Subvenciones y Ayudas Internacionales ¿Sabes como solicitarla? (Esp/Port/Eng)

--Versión Español--

¿TU EQUIPO SABE HACER UN PRESUPUESTO PARA UN PROYECTO?

Para muchas organizaciones y entidades en los países en desarrollo, crear un presupuesto detallado y realista para un proyecto internacional representa un reto significativo. Elaborar un presupuesto adecuado y claro es esencial para acceder a fondos europeos, así como para programas financiados por entidades globales como la ONU, el FMI, el Banco Mundial y diversas agencias de cooperación como AECID, GIZ, CAMÕES... Estos fondos no solo exigen una administración cuidadosa y transparente, sino también un nivel de precisión en la planificación que, para muchas organizaciones, puede ser difícil de alcanzar debido a la falta de profesionales especializados en gestión de proyectos o experiencias en proyectos de cooperación internacional.

Crear un presupuesto para un proyecto no consiste únicamente en establecer un monto total. Es fundamental justificar cada gasto y comprender conceptos clave como la diferencia entre una subvención y la financiación pública. Los organismos financiadores esperan claridad en la forma en que se utilizarán los recursos, de modo que puedan evaluar tanto la viabilidad del proyecto como el impacto potencial. En este sentido, los gestores de proyectos y equipos deben abordar el presupuesto como un componente estratégico que demuestra su capacidad para planificar y ejecutar eficientemente.

A continuación, analizamos algunas de las dificultades comunes en la elaboración de presupuestos de proyectos, así como consejos prácticos para sortearlas.

1. Justificación de los gastos

Uno de los errores más comunes es la falta de detalle en la justificación de los gastos. Para un organismo financiador, cada partida presupuestaria debe estar adecuadamente respaldada, de forma que se entienda por qué se necesitan esos recursos. En un proyecto, esto puede incluir personal, materiales, logística, formación, entre otros. Una justificación detallada no solo aumenta la transparencia, sino que también muestra que el equipo de gestión ha pensado cuidadosamente en cada aspecto del proyecto.

Consejo: Asegúrate de que cada gasto tenga una explicación clara y directa. Además de especificar el costo, detalla por qué es necesario, qué se espera lograr y cómo contribuye al objetivo del proyecto. Un desglose específico de los recursos ayuda a fortalecer la confianza de los financiadores.

2. Diferencias entre subvención y financiación pública

Es importante comprender la diferencia entre subvención y financiación pública, pues cada una tiene requisitos y condiciones diferentes. Las subvenciones suelen implicar una transferencia de fondos sin retorno, condicionada al cumplimiento de ciertos objetivos específicos o participación en parte del presupuesto total. En cambio, la financiación pública puede incluir fondos destinados a inversiones sostenibles o reembolsables en condiciones especiales. Ignorar esta diferencia puede llevar a errores en la presentación de la solicitud y, en el peor de los casos, a la pérdida de financiación.

Consejo: Antes de presentar un presupuesto, revisa las directrices del programa. Asegúrate de que tu equipo comprende las expectativas y las reglas específicas de los financiadores. Investigar ejemplos de otros proyectos similares puede aportar claridad.

3. Crear un presupuesto claro y estructurado

Un presupuesto bien estructurado es aquel que comunica de manera precisa cómo se utilizarán los fondos en cada fase del proyecto. Además de un desglose detallado, es útil incluir una estructura clara que facilite el análisis de cada categoría de gasto. Esto es especialmente importante para proyectos internacionales, donde los financiadores deben evaluar la eficiencia del uso de recursos en diferentes contextos.

Consejo: Para una estructura clara, utiliza categorías comunes como personal, materiales, servicios externos, viajes y formación. Dentro de cada categoría, añade subcategorías para detallar los gastos. El uso de una tabla o plantilla en Excel u otra herramienta facilita tanto la creación como la revisión del presupuesto.

