Siete claves para una presentación eficaz

Para convencer a la dirección de la empresa en que trabajas de desarrollar un proyecto en el que crees, es esencial presentar de forma eficaz el business case, como expliqué en este artículo.

Tanto si esa presentación se hace en un deck (un archivo de powerpoint con la información clave) o personalmente frente a la dirección, hay siete criterios que es necesario tener en cuenta para que esa presentación tenga la mayor efectividad.

1.Crear interés

La presentación se prepara con la intención de que tu audiencia la siga atentamente y para eso debe generar interés y capturar la atención.

El mejor modo para hacer eso es que incluya dos o tres “ganchos”. Es decir, información de tal naturaleza y expresada de tal forma que atraiga inmediatamente al lector o a quien escucha la presentación.

Generalmente, la estructura de este tipo de ganchos es muy similar a lo que constituye una noticia interesante. La forma de capturar el interés del lector de un plan de negocio y al lector de un periódico o sitio web, no son muy diferentes.

Por lo general, los ganchos se encuentran en las partes dedicadas al producto o al mercado. Puede ser información impactante relacionada con la cantidad de personas que tienen tal o cual problema o necesidad.

Por ejemplo, si estoy vendiendo generadores eléctricos puedo mencionar el número de personas que, en determinada área rural, no tienen acceso a la red eléctrica, y si tienen buenos ingresos.

Otro ejemplo, si estoy vendiendo equipos portátiles para medir la presión sanguínea, sería indicar cuántas personas en el mundo —o en la zona en que operemos— son hipertensos o tienen tendencia a serlo.

A veces el gancho está relacionado con el producto en sí, con la solución que proporciona. Aunque la innovación no sea radical, tiene que haber algo que llame la atención. Y ese algo debe ser mostrado.

2. Ser ambicioso (en el nivel adecuado)

No se trata simplemente de ser ambicioso, sino de que el proyecto tenga el nivel de ambición con el que se sienta cómodo el que lo escuche. Es decir, se puede pecar por exceso o por defecto. Demasiada o demasiado poca ambición.

3. Ser breve

Se puede arruinar una perfecta presentación simplemente por hacerla demasiado larga. Parece una recomendación poco interesante, pero es todo un desafío mantener la extensión dentro de parámetros razonables. Siempre sobra información que consideramos relevante o quizás hasta imprescindible.

¿Cuál es el tiempo ideal para una presentación? Suele variar, dependiendo de la ocasión y el público, entre 10 y 30 minutos. No más. El resto que sea parte de las preguntas. 

4. Ser honesto

No se trata de que seas mentiroso o deshonesto, sino de manejar el delicado equilibrio que existe entre vender bien tu proyecto, destacando todos sus aspectos positivos, y el reconocimiento e inclusión de aspectos no tan positivos que deben ser abordados y, de ser necesario, discutidos.

Nadie quiere hacer una presentación pesimista o dejar de destacar los aspectos positivos de un proyecto o empresa. Esa es una receta para el fracaso. Y tampoco es bueno ni efectivo torcer o manipular cifras para destacar sólo lo bueno y ocultar los puntos débiles.

5. Ser realista

Las personas en general (y los empresarios e inversores en particular), somos muy sensibles al realismo en una presentación, especialmente en la proyección de los números de ventas o rentabilidad de la empresa que presentes.

Un cierto grado de optimismo es hasta esperable en los emprendedores que están convencidos del valor de su empresa o producto. Lo mismo aplica para un intraemprendedor. 

Pero la factibilidad de las cifras financieras es algo que nadie deja pasar así como así. A menudo, las personas que analizan planes de negocio ni siquiera pierden el tiempo discutiendo si las cifras de ventas son alcanzables o no. 

Cuando ven proyecciones de crecimiento exageradas, simplemente las descartan mentalmente, mientras siguen escuchando o leyendo. A veces ni siquiera te lo van a decir.

Te lo digan o no, incluir cifras exageradas de ventas o rentabilidad, que no pueden ser justificadas o no resultan creíbles, no te hace quedar bien, ni ayuda mucho a tu credibilidad. No lo hagas.

Si el mercado no es muy grande —o no has podido demostrar que es así— o si tu estrategia de marketing y ventas no es muy buena o detallada o ambiciosa, ¿cómo puedes justificar que vas a vender tanto? Además, ¿no estás subestimando los costes y las inversiones? Es bueno analizar esto con detenimiento también.

6. Ser claro

Podría haber muchas formas de interpretar lo que es claridad en una presentación de negocios, aunque yo me refiero a una sola. No uses jerga técnica o especializada menos que estés absolutamente seguro que tu audiencia la maneja perfectamente.

Aun trabajando en la misma empresa es posible que quien asista a la presentación no conozca esa terminología (especialmente si tu trabajo es de perfil técnico) y le genere una sensación negativa escucharlos. 

Es una forma sutil de arrogancia que no te agrega nada y confunde y limita la comunicación.

Por el contrario, si durante la ronda de preguntas posterior o durante alguna conversación informal con alguien de la empresa surgen ese tipo de vocablos, úsalos con confianza. En ese caso tienes permiso y son relevantes. Pero en cualquier otro caso, no.

7. Ser simple

Esta característica de una buena presentación tiene algunas similitudes con la anterior. Como aquélla, puede tener diversas interpretaciones. Yo me refiero a claridad para significar lo que los americanos llaman fool proof. Aunque literalmente significa a prueba de tontos, la idea es que sea entendido por cualquier persona.

No se trata de que algunos sean tontos y otros no, simplemente que no todos conocen el tema o tienen el tiempo o la disposición para adentrarse en complejas explicaciones. Mantenlo simple y ve al punto. Hazlo sencillo. Después de todo, los negocios, básicamente, son simples.

Por último, aunque tengamos la mejor presentación y la hagamos de forma impecable siempre es posible que no logremos convencer. Que no podamos vender el proyecto. ¿Qué hacer en ese caso?

En ese caso, esta es la fórmula para convencer a tu jefe. Úsala con discreción ;-)

(Este artículo es parte del libro Manual de Supervivencia para Dinosaurios Empresariales)