¿Qué pasa con el análisis de variaciones? Finanzas, manufactura y porqué no dormirse en los laureles

Imaginemos una operación de manufactura que factura cinco millones al mes. No especificaremos la moneda porque todos sabemos que el dinero es un idioma universal, como el amor o los memes. Ahora, esta operación debería estar ganando un millón al mes según el presupuesto y resulta que sí, las ganancias ahí estáh. Hasta aquí todo bien, ¿cierto? Pero, como siempre, el diablo está en los detalles.

Cuando los financieros se sientan a analizar las cuentas, resulta que algunas categorías de costos están fuera de control. Por ejemplo,

• Recursos Humanos decidió darse la gran vida en el mes que cerró y sus gastos se dispararon.
• El departamento de mantenimiento tuvo que reemplazar una maquinaria que aparentemente llevaba funcionando desde los días en que se escuchaba música en discos compactos.
• La calidad salió a dar un paseo y los costos por reprocesos se adueñaron del estado de resultados.

Sin embargo, otras cuentas estuvieron por debajo de lo proyectado:

• La compra de materias primas, por alguna magia financiera, fue más barata.
• La plantilla de operadores se reusó a trabajar tiempo extra y esos números ayudaron.
• El equipo de ventas tuvo menos ocasión de viajar y vivir del presupuesto.

Esos “menos” compensaron los “más”. O, en español, hubo un efecto de compensación. Al final, los números cuadraron. Todos felices, ¿verdad? No tan rápido.

Todo se ve bien, pero ¿a qué costo?

Cuando una empresa decide ignorar los análisis detallados porque el millón de ganancia apareció como estaba presupuestado, está jugando un juego peligroso. Es como ignorar un ruido raro en el motor del auto porque, de alguna manera, todavía llegas al destino. El problema es que, si no arreglas esos detalles, la cosa se complica más adelante. Cuando demasiadas cuentas empiezan a mostrar "desviaciones negativas" (ese es el término elegante para decir que te pasaste del presupuesto), se llega al momento donde ya no hay suficiente compensación disponible. Es como jugar, como decía en otro artículo, al Jenga financiero: todo parece estable hasta que una pieza mal colocada derrumba la torre.

Las empresas que no hacen este análisis de manera disciplinada pierden lo que podríamos llamar su "memoria muscular" para controlar costos altos. Y no hablamos solo de números. Hablamos de esa habilidad práctica de identificar problemas pequeños antes de que se conviertan en monstruos imposibles de manejar. La gestión efectiva y consistentede las variaciones negativas es una especie de gimnasio, y al dejar de hacer los ejercicios requeridos, se termina con una suerte de flacidez organizacional que genera vulnerabilidades dificiles de contrarrestar cuando las cosas se ponen más difíciles. Sin el músculo de la reducción de costos emergen enfermedades que pueden llegar a ser terminales.

Mantener la disciplina es una estrategia para dormir mejor

La solución no es compleja, pero sí requiere disciplina. El análisis de variaciones consiste en mirar cuenta por cuenta, preguntar "¿qué pasó aquí?" y no aceptar respuestas vagas del tipo "así son las cosas". Es entender por qué la cuenta de transporte fue un 20% más alta y si hay algo que puedas hacer para que vuelva a su lugar. Es observar por qué tu equipo de ventas logró gastar menos en viáticos y si eso fue suerte o eficiencia. No se trata de buscar culpables, sino de buscar patrones.

Hacer este trabajo te da algo más que números confiables: te da tranquilidad. Saber que tienes el control, que estás preparado para cualquier eventualidad y que estás construyendo una operación más sólida es algo que vale absolutamente la pena. Y sí, también es una excelente manera de dormir un poco más tranquilo. Porque, al final del día, no hay cifra que compense un caos financiero mal manejado.