¿Qué es la gestión del cambio? Parte I - Perspectiva general.

La gestión del cambio es un planteamiento integral, cíclico y estructurado para la transformación de individuos, grupos y organizaciones desde un estado actual hasta un estado futuro en el cual los beneficios de negocio se materializan.

Ayuda a las organizaciones a integrar y alinear personas, procesos, estructuras, cultura y estrategias. Las organizaciones exitosas no evolucionan de forma aleatoria, sino que lo hacen a través de estrategias dinámicas e intencionadas destinadas a responder efectivamente a las tendencias, identificar patrones, y estimar su influencia, con objeto de anticiparse y reaccionar a los eventos emergentes. Las organizaciones sobrevivirán y serán más prósperas en la medida que sean capaces de adoptar un enfoque disciplinado, receptivo y flexible en la Gestión de Proyectos o dicho de otro modo que sepan abordar de forma efectiva la Gestión del Cambio inherente dentro de ese contexto. Ejercicio: os animo a investigar sobre qué compañías arrasaban a principios del S.XX y ¿cuantas de ellas sobreviven hoy en día? (eso da para otro post)

La agilidad estratégica refleja la capacidad percibir y responder tanto a amenazas internas, externas y oportunidades. Se define agilidad estratégica como la capacidad que tiene un negocio para aprovechar y tomar ventaja proactivamente cuando los cambios en del entorno de negocios se materializan mientras muestran solidez y flexibilidad y la par saben sacar partido de situaciones provocadas debido a cambios imprevistos.

Hay poca tolerancia al fallo y a menudo los recursos no están enfocados en las prioridades correctas o existe una falta de entendimiento de la visión, que es una de mayores causas del fracaso de proyectos.

Prestar una atención cuidadosa en la gestión integrada de cambios incrementa sustancialmente la probabilidad de éxito del programa y proyectos, mediante el direccionamiento de todos los aspectos involucrados en el cambio (p.e personas, procesos, sistemas, estructuras, etc.).

En el contexto actual, los líderes de portfolio, programa y proyectos necesitan centrarse en implementar e integrar la gestión del cambio dentro de la metodología existente en su organización (no todo iba a ser tan fácil); esto es imprescindible para el éxito de la organización. En este liderazgo está la clave, en la mayoría de entornos a los líderes les tocará lidiar con personas que tienen una inercia al cambio que será directamente proporcional al tamaño de su zona de confort, ¿os suena?.

La mayoría de organizaciones han recortado los horizontes temporales para la predicción de negocio y planificación estratégica debido a la volatilidad del entorno. Del estudio "Pulse Of The Profession" realizado por el PMI en 2013, se extrae que, aunque las predicciones de negocio para los próximos 3 - 5 años probablemente no estén alineadas entre sí, muchas están de acuerdo en dos aspectos del estado futuro:

1. El entorno de negocios es cambiante y el ritmo de cambio se está acelerando. La disponibilidad de información global y de tecnología es exponencial, así como la expansión del mercado global.
2. No es posible disponer de predicciones precisas y detalladas en un horizonte temporal a largo plazo y por lo tanto los planes de negocio a la larga no pueden ser utilizados para asegurar una posición competitiva en el futuro. Por lo tanto para que la organización sea exitosa en el futuro, tiene la imperiosa necesidad de disponer de un proceso robusto para el cambio, uno que continuamente re-alinee los procesos de la organización para ayudar a los gestores a visualizar los cambios en el entorno de negocio para que sean capaces de reaccionar rápidamente a los mismo. One Step Forward.

Para que este proceso de cambio se materialice de forma robusta, los líderes tienen que desafiar continuamente a sus ideas preconcebidas, reevaluar sus supuestos y ajustar los modelos de liderazgo (por si faltara poco, esto también evoluciona) y los modelos de negocio desde lo que se ha funcionado en el pasado hasta lo que ha pasado a ser de obligado cumplimiento para el éxito organizacional en un entorno complejo.

Mientras que muchos líderes puede que no les guste el cambio y se resistan, la alternativa a cambiar muy posiblemente sea la obsolescencia o peor aún, la irrelevancia.

Del estudio también se extrae que las organizaciones de alto rendimiento se centran en la ejecución y el alineamiento mediante:

• Maduración de las prácticas para la gestión de Portfolio para mejorar el balance entre inversión y riesgo.
• Mejora de la agilidad organizacional para permitir flexibilidad y una respuesta rápida, y
• Monitorización sobre la obtención de beneficios más allá del proyecto a través de actividades para verificar el retorno de inversión.

Los ejecutivos e interesados involucrados en los cambios resultantes debido a los entornos de negocio turbulentos e inciertos, necesitan desarrollar un firme entendimiento de las metodologías y flexibilidades que rodean inherentemente los cambios de ese entorno.

Por último, los desafíos a los que se enfrenta la comunidad de gestión de proyectos son directamente proporcionales a la creciente complejidad presente en los entornos de mercado actuales. A ellos se les pedirá iniciar y completar satisfactoriamente cometidos que son crecientemente complicados e interconectados entre sí muchas veces de formas inesperadas.

• Referencias: Managing Change In Organizations: A Practice Guide. PMI 2013.