(1)

Komise ve svém sdělení ze dne 2. prosince 2020 nazvaném „Digitalizace soudnictví v Evropské unii. Soubor příležitostí“ určila potřebu modernizovat legislativní rámec přeshraničních řízení v oblasti občanského, obchodního a trestního práva v Unii v souladu se zásadou „digitalizace jako standard“ a zároveň zajistit nezbytnou ochranu s cílem zabránit sociálnímu vyloučení, a zaručit vzájemnou důvěru, interoperabilitu a bezpečnost.

(2)

Pro dosažení plně funkčního prostoru svobody, bezpečnosti a práva je důležité, aby všechny členské státy usilovaly o snížení jakýchkoli stávajících rozdílů v digitalizaci systémů a využívaly možností, které nabízejí příslušné unijní mechanismy financování.

(3)

Pro účely posílení justiční spolupráce a zlepšení přístupu ke spravedlnosti by měly být právní akty Unie, které upravují komunikaci mezi příslušnými orgány, včetně institucí a agentur Unie, a mezi příslušnými orgány a fyzickými a právnickými osobami, v občanských a obchodních věcech, doplněny o podmínky pro vedení této komunikace digitálními prostředky.

(4)

Cílem tohoto nařízení je posílit účinnost a zefektivnit soudní řízení a usnadnit přístup ke spravedlnosti digitalizací stávajících komunikačních kanálů, což by mělo vést k úsporám nákladů a času, snížení administrativní zátěže a zvýšené odolnosti vůči okolnostem vyšší moci na straně všech orgánů zapojených do přeshraniční justiční spolupráce. Využívání digitálních komunikačních kanálů mezi příslušnými orgány by mělo vést ke zkrácení prodlení při vyřizování případů, a to v krátkodobém i dlouhodobém horizontu. To by mělo přinášet prospěch jednotlivcům, právnickým osobám a příslušným orgánům členských států a posílit důvěru v justiční systémy. Digitalizace komunikačních kanálů by rovněž byla přínosem v oblasti přeshraničního trestního řízení a v rámci boje Unie proti trestné činnosti. V tomto ohledu představuje vysoká úroveň bezpečnosti, kterou mohou digitální komunikační kanály poskytnout, krok vpřed, a to rovněž pokud jde o ochranu práv dotčených osob, jako jsou právo na respektování soukromého a rodinného života a právo na ochranu osobních údajů.

(5)

V souladu s právem Unie by měla být plně dodržována základní práva a svobody všech osob dotčených elektronickou výměnou údajů podle tohoto nařízení, zejména právo na účinný přístup ke spravedlnosti, právo na spravedlivý proces, zásada nediskriminace, právo na respektování soukromého a rodinného života a právo na ochranu osobních údajů.

(6)

Všechny subjekty by měly při plnění svých povinností podle tohoto nařízení dodržovat zásadu nezávislosti soudnictví, se zohledněním zásady dělby moci a dalších zásad právního státu.

(7)

Účinný přístup ke spravedlnosti je základním cílem prostoru svobody, bezpečnosti a práva. Digitalizace je klíčovým krokem ke zlepšení přístupu ke spravedlnosti, a k účinnosti, kvalitě a transparentnosti justičních systémů.

(8)

Je důležité, aby byly vytvořeny vhodné kanály a nástroje, kterými by mohly justiční systémy účinným způsobem digitálně spolupracovat. Na úrovni Unie je proto nezbytné vytvořit jednotný nástroj informační technologie, který umožní rychlou, přímou, interoperabilní, spolehlivou, dostupnou, bezpečnou a účinnou přeshraniční elektronickou výměnu údajů týkajících se jednotlivých případů mezi příslušnými orgány. Komise a členské státy by měly zajistit, aby byli do digitální transformace justičních systémů zapojeni odborníci v oblasti práva.

(9)

Pro digitální výměnu údajů týkajících se jednotlivých případů byly vyvinuty nástroje, jež nevyžadují nahrazování stávajících informačních systémů již zavedených v členských státech nebo jejich nákladné úpravy. Hlavním nástrojem tohoto druhu, který byl dosud vyvinut za účelem zajištění rychlé, přímé, interoperabilní, udržitelné, spolehlivé a bezpečné přeshraniční elektronické výměny údajů týkajících se jednotlivých případů mezi příslušnými orgány, je systém komunikace v oblasti e-justice prostřednictvím on-line výměny údajů (systém e-CODEX), jehož právní rámec stanoví nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2022/850 (3).