4. Cronograma de ejecución: el gráfico de Gantt

Un presupuesto efectivo va de la mano de un cronograma claro. Un gráfico de Gantt es una herramienta de planificación visual que permite ver cómo se distribuyen las actividades del proyecto en el tiempo y cuándo ocurren los desembolsos de cada partida presupuestaria. Este gráfico ayuda a los financiadores a entender la secuencia y duración de cada actividad, así como a prever los gastos en cada fase del proyecto.

Consejo: Al elaborar el gráfico de Gantt, asigna cada actividad a una fecha de inicio y fin, y conecta los recursos presupuestados con estas actividades. Usa colores o indicadores para señalar hitos importantes, como el inicio de una fase nueva o la entrega de resultados parciales.

5. Cómo preparar un presupuesto realista

Un presupuesto realista no es solo aquel que muestra todos los gastos necesarios; también es uno que evita sobrestimar o subestimar los costos. En proyectos financiados por organismos internacionales, uno de los desafíos es estimar con precisión los costos en entornos volátiles o con pocas referencias de precios estables. La falta de precisión en los presupuestos puede derivar en problemas de ejecución y hasta en la devolución de fondos no utilizados.

Consejo: Realiza una investigación de mercado sobre los costos en la región donde se ejecutará el proyecto. Contar con un margen de contingencia del 5-10% para gastos imprevistos puede salvar al proyecto de desviaciones significativas.

6. Control y seguimiento del presupuesto durante el proyecto

Es habitual que, tras la aprobación de fondos, los equipos se centren en la ejecución de actividades y dejen de lado el seguimiento de los gastos. Sin embargo, el control presupuestario es clave para mantener la eficiencia y asegurar el cumplimiento de los requisitos del financiador. La falta de seguimiento puede llevar a problemas de financiación en las fases finales del proyecto o a no cumplir con los objetivos propuestos.

Consejo: Establece controles periódicos para revisar el gasto en cada fase del proyecto y compara estos datos con el presupuesto original. Herramientas de gestión de proyectos como software de contabilidad y sistemas de informes financieros pueden facilitar esta tarea y garantizar la transparencia.

7. Cumplir con los requisitos de la convocatoria

Un error común en la presentación de proyectos es no atender cuidadosamente las especificaciones de la convocatoria, ya sea en términos de documentación, formato o plazos. Muchos proyectos son rechazados no por su falta de calidad, sino por no cumplir con requisitos administrativos o técnicos básicos.

Consejo: Lee detenidamente la convocatoria y prepara un listado con los documentos necesarios, verificando que todos se encuentren completos y actualizados. Asegúrate de presentar la propuesta antes de la fecha límite, considerando posibles retrasos administrativos o técnicos. Un sistema de control interno, como una lista de verificación, puede ser de gran ayuda para no omitir ningún detalle.

8. Tener claridad en la moneda de referencia y considerar la fluctuación del cambio

En proyectos internacionales, la elección de la moneda de referencia y el manejo de restricciones o fluctuaciones del cambio, puede ser crucial para la planificación financiera. Ignorar estas variables puede llevar a desfases en los presupuestos aprobados y afectar la ejecución del proyecto.

Consejo: Define claramente cuál será la moneda de referencia del presupuesto y asegúrate de mencionar los tipos de cambio utilizados en el momento de la elaboración del documento. Si el proyecto se extiende en el tiempo, considera un margen adicional para cubrir posibles fluctuaciones del cambio. Consulta las políticas de la institución financiadora para entender si aceptan ajustes por este concepto.

9. Usar la lengua de la convocatoria y liderar el proceso con un gestor de proyectos

El idioma en que se presenta una propuesta puede ser determinante para transmitir las ideas con claridad y precisión. Además, trabajar con un equipo liderado por un gestor de proyectos capacitado garantiza una mejor alineación con los requisitos técnicos y estratégicos de la convocatoria.

Consejo: Presenta la propuesta en la lengua oficial de la institución financiadora y, si es necesario, contrata traductores especializados para asegurar precisión terminológica. Forma un equipo multidisciplinario liderado por un gestor de proyectos que pueda coordinar todas las fases de la propuesta, garantizando que esta cumpla con los requisitos establecidos y resalte su calidad técnica.

