A veces el fracaso en tu negocio no son los procesos, eres tu, el dueño

Si el problema eres tu, ¡hazte a un lado!

Si bien es sabido que este tema de documentar procesos no es tan grato para la mayoría de las personas dentro de una empresa, siempre hay alguien en el equipo que por su perfil, personalidad y competencias, es el que agradecerá que la empresa en la que trabaja inicie el proyecto de estandarización de procesos.

Ya hemos hablado anteriormente de los enormes beneficios de tener procesos claros, pero en esta ocasión les voy a platicar de algo con lo que nos hemos topado últimamente con clientes actuales: el que pone el mayor desorden es el dueño.

Cuando en una empresa se da este caso, los colaboradores aceptan felices que el dueño haya identificado la necesidad de documentar procesos y de verdad, contrario al mito de la resistencia al cambio, las juntas de trabajo son muy enriquecedoras, productivas y la mayoría se sube al barco, porque lo que menos se desea es que los sigan llevando a través de una marea de indecisiones, instrucciones cruzadas y opuestas y un mal ambiente de trabajo provocado por una falta de claridad.

Y ahí les van dos casos reales:

1. La decisión de contratar a Methodia fue a través de un “Por favor ayúdanos, estamos hechos un desorden!” entonces iniciamos el proyecto y sucedió que arrancamos de acuerdo a una prioridad específica que nos indicó el dueño del negocio, avanzamos en eso y en la semana siguiente, la urgencia era otra, aún no terminábamos lo anterior y se nos solicitó por favor cambiar a documentar esta nueva urgencia, a las dos semanas…. Lo mismo!, pero lo más complicado era ver que el dueño no sólo cambiaba el rumbo del proyecto de Methodia, sino que así mismo, les daba instrucciones diferentes de un día a otro a sus colaboradores, mismos que ejecutaban la solicitud de su “patrón”, a medias, porque no terminaban una cosa cuando ya les solicitaban otra. Al final, después de cierto periodo, el dueño les pedía resultados de todo lo anterior solicitado y como era de esperarse, todo estaba inconcluso. No sólo el dueño se enojaba terrible, sino que se daba lo inevitable, la gente renunciaba y la rotación de personal era increíblemente alta, generando otro problemón. 

1. En el caso número 2, iniciamos el proyecto de documentación mapeando la operación global donde interactúan todos los departamentos en pro de proyectos inmobiliarios. Las juntas realmente fueron efectivas, el equipo se puso de acuerdo de cómo debían trabajar entre ellos y qué debía de hacer cada quién, sin embargo, tenían un gran problema, el dueño. El dueño no participó en el proyecto de documentación y aunque todo el equipo funcionara como un reloj, el dueño, al carecer de información de qué hacía cada quién daba instrucciones a la persona o equipo equivocado quienes con el afán de darle resultados al “patrón” lo hacían aunque no les correspondiera y dejaban de lado las actividades que sí les correspondían, obviamente se volvían locos.

Entonces, si tu eres de este tipo de dueño de negocio, te recomiendo lo siguiente:

1. Documenta procesos en tu negocio, pero involúcrate al menos a un nivel general que te permita saber qué está haciendo tu equipo y las responsabilidades que cada departamento tiene.
2. Si eres de los que todos los días se te ocurre una idea diferente te sugiero que antes de cambiarles la dirección, apunta, lleva un listado de todo aquello que quieres hacer, dale su tiempo y luego regresa a esa lista y analiza si sigue siendo urgente o prioridad, te sorprenderás que no todo.
3. Habla con tu equipo para saber qué prioridades están ellos ejecutando y planea entregables y tiempos para que puedan atender tus nuevas solicitudes.
4. Y el más drástico, identifica si el desorden en tu negocio es generado por ti y hazte un lado, marca objetivos y metas y sólo regresa con tu equipo para medir sus avances o dudas, pero déjalos trabajar. Si te es posible delega las tareas directivas a alguien más.

De nada servirá que hagas una inversión basado en procesos si no estás dispuesto a ser el mejor líder que se apega a ellos y si sí estás dispuesto, verás un cambio radical y sumamente satisfactorio, porque una empresa con procesos es lo máximo.