(10)

Digitalizace řízení by měla zajistit přístup všech osob ke spravedlnosti, včetně osob se zdravotním postižením. Decentralizovaný informační systém a evropské elektronické přístupové místo zřízené tímto nařízením by měly splňovat požadavky na přístupnost internetových stránek stanovené ve směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/2102 (4). Metody elektronických plateb uvedené v tomto nařízení by zároveň měly být v souladu s požadavky na přístupnost stanovenými ve směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/882 (5).

(11)

Zřízení digitálních kanálů pro přeshraniční komunikaci by přímo přispělo ke zlepšení přístupu ke spravedlnosti tím, že by se fyzické a právnické osoby mohly v řízeních spadajících do oblasti působnosti práva Unie v oblasti občanských a obchodních věcí domáhat ochrany svých práv a uplatňovat své nároky v digitální podobě, a tímto způsobem podávat podněty k zahájení řízení a vyměňovat si údaje týkající se jednotlivých případů se soudními nebo jinými příslušnými orgány.

(12)

S cílem zajistit, aby nástroje elektronické komunikace měly pozitivní dopad na přístup ke spravedlnosti, by členské státy měly vyčlenit dostatečné zdroje na zlepšení digitálních dovedností a gramotnosti občanů a zejména by měly zajistit, aby nedostatečné digitální dovednosti nebránily využívání decentralizovaného informačního systému. Členské státy by měly všem dotčeným odborníkům v oblasti justice, včetně žalobců, soudců a administrativních pracovníků, a příslušným orgánům nabízet odborné vzdělávání s cílem zajistit účelné používání decentralizovaného informačního systému. Toto odborné vzdělávání by mělo být zaměřeno na zlepšení fungování justičních systémů v celé Unii a dodržování základních práv a hodnot, zejména tím, že odborníkům v oblasti justice umožní účinně řešit případné problémy, které mohou nastat během řízení nebo jednání vedených prostřednictvím videokonferencí nebo jiných technologií komunikace na dálku, vzhledem k jejich virtuální povaze. Komise by měla členské státy vybízet, aby v rámci příslušných finančních programů Unie žádaly o granty na odborné vzdělávání, a měla by jim s těmito žádostmi pomáhat.

(13)

Toto nařízení by se mělo vztahovat na digitalizaci komunikace v případech s přeshraničním dopadem, které spadají do oblasti působnosti určitých právních aktů Unie v občanských, obchodních a trestních věcech. Uvedené akty by měly být uvedeny v přílohách tohoto nařízení. Toto nařízení by se mělo vztahovat rovněž na komunikaci mezi příslušnými orgány a institucemi a agenturami Unie, jako je Úřad evropského veřejného žalobce nebo Eurojust, pokud jsou příslušné podle právních aktů uvedených v příloze II. Jsou-li insolvenční správci podle vnitrostátního práva příslušní k přijímání pohledávek přihlášených zahraničním věřitelem v insolvenčním řízení podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2015/848 (6), měli by být považováni za příslušné orgány ve smyslu tohoto nařízení.

(14)

Toto nařízení by nemělo mít dopad na pravidla, kterými se řídí přeshraniční soudní řízení, stanovená právními akty uvedenými v přílohách I a II, s výjimkou pravidel zavedených tímto nařízením, která se týkají komunikace pomocí digitálních prostředků. Tímto nařízením by nemělo být dotčeno ani vnitrostátní právo, jež určuje orgán, osobu či instituci, které se zabývají jakýmkoli aspektem ověřování a předkládání žádostí, dokumentů a informací. Neměly by být dotčeny požadavky podle platného vnitrostátního práva týkající se dokumentů nebo informací, pokud jde o jejich pravost, přesnost, spolehlivost, důvěryhodnost a řádnou právní formu, s výjimkou pravidel týkajících se komunikace prostřednictvím digitálních prostředků zavedených tímto nařízením.

(15)

Zda má být případ považován za věc s přeshraničním dopadem, by mělo být určeno podle právních aktů uvedených v přílohách I a II. Pokud právní akty uvedené v přílohách I a II výslovně stanoví, že by se postup komunikace mezi příslušnými orgány měl řídit vnitrostátním právem, nemělo by se toto nařízení použít.

