PYME : Cómo conocer lo que debo y lo que me deben

Estos tiempos excepcionales han obligado a todas las empresas a poner el foco en los conceptos de liquidez y endeudamiento.

En artículos anteriores ya he descrito como preparar un informe de cash (movimientos de tesorería) y una previsión de tesorería, pero faltaba describir cómo conocer la situación y evolución de nuestro endeudamiento con proveedores y clientes.

Intentaré por tanto en este artículo dar unas nociones a CEOS y emprendedores sin grandes conocimientos financieros, de las herramientas que pueden ayudar a analizar estos dos aspectos fundamentales de cualquier negocio.

1/ RATIO DE LIQUIDEZ Y FONDO DE MANIOBRA.

Estos dos conceptos clásicos intentan medir la relación entre lo que nos deben y lo que debemos a corto plazo (menos de un año).

Antes de calcularlo, es importante excluir de este cálculo algunos saldos que pueden llevarnos a error, tales como:

* Saldos de clientes incobrables sin dotar (si no los vamos a cobrar no pueden sumar como deuda de clientes)

* Impuestos diferidos (si tenemos incluidos aquí las bases imponibles negativas del impuesto de sociedades). Esto no es algo que vayamos a cobrar, sino que, si se da el caso, será algo que reduzca nuestras deudas futuras por hipotéticos impuestos de sociedades positivos.

* Cuenta con socios que realmente sabemos que no se va a devolver nunca (muy habitual en las pequeñas empresas familiares que deberían incluirse como deudas a largo plazo).

* Partidas pendientes de aplicación u otros elementos que sepamos realmente que no nos van a generar un cobro o un pago.

Una vez excluidos todos estos saldos el cálculo se hará de la siguiente manera:

FONDO DE MANIOBRA = Existencias + Lo que nos deben a corto plazo + Tesorería – Lo que debemos a corto plazo

O dicho de otra forma

FONDO DE MANIOBRA = Activo corriente - Pasivo corriente

Cuanto mayor sea el resultado mejor será nuestra situación. Si el saldo es negativo tenemos un problema grave, ya que, seguramente tendremos dificultades para afrontar nuestros pagos.

En mi opinión el Fondo de Maniobra tiene el problema de incluir como "realizable" el importe de nuestras existencias (cuya conversión en efectivo es, en el mejor de los casos, sólo probable).

El ratio que elimina las existencias de la ecuación es el “Acid test” o "Ratio de liquidez", que relaciona las siguientes magnitudes:

Si es mayor que uno la situación es buena y cuanto menor sea las posibilidades de un impago se acrecientan.

2/ INFORMES DE VENCIMIENTO DE DEUDA DE CLIENTES Y PROVEEDORES.

Los indicadores del apartado anterior te ofrecen una información de tu endeudamiento global.

Es básico tener un desglose de la deuda mensualizada y por tramos de vencimiento de clientes y proveedores de acuerdo con un cuadro similar al siguiente.

Este cuadro te permitirá conocer los saldos de tus deudas comerciales. De esta forma conocerás la evolución de la misma y tendrás medios de anticiparte a puntuales tensiones de tesorería.

Deberías de tener modelos similares a este que incluyan:

2.a Deuda de proveedores y acreedores

Si quieres tener la información mejor segmentada puedes dividirla en:

* Deuda de proveedores con documentos de pago ya emitidos.

* Deuda de proveedores con documentos de pago pendientes de emitir.

Con la suma de ambos informes tendrías el total de deuda de proveedores y acreedores, y podrías hacerte una idea de lo pendiente y de lo que vas dejando vencer, así como la evolución de tu endeudamiento (¿Empeora o se mantiene estable?).

NOTA.- El cuadro de proveedores excluiría las dos columnas más a la derecha.

2.b Deuda de clientes

En el apartado de clientes es muy importante también incluir que cantidad de saldos que ya están financiados (por medio de anticipo de facturas o factoring), para conocer el importe que tendremos que devolver al banco de lo que nos paguen los clientes, en aras de cancelar lo que ya nos ha financiado.

El apartado "Deuda libre" reflejará el importe de toda la deuda de clientes que no está comprometida (en el ejemplo pasamos de 100 a 59, por lo que empeoramos notablemente la deuda libre y tendremos menos fondos para afrontar los pagos que vengan).

Esta cifra es la realmente importante, ya que es la que nos proporcionará dinero efectivo o deuda de clientes que podríamos financiar (siempre que tus clientes sean aceptados por el banco).

NOTA.- Recuerda que deberás eliminar o separar en el informe a los morosos no dotados.

2.c Deuda financiada

Cuadro por tramos de cuando vencen las financiaciones que tenemos contratadas.

