💊 ¿Qué es la minería de procesos? ¿Y cómo puedo usarla en el sector salud y farmacéutico?
Miguel Gómez Martín
Data Strategy, AI & Governance Manager 📊 Aprende a cómo transformar el sector farmacéutico y médico a través de la newsletter de GM Innova
Process mining es una técnica en el ámbito de la gestión de procesos de negocio (BPM, por sus siglas en inglés) que permite analizar, mejorar y monitorear procesos basándose en los datos reales generados por los sistemas informáticos de una organización. Combina elementos de minería de datos, modelado de procesos y análisis de datos con el fin de descubrir, comparar y mejorar los procesos operativos
A través de la extracción y análisis de los registros de eventos (logs) almacenados en sistemas de software (como ERP, CRM, etc.), process mining ofrece una visión detallada de cómo realmente se ejecutan los procesos dentro de una empresa, en contraste con cómo deberían ejecutarse según los modelos teóricos
Las técnicas de minería de procesos pueden ser retrospectivas (por ejemplo, encontrar las causas fundamentales de un cuello de botella en un proceso de producción) o prospectivas (por ejemplo, predecir el tiempo de procesamiento restante de un caso en ejecución o brindar recomendaciones para reducir la tasa de fallos). Tanto los análisis retrospectivos como los prospectivos pueden desencadenar acciones
🤖 ¿Cómo están aprovechando las empresas de salud la minería de procesos?
🩺 Las técnicas de minería de procesos se han utilizado para diversos casos de uso en el ámbito de la atención sanitaria,
algunos ejemplos incluyen descubrir el orden real de las actividades realizadas durante las etapas estipuladas en el tratamiento de un paciente, evaluar en qué medida se han seguido las pautas clínicas y predecir el resultado del paciente en función de cómo se está ejecutando el proceso
El 73% de los estudios de casos de minería de procesos en el ámbito sanitario en una revisión exhaustiva de la literatura de 2016 se concentraron en Europa. También hay ejemplos en Australia, Asia y América del Norte. Específicamente, en Europa, los Países Bajos son el país con la mayor cantidad de estudios de casos, seguido de Alemania y Bélgica. El liderazgo de los Países Bajos no es sorprendente, ya que el concepto de minería de procesos se originó allí. En uno de estos ejemplos en los Países Bajos, un hospital general podría reducir el tiempo de hospitalización de los pacientes en un 50%
💊 En el sector farmacéutico,
estas soluciones se utilizan en toda la cadena de valor, incluidos los ensayos clínicos, las operaciones de fabricación y cadena de suministro y la farmacovigilancia. Son ampliamente adoptadas debido a su capacidad para identificar cuellos de botella, optimizar procesos, mejorar la notificación de eventos adversos y facilitar la evaluación de riesgos, mejorando así la eficiencia general de estos procesos críticos
⚔️ Desafíos del Process Mining en el sector salud y farmacéutico
La aplicación del process mining enfrenta varios desafíos únicos relacionados con los datos y la estructura organizacional:
1. Problemas de madurez de los datos: A diferencia del sector privado, en salud a menudo faltan flujos de trabajo bien estructurados con marcos de tiempo claros. Los datos están fragmentados, a menudo almacenados en hojas de cálculo individuales, lo que requiere una preparación significativa antes de que se pueda realizar el análisis
2. Problemas de privacidad de datos: Los datos de los pacientes son altamente sensibles, y su uso para análisis requiere aprobaciones estrictas, lo que puede ralentizar la generación de información útil y procesable
3. Limitaciones en la explotación de datos: Las organizaciones de salud a menudo carecen de la experiencia y el personal necesario para realizar análisis de datos efectivos, lo que dificulta la implementación y prueba de nuevas herramientas analíticas
4. Heterogeneidad y multidisciplinariedad: Cada paciente es único y los tratamientos varían, lo que hace difícil generalizar los procesos. Además, la colaboración requerida entre departamentos especializados crea ineficiencias que complican aún más la recopilación y análisis de datos
5. Cambio rápido: El ritmo acelerado de los avances médicos genera dificultades para mantener procesos consistentes, pero también presenta oportunidades para que el process mining impulse la automatización y la eficiencia en los sistemas de salud
📣 A pesar de estos desafíos, el process mining tiene un gran potencial para optimizar las operaciones y mejorar la colaboración en las organizaciones de salud
📚 ¿Cuáles son los principales proveedores de tecnología de procesos?
