13.

Що се отнася до механизмите за възлагане на обществени поръчки за ITER, от гледна точка на стойността, официалният напредък на дейността се определя от основните етапи в схемата за разпределяне на кредит (СРК), които Съвместното предприятие печели ежегодно при изпълнението на конкретната обществена поръчка. Това се признава официално от Организацията ITER, що се касае до напредъка. Стойността на основните етапи на СРК обаче достига своя връх към края на доставката и поради това удостоверяването чрез кредити е изопачено. Поради това напредъкът по възлагането на обществени поръчки се наблюдава пряко чрез основните етапи на СРК, но и непряко чрез реализирането на основните етапи на свързаните договори.

14.

Следва да се отбележи, че съотношението на индивидуалните задължения се е увеличило с 13 % от 2012 г. и че планът за реализиране на бюджета за 2013 г. посочва, че процентът на индивидуални задължения следва да бъде до 80 % в края на 2013 г. Следователно Съвместното предприятие прогресивно наваксва забавянията по отношение на действителното изпълнение на поръчките, свързани със специфичен годишен бюджет/работна програма. В допълнение прогнозата за изпълнение потвърждава използването през 2013 г. на пълната сума, налична за глобалните задължения за 2012 г.

15.

Съвместното предприятие счита, че цялостната система за вътрешен контрол е в действие и се развива според нуждите на организацията. Създаването и реализирането на система за вътрешен контрол се развива според промените в организацията и следва да се разглежда като непрекъснат текущ процес.

От създаването си Съвместното предприятие е приело разработването на общите стратегии за контрол като един от основните си приоритети. Вече са въведени различни системи за контрол, които осигуряват управление с необходимото ниво на гаранции. В допълнение през 2012 г. беше сформиран екип, докладващ директно на директора със задачите да разработва и прилага общата стратегия за контрол на Съвместното предприятие, да следи за ефективността на средата за вътрешен контрол и да проследява всички препоръки за вътрешен и външен одит.

Встрани от цялостното заключение и без значително въздействие върху потвърждаването, независимата консултантска фирма установи няколко изключения и/или области, в които има нужда от подобрение. Трябва да се отбележи, че редица от тези области вече са установявани при други одити и/или оценки и вече са разгледани в онези планове за действие. Основният въпрос, разгледан от независимата фирма за одит и изискващ незабавно действие, е свързан с оперативните активи. Тази препоръка незабавно беше представена на вниманието на ръководството на Съвместното предприятие и бяха формулирани коригиращи мерки в рамките на план за действие.

От създаването си Съвместното предприятие полага значителни усилия за разработването на Информационна система за интегрирано управление и контрол, която позволява да се проследяват стриктно разчетите на разходите и отклоненията от прогнозите (вж. точка 29).

Във връзка с проследяването на вътрешни и външни одити следва да се отбележи, че независимо от отправените от Палатата забележки, на заседанието си от 14 юни 2013 г. одитният комитет изтъкна подобренията и изрази признателност за постигнатия напредък при изпълнението на плановете за действие.

Управление на риска беше създадено и системно се внедрява на ниво проекти. Определен е отговорник по управлението на риска, на когото е възложено да следи регистъра на риска и действията за намаляване на риска. Регистърът на риска се актуализира за всяко заседание на УС.

16.

Поради ниската си средна стойност процедурите на договаряне съответстват на 40 % от годишните оперативни процедури за възлагане на обществени поръчки, но не по-малко от 10 % от годишния ангажимент на Съвместното предприятие: в това отношение използването на процедури на договаряне с ниска стойност позволява на Съвместното предприятие да насочи ограничените вътрешни ресурси върху обществените поръчки с висока стойност/висок риск, което оказва благотворно въздействие за смекчаване на риска.

Във връзка с изключително малкия брой предложения, получени за поканите за отпускане на безвъзмездна помощ, Съвместното предприятие отчита проблема: до момента всички опити за повишаване и разширяване на участието в поканите за представяне на предложения са неуспешни. Смята се, че това се дължи на изключително специализираното естество на безвъзмездните помощи на Съвместното предприятие, които представляват интерес само за малък брой кандидати в Европа.

