REUNIONITIS

Dícese del problema endémico y crónico que se ha instalado en la mayoría de organizaciones y, por ende, en el cerebro y en los usos, abusos y costumbres de miles de ejecutivos y trabajadores.

No hay nada menos eficaz que una reunión sin objetivos definidos y sin que los asistentes vayan con los deberes hechos. En un porcentaje muy alto de las reuniones ordinarias en las que he participado como invitado/convocado (y también incluyo algunas mías como convocante, sobre todo al principio de mi carrera profesional), el modus operandi invitaba a que se convirtieran, irremediablemente, en una interminable sesión de horas y horas en las que reinaba el caos y el desorden. Y donde, para colmo, solían terminar con una nueva invitación a otra reunión para hacer seguimiento de las decisiones que, por supuesto, no habían quedado claras o simplemente no se habían tomado.

Las reuniones mal planificadas y sin objetivo claro son el mejor caldo de cultivo para las improvisaciones y, teniendo en cuenta que las improvisaciones son gratis, en ese tipo de reuniones salen vomitadas con el mismo desparpajo que un volcán escupe su lava, sin rigor, sin conocimiento y sin control. Una cosa es hacer un tormenta de ideas para un tema concreto (brainstorming en versión anglosajona) y otra muy distinta que cada reunión se convierta en un brainstorming...

Dime la verdad, alguna vez no te has encontrado a la puerta de una sala de despacho a algún compañero y le has preguntado con sorpresa "¿También te han convocado a ti?" y te contesta "Sí, mi jefe no puede venir y me ha mandado a mi y no sé de qué va la reu"

Una de mis experiencias más traumáticas (y no exagero) es la que viví durante casi dos años en una empresa donde se encadenaba una reunión tras otra desde primera hora de la mañana hasta horas intempestivas, varios días de la semana y así todas las semanas. (Y cuantas más gente asistiera, mejor!) Pero lo peor es que la opinión que vertía el director de recursos humanos sobre la campaña de marketing tenía la misma validez que la argumentación del propio departamento de marketing. De igual manera que el Dpto. de IT opinaba con rotundidad sobre los aspectos financieros de la compañía y que el área comercial lo hacía sobre cuál era la mejor tecnología para equis objetivo. Parecíamos tertulianos televisivos donde todos sabíamos de todo. Y no, no defiendo departamentos estancos, ni que no fluya la información en todos los sentidos, pero con orden y concierto.

Para muchas personas, el problema de pasar los días de reunión en reunión es que eso le supone estar seguro de su productividad y, en mi opinión, en la mayoría de los casos, es todo lo contrario.

Hace unos días viendo la serie The Crown (no solo nuestro Vicepresidente ve series) vi como la Reina de Inglaterra atendía siempre a su Comité privado con todos los participantes de pie, una peculiar forma de incentivar la reducción de tiempos innecesarios...¡absolutamente maravilloso!.

En todo caso, tengo claro que la mejor opción para reducir el número y tiempo de las reuniones sería traducir a coste neto cada minuto de reunión. Imagino una pantallita que, teniendo en cuenta las personas involucradas, sus salarios, recursos invertidos en la reunión y objetivos alcanzados, calculara en euros el coste de esa reunión. Y si ya se tuviera en cuenta lo que se ha dejado de hacer en ese tiempo, mientras se divaga entre improvisaciones,... el no va a más.

PD: y me he dejado las actuales versiones online...pero eso, da para otro post.

Y tú, ¿Sufres de reunionitis en tu empresa?