1. Celonis:
Es uno de los líderes en minería de procesos y ofrece una plataforma que permite descubrir, monitorizar y mejorar procesos empresariales a partir de los datos de registro de eventos. En el sector salud, Celonis se utiliza para optimizar procesos administrativos, reducir costos y mejorar la eficiencia
- Caso de éxito: Deutsche Telekom usó Celonis para identificar y prevenir pagos duplicados, logrando ahorrar 3 millones de euros y optimizando otros aspectos de su flujo de trabajo financiero
2. UiPath:
UiPath es conocido por su combinación de automatización de procesos robóticos (RPA) con minería de procesos, lo que permite a las organizaciones automatizar tareas y mejorar la eficiencia en diversas industrias, incluida la salud
- Caso de éxito: Healthcare Partners utilizó UiPath para automatizar procesos administrativos como la facturación y la gestión de citas, logrando una mejora en la eficiencia operativa y reduciendo los errores humanos
3. QPR Software:
Con sede en Finlandia, QPR Software proporciona soluciones de minería de procesos que ayudan a las organizaciones a descubrir, analizar y optimizar procesos operativos. Su software es utilizado en hospitales para identificar ineficiencias en los flujos de trabajo clínico
- Caso de éxito: Hospital de Finlandia implementó QPR para mapear y analizar el recorrido de los pacientes dentro de sus instalaciones, lo que les permitió reducir los tiempos de espera y mejorar la asignación de recursos
4. ABBYY:
ABBYY ofrece una suite de herramientas avanzadas de minería de procesos y minería de comunicaciones, centrándose en la transformación digital en entornos de salud y farmacéuticos. Su enfoque ayuda a las organizaciones a automatizar procesos y mejorar el análisis de datos
- Caso de éxito: Grupo farmacéutico global utilizó ABBYY para optimizar la gestión de documentos y datos en ensayos clínicos, reduciendo el tiempo de procesamiento de documentos en un 50%
5. Microsoft (Power Automate Process Mining):
Microsoft lanzó una solución integrada de minería de procesos a través de su plataforma Power Automate, con capacidad de inteligencia artificial. Esta herramienta permite a los proveedores de atención médica analizar datos de procesos y automatizar operaciones
- Caso de éxito: Sistema de salud de EE.UU. implementó Power Automate para mejorar la gestión de expedientes médicos y automatizar procesos como la programación de citas y el seguimiento de pacientes, mejorando la eficiencia operativa en un 20%
📣 Casos de éxito
1️⃣ El uso de minería de procesos en la gestión de pacientes con síndrome coronario agudo (SCA) en un hospital público en Melbourne, donde se utilizó la herramienta Apromore
El hospital, con más de 600 camas, atiende a 28,000 hospitalizaciones de emergencia anuales, incluyendo más de 1,300 ingresos por SCA. El objetivo era reducir las readmisiones post-alta, proporcionando un proceso de alta más eficiente y adecuado a las necesidades individuales de los pacientes. La dificultad residía en asegurar que los pacientes comprendieran y adoptaran cambios preventivos en su estilo de vida para mejorar su recuperación.
Enfoque del Estudio
El análisis se realizó en tres etapas:
Hallazgos Clave
Uno de los descubrimientos críticos fue que los pacientes que no fueron readmitidos generalmente recibieron una evaluación de alta tanto médica como de enfermería, mientras que los pacientes que fueron readmitidos solo recibieron una evaluación médica. Esta falta de evaluación de enfermería, enfocada en necesidades y factores estresores individuales, demostró tener un impacto significativo en la tasa de readmisiones
Impacto y Próximos Pasos
El estudio reveló que la implementación de una rutina estandarizada, que incluyera evaluaciones de enfermería personalizadas, podría reducir significativamente las readmisiones. Además, se comprobó que la falta de un flujo de trabajo establecido para las actividades de información contribuía a inconsistencias en el proceso de alta
Este análisis permitió al hospital establecer un enfoque centrado en el paciente que equilibrara eficiencia operativa con una atención personalizada, optimizando recursos y reduciendo los costos asociados a las readmisiones
2️⃣ Vetter + Celonis
Vetter Pharma implementó Celonis para optimizar su proceso de Cuentas por Pagar (AP), enfrentando problemas comunes en el sector farmacéutico, como la falta de visibilidad y la ineficiencia en la gestión de pagos. Al comenzar con un proceso estandarizado, lograron identificar que solo se estaba aprovechando el 80% de los descuentos en efectivo disponibles. Tras implementar mejoras, incrementaron esta cifra al 99%, duplicaron la tasa de automatización de pagos y lograron ahorrar anualmente alrededor de €600,000 en AP
Este éxito inicial impulsó a Vetter a aplicar Celonis en otros procesos, como la Gestión de Desviaciones. Este proceso es crucial para evaluar desviaciones en la producción farmacéutica, lo que puede involucrar protocolos específicos y pruebas adicionales para garantizar la calidad. Al analizar y conectar este flujo de trabajo con Celonis, Vetter consiguió reducir los tiempos de ciclo en un 15% y mejorar la tasa de primera aprobación en un 6%. Estos avances no solo fortalecieron el cumplimiento de calidad, sino que también optimizaron la eficiencia de los equipos
Vetter planea ampliar el uso de Celonis para integrar otros procesos clave, como Cuentas por Cobrar y Orden-a-Cobro, asegurando una transparencia total en toda su operación. Gracias a estos esfuerzos, Vetter fortalece su compromiso con la innovación y mejora continuamente la eficiencia en sus operaciones