Следва да се отбележи, че в проучването „Потенциал за реорганизиране в рамките на проекта ITER с цел подобряване на ефективността на разходите“, поръчано от Комисията за бюджетен контрол на Европейския парламент, „Ърнст и Янг“ се съгласяват, че разпоредбите, наложени на Съвместното предприятие, не са добре приспособени към изключително конкретните му цели и ограничават капацитета на Съвместното предприятие за иновативен подход към ефективността на разходите.

17.

По отношение на първото заключение Съвместното предприятие се съгласява с твърдението, че в примерното споразумение за субсидии (ПСС) не са предвидени наказания. Проектът на примерния финансов правилник на Съвместното предприятие, одобрен от управителния съвет на предприятието през 2007 г., предвижда възможността Съвместното предприятие да налага подобни наказания. Тази възможност е премахната от текста след конкретно искане от Европейската комисия, направено по време на консултационен процес съгласно член 5 от Устава.

Съвместното предприятие обаче вярва, че липсата на подобна разпоредба в ПСС не излага в значителна степен Съвместното предприятие на риска да не постигне осезаеми своевременни резултати или да постигне резултати, които не отговарят на стандартите за качество. Съгласно ПСС Съвместното предприятие може винаги да преустанови споразумението за безвъзмездна помощ и да изиска в случай на неизпълнение или лошо изпълнение, нарушаване на основни задължения и други обстоятелства, посочени в ПСС, възстановяване на цялото или на част от финансовото участие на Съвместното предприятие.

По отношение на второто заключение следва да се отбележи, че поради ограничението на обхвата на одитния сертификат Съвместното предприятие изиска разяснения от бенефициента относно непреки разходи и впоследствие изиска одитната фирма да представи изменение на одитния сертификат. Плащането беше разрешено въз основа на получените допълнителни доказателства.

18.

Съвместното предприятие би желало да потвърди, че при реорганизацията на финансовите потоци през юни 2013 г. е взело под внимание предварителните изводи на одиторите. Поради това са въведени допълнителни мерки за контрол на нивото на доклада за техническа допустимост (ДТД), вследствие на което искане за плащане може да бъде прието само ако няма неотстранени несъответствия. В допълнение финансовите агенти също вече извършват преглед на ДТД, за да гарантират, че техническият доклад и фактурата съответстват на договорните условия.

19.

Съвместното предприятие проверява равностойността на правилата за обществени поръчки на другата възлагаща страна с правилата за обществени поръчки на Съвместното предприятие, за всяка съвместна обществена поръчка, за която се използват правилата на другата страна съгласно изискванията на член 83 от Правилника на Съвместното предприятие. Съвместното предприятие се съгласява с Палатата, че може да е уместно да се създадат общи стандарти, чрез които подобна равностойност ще се проверява от Съвместното предприятие по единен начин при бъдещи съвместни обществени поръчки, въпреки че това не се изисква стриктно съгласно член 83 от Правилника на Съвместното предприятие.

20.

Във връзка с използването на предварителни обявления Съвместното предприятие не е имало намерение да използва предварително обявление за намаляване на минималното времево ограничение за получаване на оферти, поради това е счетено за по-подходящо от съображения за прозрачност и конкурентност да се проведат информационни дни с европейската индустрия преди публикуването на обявлението за поръчка, като се даде възможност на икономическите оператори да задават въпроси за общия технически и административен аспект на поканата, както и да се свържат с евентуални партньори.

Във връзка с неспазването на член 85 от Финансовия регламент Съвместното предприятие се съгласява с констатациите на Палатата; трябва да се отбележи, че междувременно на Съвместното предприятие е осигурен достъп до системата за ранно предупреждение и проверката вече се извършва за всички възлагания.

При подписването на договора през декември 2012 г. Съвместното предприятие получи гаранция от банка, която не отговаря на рейтинговите изисквания на договора (да бъде най-малко рейтинга BBB). Това беше засечено от финансовия екип на етапа на валидиране на плащането за предварително финансиране и гаранцията беше съответно отхвърлена. От изпълнителя беше изискано да предостави валидна гаранция от банка с изисквания рейтинг. Тъй като приключването на счетоводните сметки наближаваше и изпълнителят предостави достатъчно гаранции относно текущите преговори с друга банка, счетоводителят реши да продължи и да разреши плащането за предварително финансиране. Това решение се основаваше на оценката, че вредите, причинени на Съвместното предприятие от загубата на плащането на заделените средства би била много по-голяма от риска от непредставянето на нова гаранция, като се има предвид, че плащането за предварително финансиране продължава да е гарантирано от първоначалната облигация. Накрая новата банкова гаранция беше предоставена през първата седмица на февруари.

