Tarta de manzana y lecciones aprendidas

Como le ha ocurrido a mucha gente, el confinamiento ha despertado en mí al pequeño chef que todos llevamos dentro. Es una actividad que me gusta y me permite pasar un tiempo desenfadado con los niños, así que este fin de semana hice tarta de manzana (deliciosa por cierto). A pesar de que en el trabajo procuro tenerlo todo digitalizado y online, las recetas las tengo escritas a mano en papeles sueltos (#confesionespersonales).

La receta es sencilla, pero según empecé a seguir los pasos surgieron las dudas: ¿La última vez cambié el azúcar refinado por azúcar moreno? ¿No puse la tarta algo más de tiempo en el horno? Juraría que la vez anterior me sobró demasiada base… Si hiciera caso de mis propios consejos de trabajo y al concluir una receta tomara notas sobre la misma…

Y exactamente eso es lo que recomiendo a todos mis colaboradores que hagan en sus proyectos: reserva un tiempo para apuntar las famosas LECCIONES APRENDIDAS. Cada proyecto es un mundo por más que lleves 20 años haciendo puentes y otros tantos en un país. Cambian los colaboradores, los procedimientos, el cliente, los materiales, la normativa… y en cada caso, a toro pasado, vemos que podríamos haber hecho las cosas mejor. Esos consejos que nos gustaría haber recibido en cada caso son las lecciones aprendidas.

La importancia de las lecciones aprendidas radica en dos aspectos fundamentales:

1.      Obliga al profesional que las redacta a analizar de una manera sistemática los problemas y soluciones que han ido surgiendo a lo largo de la vida de un proyecto. El hecho de sentarse a escribir obliga a una estructuración de conceptos, a la obtención de conclusiones y al planteamiento de soluciones a futuro. Estos documentos son de muchísima utilidad pues es muy probable que en algún momento de nuestra carrera nos encontremos con situaciones similares que puedan sacar provecho de estos conocimientos.

2.      Permite la transmisión a nivel de empresa de los conocimientos entre profesionales. Sé que muchos me diréis que nadie aprende en cabeza ajena pero esto es solo una media verdad. Es posible que no se aprenda de los errores ajenos pero si cada jefe de proyecto tiene conocimiento del trabajo que han llevado a cabo otros compañeros, seguro que se apoyaran de manera mutua.

Este último punto exige la existencia en la empresa de una política de transmisión de conocimiento el cual no siempre está implantado de manera formal. Las lecciones de cada uno pueden recogerse simplemente en cuadernos, documentos más formales en digital o en casos más perfeccionados en archivos en la nube con acceso a documentación gráfica o técnica. Pero gran parte de la utilidad de estos conocimientos se pierde si no se transmiten.

La transmisión del conocimiento puede ser:

·        Informal. Los coffe break de las mañana suelen ser momentos de transmisión de información muy productivos. A todos nos gusta contar lo que nos ha ido bien o mal en un proyecto con la ventaja de que el cerebro procesa muy bien la transmisión informal.

·        Formal. Por medio de políticas establecidas de transmisión de conocimiento.

·        Verbal. Los mencionados coffe break o charlas formales (en directo o grabadas). La comunicación verbal tiene una buena recepción y los conceptos suelen retenerse bien.

·        Escrita. Mediante la elaboración de informes/comunicaciones que pueden ser sobre temas concretos o aspectos generales del trabajo. La ventaja fundamental radica en que el destinatario puede elegir el momento preciso para leerlos y releerlos, aunque es posible que se pierdan matices en la transmisión del conocimiento y no permite el feedback que sí permite una comunicación oral en directo.

Cada medio tiene sus ventajas e inconvenientes y no son excluyentes, por lo que desde mi punto de vista se deben implementar varias estrategias dentro del plan y en paralelo fomentar la transmisión informal entre los trabajadores incentivando momentos de distensión durante la jornada laboral o de manera posterior.