Visita de inspección documental. Parte I. (31-10-2017)

Las empresas no le dan la importancia a la documentación necesaria para una correcta operación, a su vigencia o actualización.

Uno de los mayores problemas a los que se enfrentan las empresas, no importando el tamaño, son las visitas de inspección por parte de autoridades de los tres niveles de gobierno (Federal, Estatal y Municipal). El grueso de las empresas que no tienen un departamento legal (por que las hay que aun teniéndolo) sufren mucho el día que toca a la puerta el inspector, con orden en mano y dispuesto a encontrar alguna falla en la aplicación de la Ley y las Normas que nos rigen. Las empresas no le dan la importancia a la documentación necesaria para una correcta operación, a su vigencia o actualización, hasta que llega ese fatídico día -de inspección-, y sólo actúan por no decir “corren a buscarla” cuando son requeridos. Es ahí donde empiezan los problemas ya que cualquier justificación que le den a la autoridad no será óbice para no tenerlo a la mano (para aquellas empresas que tienen oficina matriz) es decir, en el centro de trabajo que reciba la visita, porque al final y después de la cantidad de excusas que se les puedan ocurrir, el inspector se constreñirá a la pregunta de terror ¿tiene el documento en este momento o no? Si la respuesta es SÍ -y aquí deben pensar bien su respuesta- les pedirá que lo exhiban en ese instante, pero si la respuesta es NO (y después de persignarse) es mejor avanzar al siguiente punto de inspección, ya que también es importante el clima que se genere con el auditor, porque entre más tarden en reunir la documentación más cansada se vuelve la diligencia y el criterio de la autoridad se puede ver afectado ante la desesperación de no avanzar con la inspección. En este punto entra la parte preventiva y la que les ahorrará muchos dolores de cabeza y mucho dinero, ya que como parte vital de la operación diaria las empresas deben tener en el centro de trabajo un expediente con los documentos originales, o copias certificadas notarialmente, que amparen sus obligaciones, derechos y contribuciones municipales, estatales y federales, esto según el giro de su empresa. Así como nombrar un responsable dotado de autoridad para que de manera coordinada con todas las áreas de la compañía acopie la documentación que les permitirá solventar cualquier requerimiento documental y les permitirá sortear las inspecciones documentales sin que media sanción alguna, además de crearse una reputación de empresa cumplida, por lo que los inspectores tendrán una tersa revisión. (continuará…)