Técnicas de priorización del backlog para el éxito en proyectos

La priorización del backlog es esencial para la gestión eficaz de proyectos en entornos ágiles. Entre las técnicas más destacadas se encuentran:

1. Stack Ranking: Ordena los elementos del backlog por prioridad, de mayor a menor, asegurando que solo haya un número uno, evitando confusiones y facilitando la toma de decisiones.

Este método es sencillo de implementar y útil en situaciones donde la claridad y la simplicidad son esenciales. Su origen se encuentra en prácticas de gestión de productos que priorizan la acción rápida y decisiva.

Proceso:

1.1. Listar todos los ítems del backlog.

1.2. Comparar cada ítem y decidir cuál es más importante.

1.3. Ordenar los ítems de acuerdo a su importancia relativa.

1.4. Revisar y ajustar regularmente según el progreso del proyecto y la retroalimentación.

2. Modelo Kano: Clasifica las características en Must-Be (obligatorias), Attractive (atractivas), One-Dimensional (unidimensionales), Indifferent (indiferentes) y Reverse (reversas), enfocándose en la satisfacción del cliente.

Desarrollado por Noriaki Kano en la década de 1980, este modelo ayuda a las organizaciones a entender cómo diferentes características del producto afectan la satisfacción del cliente.

Proceso:

2.1. Realizar encuestas para clasificar las características.

2.2. Analizar los resultados para categorizar cada característica.

2.3. Priorizar características que maximicen la satisfacción del cliente.

2.4. Ajustar las prioridades según los cambios en las expectativas del cliente.

3. Método MoSCoW: Prioriza según cuatro categorías: Must Have (deben tener), Should Have (deberían tener), Could Have (podrían tener) y Won't Have (no tendrán), ayudando a gestionar expectativas y recursos.

Este enfoque es popular en la metodología ágil DSDM (Dynamic Systems Development Method) y ayuda a gestionar expectativas y recursos de manera efectiva.

Proceso:

3.1. Identificar y listar todas las características y tareas.

3.2. Clasificar cada ítem según su importancia en una de las cuatro categorías.

3.3. Asignar recursos y esfuerzos primero a los ítems Must Have, luego a los Should Have, y así sucesivamente.

3.4. Revisar y actualizar las clasificaciones periódicamente.

4. Costo de Retraso: Evalúa el costo asociado al retraso de cada tarea, permitiendo priorizar aquellas con mayor impacto económico o estratégico si no se completan a tiempo.

Este método, defendido por Don Reinertsen en su libro "The Principles of Product Development Flow", permite priorizar tareas que, de no completarse a tiempo, podrían tener consecuencias significativas.

Proceso:

4.1. Identificar todas las tareas y sus plazos.

4.2. Estimar el costo asociado al retraso de cada tarea.

4.3. Priorizar las tareas con mayor costo de retraso.

4.4. Revisar y ajustar las estimaciones y prioridades conforme avanza el proyecto.

Para implementar estas técnicas de manera efectiva, es crucial mantener una revisión continua y adaptativa del backlog, involucrando al equipo y a los stakeholders en el proceso de priorización. Esto garantiza que se enfoque en las tareas más relevantes y de mayor impacto, optimizando así el éxito del proyecto

Ejemplo práctico utilizado en una healthtech.

Priorización del backlog para una plataforma médica

Backlog inicial:

1. Integración con sistemas de historial médico electrónico (EMR) de los hospitales.
2. Mejora en la interfaz de usuario para agendar citas médicas.
3. Implementación de alertas automáticas para recordatorios de citas.
4. Optimización del sistema de video consultas para conexiones lentas.
5. Corrección de un bug en el módulo de facturación.

Paso 1: Evaluación de Impacto y Esfuerzo

1. Integración con sistemas de historial médico electrónico (EMR)

• Impacto: Alto
• Esfuerzo: Alto
• Descripción: Esta integración permitirá a los médicos acceder directamente a los historiales médicos de los pacientes durante las consultas, mejorando significativamente la calidad del diagnóstico y tratamiento.

2. Mejora en la interfaz de usuario para agendar citas médicas

• Impacto: Alto
• Esfuerzo: Bajo
• Descripción: Simplificar el proceso de agendamiento de citas mejorará la experiencia del usuario, reduciendo el tiempo y la complejidad asociados con este proceso.

3. Implementación de alertas automáticas para recordatorios de citas

• Impacto: Medio
• Esfuerzo: Medio
• Descripción: Recordar a los pacientes sus horarios de citas puede mejorar la asistencia y la puntualidad, aunque no es una funcionalidad crítica para el funcionamiento de la plataforma.

4. Optimización del sistema de video consultas para conexiones lentas

• Impacto: Alto
• Esfuerzo: Medio
• Descripción: Mejorar la calidad de las videollamadas en conexiones lentas es crucial para asegurar que todos los usuarios, independientemente de su ancho de banda, tengan una buena experiencia.

5. Corrección de un bug en el módulo de facturación

• Impacto: Alto
• Esfuerzo: Bajo
• Descripción: Un error en el módulo de facturación afecta directamente a la operación financiera de la plataforma y a la confianza de los usuarios, por lo que es prioritario corregirlo.

Paso 2: Discusión y Decisión

Alta Prioridad (Alto Impacto / Bajo Esfuerzo):

• Corrección del bug en el módulo de facturación: Abordar este bug de inmediato evitará problemas financieros y mejorará la confianza de los usuarios en el sistema.
• Mejora en la interfaz de usuario para agendar citas médicas: Facilitar el agendamiento de citas es una mejora rápida que tendrá un gran impacto en la satisfacción del usuario.

Media Prioridad (Alto Impacto / Medio Esfuerzo):

• Optimización del sistema de video consultas para conexiones lentas: Abordar este problema mejorará significativamente la experiencia de usuarios con mala conexión a internet.

Baja Prioridad (Medio Impacto / Medio Esfuerzo):

• Implementación de alertas automáticas para recordatorios de citas: Aunque es útil, esta funcionalidad no es crítica en comparación con las otras tareas.

Alta Prioridad a Largo Plazo (Alto Impacto / Alto Esfuerzo):

• Integración con sistemas de historial médico electrónico (EMR): Es crucial, pero debido al esfuerzo requerido, se planifica para una fase posterior después de las tareas de alto impacto y bajo esfuerzo.

Paso 3: Implementación y Resultados

• Primero: Corregimos el bug en el módulo de facturación y mejoramos la interfaz de usuario para agendar citas. Esto resultó en una inmediata mejora en la operatividad y satisfacción del usuario.
• Luego: Optimizamos el sistema de video consultas, lo que redujo las quejas de usuarios con conexiones lentas y mejoró la accesibilidad.
• Finalmente: Iniciamos la integración con los sistemas de historial médico electrónico, un esfuerzo más prolongado pero crucial para el futuro del servicio.

Reflexión

Al priorizar nuestro backlog basándonos en el impacto y el esfuerzo, logramos entregar mejoras significativas y rápidas, manteniendo a nuestros usuarios satisfechos y nuestra plataforma operativa. Esta práctica de priorización se ha convertido en una parte integral de nuestro enfoque en SaludTec, asegurando que siempre trabajamos en lo que realmente importa para nuestros usuarios y nuestro negocio.