Zoomtiqueta

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En la década de los 70, PBS producía un programa de curiosidades para niñes, integrativo y multicultural. Éste tenía un estribillo en la introducción: “Come on and Zoom, Zoom, zooma-Zoom”, y debo confesar que desde que el Covid-19 comenzó a cerrar lugares, y la aplicación de Zoom a cobrar notoriedad, el estribillo se ha hecho eco de aquel recuerdo.

Nuestra vida personal y profesional se ha convertido en una procesión de teleconferencias, videollamadas, talleres y todo tipo de virtualidad reemplazando las reuniones presenciales a las que estamos acostumbrados. Ya esa vida digital se comienza a normalizar y como todo lo que integramos a nuestras vidas, requiere de unas reglas y una etiqueta para que no solo sean efectivas, sino evitar que se extiendan más allá de lo necesario. 

Estas sugerencias funcionan con cualquier plataforma, pero al describirlas uso el mecanismo de Zoom, que parece ser el preferido y de mayor aceptación:

  1. Envíe de antemano los datos de la reunión, enlaces, contraseñas, etc. Esto parece obvio, pero a menudo y faltando poco para estas reuniones, los enlaces se reciben a último minuto sin dar tiempo de entrar, probar audio, vídeo, etc. Abra el canal 10 o 15 minutos antes, y esté atento a la llegada de nuevos integrantes.
  2. Envíe una agenda e incluya los nombres de los participantes, una agenda puntual, hora de inicio y más importante aún- hora de finalización. 
  3. Incluya la instrucciones que al momento de conectarse, el grupo lo haga con el micrófono en mute, y lo mantenga así durante la reunión, a menos que vayan a hablar, por supuesto, y que busquen un lugar que le permita participar sin interrupciones. 
  4. Asegúrese de tener buena iluminación y evite quedar con retroiluminación o luz que se origine a sus espaldas. Limpie el lente de la cámara. 
  5. Si va a ausentarse, oculte la visualización de su pantalla, pero manténgala activa si el ancho de banda es suficiente para la conexión.
  6. No le pase el enlace o invite a alguien a unirse sin la debida pre- autorización de quien cita la reunión.
  7. Si va a mostrar su pantalla, tenga de antemano los archivos que va a mostrar. Si va a abrir múltiples pestañas en su navegador, deje abierta solo las necesarias y las aplicaciones con las presentaciones en su lámina a presentar. Recuerde que puede tener documentos confidenciales o sensitivos que no desea mostrar. 
  8. Comience a la hora citada y salude y presente a quienes están conectados. 
  9. Si va grabar la misma, anúncielo al inicio y anuncie quién va a estar tomando minutas y dando seguimiento
  10.  Fomente la participación del grupo y pregunte a participantes específicos su postura de los temas discutidos. No acapare la reunión con monólogos. 
  11.  Si la reunión es corporativa y tiene un “green screen” aproveche y muestre la identidad de su organización, pero evite los fondos estridentes o muy movidos, y al igual, evite estar cambiando su fondo aleatoriamente.
  12.  Si la reunión va a prolongarse por un período extenso, coloque en la agenda algún tiempo de descanso, como unos 15 minutos para separar la vista de la pantalla, estirarse y descansar la vista. 

He sentido que las reuniones en videollamadas cansan más que el esfuerzo que tomaba transportarse de un lugar a otro, con el fin de intercambiar información. Deje espacio entre una reunión y otra y haga disponible la minuta a la mayor brevedad.


Happy Zooming!

Charil Pabon

President PHARMA CONSULTING CORP - PCC

4 años

Son los mejores .

Radamés Rosado

Creative Director | Brand Developer | Marketing Executive | Strategic Communicator

4 años

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