(16)

Povinnosti podle tohoto nařízení by se neměly vztahovat na ústní komunikaci, například po telefonu nebo osobně.

(17)

Toto nařízení by se nemělo použít na doručování písemností podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2020/1784 (7)ani na dokazování podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2020/1783 (8). Uvedená nařízení již stanoví zvláštní pravidla digitalizace justiční spolupráce. Avšak s cílem zlepšit přímé elektronické doručování dokumentů osobě, která má známou adresu pro doručování v jiném členském státě, by mělo toto nařízení v nařízení (EU) 2020/1784 zavést určité změny.

(18)

Pokud Komise ve fázích návrhu a budování evropského elektronického přístupového místa spolupracuje s externími subjekty, měly by mít tyto subjekty zkušenosti s vývojem bezpečných, uživatelsky vstřícných a dostupných informačních technologií.

(19)

Za účelem zajištění bezpečné, účinné, rychlé, interoperabilní, důvěrné a spolehlivé komunikace mezi členskými státy pro účely přeshraničních soudních řízení v občanských, obchodních a trestních věcech by měly být využívány vhodné moderní komunikační technologie, a to za předpokladu, že budou splněny určité podmínky týkající se bezpečnosti, neporušenosti a spolehlivosti obdrženého dokumentu a identifikace účastníků komunikace. Proto by měl být zřízen bezpečný, účinný a spolehlivý decentralizovaný informační systém pro výměnu údajů v přeshraničních soudních řízeních. Decentralizovaná povaha informačního systému by měla cílit na bezpečnou výměnu údajů mezi příslušnými orgány bez zapojení jakéhokoli orgánu Unie do podstaty této výměny. Decentralizovaný informační systém by měl rovněž umožnit bezpečnou výměnu údajů mezi členským státem a institucemi a agenturami Unie, jako je Eurojust, v případech spadajících do oblasti působnosti právních aktů uvedených v příloze II.

(20)

Decentralizovaný informační systém by se měl skládat z koncových systémů v členských státech a příslušných institucích a agenturách Unie a z interoperabilních přístupových bodů, jejichž prostřednictvím jsou tyto systémy zabezpečeným způsobem vzájemně propojeny. Přístupové body decentralizovaného informačního systému by měly být založeny na systému e-CODEX.

(21)

Pro účely tohoto nařízení by členské státy měly mít možnost místo vnitrostátního informačního systému používat software vyvinutý Komisí (dále jen „referenční prováděcí software“). Tento referenční prováděcí software by měl být založen na modulárním uspořádání, a tedy být uspořádán jako softwarový balíček a dodáván odděleně od složek systému e-CODEX potřebných k jeho připojení k decentralizovanému informačnímu systému. Toto uspořádání by mělo členským státům umožnit opětovně použít nebo posílit stávající vnitrostátní komunikační infrastruktury v justiční oblasti pro přeshraniční využití. Ve věcech týkajících se vyživovací povinnosti by členské státy mohly používat rovněž software vyvinutý Haagskou konferencí o mezinárodním právu soukromém (iSupport).

(22)

Komise by měla být odpovědná za vytvoření, vývoj a údržbu referenčního prováděcího softwaru v souladu se zásadami záměrné a standardní ochrany údajů a požadavků na přístupnost. Komise by měla navrhnout, vyvinout a udržovat referenční prováděcí software v souladu s požadavky a zásadami ochrany údajů stanovenými v nařízeních Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 (9) a (EU) 2016/679 (10) a směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/680 (11), zejména se zásadami záměrné a standardní ochrany údajů a vysoké úrovně kybernetické bezpečnosti. Těmito požadavky a zásadami by se především měla řídit každá fyzická a právnická osoba podílející se na vytváření, vývoji nebo údržbě vnitrostátních informačních systémů nebo referenčního prováděcího softwaru. Referenční prováděcí software by měl rovněž zahrnovat vhodná technická opatření a umožnit nezbytná organizační opatření, včetně dohledu nezbytného pro zajištění takové úrovně bezpečnosti a interoperability, která je vhodná pro výměnu informací v rámci přeshraničních soudních řízení. S cílem zajistit interoperabilitu s vnitrostátními informačními systémy by měl být referenční prováděcí software způsobilý implementovat digitální procesní normy, jak jsou vymezeny v nařízení (EU) 2022/850 pro příslušné právní akty uvedené v přílohách I a II tohoto nařízení.

