Software para empresas: ¿Cómo evitar errores al desarrollar una herramienta ERP en una pyme?
G. C. Sistemas Informaticos S.A.
Sistemas y Software para cada necesidad
La creación de un proyecto para digitalizar una empresa, sobre todo si es Pyme, debe superar una serie de obstáculos que a menudo tienen más que ver con la cultura organizacional que con cuestiones técnicas. En este artículo veremos una descripción de alguno de los errores más frecuentes al abordar un proyecto de desarrollo de un software dentro de una empresa y cómo evitarlos.
Parte de la experiencia y actividad que debe realizar una empresa que se dedica al desarrollado software consiste en asesorar y planificar en numerosos aspectos al cliente que lo contrata.
Por eso será relevante tener presente una visión global acerca de la realidad de la empresa que se propone transformar su organización.
Y tener o no claridad acerca de cada uno de los puntos y procesos clave de la empresa (cliente) será lo que llevará al éxito o fracaso del proyecto.
Seguir todos los procesos planificados también es un aspecto particularmente relevante para que las distintas áreas de la empresa sigan trabajando, ya que la organización debe continuar funcionando a medida que pone en práctica el desarrollo informático.
Cualquiera sea la demora o desvío en los procesos previamente planificados se verán representados en el aumento de costos, tanto para el proveedor como para el cliente.
Pero esos retrasos o errores pueden ser fácilmente evitados si se toma en cuenta algunos de los siguientes consejos.
Errores frecuentes en la implementación de un software en una empresa pyme
a) Asignar el personal interno idóneo para llevar adelante el proyecto
Por lo general en las etapas preliminares de trabajo los asesores tecnológicos solemos recomendar al empresario pyme o dirección que asigne a los mejores colaboradores que tenga dentro del plantel en cada área.
Sin lugar a dudas esto trae algunos resquemores o incomodidades por parte de los clientes a la hora de tomar esa decisión.
Pero pensemos por un minuto: ¿Es lo mismo tener a cualquier colaborador del plantel al frente de la implementación del desarrollo que cambiará de cuajo la forma de hacer las cosas en la organización?
A qué perfil nos referimos, es aquella persona dentro de cada sector a la que el resto del equipo consulta cuando surge una duda, además, deben ser personas que sean difíciles de reemplazar para la organización.
Asimismo, será importante tener previsto que el perfil del colaborador deba ser reemplazado en sus funciones ya que estará trabajando en paralelo a medida que se implementa la solución informática planificada.
Por lo general para enfrentar este desafío recomendamos seleccionar a jóvenes profesionales o estudiantes para que dar soporte en las tareas que realizaba cotidianamente el colaborador asignado al proyecto.
b) Constituir un grupo de trabajo dedicado al proyecto
Nada peor que asignar las personas incorrectas para desarrollar y llevar adelante, nada más y nada menos, que la implementación de herramientas digitales que transformarán totalmente el funcionamiento de la empresa.
Además, debemos tener en cuenta que las personas seleccionadas serán las encargadas de llevar adelante y ayudar al resto de los colaboradores en la implementación y capacitaciones que requiera el desarrollo informático.
Por lo tanto, será recomendable incorporar al grupo de trabajo una persona que tenga nociones en relación a prácticas docentes, o que sepa explicar a los demás acerca de la implementación a realizarse.
c) Comunicación
Es muy habitual que las personas tengan resistencia a los cambios provocados por dudas, temor y ansiedad. Esto ocurre en todos los órdenes de la vida.
Pero el problema se profundiza cuando saben que se verá afectada la forma en que trabaja y, en primera instancia, no sabe el alcance que tendrá la herramienta a implementar.
Existe en el imaginario social que los cambios tecnológicos llevan a inevitablemente a la reducción de personal dentro de las empresas, por ejemplo.
Por eso se vuelve esencial la forma en que comunicaremos el proyecto al personal.
También, la dirección debe tener muy presente que no alcanza con enviar un mail, conjunto de mails o un memo para informar acerca de los cambios que se llevarán adelante dentro de la organización.
La información sobre los objetivos, evolución y alcance del proyecto debe ser comunicado de manera planificada y clara para evitar rumores, crear un clima de resistencia al cambio que al final entorpezca el normal desarrollo de las tareas que se llevarán a cabo.
Un escenario ideal es que la información fluya a través de informes frecuentes sobre cómo evoluciona el proyecto.
