecto y la obra.

Está en nosotros contestar esas preguntas

 Los arquitectos, ingeniero y constructores no carecemos de recursos para enfrentar esta problemática: existen dos herramientas por todos conocidas: la planificación, y el cómputo y presupuesto

 Cómputo y presupuesto juntos el que y el cuánto, el Plan es el cuándo.

Junto con la documentación ejecutiva definen con claridad qué y cómo debe construirse.

¿Para qué hacemos planes, cómputos y presupuestos? Para trabajar mejor, con mayor certeza, que nuestras obras y proyectos sean más previsibles, para que tengan menos riesgos e inconvenientes, y que trabajemos coordinadamente con todos los actores involucrados.

CÓMPUTO Y PRESUPUESTO (CYP)

El CYP se encara normalmente por aproximaciones sucesivas, pasando de lo general a lo particular. Requiere 2 datos precisos pero muy distintos:

•  el computo (cuánto hay de cada cosa)
• el presupuesto (cuánto cuesta cada cosa)

Usamos el método cartesiano, dividimos el todo en partes más pequeñas para poder evaluarlas correctamente, por separado. Se comienza el análisis tomando el costo por metro cuadrado del total de la obra ($/m2), y posteriormente se discrimina por tarea ($/m2, $/m3, $/tn, etc.) hasta lograr un grado de detalle que nos permita identificar los componentes significativos del costo.

En este sentido las herramientas BIM nos proporcionan una ayuda increíblemente valiosa ya que simplifican y dan exactitud al trabajo del cómputo, pero no esta lo suficientemente difundida en el uso, y mayormente, se aplica al diseño y representación, dejando de lado las enormes ventajas que plantea para el cómputo y la gestión.

Para un uso integral del BIM, es necesario tener una visión estratégica como y que se computa, coherente con lo que se presupuesta, el grado de precisión al cual debemos arribar, y definir el uso del CYP como una herramienta de gestión a lo largo del proceso completo de la obra y no sólo como una estimación inicial.

Cuáles son los errores más comunes al realizar el CYP?

• Las tareas de cómputo y presupuesto quedan a cargo de los miembros juniors de la oficina o la empresa, que son los que manejan en forma más fluida las herramientas informáticas, pero también los que menos conocen del proceso constructivo
• No hay contacto entre los encargados de cómputo y presupuesto y los ejecutores de la obra
• Se usan estándares de trabajo de terceros y nunca conocemos los propios
• Los estándares reflejan el cómo debería ser un proceso correctamente diseñado y/o en condiciones ideales, y no lo que realmente sucede en obra
• Los estándares no reflejan necesariamente las variaciones de la Mano de Obra por distintos climas, altitud, reglamentaciones sindicales, tipo de proyecto, capacitación, premios por producción, etc.
• Profundizamos en forma desmedida todos los elementos del hormigón, la albañilería y las terminaciones, y se estudia en forma muy somera las instalaciones, y las partes que menos conocemos
• No se actualiza el CYP base con las modificaciones que se producen en el proyecto y/o la obra
• No se realiza un correcto control de gestión de proyectado versus consumido
• Se computa con demasiado detalle, pero con poco conocimiento técnico, los trabajos de obra civil, y todo lo demás se presupuesta con terceros o se toma por aproximación
• Registramos tarde las diferencias entre lo estimado y lo real, y ya no podemos corregir los métodos o procesos constructivos

Existe muy buena bibliografía respecto a los standares de producción, y excelentes publicaciones de dónde tomar valores referenciales, estudiados y correctamente discriminados, pero hay que entenderlos desde ese punto de vista: son sólo referencias que no necesariamente sean aplicables a nuestros proyectos sin un intenso análisis previo

PLANIFICACIÓN DE OBRAS, PLAN DE TRABAJOS (PDT)

El plazo de un proyecto está definido por los requerimientos del negocio que soporta, el flujo de fondos disponible por parte del cliente, y por último la complejidad técnica a realizar.

En las obras que normalmente llevamos a cabo, la ejecución suele estar más condicionada al flujo de fondos que a los aspectos constructivos.

Todos hemos visto, entre maravillados y avergonzados, como en China construyen rascacielos en pocas semanas, ejemplo claro de un proceso de fabricación y una planificación muy ajustada, y para los escépticos, el Empire State Building, con un superficie de 208 879 m², 102 plantas y una altura de 443 m, se construyó en 410 días, en 1930. El tiempo no es nuestra principal limitación: lo son la falta de planificación, organización, y la falta de toma de decisión.

Que significa planificar: establecer ordenadamente las metas y medios del proyecto. Un plan completo incluye las fechas de inicio y fin, la duración, el costo los recursos y alcances necesarios de cada tarea

Lo primero que debemos comprender es que se planifica el total del proyecto, no sólo la obra a construir. Esto abarca el diseño, la ingeniería, los plazos de aprobaciones y gestiones, las compras y licitaciones, la construcción y el período de puesta en marcha del edificio terminado.

Todo plan de trabajo tiene dos etapas: la planificación, que es el lineamiento general, y define los principales entregables, sus características de tiempo y costo, y la programación, que es el desarrollo especificado tarea por tarea, con sus plazos, costos y recursos. Un buen plan incluye los costos, y de corresponder, los ingresos, por lo que incluye entre sus datos al presupuesto, y poder generar una herramienta fundamental, qué es el flujo de fondos.