(23)

Za účelem poskytnout navrhovatelům rychlou, bezpečnou a účinnou pomoc by měla být komunikace mezi příslušnými orgány, jako jsou soudy a ústřední orgány zřízené podle nařízení Rady (ES) č. 4/2009 (12) a (EU) 2019/1111 (13), zpravidla prováděna prostřednictvím decentralizovaného informačního systému.

(24)

Předávání prostřednictvím decentralizovaného informačního systému by mohlo být znemožněno narušením systému. Jakékoli narušení systému by mělo být vyřešeno příslušnými institucemi Unie a členskými státy co nejdříve. Předání by rovněž mohlo být v praxi nemožné z důvodu fyzické či technické povahy toho, co má být předáno, jako v případě předání fyzických důkazů nebo v případě potřeby předat originální dokument v listinné podobě k posouzení jeho pravosti, nebo z důvodu vyšší moci. Okolnosti vyšší moci obecně spočívají v nepředvídatelných a nevyhnutelných událostech majících příčinu mimo daný příslušný orgán. Pokud se nepoužije decentralizovaný informační systém, měla by se komunikace uskutečnit co nejvhodnějšími alternativními prostředky. Předání takovými alternativními prostředky by mělo spočívat mimo jiné v co možná nejrychlejším a bezpečném předání jinými bezpečnými elektronickými prostředky, poštou nebo předáním osobně, je-li takové předání možné.

(25)

Příslušné orgány by měly pro komunikaci standardně používat decentralizovaný informační systém. Pro účely zajištění flexibility justiční spolupráce by však v některých situacích mohly být vhodnější jiné komunikační prostředky. To by mohlo být vhodné v případě, kdy příslušné orgány potřebují přímou osobní komunikaci, a zejména v případě přímé komunikace mezi soudy podle nařízení (EU) 2015/848 a (EU) 2019/1111, jakož i v případě přímé komunikace mezi příslušnými orgány podle rámcových rozhodnutí Rady 2005/214/SVV (14), 2006/783/SVV (15), 2008/909/SVV (16), 2008/947/SVV (17), 2009/829/SVV (18), směrnice Evropského parlamentu a Rady 2014/41/EU (19) nebo nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1805 (20), pokud by komunikace mezi příslušnými orgány mohla být uskutečňována jakýmikoli prostředky nebo jakýmikoli vhodnými prostředky, podle těchto aktů.. V takových případech by příslušné orgány mohly použít méně formální komunikační prostředky, například e-mail.

Použití jiných komunikačních prostředků by mohlo být vhodné rovněž v případech, kdy komunikace zahrnuje nakládání s citlivými údaji nebo kdy převedení objemné dokumentace do elektronické podoby představuje pro příslušný orgán, který dokumentaci zasílá, nepřiměřenou administrativní zátěž. Vzhledem k tomu, že příslušné orgány nakládají s citlivými údaji, měly by být při výběru vhodných komunikačních prostředků vždy zajištěny bezpečnost a spolehlivost výměny informací. Decentralizovaný informační systém by měl být vždy považován za nejvhodnější prostředek pro výměnu formulářů zavedených právními akty, jež jsou uvedeny v přílohách I a II tohoto nařízení. Formuláře by však mohly být vyměňovány jinými prostředky v případech, kdy se příslušné orgány různých členských států nacházejí na stejném místě v určitém členském státě za účelem pomoci při výkonu postupů justiční spolupráce podle právních aktů uvedených v příloze II tohoto nařízení, je-li to nezbytné z důvodu naléhavosti dané záležitosti, jako je tomu v situacích podle směrnice 2014/41/EU, pokud vydávající orgán napomáhá při výkonu evropského vyšetřovacího příkazu ve vykonávajícím státě nebo pokud příslušné orgány různých členských států koordinují postupy justiční spolupráce v rámci právních aktů uvedených v příloze II tohoto nařízení za osobní účasti.