Solamente incluirá saldos no vencidos, ya que si el banco ofrece prorrogas a las financiaciones, estas volverán a estar no vencidas.

Es básico en la confianza banco-empresa el devolver los importes de facturas financiadas cuando se cobren de los clientes, y no caer en la tentación de quedarnos el dinero hasta el vencimiento final de la financiación, ya que corremos el riesgo de que surjan imprevistos y no podamos pagarle al banco.

3/ PLAZOS MEDIO DE PAGO DE CLIENTES Y PROVEEDORES.

Básicamente estos ratios miden, en base a tus pagos y cobros mensuales, los días que tardas en cobrar a tus clientes y en pagar a tus proveedores desde que la factura está contabilizada.

Entendemos por pagar y cobrar cuando el banco te ingresa el cobro del cliente (si tienes un documento de pago del cliente y el banco te lo anticipa por ejemplo) o te cobra el pago al proveedor (si lo financias será al vencimiento de la financiación). De esta forma tendrás el dato real de ingreso o pago y no el cobro o pago teórico que viene en las facturas y que puedes descontar o financiar.

Es decir, si tengo un cliente cuya factura vence en agosto y me entrega un pagaré en junio con vencimiento agosto, para este cálculo, nuestra fecha de pago será junio que es cuando nos ingresan el dinero, ya que lo llevamos al banco y este nos "descuenta" el pagaré (aunque venza en agosto).

A su vez si una factura de proveedor que vence hoy el banco me la financia 90 días, consideraremos el pago como efectuado dentro de 90 días, que es cuando el dinero sale de nuestras cuentas, aunque el proveedor ya haya cobrado hoy.

Con esta forma de calcular cobros y pagos tendremos los días REALES de ingreso, ya que aunque no reflejen las fechas reales de cobros y pagos de clientes y proveedores, sí que reflejan las fechas que afectan a nuestra tesorería (verdadero objetivo del cálculo).

Si tienes problemas de liquidez uno de los puntos donde deberás incidir es en reducir tu plazo medio de cobro a clientes, y si puedes, aumentar tu plazo medio de pago a proveedores.

NOTA.- Es importante recordar el excluir los moroso no dotados

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Os dejo un enlace sobre el artículo en que explico con detalle como calcular el plazo medio de pago a proveedores.

www.linkedin.com/pulse/pyme-d%C3%ADas-de-pago-proveedores-m%C3%A1s-que-una-f%C3%B3rmula-c%C3%B3mo-jorge-escudero/?lipi=urn%3Ali%3Apage%3Ad_flagship3_profile_view_base_featured%3BJKaqsstQQRCyjhs4OeBJjg%3D%3D&licu=urn%3Ali%3Acontrol%3Ad_flagship3_profile_view_base_featured-featured_item_detail_view

El artículo describe como calcular el ratio de proveedores, el de clientes básicamente se calcula igual.

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4/ CALIDAD DE LA DEUDA

Otro dato meramente estadístico que te indica si la composición de tu deuda es buena o no es el de “Calidad de Endeudamiento”

Recordamos que el pasivo lo componen los Fondos Propios (capital + beneficios no distribuidos) + Pasivo no Corriente (deudas a largo plazo) + pasivo corriente (deudas a corto plazo).

En la inmensa mayoría de las empresas, cuanto menor sea el cociente mejor, ya que las deudas tendrán vencimientos más largos.

CONCLUSIÓN

Con todos estos informes conocerás:

• El importe total de tu deuda y tu solvencia (Fondo de maniobra y ratio de liquidez).
• La composición de tu deuda de clientes y proveedores por tramos y su evolución.
• Los importes de los que ya has emitido documentos de pago y aquellos que aun no has pagado con sus vencimientos teóricos o reales.
• Lo que te deben los clientes y su evolución. Aparte conocerás cuanta de dicha deuda ya has financiado y por tanto su cobro no te aportará liquidez.
• Conocerá también el saldo de tus clientes libre de cargas que es el que realmente te generará liquidez al no tener que devolverlo al banco.
• Tus plazos medios de cobro y pago, y como van evolucionando.

Con todas estas herramientas conocerás perfectamente la situación real de las partidas de deudas comerciales y su evolución. Comprobarás si la situación se deteriora o mejora, y podrás solicitar que te hagan un resumen gráfico (Dashboard de deuda), para visualizarlo más claramente en un pequeño cuadro de mando.

Estas herramientas te servirán a su vez para preparar la parte más complicada de las previsiones de tesorería, con lo que estarás perfectamente informado de la situación de tu empresa en relación a la liquidez y el endeudamiento.

Y recuerda:

CASH IS KING (El dinero es el rey)