По отношение на една от посочените процедури прогнозата за разходите наистина не беше точна, тъй като не беше актуализирана правилно по време на разработването на проекта (преди публикуването на поканата).

Що се отнася до втората процедура обаче, голямата разлика между първоначалната прогноза и първата получена оферта е резултат от ситуация на монопол, съществуваща към момента на европейския пазар.

Съвместното предприятие анулира първата покана и публикува повторно същия обхват, като го раздели на лотове, за да даде възможност за по-широка конкуренция. Това доведе до обща цена, много по-близка до първоначалната прогноза на Съвместното предприятие, като се има предвид по-специално, че разделянето на лотове оказа неблагоприятно въздействие върху икономиите от мащаба и предизвика увеличаване на неповтарящите се разходи.

21 — 23.

През 2013 г. Съвместното предприятие продължи с допълнителното реализиране на своята стратегия за контрол и мониторинг и със стратегията за последващи одити и проверка, която беше представена пред управителния съвет през декември 2012 г.

По отношение на последващия одит беше стартирано пилотно упражнение с външна фирма за одит, за да се оцени допустимостта на разходите, изискани от изпълнители в рамките на споразуменията за безвъзмездна помощ. Резултатът от пилотното упражнение ще позволи на Съвместното предприятие да прецизира и хармонизира допълнително процесите за последващ контрол.

Междувременно годишното планиране на одитите за осигуряване на качество продължава да се извършва по план. Въз основа на коментари, направени от Сметната палата в предишни годишни доклади, в момента обхватът на одитите за осигуряване на качество се преоценява чрез пилотно упражнение, за да се разшири с финансово ориентирани проверки на оперативни договори, т.нар. „последващи финансови проверки на договори за възлагане на обществени поръчки“.

Трябва да се отбележи обаче, че в годишния си доклад за 2011 г. одитният комитет на управителния съвет на Съвместното предприятие формулира становище срещу предложените действия в отговор на констатациите на Палатата относно последващите финансови проверки на договори за възлагане на обществени поръчки, тъй като те противоречат на принципа на договорите, договорени за цена. Одитният комитет изиска от Палатата да преоцени позицията си в това отношение. В резултат Съвместното предприятие преработи своите последващи финансови проверки на оперативни договори, както беше посочено от Палатата.

24.

На 26 и 27 юни 2013 г. управителният съвет прие документа „Прилагане на индустриалната политика“ със съгласието на Европейската комисия. Тази политика, заедно с вече приетите, определя политиката и рамката за управление на интелектуалната собственост в рамките на Съвместното предприятие.

Практическото изпълнение на нашите задължения за управлението на интелектуалната собственост може да се обобщи, както следва:

Накрая, за да се гарантира поверителността на информацията, свързана с интелектуална собственост, управлявана в нашите договори, в процес на въвеждане е политика за информационна сигурност. Тя ще предвижда електронно съхраняване на специален сървър на поверителната информация, свързана с интелектуална собственост. Приемането на подобна политика предстои и до януари 2014 г. следва да сме готови за прилагането ѝ с цел управление на информацията, свързана с интелектуална собственост.

25.

Въпреки че Съвместното предприятие се съгласява с фактическото заключение на Сметната палата, трябва да подчертае, че след първоначалното посочване на констатацията на одиторите през 2008 г. Съвместното предприятие предприе всички необходими действия, за да промени ситуацията. Управителният съвет пое отговорността да разгледа въпроса, като на закъснелия сътрудник се изпращат системни напомнения, а от държавите членки, които не плащат на време, се изисква да плащат лихви за просрочване съгласно член 48 от Правилника. За съжаление вътрешните процедури на някои от държавите членки понякога не им позволяват да спазват крайните срокове, определени от Финансовия правилник на Съвместното предприятие.