(26)

Pokud jde o složky decentralizovaného informačního systému, které jsou spravovány Unií, měl by mít subjekt řídící dané složky systému v souladu s bezpečnostními požadavky stanovenými nařízením (EU) 2022/850 dostatečné zdroje za účelem zajištění jejich řádného fungování.

(27)

Pro účely usnadnění přístupu fyzických a právnických osob k příslušným orgánům v občanských a obchodních věcech by toto nařízení mělo zřídit přístupové místo na úrovni Unie, „evropské elektronické přístupové místo“, jako součást decentralizovaného informačního systému, který by měl obsahovat informace pro fyzické a právnické osoby o jejich právu na právní pomoc a jehož prostřednictvím by měly mít možnost v případech, na které se vztahuje toto nařízení, uplatňovat nároky, podávat žádosti, odesílat a žádat o poskytnutí procesně významných informací, včetně digitalizovaných spisů nebo jejich částí, a tyto informace přijímat, a možnost komunikovat s příslušnými orgány, nebo těmito kroky pověřit své zástupce, nebo jehož prostřednictvím by jim mohly být doručovány soudní či mimosoudní písemnosti. Evropské elektronické přístupové místo by mělo být provozováno v rámci portálu evropské e-justice, který slouží jako jednotné kontaktní místo pro justiční informace a služby v Unii.

(28)

Uplatní se právo na právní pomoc stanovené právem Unie a vnitrostátním právem, zejména právo na právní pomoc stanovené nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 650/2012 (21), nařízeními Rady (ES) č. 4/2009 a (EU) 2019/1111 a směrnicí Rady 2003/8/ES (22). Fyzické a právnické osoby by měly mít přístup k příslušným informacím na portálu e-justice prostřednictvím odkazů na evropském elektronickém přístupovém místě.

(29)

V rámci komunikace fyzických a právnických osob s příslušnými orgány v občanských a obchodních věcech v přeshraničních případech by elektronická komunikace měla být používána jako alternativa ke stávajícím komunikačním prostředkům, a to včetně vnitrostátních prostředků, aniž by tím byl dotčen způsob komunikace fyzických nebo právnických osob s jejich vnitrostátními orgány v souladu s vnitrostátním právem. Při komunikaci právnických osob s příslušnými orgány by mělo být podporováno standardní používání elektronických prostředků. Aby však bylo zajištěno, že přístup ke spravedlnosti pomocí digitálních prostředků nepřispěje k dalšímu prohlubování digitální propasti, měla by být volba komunikačních prostředků mezi elektronickou komunikací stanovenou tímto nařízením a jinými komunikačními prostředky ponechána na uvážení dotčených osob. To je zvláště důležité pro zohlednění zvláštních situací osob, kterým mohou chybět potřebné technické prostředky nebo digitální dovednosti pro přístup k digitálním službám, a osob se zdravotním postižením, jelikož členské státy a Unie se zavázaly přijmout odpovídající opatření v souladu s Úmluvou Organizace spojených národů o právech osob se zdravotním postižením.

(30)

Za účelem rozšíření elektronické přeshraniční komunikace a předávání dokumentů prostřednictvím decentralizovaného informačního systému, mimo jiné i prostřednictvím evropského elektronického přístupového místa, by takto předaným dokumentům neměly být odepřeny právní účinky a neměly by být v řízení považovány za nepřípustné pouze z toho důvodu, že jsou v elektronické podobě. Touto zásadou by však nemělo být dotčeno posuzování právních účinků těchto dokumentů nebo přípustnosti dokumentů, které by mohly představovat důkazy podle vnitrostátního práva.

(31)

Aby se usnadnilo ústní jednání v řízeních v občanských, obchodních a trestních věcech s přeshraničním dopadem, mělo by toto nařízení stanovit volitelné použití videokonference nebo jiné technologie komunikace na dálku.

(32)

Videokonference nebo jiné technologie komunikace na dálku by měly umožnit příslušnému orgánu ověřit totožnost osob, jež mají být slyšeny, a měly by umožnit vizuální, zvukovou a ústní komunikaci během jednání. Pouhý telefonát by neměl být v ústních jednáních považován za řádnou technologii komunikace na dálku. Použitá technologie by měla splňovat platné standardy pro ochranu osobních údajů, důvěrnosti komunikace a zabezpečení údajů, bez ohledu na typ jednání, pro které se používá.

