Reuniones productivas, 3 claves imprescindibles

Todos nos hemos encontrado en una reunión en la que, tras unos minutos (horas tal vez) nos hemos preguntado: '¿qué leches hago aquí?'. 

Tras años de padecer reuniones improductivas (para ti), seguramente que has encontrado maneras de reducir la monumental pérdida de tiempo que suponen. 

¿Me acompañas unos minutillos y compartimos ideas que pueden ayudarnos? ¿Te apetece?

La invitación

Si me invitas a una reunión, por favor, sé específica y dime qué idea tienes para la reunión. Qué esperas conseguir, qué propósito tienes. Cuanto más clara seas, mejor va a ir la reunión para ambos. 

El 25% del éxito de una reunión tiene lugar antes de la misma

Es más, ¿sabes qué me ayuda a aportar más valor en una reunión contigo? El que me aportes información adicional que me ayuda a prepararme. Documentación, enlaces a información relevante sobre la que vamos a tratar, etc. Si me encuentro con el asunto a tratar en la reunión y no me has dado tiempo a pensar sobre ello, vamos a malgastar un tiempo precioso. Si me has aportado la información de antemano, lo más seguro es que pueda darte conclusiones, ideas, soluciones, iniciativas, y que podamos debatir sobre ellas con fundamento. Mi coco estará en el lugar correcto. Estaremos en la misma honda y no perderemos tiempo hasta que ambos estemos de acuerdo en el contexto. 

Así que si me convocas a una reunión, dame información y dime qué esperas de mí. Cómo te gustaría que me preparara y qué te gustaría que yo aportara. 

Prueba a darle un nombre a tu reunión

No dejes pasar la oportunidad de darle utilidad a la reunión bautizándola. Llámala 'reunión para ponernos al día'. O 'reunión para profundizar colaboraciones'. O 'reunión para desarrollar vías de facturación mutuas'. Lo que sea que quieres que sea el foco. 

Si se trata de una reunión Uno-A-Uno de Asentiv, llámala 'reunión 1a1 Conocimiento' o 'Confianza', o 'Necesidades', o 'Soluciones', o 'Experiencia'. Estas palabras tienen que ver con la estrategia que te ayudará a obtener los mejores resultados en tu reunión. Esta y otras estrategias las comparto en la formación Certified Networker III de Asentiv. 

Invita con intención

O sea, que no invites a alguien que no tiene vela en este entierro. Si quieres que la reunión vaya bien, invita a alguien que puede aportar al propósito específico que tenemos. No busques incluir a todo el mundo para quedar bien, porque al final es peor, believe me (créeme). Mira la foto sobre estas líneas. Ahí tienes a Pepe y a Puri. Pasando de la reunión. Ni les va ni les viene. Ni poniéndoles donuts. La próxima vez les invitamos solamente si son relevantes para el objetivo de la reunión. ¿Te parece?

¿Te gustaría compartir ideas que hace tus reuniones más efectivas? ¡Quiero escucharte! Soy todo oídos... ¡Cuéntame!

Nathan Manzaneque es consultor de empresas senior de Asentiv, una consultora global con presencia en más de 20 países. En la actualidad ayuda a empresarios y emprendedores a mejorar sus resultados y negocios mientras mantienen una calidad de vida espectacular.