По отношение на бюджетното въздействие е важно да се подчертае, че вноските за членство, предмет на констатацията на Палатата, съставляват 0,6 % от бюджета на Съвместното предприятие и впоследствие забавянията са част от този процент.

В крайна сметка до края на бюджетната 2012 година остана дължима само една сума в размер на 1 085 евро.

Следователно закъснелите плащания на вноски за членство през 2012 г. не оказват измеримо въздействие върху изпълнението на бюджета и Съвместното предприятие.

Междувременно Съвместното предприятие ще продължи да гарантира, че вноските за членство ще се плащат с възможно най-малко забавяне.

26.

Вярно е, че към момента на одита посочените правила за прилагане не бяха приети официално. Бихме желали да подчертаем обаче, че за да се избегне правен вакуум, директорът на Съвместното предприятие прие решения, в които се посочва, че примерните правила за прилагане, приложими за агенцията, или правилата на Комисията, се прилагат за Съвместното предприятие по аналог (освен ако не е посочено друго). В това отношение Съвместното предприятие си осигури правилна и прозрачна референтна рамка, която се прилагаше последователно от организацията до въвеждането на официалните правила, приети от управителния съвет.

По отношение на тази последна точка значителен напредък беше постигнат след извършването на одита. През декември 2012 г. управителният съвет официално прие следните разпоредби за прилагане: критерии за присъждане на степен и стъпка при назначаване, работа на непълен работен ден, оценка на работата на директора, отпуск по семейни причини, отпуск за отглеждане на дете и прехвърляне на пенсионни права.

Във връзка с разпоредбите за наемането и използването на временен персонал, за оценяването, за предотвратяването на тормоз, сертифициране и атестация, правилата за прилагане бяха изпратени до Комисията за одобрение между януари и февруари 2013 г. (след приключване на процеса на вътрешни консултации) и Съвместното предприятие очаква одобрението на Комисията, преди те да бъдат приети от управителния съвет. Очаква се това да стане през декември 2013 г.

Понастоящем се извършва консултацията с Комитета по персонала относно правилата за прилагане във връзка с отпуски и отсъствия, средно управленско ниво и временно заемане на управленски позиции. Скоро те ще бъде представени за одобрение от Комисията.

Относно правила за прилагане, напр. правилата за наемане и използване на договорно наети служители, Съвместното предприятие изчаква финализирането на моделите от Комисията и поради това тези правила все още не могат да бъдат представени съгласно член 110 от Правилника за персонала.

Накрая бихме желали повторно да изтъкнем ангажимента на Съвместното предприятие за увеличаване на броя на правилата за прилагане, които да бъдат приети през 2013 г. и след това. Предвид това беше одобрен прогнозен календар за приемане и бяха реализирани вътрешни разпоредби, които имат за цел да улеснят процеса на приемане. Уверени сме, че ще бъде постигнат допълнителен напредък.

27 — 31.

През 2008 г. работна група в Съвместното предприятие, подкрепена от експерти от индустрията и от организации за обществени проучвания, изчисли, че очакваната стойност на предоставянето на договорения тогава европейски принос за изграждането на ITER е 5 940 млн. евро при необходими 663 млн. евро за непредвидени нужди. През 2008 г. разходите за сътрудничество по дейностите от широкообхватния подход с Япония и за администриране на Съвместното предприятие възлязоха на 650 млн. евро, при което за 2008 г. се получи обща стойност от 7 253 млн. евро, като тази стойност включваше гореспоменатите непредвидени нужди.

През 2008 г. Съветът предостави 6 600 млн. евро за периода 2007—2020 г. за Съвместното предприятие, за да се изпълнят европейските задължения по отношение на ITER и дейностите за широкообхватен подход, и изиска Съвместното предприятие да прави всякакви възможни икономии, за да гарантира, че лимитът на заложения бюджет ще бъде спазен.

От 2008 г. проектът ITER се разви значително в отговор на повишените изисквания по отношение на безопасността поради последиците от аварията във Фукушима, новите научни открития и развитието на проекта. Въпреки че някои от изискванията бяха облекчени, повечето промени доведоха до увеличаване на изискванията и до разширяване на обхвата на нещата, които Европа трябва да достави на ITER. Тези промени се осъществяват от Организацията ITER и ръководните й органи.