(33)

Jednání vedené prostřednictvím videokonference nebo jiné technologie komunikace na dálku by nemělo být zamítnuto pouze na základě toho, že neexistují vnitrostátní pravidla upravující používání technologie komunikace na dálku. V takovém případě by se měla obdobně použít nejvhodnější pravidla platná podle vnitrostátního práva, například pravidla pro dokazování.

(34)

Tímto nařízením by nemělo být dotčeno právo na tlumočení a videokonference nebo jiné technologie komunikace na dálku použité v řízeních v občanských, obchodních nebo trestních věcech by měly využití tlumočení umožnit.

(35)

S cílem usnadnit ústní jednání v řízeních v občanských, obchodních a trestních věcech s přeshraničním dopadem by toto nařízení mělo stanovit volitelné použití videokonference nebo jiné technologie komunikace na dálku pro účast stran nebo jejich zástupců na takových jednáních, s výhradou dostupnosti příslušné technologie, možnosti stran předložit stanovisko k využití takové technologie a vhodnosti využití takové technologie za konkrétních okolností dané věci. Toto nařízení by nemělo bránit ani osobám, které pomáhají jedné ze stran, ani státním zástupcům v občanských a obchodních věcech, aby se v souladu s platným vnitrostátním právem účastnili jednání prostřednictvím videokonference nebo jiné technologie komunikace na dálku.

(36)

Postup pro zahájení a vedení jednání prostřednictvím videokonference nebo jiné technologie komunikace na dálku by se měl řídit v občanských a obchodních věcech právem členského státu, v němž se řízení koná. Pokud vnitrostátní právo členského státu, který vede jednání v občanských nebo obchodních věcech, upravuje pořizování záznamu z jednání, měly by být strany informovány o daných ustanoveních a, pokud je taková možnost stanovena, o jejich možnosti podat proti záznamu námitku.

(37)

Při rozhodování, zda umožnit účast stran a jejich zástupců na jednání v občanských a obchodních věcech prostřednictvím videokonference nebo jiné technologie komunikace na dálku, by měl příslušný orgán zvolit vhodnou metodu pro zjištění stanovisek stran v souladu s vnitrostátním procesním právem.

(38)

Pokud příslušný orgán v řízení v občanských nebo obchodních věcech rozhodl, že umožní účast nejméně jedné ze stran nebo jiných osob na jednání prostřednictvím videokonference, měl by zajistit, aby tyto osoby měly k uvedenému jednání prostřednictvím videokonference přístup. Zejména by měl příslušný orgán zaslat takovým osobám odkaz, aby se mohly účastnit dané videokonference a poskytnout technickou pomoc. Příslušný orgán by měl například poskytnout pokyny ohledně softwaru, který bude použit, a v nezbytných případech zorganizovat před jednáním technickou zkoušku. Příslušný orgán by měl zohlednit zvláštní potřeby osob se zdravotním postižením.

(39)

Pokud se podle vnitrostátního práva účastní řízení v občanských nebo obchodních věcech dítě, zejména jako strana, mělo by mít možnost účastnit se jednání prostřednictvím videokonference nebo jiné technologie komunikace na dálku stanovené v tomto nařízení, a to s přihlédnutím ke svým procesním právům. Na druhé straně, pokud se dítě účastní řízení za účelem dokazování v občanských nebo obchodních věcech, například pokud má být dítě vyslechnuto jako svědek, mohlo by být rovněž vyslechnuto prostřednictvím videokonference nebo jiné technologie komunikace na dálku v souladu s nařízením (EU) 2020/1783.

(40)

Pokud příslušný orgán požaduje účast osoby za účelem dokazování v občanských nebo obchodních věcech, účast této osoby na jednání prostřednictvím videokonference nebo jiné technologie komunikace na dálku by se měla řídit nařízením (EU) 2020/1783.

(41)

Toto nařízení by se nemělo vztahovat na použití videokonference nebo jiné technologie komunikace na dálku v občanských nebo obchodních věcech, pokud je takové použití již stanoveno v právních aktech uvedených v příloze I, nebo v případech bez přeshraničního dopadu. Toto nařízení by se navíc nemělo vztahovat na používání videokonferencí ani jiné technologie komunikace na dálku v postupech notářského ověřování.

