ZOHO FINANCE, LA SUITE DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

Contar con un Sistema de Contabilidad, Finanzas, Inventario, Gastos, Facturación y todo lo necesario para Gestionar el proceso Contable de una Empresa de cualquier tamaño ya es posible sin necesidad de muchos conocimientos financieros ni grandes inversiones de dinero o “desarrollos a la medida” que duran una eternidad y que nunca cumplen con las verdaderas necesidades del departamento financiero. Hoy en día Zoho cuenta con una de las mejores Suite de Aplicaciones para satisfacer las necesidades y retos del departamento Financiero en un ambiente tecnológico y moderno que toda empresa exige actualmente, Zoho Finance.

Zoho Finance está estructurado de la siguiente manera:

Zoho Invoice, para la Gestión y Automatización de Facturas

Zoho Books, para la Gestión del Proceso Contable

Zoho Inventory, para la Administración de Inventarios e integración con Zoho Books

Zoho Expense, para la Administración y Automatización de Gastos

Zoho Subscriptions, para la Gestión de suscripciones y Pagos en sitios web

Zoho Checkout, para la Gestión de Pagos en Línea individuales y recurrentes

La aplicación Zoho Invoice permitirá registrar Facturas, cotizaciones, administrar estado de facturas de clientes, aplicar notas de crédito y débito, cuenta con un portal de clientes para conocer estado de facturas, lista de productos, gestión de actividades, presupuestos de proyectos, Multi-moneda, soporte de datos, plantillas de respuestas y Facturas, adicional a estas y otras funcionalidades, contamos con una lista de reportes dinámicos y configurables sobre ventas, recibos, reporte de gastos, reporte de impuestos, resumen de gastos de proyectos, estatus de cuenta de clientes, programación de reportes y descarga de los mismos. Todos estos reportes también puedes ser editables según las necesidades de cada Organización. Esta aplicación es ideal para la administración del Proceso de Facturación y seguimiento de cobro a clientes.

Zoho Books es la aplicación que se encarga de gestionar todo el proceso contable de la organización, desde la creación de cuentas contables, hasta el registro de los ingresos y gastos afectando cada una de las cuentas contables correspondientes. En Zoho Books se registran los datos de los clientes, en base a los requerimientos de la empresa, se registran cotizaciones, facturas, gastos, costos por horas, movimientos bancarios, notas de crédito, notas de débito, órdenes de compra, inventarios, de igual manera contamos con todos los reportes financieros necesarios para la gestión efectiva de los resultados como Balance General, Estado de Resultados, Flujo de Efectivo, reporte de Impuestos y demás reportes financieros. Zoho Books, puede integrarse de manera natural con Zoho CRM, Zoho Invoice, Zoho Expense, Zoho Subscriptions, Zoho Projects y Zoho Reports. También cuenta con una aplicación móvil tanto para Android como IOS para relazar todas las operaciones financieras desde su dispositivo móvil.

Zoho Inventory cuenta con todas las funcionalidad necesarias para la gestión de inventarios, desde la administración de compra-ingresos hasta venta-salida de inventarios. Cuenta con la gestión de bodegas virtuales, para asignación de ubicaciones para despachos e ingresos a la empresa. Zoho Inventory también cuenta con una funcionalidad para gestión de inventarios compuestos, ya sean en productos o servicios, para aquellas empresas que requieren comprar materia prima y luego vender un producto compuesto por distintas materias primas o productos. Adicionalmente se guardan los precios de múltiples monedas al momento de compras para luego obtener reportes efectivos de gastos en materia prima y ventas. También se dispone de administración de cantidades de productos, números de serie y números de lotes para para indicar y relacionar en los ingresos y salidas de inventarios.

Zoho Expense es una aplicación eficaz para la administración de gastos, gestión de transacciones, control de viáticos, importación de transacciones, aprobaciones de gastos, colocación de fondos, seguimiento de impuestos, aprobaciones de viajes, Control de tarjetas de crédito o débito, automatización de alertas y campos, y por supuesto control de auditorías. Todas estas funcionalidades luego nos permiten crear los reportes financieros necesarios respecto al control de los gastos de la empresa, e incluso integrarlos a otras aplicaciones de Zoho como CRM, Invoice, People, Cliq, Projects, al igual que con otras aplicaciones contables como Zoho Books, Quickbooks Online, Quickbooks Desktop, Xero, y demás.

Cono Zoho Subscription tenemos la posibilidad de administrar los pagos de suscripciones, registro de tarjetas, notificaciones de pago, recordatorios, reportes de estados de cuenta, integraciones con sistemas de cobro internacionales, cobros en multi-monedas, actualización de datos del cliente, y mantener en un ambiente limpio y seguro la información de las tarjetas de los clientes. De igual manera, permite gestionar suscripciones de pago que no son por medio de pago de tarjetas, sino por múltiples formas de pagos, como transferencias bancarias, Efectivo, Cheque y demás. Adicionalmente, Zoho Subscription permite configurar los cobros automáticos y establecer reglas de cobro en caso de fallo con el mismo, tal como notificaciones a los clientes, cancelación de la suscripción o bien intentar cobrar nuevamente siempre con el consentimiento del cliente. Contamos también con un área de reportes y gráficas inteligentes que nos indicarán el desempeño de las suscripciones y los estados de cuenta de los clientes. Entre las configuraciones principales debemos mencionar que existe una gran cantidad de documentación sobre integraciones APIs a disposición de los informáticos que desean trabajar con conexiones externas a Zoho Subscription.

 En Zoho Checkout tenemos la funcionalidad de cobrar mediante pagos en línea, permitiendo a los clientes tener la seguridad de registrar su información de tarjeta y datos personales para la gestión de los pagos. Esta aplicación es exclusiva para crear la interfaz de pago en línea en la web de las empresas que ofrecen sus productos o servicios a clientes en Internet. De esta manera, pueden integrarse múltiples estrategias de marketing y añadir Zoho Checkout al proceso para realizar efectivamente el cobro del servcio o productos que comercializa la empresa. De igual manera contamos con distintos tipos de informes y gráficas para evaluar el desempeño de los cobros a través de Zoho Checkout.

En resumen, la Suite, Zoho Finance brinda un entorno completo para la gestión de los procesos contables/financieros de una empresa sin importar su industria o tamaño, con las configuraciones principales disponibles para editar según las necesidades de cada Organización y las 6 aplicaciones integradas entre sí para colaborar en conjunto o de forma individual si es necesario, Zoho Finance es sin duda una las Aplicaciones Financieras disponibles en la nube y con aplicaciones móviles incluidas, con mayor alcance y flexibilidad para hacer frente a las exigencias de los departamentos financieros de las empresas modernas hoy en día.

Kevin Merlos

Director de Proyectos y Consultorías

Novazys