Отчитайки, че обхватът на европейския принос за ITER се е променил значително и че проектите са се развили осезаемо спрямо разчетите на разходите от 2008 г., Съвместното предприятие извърши задълбочен преглед на целия разчет на разходите през първите шест месеца на 2013 г.

За разлика от актуализациите за нарастване на стойността на разчета за разходите, представяни в предишни доклади до Съвета, тази актуализация на разчета на разходите предвижда също промени, предстоящи в бъдеще. Очакваната стойност на европейския принос за ITER, BA и функционирането на Съвместното предприятие вече се изчислява на 6 890 млн. евро. Ако се направи сравнение със заложения бюджет от 6 600 млн. евро за бюджетния период до 2020 г., ще се установи отрицателна непредвидена нужда от 290 млн. евро.

Промяната в непредвидените нужди от 165 млн. евро на 290 млн. евро след доклада на Съвместното предприятие до Съвета миналата година до голяма степен се дължи на значителното ескалиране на очакваните и реализираните разходи за сгради, произтичащ от увеличения обхват на сградите, които трябваше да бъдат осигурени, и от натиска, оказван от плана за строежа на сградите.

Както беше отбелязано в проучване на „Ърнст и Янг“, озаглавено „Потенциал за реорганизиране в рамките на проекта ITER с цел подобряване на ефективността на разходите“, възложено от Комисията за бюджетен контрол към Европейския парламент и осъществено в периода от юли 2012 г. до февруари 2013 г., Съвместното предприятие оказва ограничен контрол или не оказва контрол върху подобни промени, тъй като това е от компетенциите на Съвета на ITER и на неговите помощни органи.

Независимо от това и за да гарантира, че ще бъде спазено ограничението на бюджета, Съвместното предприятие разработи и продължава да разработва и прилага широк набор от мерки за задържане на разходите, включващи оптимизиране на стратегии за обществени поръчки и договорни условия за намаляване на разходите, а в сътрудничество с Организацията ITER оптимизиране на проекти за задържане на разходите. Състоянието на старите мерки и съвкупността от текущи мерки, заедно с новия разчет на разходите, бяха представени на управителния съвет на 26 юни 2013 г. (доклад F4E(13)-GB27-06). Тези мерки предлагат възможности за спестяване на над 300 млн. евро и осигуряват необходимите средства, за да се гарантира, че ще бъде спазено ограничението на бюджета за периода до 2020 г.

32.

Одитираната страна се съгласява с тази констатация и изтъква, че информацията за рисковете за разходите, посочена в параграф 30, не е установена през периода, който се обхваща от годишния доклад за 2012 г., и не е била налична към момента на неговото изготвяне. Поради това не е било възможно да бъде включена в годишния доклад за 2012 г., одобрен от управителния съвет през юни 2013 г. Освен това трябва да се отбележи, че подобна информация се докладва от Съвместното предприятие на Европейския парламент и на Съвета поне веднъж годишно в доклада за напредъка на Съвместното предприятие, който представя: а) постигнатия напредък при изпълнението на плана за задържане на разходите и икономии; б) ефективността и управлението на Агенцията и проекта ITER; и в) изпълнението на планираните дейности в рамките на годишния бюджет. Докладът за 2013 г. съдържа цялата свързана информация.

33.

В приемното споразумение, подписано между Съвместното предприятие и Кралство Испания през 2007 г., действително се предвижда, че Испания ще осигури на Съвместното предприятие постоянни помещения не по-късно от 3 години от подписването на споразумението. Споразумението предвижда също, че междувременно и преди предоставянето на постоянни помещения, Испания ще предостави временни помещения.

Испания все още не е предоставила постоянни помещения и за момента Съвместното предприятие заема временни помещения безвъзмездно, тъй като Испания заплаща пълния размер на разходите за помещенията (наем и поддръжка, както е предвидено в приемното споразумение, а Съвместното предприятие плаща частта на наемателя за временните помещения).

За да предостави постоянни помещения, Испания стартира неофициална процедура за избор на подходящо място и за архитектурен проект. Предвижда се изборът на място и проект да се извърши преди края на 2013 г.