Recupera de manera productiva el IVA que tu empresa pierde en las facturas simplificadas

Digitaliza y automatiza la gestión de gastos en tu empresa para mejorar la productividad y recuperar el IVA perdido en los tickets

En muchas ocasiones, determinadas adquisiciones de bienes y servicios quedan documentadas en facturas simplificadas (más comúnmente llamados tickets) a pesar de que el destinatario de las mismas sea un empresario o profesional. Esta circunstancia se produce especialmente en: (i) las entregas de bienes y servicios efectuadas por comerciantes minoristas, (ii) transportes de personas y sus equipajes, (iii) servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto, y (iv) aparcamiento y estacionamiento de vehículos.

Este hecho, imposibilita al profesional o a la empresa la deducción del IVA soportado en las adquisiciones de bienes y servicios. El artículo 97.Tres de la Ley 37/1992 del IVA recoge expresamente que en ningún caso será admisible el derecho a deducir el IVA en operaciones que quedan documentadas en facturas simplificadas o tickets.

¿Cuándo es una factura completa y cuándo una factura simplificada o ticket?

La Agencia Tributaria establece que únicamente los justificantes que contienen ciertos datos de la compraventa pueden ser considerados como 'facturas' o como 'facturas simplificadas' (la denominación oficial de los 'tickets' es 'factura simplificada'). Deben incluir el NIF y Denominación del emisor del justificante, la Fecha e Importe de la transacción y la mención del I.V.A. Además, en el caso de las facturas debe mostrar también el NIF y Denominación del receptor de la factura (el cliente), el Número de factura y el desglose del I.V.A. con Base(s) Imponible(s), % y cuantía de cada tramo de I.V.A..

Lo que la tecnología y la digitalización certificada de Sabbatic posibilitan

En el ámbito de facturación y, en particular, en el de la digitalización de facturas documentadas en soporte papel, la normativa exige que el proceso de digitalización se efectúe sin menoscabo de la seguridad y con la total garantía de asegurar la autenticidad del origen e integridad y legibilidad del contenido de los documentos en soporte papel que se pretenden digitalizar. En este contexto, Sabbatic, es un servicio principalmente especializado en la digitalización tanto de facturas como de facturas simplificadas que habitualmente se acumulan en las notas de gastos (viajes, hoteles, restaurantes, etc. que generalmente se documentan a través de tickets) mediante un software homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y las diferentes Haciendas Forales.

Entre las ventajas de digitalización que propone Sabbatic, cabe destacar:

• Mayor productividad: con la digitalización certificada de Sabbatic se reduce de manera radical el tiempo dedicado a generar las notas de gastos, su control y posterior contabilización. La extracción de la información de los justificantes y la generación de las notas de gasto se hace de manera automática. La posterior supervisión ya puede realizarse de manera digital (incluso configurando avisos personalizados para los supervisores) desde cualquier lugar con acceso a Internet y sin necesidad de papeles. La contabilización de estos gastos puede automatizarse también al integrar toda la información digitalizada por Sabbatic en el sistema de información de la empresa.
• Eliminar papel: cualquier empresa que presente gastos en España puede reemplazar el archivo físico de los justificantes originales en papel por el archivo digital firmado electrónicamente que Sabbatic genera. Prescindir gracias a ello del archivo físico, supone importantes ahorros en el uso de espacio físico de almacenamiento y en las tareas operativas de clasificación de esta documentación.
• Mayor seguridad al contar con una copia certificada y custodiada por Sabbatic. Además, Sabbatic captura en tiempo real todos los datos necesarios para las empresas que necesitan cumplir con el SII.
• Más y mejor información para decidir: gracias a la extracción automática de los datos de Sabbatic y las etiquetas de clasificación, las empresas tienen disponible en tiempo real toda la información de gastos clasificada, ordenada y accesible. Esto permite al área de Administración/Finanzas dedicar el tiempo al análisis y toma de decisiones y no a la comprobación y cotejo de los datos como sucede en el proceso tradicional de gestión de gastos.

Por ejemplo, al contar de manera automática con toda la información contable de los tickets o facturas simplificadas, las empresas pueden gestionar de manera sencilla la reclamación de las facturas de canje correspondientes con el objetivo de recuperar el IVA soportado que, de otro modo, no tienen derecho a deducir.

Nuestro servicio de recuperación de IVA

Si tienes contratado un Plan Sabbatic Autónomo ó un Plan Sabbatic Empresa, tanto para las facturas completas como para las facturas simplificadas o tickets, Sabbatic extrae automáticamente el Tipo impositivo, la Base imponible, la Cuota Soportada y el Importe Total. Podrás así listar de manera sencilla los gastos agrupados por CIF de proveedor y analizar en qué casos puede resultar interesante para la empresa llevar a cabo las gestiones para solicitar las facturas completas correspondientes.

Además, si tienes contratado un Plan Sabbatic Empresa+ Sabbatic, ofrece, bajo demanda, el servicio de asistencia en la reclamación de la sustitución de los tickets por facturas que habiliten el derecho a la deducción del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). Sabbatic se encarga de la ejecución de los trámites necesarios para que las empresas puedan ejercer el derecho a la deducción de las cuotas de IVA soportadas. Este servicio de Sabbatic ha sido diseñado con la asesoría directa del despacho de abogados Garrigues.

Nuestro enfoque de trabajo, cuando un cliente del Plan Sabbatic Empresa+ nos solicita el servicio de recuperación de IVA, consiste en realizar un estudio de viabilidad del servicio basado en el análisis riguroso de los datos reales de digitalización de gastos obtenidos durante el periodo inicial de trabajo de la empresa con nuestro servicio. Habitualmente, hasta no utilizar nuestro servicio, no hay en las empresas una referencia contrastada de los gastos incurridos por CIF de proveedor que permita dimensionar el volumen de IVA recuperable.

Resulta imprescindible en esta gestión, controlar que las facturas de sustitución o canje reúnan todos los datos y requisitos contenidos en el Reglamento de facturación para las facturas que habiliten el derecho a la deducción del IVA soportado, debiendo estar referidas en todos sus términos a la factura simplificada objeto de canje, incluida la fecha de expedición.

Implicaciones en la contabilidad de la recuperación del IVA

Contabilización de la factura de canje: la factura de canje podrá contabilizarse: (i) anulando la anotación contable previa y registrar una nueva conforme al contenido de la factura de canje o, (ii) regularizando la diferencia que, resumidamente, consistirá en una reclasificación del gasto al correspondiente IVA soportado.

Registro en los libros de IVA: la empresa que recibe la factura de canje deberá inscribirlo en el libro registro de facturas recibidas. El registro de dicha factura dependerá del procedimiento de registro que lleve a cabo la entidad destinataria de las operaciones y deberá evitar duplicidades en los datos.

Incidencia del Suministro Inmediato de Información (SII): en su caso, las empresas obligadas a cumplir con el SII, al recibir una factura emitida en sustitución de factura simplificada, deberán declarar dicha factura a través del SII. Ahora bien, podrán optar por identificarla como tal con la clave “F3: factura emitida en sustitución de facturas simplificadas facturadas y declaradas”. De este modo, la identificación de la factura simplificada sustituida es opcional.