Hoy existen en el mercado excelentes y variadas herramientas informáticas de Planificación y Programación, que integran los plazos y los costos, y que son realmente simples de utilizar, con metodologías diversas (Camino Critico, Agiles, Scrum, Kanban, etc.) que deben ser analizadas en según el caso. Sin embargo, nos resistimos a planificar.

En una estadística que realice entre mis alumnos de Postgrado (aproximadamente 3000 alumnos), menos del 10% de los profesionales involucrados realizan el PDT de sus obras, y de esos, sólo el 20% realiza el seguimiento del mismo. Una estadística preocupante.

Además, existe un preconcepto erróneo en nuestro medio, que mantiene qué es preferible que una obra se atrase a que sea más cara.

Y los mismos errores que se cometen con el cómputo y presupuesto se aplican a la planificación de obra

• No se define primero la estrategia de ejecución.
• Se planifica con estándares de producción qué no se verifican en la realidad, no se miden los desvíos, no se actualiza ni se corrige en base a la producción real en obra
• Se planifica al detalle el hormigón y la albañilería, y no se le presta atención a las instalaciones, las compras, y sobre todo, no se planifican los plazos de diseño en ingenierías.
• No se generan las tareas mínimas necesarias para asegurar el control de lo ejecutado en los plazo requeridos
• No se insertan adecuadamente las relaciones de dependencia entre las tareas
• No se verifica la disponibilidad de recursos necesarios, ni se planifica para una asignación razonablemente ordenada de personal
• En el mejor de los casos (con honrosas excepciones), hay un diagrama de Gantt realizado en excel, con algunas tareas dibujadas, sin mayor información ni detalle.
• No se realiza el Análisis de Riesgos, no se establecen márgenes ni planes de Mitigación
• No se cruza el PDT con el flujo de fondos que define el cliente   No se actualiza el PDT con las modificaciones, avances y retrasos que se van produciendo en obra, por lo que no hay una proyección real de la fecha de finalización.
• No se realiza un correcto control de gestión del avance realizado versus el planificado, ni se informa al Cliente de los desvíos reales que se producen

Si para la gestión del CYP se utilizan incontables planillas, para el PDT la herramienta más difundida en las obras es un simple diagrama de Gantt, que en escasas ocasiones cubre los requerimientos mínimos para los que fue concebido, y suele quedar solamente como un elemento decorativo pegado en la pared de algún obrador.

Un factor fundamental a considerar resulta ser la falta de implementación de procesos industriales: la construcción sigue siendo mayormente artesanal, siempre estamos haciendo las cosas por primera vez, lo que dificulta enormemente poder dar precisión a nuestras estimaciones, y al cumplimiento de nuestros objetivos.

Estamos en una nueva era, donde nuevas herramientas informáticas y la próxima llegada de la Inteligencia Artificial serán colaboradores invaluables en nuestro trabajo, aportando datos donde hoy solo tenemos aproximaciones y dispersión. Muchas de estas herramientas tienen una enorme difusión en otras disciplinas que también desarrollan proyectos en forma permanente.

Ejemplo de esto es la enorme aceptación que ha tenido en la última década el Project Management Institute (PMI), las metodologías Agiles, Scrum, Kaizen, Camban, etc., que se encuentran presentes en múltiples industrias, pero son casi inexistentes en la construcción.

También asistimos al surgimiento de empresas de base tecnológica en la construcción, con la implementación de sistemas modulares, prefabricación, automatización, como parte de una nueva forma de encarar la industria.

El surgimiento del Proptech, que esta transformando en forma muy veloz como entendíamos a la industria del real Estate, tiene su contraparte en el Constech, que avanza también, pero en forma mucho más lenta y tímidamente.

Puede resultar comprensible: la explosión del Proptech se basa en el uso de Internet y redes de, información para la toma de decisiones, soportadas en el uso masivo de herramientas informáticas y sistemas de comunicación; en cambio los constructores utilizamos herramientas que no han evolucionado en forma significativa en los últimos 200 años. Cambiar esta situación es el reto que tenemos que llevar adelante.

El horizonte es prometedor, pero lejano para la construcción civil en particular en Latinoamérica, donde nos movemos con sistemas tradicionales y artesanales.

Nuestro desafío es utilizar mejor lo que conocemos, mientras nos adentramos en los procesos de cambio y nos actualizamos tecnológicamente, para dar mejor servicio a nuestros clientes, y penar menos en nuestras obras.

 Finalmente, si queremos responder y cumplir con las exigencias de los clientes, debemos comprender que: disponer de un Plan de Trabajos, el Computo y el Presupuesto completos y actualizados, mejoran drásticamente las posibilidades de éxito, pero su carencia e incumplimiento, son un camino seguro al fracaso.

Arq. Sergio Topor

sergiotopor@gmail.com

www.sergiotopor.com

Arquitecto, Project Manager. Consultor en Real Estate, Evaluación de Proyectos de Inversión, Ingeniería de Valor, Planificación y Programación de proyectos y obras de arquitectura y construcción

Director de Centro de Estudios NAYC, Docente de Postgrado en FADU, UTDT, CPAU