¿Problemas para involucrar a los Stakeholders en tus proyectos? Descubre 6 Estrategias

Hola a todos nuevamente. Desde hace algunas semanas he estado pensando la forma de abordar este tema. Y es que a pesar de que existen varias metodología para gestionar a los stkaeholders o beneficiarios de un proyecto, es seguro que cada situación y empresa sea diferente y que si a todo esto sumamos la cultura empresarial, a la hora de enrolarlos o mantener su participación activa de un proyecto se convierta en todo un desafío.

Así que si tu respuesta a la siguiente pregunta es afirmativa, este artículo te podrán ser de gran ayuda: ¿Alguna vez has sentido que, a pesar de tener una idea brillante en un proyecto de innovación, analítica o transformación digital, los stakeholders no se comprometen o se desentienden durante el ejecución de tu proyecto?

A continuación detallaré seis estrategias que he probado y que en mucha ocasiones me han ayudado.

• Establecer una visión positiva que resuene con los stakeholders
• Identificar y abordar los inhibidores clave
• Proponer una solución de analítica de datos vinculada a los resultados empresariales
• Desarrollar un modelo de retorno sobre la inversión (ROI) y costo total de propiedad (TCO)
• Crear una hoja de ruta y cronograma
• Tomar responsabilidad directa y definir acciones inmediatas

Detalle de cada estrategia

1. Establecer una Visión Positiva que Resuene con los Stakeholders

Es crucial describir y en muchos casos definir una visión positiva que conecte tanto racional como emocionalmente con las aspiraciones de los stakeholders. Esta visión debe desarrollarse colaborativamente entre los equipos de negocio y tecnología. Una de las mejores herramientas que he puesto en practica es crear una visión donde el beneficiario se vea incluido y representado.

Por ejemplo:

• Organizacional: Aumentar los ingresos elevando la penetración de ventas de nuevas líneas de productos.
• Individual: Mejorar los índices de aceptación y las calificaciones de los clientes, beneficiando tanto no sólo al área de atención al cliente sino a al área comercial.

2. Identificar y Abordar los Inhibidores Clave

Es fundamental identificar cualquier obstáculo subyacente (inhibidores) y presentar acciones remediales para superarlos. Conocer el punto de vista de cada stakeholder y formula de manera conjunto posibles soluciones para evitar riesgos crea un sentido de pertenencia.

Veamos un ejemplo:

• Inhibidor: Bajos niveles de alfabetización en datos dentro del negocio.
• Impacto Resultante: Poca adopción de soluciones de analítica de datos.
• Acción Remedial: Desarrollar un programa de alfabetización en datos para aumentar el compromiso con la toma de decisiones basada en evidencia.

3. Proponer una Solución de Analítica de Datos Vinculada a los Resultados Empresariales

Una propuesta efectiva debe mapear los resultados esperados por la empresa a las análisis que se realizarán y a su vez a los datos que se necesitan para apoyar la toma de decisiones. Recordemos que toda iniciativa debe de mejorar un KPI y estar vinculada a los objetivo estratégicos del negocio, de esta manera todos podrán asociar el valor obtenido como un trabajo en conjunto y de beneficio mutuo. De aquí partimos para que todos propongan cuales son los análisis que nos ayudaran a resolver la situación o reto que este proyecto abarcará.

4. Desarrollar un Análisis de Retorno sobre la Inversión (ROI)

Para muchos este es un paso que consideran natural, pero a mi me gusta recalcarlo, pues muchos beneficiarios a pesar de estar motivados e involucrados en la idea de negocio ven el valor real una vez que se ha establecido o demostrado un beneficio económico. Así que es necesario resaltar la importancia de crear un modelo financiero que proyecte el valor esperado versus la inversión necesaria. Si deseas verificar como podrías realizar un análisis ROI, te dejo es link donde lo explico de una forma bastante sencilla:

Podrías realizar un análisis tipo:

• ROI: Modelar los supuestos financieros y proyectar el valor contra la inversión para presentar un caso sólido a los stakeholders.

5. Crear una Hoja de Ruta y Cronograma

Durante este proceso no hay nada más convincente que mostrar de manera clara y detallada en que momento y en cuales tareas los involucrados participarán en tu iniciativa. No tiene que se un plan super detallado, pero para las personas tener una ruta preconcebida de trabajo los hará sentir tranquilos a la hora de evaluar su disponibilidad y capacidad durante el apoyo e involucramiento de un proyecto. Incluso, algunos podrán desde ese momento ver con quienes interactuarán desde un principio. Así que, no olvides definir un plan al mayor nivel posible con hitos claves y dependencias críticas para la implementación del proyecto y que todos puedan observarlo.

No olvides en esa hoja de ruta:

• Incluir plataformas, arquitecturas, herramientas, métodos de entrega y modelos de procesos para guiar el proyecto desde la conceptualización hasta la ejecución.

6. Tomar Responsabilidad Directa y Definir Acciones Inmediatas

Finalmente y a pesar del punto anterior, es indispensable ratificar con cada uno de los stakholders las responsabilidades asignadas (míralo como un doble check). Que todos tengan claro cuales son las actividades necesarias para iniciar el proyecto y en caso de que surjan dudas, es el momento para definir esas acciones inmediatas.

Un ejemplo puede ser:

• Acciones Inmediatas: Identificar las acciones de arranque inmediato y asignar la responsabilidad directa para garantizar un inicio sólido del proyecto.

Conclusión

Es un hecho que podría decirte que al probar estas estrategias podrás influir positivamente en los stakeholders y obtendrás su apoyo y continuidad para tus iniciativas o proyectos. Pero no es cierto. Pues, hay un componente importante que quise dejar para el final y que hace parte importante de que la ejecución de ellas sea infalible, me refiero a tus habilidades para llevar a cabo este proceso (Comunicación, negociación, escucha, pensamiento crítico, etc.).

Recuerda que conectar la visión de tu proyecto de Data & Aanalytics, por ejemplo, con los resultados empresariales medibles (kpis) y abordar las objeciones de los stakeholders de manera proactiva no se aprende de un día a otro, es parte de tener horas de vuelo, lo cual se verá reflejado en la construcción de un caso de negocio convincente que sólo es el principio para lograr la implementación exitosa de tus proyectos.