Para aprovechar al máximo las oportunidades de financiamiento internacional, es fundamental que las organizaciones desarrollen presupuestos bien estructurados y realistas. Esto no solo implica conocer el costo de cada recurso, sino también justificar su necesidad, comprender las reglas del programa de financiación y mantener un seguimiento constante durante toda la ejecución del proyecto.

Al mejorar estas capacidades, las organizaciones pueden acceder a más recursos y gestionar proyectos de manera más eficiente. La profesionalización de los equipos de gestión de proyectos, combinada con una planificación estratégica sólida, permitirá a los países en desarrollo aprovechar de manera óptima los fondos internacionales y fortalecer sus capacidades internas a largo plazo.

--Versão Portuguesa--

SEU TIME SABE FAZER UM ORÇAMENTO PARA UM PROJETO?

Para muitas organizações e entidades em países em desenvolvimento, criar um orçamento detalhado e realista para um projeto internacional representa um grande desafio. Elaborar um orçamento adequado e claro é essencial para acessar fundos europeus, assim como para programas financiados por entidades globais como a ONU, o FMI, o Banco Mundial e diversas agências de cooperação como AECID, GIZ, CAMÕES... Esses fundos não só exigem uma administração cuidadosa e transparente, mas também um nível de precisão no planejamento que, para muitas organizações, pode ser difícil de alcançar devido à falta de profissionais especializados em gestão de projetos ou experiência em projetos de cooperação internacional.

Criar um orçamento para um projeto não se resume a estabelecer um valor total. É fundamental justificar cada gasto e compreender conceitos-chave, como a diferença entre uma subvenção e o financiamento público. Os organismos financiadores esperam clareza sobre como os recursos serão utilizados, para que possam avaliar tanto a viabilidade do projeto quanto o impacto potencial. Nesse sentido, os gestores de projetos e suas equipes devem encarar o orçamento como um componente estratégico que demonstra sua capacidade de planejar e executar de forma eficiente.

A seguir, analisamos algumas das dificuldades comuns na elaboração de orçamentos de projetos, assim como dicas práticas para superá-las.

1. Justificação dos gastos

Um dos erros mais comuns é a falta de detalhes na justificativa dos gastos. Para um organismo financiador, cada item orçamentário deve estar devidamente respaldado, de forma que se entenda por que esses recursos são necessários. Em um projeto, isso pode incluir pessoal, materiais, logística, capacitação, entre outros. Uma justificativa detalhada não só aumenta a transparência, mas também demonstra que a equipe de gestão pensou cuidadosamente em cada aspecto do projeto.

Dica: Certifique-se de que cada gasto tenha uma explicação clara e direta. Além de especificar o custo, detalhe por que é necessário, o que se espera alcançar e como contribui para o objetivo do projeto. Uma discriminação específica dos recursos ajuda a fortalecer a confiança dos financiadores.

2. Diferenças entre subvenção e financiamento público

É importante compreender a diferença entre subvenção e financiamento público, pois cada uma tem requisitos e condições diferentes. As subvenções geralmente envolvem uma transferência de fundos sem retorno, condicionada ao cumprimento de certos objetivos específicos ou participação no orçamento total. Já o financiamento público pode incluir fundos destinados a investimentos sustentáveis ou reembolsáveis em condições especiais. Ignorar essa diferença pode levar a erros na apresentação da proposta e, no pior dos casos, à perda de financiamento.

Dica: Antes de apresentar um orçamento, revise as diretrizes do programa. Certifique-se de que sua equipe compreenda as expectativas e as regras específicas dos financiadores. Pesquisar exemplos de outros projetos similares pode ajudar a esclarecer as condições.

3. Criar um orçamento claro e estruturado

Um orçamento bem estruturado é aquele que comunica de maneira precisa como os fundos serão utilizados em cada fase do projeto. Além de uma discriminação detalhada, é útil incluir uma estrutura clara que facilite a análise de cada categoria de gasto. Isso é especialmente importante para projetos internacionais, onde os financiadores devem avaliar a eficiência do uso de recursos em diferentes contextos.

