Proceso de Correspondencia Soportado Mediante iZi

Existes diversos puntos o canales de ingreso de información a una organización cuando hace un par de décadas era común encontrar tan solo uno, la ventanilla de correspondencia.

Hoy en día se tiene el reto de identificar las solicitudes de cualquier índole como las simplemente informativas así como aquellas que requieren una respuesta, y que además ingresan por medio de diversos canales como lo son las ventanillas de correspondencia tradicionales, formularios digitales expuestos en las páginas web, lineas telefónicas, correos electrónicos y el mismo whats app empresarial, canal que toma cada vez mas fuerza.

Cuales son los retos asociados a lo previamente descrito, en los cuales el software de automatización de procesos iZi es de gran valor agregado:

• Poder canalizar a través de un solo punto toda la información que ingresa a la organización independiente del canal de comunicación.

• Asignar la información a los responsables de analizarla y si aplica, proyectar las correspondientes respuestas, para que otros responsables validen dichas respuestas asegurando un adecuado control de calidad, por medio de la automatización de un flujo de trabajo como el mostrado en la imagen adjunta.

• Asignar las actividades a diferentes responsables sin perder la trazabilidad mediante un número o código de radicación asignado a toda la correspondencia tanto la presentada de manera física o presencial como aquella presentada de manera digital o telefónica.

• Poder interactuar con quien tiene la necesidad de información garantizando que todas las comunicaciones hagan parte de un expediente virtual asociado con el número de radicación asignado mediante iZi

• Garantizar el cumplimiento de los tiempos de respuesta definidos al interior de la organización al contar con trazabilidad de todos los requerimientos por información que ingresen a la organización.

Si desea entender como mediante el software de automatización de procesos iZi usted puede dar cumplimiento a los anteriores retos, le invitamos a ver el siguiente video.