Otra iniciativa que funciona muy bien a la hora de comunicar es que la dirección habilite varios canales de contacto para que los colaboradores puedan realizar sus aportes, consultas o sugerencias acerca del proyecto.
d) Falta de capacitación del personal
La dirección empresaria deberá saber que se enfrentará al desafío de entrenar el equipo en la funcionalidad del sistema.
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Pero habitualmente no considera que, además, deberá capacitar lo antes posible a los usuarios finales en forma práctica y teórica (es decir, con material impreso y charlas de entrenamiento en el horario de trabajo, capacitaciones remotas, etc.).
La capacitación implica preparar el material con antelación, y pensar en quiénes van a llevar le soporte de la capacitación en forma interna, cuando los referentes tecnológicos del desarrollador no estén en la empresa.
Cuando se implementa una herramienta informática el empresario debe entender que “hay que cambiar el chip” y observar que para obtener el éxito del proyecto habrá que fomentar la colaboración del equipo y afectar, tal vez, a los líderes o personas más idóneas en cada área o sector para lograr los objetivos planteados con atenlación.
e) Falta de definición en los alcances
¿Cuáles procesos van a estar incluidos en el desarrollo, y cuáles no? Si la Gerencia no define el alcance del proyecto y lo transmite en forma adecuada a toda la empresa, se pueden generar falsas expectativas, y luego se retrasa la implementación. Para ello, en primer lugar, debe quedar claro cuáles son los procesos que NO están incluidos, y cómo quedarán integrados (interfases).
f) Limpieza de datos a transferir
A menudo los datos se encuentran alojados en diferentes herramientas, formatos y sistemas. Entonces, la etapa de migración de datos deberá ser relevada con antelación al inicio del proyecto.
En numerosas oportunidades el asesor tecnológico se encuentra que hay información contable, del sector producción, del área logística, que puede ir variando de alojamiento o formato a último momento. Por lo tanto, saber dónde está toda la información será un aspecto clave a la hora de planificar y llevar a cabo el proyecto.
Por lo tanto, será de suma relevancia conciliar cuentas, tomar inventarios y atender en general a la calidad de los datos que se van a transferir. Y así, para evitar demoras será una buena idea nombrar un responsable de los datos en cada área que pueda asegurar que la información se encuentre disponible en tiempo y forma.
g) Planificación del ciclo de vida de la aplicación
Será importante saber que cada aplicación tiene etapas de un proceso de implantación ERP
1. Planificación.
2. Consultoría.
3. Parametrización.
4. Migración.
5. Formación.
6. Arranque.
7. Seguimiento.
El error habitual revista en que muchas direcciones empresarias desarrollan la implementación de las primeras 6 etapas para considerar que el proceso ha concluido, pero no es así, deben dejar el personal de apoyo interno hasta el final del seguimiento, hasta que el sistema esté estabilizado.
Aún si el consultor tecnológico atiende y resuelve numerosas situaciones posteriores que requieren el ajuste normal de cualquier desarrollo, será recomendable que aquel o aquella persona interna que fue designada desde el principio del proyecto sea la que lleve hasta el final el mismo.
h) Falta de compromiso de la dirección
En numerosas oportunidades el desarrollador se encuentra con que la gerencia interviene en el proyecto solo cuando hay que definir el modelo a seguir y al elegir el proveedor. Pero será necesario y, muy pero muy recomendable, que siga involucrándose durante la totalidad del periodo de implementación del proyecto.
En tal sentido, el compromiso sirve para que el desarrollador tenga el respaldo necesario desde la cabeza de la organización, para poder evacuar dudas o consultas, realizar evaluaciones, etc. Servirá para que el conjunto del proyecto no se vea afectado por demoras o tiempos muertos, o desvíos que provoquen la realización de un doble trabajo.
Además, tener un compromiso al ciento por ciento de la dirección permite agilizar la toma de decisiones a la hora de motivar y comprometer el equipo de trabajo que está en la implementación del proyecto, proponiendo y haciendo sentir lo que verdaderamente son los colaboradores de la empresa: agentes de cambio y transformación de la empresa.
A lo largo de nuestra historia y experiencia hemos intervenido en decenas de desarrollos que transformaron empresas pymes en la utilización de herramientas digitales y sistemas que resultaron en el aumento de la productividad y poder competir en el mercado.
Como siempre decimos y llevamos adelante en cada desarrollo en que intervenimos, en G C Sistema Informáticos trabajamos para crear una sinergia con nuestros clientes y a lo largo del tiempo acompañarlos en su crecimiento organizacional y comercial.
Ese es nuestro compromiso desde hace más de 35 años en la industria del software.