Dica: Para uma estrutura clara, utilize categorias comuns como pessoal, materiais, serviços externos, viagens e capacitação. Dentro de cada categoria, adicione subcategorias para detalhar os gastos. O uso de uma tabela ou modelo no Excel ou outra ferramenta facilita tanto a criação quanto a revisão do orçamento.

4. Cronograma de execução: o gráfico de Gantt

Um orçamento eficaz vai de mãos dadas com um cronograma claro. Um gráfico de Gantt é uma ferramenta de planejamento visual que permite ver como as atividades do projeto se distribuem ao longo do tempo e quando ocorrem os desembolsos de cada item orçamentário. Esse gráfico ajuda os financiadores a entender a sequência e duração de cada atividade, além de prever os gastos em cada fase do projeto.

Dica: Ao elaborar o gráfico de Gantt, atribua a cada atividade uma data de início e término, conectando os recursos orçamentados a essas atividades. Utilize cores ou indicadores para destacar marcos importantes, como o início de uma nova fase ou a entrega de resultados parciais.

5. Como preparar um orçamento realista

Um orçamento realista não é apenas aquele que mostra todos os gastos necessários; é também aquele que evita superestimar ou subestimar os custos. Em projetos financiados por organismos internacionais, um dos desafios é estimar com precisão os custos em ambientes volúveis ou com poucas referências de preços estáveis. A falta de precisão nos orçamentos pode levar a problemas na execução e até à devolução de recursos não utilizados.

Dica: Realize uma pesquisa de mercado sobre os custos na região onde o projeto será executado. Contar com uma margem de contingência de 5 a 10% para gastos imprevistos pode salvar o projeto de desvios significativos.

6. Controle e acompanhamento do orçamento durante o projeto

É comum que, após a aprovação dos fundos, as equipes se concentrem na execução das atividades e deixem de lado o acompanhamento dos gastos. No entanto, o controle orçamentário é crucial para manter a eficiência e garantir o cumprimento dos requisitos do financiador. A falta de acompanhamento pode levar a problemas de financiamento nas fases finais do projeto ou ao não cumprimento dos objetivos propostos.

Dica: Estabeleça controles periódicos para revisar os gastos em cada fase do projeto e compare esses dados com o orçamento original. Ferramentas de gestão de projetos como softwares de contabilidade e sistemas de relatórios financeiros podem facilitar essa tarefa e garantir a transparência.

7. Cumprir com os requisitos da convocatória

Um erro comum na apresentação de projetos é não atender cuidadosamente às especificações da convocatória, seja em termos de documentação, formato ou prazos. Muitos projetos são rejeitados não pela falta de qualidade, mas por não cumprirem requisitos administrativos ou técnicos básicos.

Dica: Leia atentamente a convocatória e prepare uma lista com os documentos necessários, verificando se todos estão completos e atualizados. Certifique-se de apresentar a proposta antes do prazo final, considerando possíveis atrasos administrativos ou técnicos. Um sistema de controle interno, como uma lista de verificação, pode ser útil para não omitir nenhum detalhe.

8. Ter clareza sobre a moeda de referência e considerar a flutuação cambial

Em projetos internacionais, a escolha da moeda de referência e o manejo de restrições ou flutuações cambiais podem ser cruciais para o planejamento financeiro. Ignorar essas variáveis pode levar a discrepâncias nos orçamentos aprovados e afetar a execução do projeto.

Dica: Defina claramente qual será a moeda de referência do orçamento e certifique-se de mencionar as taxas de câmbio utilizadas no momento da elaboração do documento. Se o projeto se estender no tempo, considere uma margem adicional para cobrir possíveis flutuações cambiais. Consulte as políticas da instituição financiadora para entender se aceitam ajustes por esse conceito.

9. Usar a língua da convocatória e liderar o processo com um gestor de projetos

O idioma em que a proposta é apresentada pode ser determinante para transmitir as ideias com clareza e precisão. Além disso, trabalhar com uma equipe liderada por um gestor de projetos capacitado garante um melhor alinhamento com os requisitos técnicos e estratégicos da convocatória.

