REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS

La comunicación en las empresas es clave para lograr los resultados previstos. Las reuniones de trabajo son una de las herramientas para que los equipos compartan información, estrategia y plan de acción.

Pero ¿es bueno reunirse para todo? ¿es productivo que todo el mundo acuda a todas las reuniones? ¿es aceptable improvisar reuniones de un momento a otro sin planificación previa? ¿Es sensato organizarlas sin un orden del día y a lo que salga?

Si quieres llegar rápido, camina solo; si quieres llegar lejos, camina en grupo”

Existen muchos tipos de reuniones de trabajo: diarias y anules, planificadas e improvisadas, informativas o resolutivas, por lo que parece imposible aplicar recomendaciones comunes para que todas las reuniones sean efectivas.

Nada tiene que ver una reunión que dura unos minutos, que se celebra todos los días a la misma hora, por ejemplo, la planificación del día de un departamento comercial, que otra de todo un comité de dirección que se reúne una vez al año, que dura varios días y donde los directivos se “encierran” para definir el presupuesto o la estrategia futura de la empresa.

Como nada tienen en común una de urgencia para solventar un problema surgido, que una planificada con un orden del día establecido previamente.

 Igual que el médico no prescribe lo mismo para un resfriado que para un cáncer, nuestras reuniones tampoco pueden estar sometidos a las mismas reglas.

Las reuniones son un instrumento de trabajo

Todos alguna vez hemos asistido a reuniones de trabajo aburridas, innecesarias, de las que salimos con malas vibraciones y sensación de haber perdido el tiempo, pero no por ello vamos a quitarle su valor como herramienta de trabajo en equipo, instrumento necesario para construir climas de colaborativos eficaces y eficientes.

Las reuniones de trabajo permiten monitorear y avanzar en el seguimiento de los proyectos empresariales, además de ser espacios de aprendizaje entre compañeros, pues nos permiten saber en qué “guerra” andan los otros, yendo en un “todos a una”, aunando esfuerzos para la resolución conjunta de los problemas.

Escuchando y compartiendo con los compañeros, evitaremos solapes en funciones y acciones, sentiremos que no vamos solos, que los problemas de los otros no son tan diferentes a los nuestros, generando un espacio de inclusión y participación.

Posiblemente si decimos las cosas públicamente en una reunión, nuestro grado de compromiso y cumplimiento será superior.

Qué se debe evitar en las reuniones de trabajo

Y ya que hemos hablado de los que “síes”, mencionemos lo que no debe hacerse en una reunión:

• Si se puede tratar individualmente, ¿para qué hacerlo entre todos?
• Si ya es un tema decidido en firme, ¿para qué volverlo a abrir?
• Si el asunto requiere prepararlo, ¿para qué convocar la reunión de inmediato?
• Si se puede resolver por correo o por teléfono, ¿para qué juntarnos?
• Si el tema no es prioritario y andamos liados, ¿para qué quitar tiempo a todos?

Si planificamos reuniones de trabajo, hagámoslo bien: con un objetivo, con orden, con respeto, con conclusiones, con seguimiento, con los QUÉS y los PORQUÉS claros.

Lograr reuniones de trabajo eficientes es una cuestión, de sentido común, de pensar antes de convocar, de orden en el desarrollo, de ser críticos para reconocer si se lograron o no los objetivos, de hacer seguimiento del cumplimiento de los acuerdos y de contar con el tiempo de todos.

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