¿REALMENTE TODOS LOS EVENTOS SON IGUALES?
La organización de un evento pasa por todo un proceso. Si pregunto cuáles son las fases de un evento estoy segura de que los expertos en esta materia en seguida las enumeraréis todas sin apenas respirar. Es cierto que a nivel de metodología es importante pasar por todas estas etapas con lo que, hasta cierto punto, se puede afirmar que todos los eventos son iguales. Sin embargo, a nivel de ideación considero que cada evento debe enfocarse de forma muy diferente.
En una ocasión oí decir a una persona: “Todos los eventos son iguales. Hecho uno, hechos todos”. En ese momento no entendí el alcance de dicha afirmación hasta que he tenido la oportunidad de trabajar en este sector. Es importante diferenciar entre la organización del evento en sentido estricto en la cual intervienen 12 fases, iniciando el proceso con la fase de tanteo y finalizando con la valoración y por otro, la fase de ideación del evento. Es en esta fase donde el hecho de defender una afirmación como la realizada al principio de este párrafo provoca que al final todos los eventos sean iguales y por ende, que no acaben alcanzando el resultado esperado.
Me parece un error abordar cada evento con la mentalidad de que todos son iguales. No estoy para nada de acuerdo con esta afirmación. En primer lugar, el cliente no es siempre el mismo con lo que sus gustos seguro que también variarán. En segundo lugar, el objetivo buscado con la celebración de ese evento será diferente con lo que su diseño debe de ser también diferente. De ahí la importancia de definir el objetivo del mismo ab initio. Sin embargo, en demasiadas ocasiones las empresas deciden su estrategia incluso antes de definir qué quieren conseguir con el consiguiente fracaso de sus acciones. Entonces es cuando se plantean la pregunta del millón: ¿Qué es lo que hacemos mal?
La respuesta está clara: seguramente no se han planteado el objetivo deseado y de haberlo hecho sin duda no lo han formulado correctamente. Permitidme que os plantee un ejercicio: coged una hoja de papel y escribid algo que deseéis conseguir. Ese será vuestro objetivo. ¿Ya lo habéis hecho? ¿Cómo habéis empezado la frase? ¿Con un infinitivo? Los objetivos siempre deben plantearse en infinitivo. Por ejemplo: “Incrementar las ventas de coches un 10 % en tres meses”. Una vez superado el primer obstáculo a la hora de formular el objetivo llega el momento de introducir la regla de oro de los objetivos. Para ello os recomiendo que memoricéis el siguiente acrónimo: SMART.
Esta palabra muestra todos los atributos que todo objetivo debe tener. Un objetivo debe de ser sencillo. De este modo, cuantas menos palabras utilicemos al plantearlo mejor. Por ejemplo: “Conseguir mejorar el servicio prestado a mis socios a través de un trato personalizado, próximo, excelente y exclusivo. Sin olvidar el carácter innovador que deseo aportar a mi servicio” ¿Creéis que este objetivo resulta sencillo? Es más, ¿no os habéis perdido con tanto artículo seguido? Lo ideal es poder reflejar nuestro objetivo en una frase. Evitad, demasiados gerundios, infinitivos o adjetivos seguidos. En segundo lugar, el objetivo debe ser medible. Esto significa que debemos ser capaces de valorar en términos numéricos nuestra meta. Conviene evitar a toda costa las generalidades tipo: “quiero mejorar el servicio prestado” ¿Cómo puedes medir ese servicio? Piensa primero qué variables puedes utilizar para medir el resultado de tus acciones y para ello debes saber exactamente qué es para ti un buen servicio.
El siguiente aspecto a tener en cuenta es si el objetivo planteado es o no alcanzable. Creo que este es uno de los atributos más difíciles de conseguir. Obviamente os aconsejo que seáis un poco ambiciosos pero al mismo tiempo debéis ser realistas. ¿Os acordáis del cuento de la lechera? Pues aquí sucede lo mismo. Debéis ser conscientes de vuestras fortalezas y oportunidades así como de vuestras debilidades y amenazas. Así mismo, el objetivo debe de ser realista. En ocasiones es muy fácil confundir el concepto de alcanzable con realista.
Finalmente, el objetivo debe reflejarse con una perspectiva de tiempo. De nada me sirve decir por ejemplo “mejorar la imagen de marca de la empresa”. ¿Cuándo deseas conseguir ese objetivo? La falta de concreción temporal puede provocar que al final no se consiga ese objetivo dado que a nivel de planificación no contaremos con una información fundamental: ¿Cuándo se quiere conseguir? Si yo redefino ese mismo objetivo y pongo: “Mejorar la imagen de marca de la empresa en los próximos tres meses” ¿No creéis que ahora el objetivo parece más concreto y alcanzable?
Finalmente, el hecho de fijar un objetivo antes de empezar a diseñar una estrategia o evento os ayudará por un lado, a centrar vuestra atención en la consecución de ese objetivo. Por otro lado, al tener centrada la atención podréis movilizar todos vuestros esfuerzos para la consecución del mismo no sin antes haber elaborado una estrategia teniendo como centro de atención el objetivo a alcanzar y en caso de no conseguirlo en un primer intento seguro que persistiréis y aunaréis esfuerzos para finalmente alcanzarlo.
Robert H. Schuller solía decir “Un logro espectacular está siempre precedido por una preparación espectacular” Si deseas que tu evento tenga el resultado esperado es importante definir un objetivo como punto de partida del mismo a partir de la información recopilada. Si se invierte tiempo en esta fase luego el resto de la organización y diseño del evento resultará más fácil. Es importante que la descripción del objetivo siga el acrónimo desarrollado en este artículo. Cuanto mejor definido esté más clara será la meta a alcanzar con lo que las estrategias elaboradas irán más directas para alcanzar dicho objetivo.