Dica: Apresente a proposta no idioma oficial da instituição financiadora e, se necessário, contrate tradutores especializados para garantir precisão terminológica. Forme uma equipe multidisciplinar liderada por um gestor de projetos que possa coordenar todas as fases da proposta, garantindo que ela cumpra os requisitos estabelecidos e ressalte sua qualidade técnica.

Para aproveitar ao máximo as oportunidades de financiamento internacional, é fundamental que as organizações desenvolvam orçamentos bem estruturados e realistas. Isso não só implica conhecer o custo de cada recurso, mas também justificar sua necessidade, compreender as regras do programa de financiamento e manter um acompanhamento constante durante toda a execução do projeto.

Ao melhorar essas capacidades, as organizações podem acessar mais recursos e gerenciar projetos de maneira mais eficiente. A profissionalização das equipes de gestão de projetos, combinada com um planejamento estratégico sólido, permitirá aos países em desenvolvimento aproveitar de forma otimizada os fundos internacionais e fortalecer suas capacidades internas a longo prazo.

--English Version --

DOES YOUR TEAM KNOW HOW TO MAKE A BUDGET FOR A PROJECT?

For many organizations and entities in developing countries, creating a detailed and realistic budget for an international project presents a significant challenge. Preparing an adequate and clear budget is essential to access European funds, as well as for programs funded by global entities such as the UN, IMF, World Bank, and various cooperation agencies like AECID, GIZ, CAMÕES... These funds not only require careful and transparent management but also a level of precision in planning that, for many organizations, may be difficult to achieve due to a lack of specialized professionals in project management or experience in international cooperation projects.

Creating a project budget is not just about setting a total amount. It is crucial to justify every expense and understand key concepts such as the difference between a grant and public financing. Funding organizations expect clarity on how resources will be used, so they can assess both the project's feasibility and its potential impact. In this sense, project managers and their teams should approach the budget as a strategic component that demonstrates their ability to plan and execute efficiently.

Below, we analyze some common challenges in project budgeting and provide practical tips on how to overcome them.

1. Justifying Expenses

One of the most common mistakes is the lack of detail in justifying expenses. For a funding agency, each budget item must be adequately supported, so it is clear why those resources are necessary. In a project, this can include personnel, materials, logistics, training, among others. A detailed justification not only increases transparency but also shows that the management team has carefully considered every aspect of the project.

Tip: Ensure that each expense has a clear and direct explanation. In addition to specifying the cost, detail why it is necessary, what is expected to be achieved, and how it contributes to the project's objective. A detailed breakdown of resources helps strengthen the funders' confidence.

2. Differences Between Grants and Public Financing

It is important to understand the difference between a grant and public financing, as each has different requirements and conditions. Grants usually involve a transfer of funds with no return, conditioned on meeting specific objectives or participation in part of the total budget. In contrast, public financing may include funds intended for sustainable investments or refundable under special conditions. Ignoring this difference can lead to mistakes in the application process and, in the worst case, a loss of funding.

Tip: Before submitting a budget, review the program's guidelines. Ensure that your team understands the expectations and specific rules of the funders. Researching examples of similar projects can help clarify the conditions.

3. Creating a Clear and Structured Budget

A well-structured budget is one that communicates precisely how funds will be used at each phase of the project. In addition to a detailed breakdown, it is useful to include a clear structure that facilitates the analysis of each spending category. This is especially important for international projects, where funders need to assess the efficiency of resource use in different contexts.

Tip: For a clear structure, use common categories like personnel, materials, external services, travel, and training. Within each category, add subcategories to detail expenses. Using a table or template in Excel or another tool makes both creating and reviewing the budget easier.

4. Execution Timeline: The Gantt Chart

An effective budget goes hand-in-hand with a clear timeline. A Gantt chart is a visual planning tool that shows how the project's activities are spread over time and when each budget item will be disbursed. This chart helps funders understand the sequence and duration of each activity and forecast expenses for each phase of the project.

