Tomas notas de qué sucedió, por qué sucedió de ese modo y cómo mejorarlo en tus proyectos? Metodo After Action Reviews (AARs)

Aprendiendo de la Experiencia Reciente ("After Action Review")

"Hay ocasiones en las que piensas que no tienes tiempo para hacer esto (AAR), después lo haces y piensas: No tenemos tiempo para NO hacerlo!!" 

► El "After Action Review" (AAR) en inglés, es una técnica sencilla de gestión de conocimiento inicialmente desarrollada por el ejército de los Estados Unidos es un proceso corto y simple, cuyo origen proviene de la milicia y que permite revisar a través de una discusión profesional, un proyecto, una actividad, un evento o una tarea a fin de revisar que sucedió, porqué sucedió, que salió bien, que mejoras pueden hacerse y que lecciones pueden ser aprendidas de la experiencia y poder así mejorar para la próxima vez.

► El AAR es una herramienta que los líderes y el equipo de trabajo pueden aplicar para obtener el máximo beneficio de cada misión o tarea que se lleva a cabo ya que permite escuchar y recoger las percepciones y opiniones específicas de todos los integrantes y del líder sobre las fortalezas y debilidades desde distintas perspectivas, así como recibir retroalimentación, la cual es útil para incorporarse a una capacitación posterior o bien para aprender de manera inmediata en este proceso.

► Este proceso permite aprender sobre los éxitos y fracasos y no solo al final de la acción ("learning after doing") o de la experiencia sino a lo largo de la misma ("learning while doing") y en cualquier instancia en la que se aplique. Este aprendizaje es del equipo y para el equipo de trabajo.

► La interacción generada en el ejercicio del AAR permite también mejorar el trabajo en equipo.

A continuación 6 razones por las cuales es importante aplicar el AAR:

1. El AAR ayuda a pensar mejor. El objetivo de esta práctica es cuestionar cualquier suposición y/o creencia sostenida previamente antes de la acción. Hay tres preguntas que deben hacerse en un AAR:

·        Que se esperó que pasara?

·        Que pasó efectivamente?

·        Que causó la diferencia? (entre la primera y la segunda pregunta)

2. El AAR construye una conciencia compartida y contextualizada.

·        Uno de los principales retos que las organizaciones enfrentan es el efecto del aislamiento en los silos en los que cada área o división se encuentra inmersa. Dicho efecto provoca que haya una falta de comunicación clara y consistente a lo largo y ancho entre estas áreas ó divisiones que a su vez impide alinear una definición corporativa del éxito, mismo que en muchas ocasiones no es ni siquiera definido a nivel corporativo.

·        La mayoría de las veces, los lideres o administradores esperan que cualquier conclusión o resultado de algún proyecto o tarea sea transferida o comunicada a un mayor grupo del personal y después, que sea adoptada como una buena práctica que se convierta en un estándar corporativo. La verdad del caso es que esto puede que no ocurra del todo dado que no existe un proceso formal para llevarlo a cabo. El resultado es el surgimiento de un sinnúmero de funciones o procesos de negocio diferentes que se implementan en distintas direcciones tratando de encontrar una definición aislada o propia del éxito.

·        Es aquí donde el AAR ayuda a través de compartir el conocimiento a lo largo y ancho de la organización de una manera consistente. Con ello no solo se construye confianza sino que cada silo aprende también uno del otro sobre sus triunfos, pérdidas e intenciones, lo cual significa que también se puede planear de manera estratégica en dos aspectos: Como mejorar todos y como mejorar cada uno.

3. El AAR ayuda a mantener la ventaja competitiva.

·        Cuando los empleados dejan la organización se llevan consigo su conocimiento tácito y su experiencia, dejando con ello a la persona que les sucede la tarea de aprender todo nuevamente.

·        Por tanto, cuando esta nueva persona contratada llega tendrá que comenzar nuevamente desde cero y el esfuerzo requerido para superar esa curva de aprendizaje no solo representa un costo perdido sino también un costo emocional.

·        El stress de dicha persona de tratar de aprender lo antes y más rápido posible es la típica expectativa no obstante dicha expectativa no es siquiera posible.

·        Una AAR provee en estos casos un banco de conocimiento repleto de conocimiento tácito que no puede ser fácilmente deducido a partir de un organigrama o a través de una conversación típica y sesgada de una sola fuente.

·        Este banco de conocimiento permite a un nuevo emplado leer y captar entre lineas el conocimiento que en otro caso no podría recibir.

4. El AAR promueve la creatividad.

·        El ARR provee a los nuevos empleados una fuente colectiva de información a la cual pueden referirse.

·        Así mismo, tener un banco de conocimiento de casos AAR permite darle una mirada fresca a un viejo problema para resolverlo de otra manera más creativa.

5. El AAR activa el proceso de toma de decisiones.

·        El contexto y la conciencia que surge como producto de un ejercicio de análisis como el del AAR, ayuda al reconocimiento de un patrón que permite mejorar la percepción de riesgos y por lo tanto el proceso de toma de decisiones que a su vez deriva en una rápida identificación de conclusiones.

6. El AAR minimiza la interpretación subjetiva.

·        El nivel de claridad de un mensaje es una de las grandes fuentes del caos organizacional. Cuando hay ambigüedad en la comunicación habrá interpretaciones prejuiciadas y personales que acaben sirviendo a agendas personales.

·        Cuando las lecciones son aprendidas a través de un AAR, la claridad en un mensaje por el contrario permite enfocarse en ser productivo en el trabajo en lugar de estar ocupado tratando de adivinar como hacer el trabajo.

► Cuando se recomienda usar el AAR.

• Puede usarse para actividades críticas, recurrentes y que son estratégicas de tal manera que se pueda asegurar un flujo constante en el aprendizaje y la mejora continua.
• También puede implementarse durante la actividad para el aprendizaje mientras se lleva a cabo ("learning while doing"), el monitoreo de su progreso y la corrección de algunos aspectos de manera inmediata.
• Puede usarse también al final de una actividad pero antes de que la gente olvide lo que pasó y antes de que comiencen algo nuevo, esto es para fomentar el aprendizaje post facto ("learning after doing").

El formato para implementar un AAR es como sigue:

1. Convocar la reunión inmediatamente después del evento con las personas involucradas en el mismo, de tal manera que al tener en su memoria los detalles recientes puedan revisarlos con mayor precisión.

2. Crear el clima adecuado, es decir un ambiente de confianza, apertura, integridad y disposición para aprender de lo sucedido, por ejemplo:

• Mencionar que se trata de un proceso de aprendizaje y no de una crítica no constructiva.
• Todos deben considerarse como participantes en igualdad de circunstancias y miembros del equipo de tal manera que la reunión no caiga en dinámicas jerárquicas.
• Establecer las reglas.
• De ser posible llevar a cabo esta reunión en un lugar fuera del ambiente de trabajo de tal manera que se pueda crear el clima adecuado.

3. Nombrar un facilitador que pueda crear el clima adecuado para el AAR. Idealmente debe ser alguien con un buen entendimiento del tema o del caso, así como de la metodología del AAR pero que no haya estado directamente involucrado en el proyecto o actividad de tal manera que se mantenga la objetividad.

4. Desarrollar la reunión de no más de 20 minutos en la cual:

• Cada participante responda de una manera abierta y honesta a cuatro preguntas muy simples:

 a) Que se suponía que debiese pasar?

b) Que pasó efectivamente?

c) Porqué se dieron esas diferencias entre lo planeado y lo sucedido?

d) Que podemos aprender de eso?

• Repasar los objetivos de la actividad a analizar y comenzar mencionando los puntos positivos, es decir, que fue lo que salió bien dentro de lo sucedido? Y por cada punto preguntar porque?
• Para áreas problemáticas preguntar que hubiera podido ir mejor en lugar de preguntar que no salió bien. Entender en este punto el porqué, es igualmente fundamental.
• Permitir suficiente tiempo para la reflexión del equipo de trabajo.
• Animar a los miembros del grupo a contribuir, a participar, si es necesario pasando al frente del rotafolio o pizarrón.
• Poner a prueba las respuestas antes de registrarlas como lecciones aprendidas o buenas prácticas.
• Mantener la simplicidad del formato o del proceso de la reunión así como llevarla en poco tiempo son parte de la clave para que se lleve a cabo.

5. Documentar los resultados de la reunión:

• Nombre de la actividad y la información relacionada con la misma como nombres de las personas involucradas así como los participantes en el AAR.
• Lecciones aprendidas.
• Buenas prácticas.
• Guía y recomendaciones para futuro.
• Documentos importantes relacionados con la actividad.

6. Compartir el aprendizaje:

• Diseminar los resultados del AAR entre los involucrados en la actividad, con otras personas que pudiesen beneficiarse de los mismos, aquellos que vayan por ejemplo a realizar una actividad similar, así como con los directivos de la gestión de la organización que puedan tomar medidas para mejorar otras áreas que pudiesen beneficiarse en actividades futuras de naturaleza similar.

► Algunos aspectos adicionales a considerar para llevar a cabo una AAR son los siguientes:

• Puede usarse como evaluación al final del día o al final de una actividad dentro de un contexto de capacitación.
• Puede ser llevada a cabo vía telefónica, en persona, en línea con herramientas como mensajería instantánea, teleconferencia, wikis o foros.
• Si bien es una actividad colectiva  puede también adaptarse al nivel individual como un ejercicio de reflexión personal.
• Si hay participantes que inicialmente no se sienten cómodos hablando sobre lo que funcionó bien y lo que no, es recomendable pedir a cada uno expresarlo de manera individual usando tarjetas o notas para registrar dicho conocimiento y discutirlo más adelante en la misma sesión.
• Asegurar que en la reunión de AAR haya un flujo continuo de retroalimentación productiva.
• Para llevar a cabo esta reunión se necesitará copias del formato de la AAR con las cuatro preguntas clave, lápices, rotafolio con el formato del AAR y tarjetas o papeles con adhesivo para notas.

·        Fuente: Jeff Boss, Revista Forbes, 2016

1. Biblioteca CEPALBiblioguiasGestión del Conocimiento (GDC)3.2 REVISION después de la Acción