Tip: When creating the Gantt chart, assign each activity a start and end date, and connect the budgeted resources to those activities. Use colors or indicators to highlight key milestones, such as the start of a new phase or the delivery of partial results.

5. How to Prepare a Realistic Budget

A realistic budget is not only one that shows all the necessary expenses; it is also one that avoids overestimating or underestimating costs. In projects funded by international organizations, one of the challenges is estimating costs accurately in volatile environments or places with few stable price references. Lack of accuracy in budgeting can lead to execution problems and even the return of unspent funds.

Tip: Conduct market research on the costs in the region where the project will be carried out. Having a contingency margin of 5-10% for unexpected expenses can protect the project from significant deviations.

6. Budget Monitoring During the Project

It is common for teams to focus on executing activities once funds are approved and neglect monitoring expenses. However, budget control is crucial to maintaining efficiency and ensuring compliance with the funders' requirements. Lack of monitoring can lead to financing issues in the final phases of the project or failure to meet the proposed goals.

Tip: Establish periodic controls to review expenses at each phase of the project and compare them with the original budget. Project management tools like accounting software and financial reporting systems can facilitate this task and ensure transparency.

7. Complying with the Call for Proposals Requirements

A common mistake when submitting projects is not carefully following the specifications of the call for proposals, whether in terms of documentation, format, or deadlines. Many projects are rejected not because of poor quality but because they do not meet basic administrative or technical requirements.

Tip: Read the call for proposals carefully and prepare a list of necessary documents, checking that all are complete and up-to-date. Ensure that the proposal is submitted before the deadline, considering potential administrative or technical delays. An internal control system, such as a checklist, can be helpful in not missing any details.

8. Clarifying the Reference Currency and Considering Exchange Rate Fluctuations

In international projects, choosing the reference currency and handling restrictions or exchange rate fluctuations can be crucial for financial planning. Ignoring these variables can lead to discrepancies in approved budgets and affect project execution.

Tip: Clearly define the reference currency for the budget and make sure to mention the exchange rates used when creating the document. If the project spans a long period, consider an additional margin to account for potential exchange rate fluctuations. Check the funding institution's policies to understand if they allow adjustments for this factor.

9. Using the Language of the Institution and Leading the Process with a Project Manager

The language in which the proposal is presented can be decisive for communicating ideas clearly and accurately. Additionally, working with a team led by a trained project manager ensures better alignment with the technical and strategic requirements of the call for proposals.

Tip: Submit the proposal in the official language of the funding institution and, if necessary, hire specialized translators to ensure terminological accuracy. Form a multidisciplinary team led by a project manager who can coordinate all phases of the proposal, ensuring it meets the established requirements and highlights its technical quality.

To make the most of international funding opportunities, it is essential that organizations develop well-structured and realistic budgets. This not only involves knowing the cost of each resource but also justifying its need, understanding the rules of the funding program, and maintaining constant monitoring throughout the project execution.

By improving these capabilities, organizations can access more resources and manage projects more efficiently. The professionalization of project management teams, combined with solid strategic planning, will allow developing countries to optimally leverage international funds and strengthen their internal capacities in the long term.

Wesley Sá Teles Guerra, poliglota e hispano-brasileiro, escritor, professor e internacionalista. Gestor do Fundo de Triangulação e Cooperação Internacional Portugal, América Latina e Países Africanos de Língua Oficial Portuguesa na Secretaria Geral Ibero-Americana. Autor dos livros "Cadernos de Paradiplomacia," "Paradiplomacy Reviews the Rise of the Subnations, Cities and Smartcities" e "Manual de Sobrevivência das Relações Internacionais". Fundador do CERES - Centro de Estudos das Relações Internacionais e membro de diversas instituições internacionais tais como REPIT, IAPSS e European Consortium for Political Research (ECPR). Especialista em Relações Internacionais, Paradiplomacia, Cooperação Internacional, Gestão de Projetos Europeus e Gestão de Smartcities. Mestre em Políticas Sociais com Especialização em Migrações pela Universidade da Corunha, Mestre em Gestão de Smartcities e Doutorando em Sociologia e Transformações da Sociedade Contemporânea.