(42)

V trestních věcech by se postup pro zahájení a vedení jednání prostřednictvím videokonference nebo jiné technologie komunikace na dálku měl řídit právem členského státu, který jednání vede. Členským státem, který vede jednání prostřednictvím videokonference nebo jiné technologie komunikace na dálku, by se měl rozumět členský stát, který o použití videokonference či jiné technologie komunikace na dálku požádal.

(43)

Pravidla pro používání videokonferencí nebo jiných technologií komunikace na dálku pro jednání v rámci postupů justiční spolupráce v trestních věcech stanovená v tomto nařízení by se neměla vztahovat na jednání prostřednictvím videokonference nebo jiné technologie komunikace na dálku vedených pro účely dokazování nebo pro účely vedení soudního řízení, které by mohlo vést k rozhodnutí o vině či nevině podezřelé nebo obviněné osoby. Tímto nařízením by neměla být dotčena směrnice 2014/41/EU, Úmluva o vzájemné pomoci v trestních věcech mezi členskými státy Evropské unie a rámcové rozhodnutí Rady 2002/465/SVV (23).

(44)

Za účelem ochrany práva na spravedlivý proces a práva na obhajobu by měla podezřelá, obviněná nebo odsouzená osoba, či dotčená osoba vymezená v nařízení (EU) 2018/1805 jiná než osoba podezřelá, obviněná nebo odsouzená, udělit souhlas s použitím videokonference nebo jiné technologie komunikace na dálku pro účely jednání v rámci postupů justiční spolupráce v trestních věcech. Příslušný orgán by měl mít možnost odchýlit se od požadavku požádat o souhlas podezřelé, obviněné nebo odsouzené osoby, nebo dotčené osoby pouze za výjimečných okolností, kdy je toto odchýlení řádně odůvodněno závažnými hrozbami pro veřejnou bezpečnost a veřejné zdraví, jež se ukazují jako skutečné a aktuální, nebo předvídatelné. Výjimky týkající se žádosti o souhlas s videokonferencí by se měly uplatnit pouze v nezbytné míře, a měly by plně respektovat Listinu základních práv Evropské unie (dále jen „Listina“). V případě, že není o souhlas požádáno, by podezřelá, obviněná nebo odsouzená osoba či dotčená osoba měly mít možnost požádat o přezkum v souladu s vnitrostátním právem a v plném souladu s Listinou.

(45)

V případě porušení práv podezřelé, obviněné nebo odsouzené osoby v souvislosti s jednáním vedeným prostřednictvím videokonference nebo jiné technologie komunikace na dálku by měl být zaručen přístup k účinnému opravnému prostředku v souladu s článkem 47 Listiny. Přístup k účinnému opravnému prostředku by měl být zaručen i jiným dotčeným osobám než podezřelé, obviněné nebo odsouzené osobě v souvislosti s jednáním prostřednictvím videokonference nebo jiné technologie komunikace na dálku v řízeních podle nařízení (EU) 2018/1805.

(46)

Příslušné orgány odpovědné za jednání prostřednictvím videokonference nebo jiné technologie komunikace na dálku v trestních věcech by v souladu s platným vnitrostátním právem měly zajistit důvěrnost komunikace mezi podezřelou, obviněnou nebo odsouzenou osobou, či dotčenou osobou v řízení podle nařízení (EU) 2018/1805, a jejich právním zástupcem, a to bezprostředně před jednáním i během něj.

(47)

Příslušný orgán, který obdržel žádost o vedení jednání (dále jen „dožádaný příslušný orgán“), pokud je jednání vedené prostřednictvím videokonference nebo jiné technologie komunikace na dálku organizováno v trestních věcech, by měl zajistit, aby podezřelá, obviněná nebo odsouzená osoba, či dotčená osoba vymezená v nařízení (EU) 2018/1805, včetně osob se zdravotním postižením, měly přístup k nezbytné infrastruktuře pro použití videokonference nebo jiné technologie komunikace na dálku. To by mělo zahrnovat odpovědnost za zajištění přístupu například do prostor, kde se má jednání konat, a k dostupnému technickému vybavení. Pokud není technické vybavení dostupné v prostorách dožádaného příslušného orgánu, měl by mít tento orgán možnost učinit v souladu s vnitrostátními postupy praktická opatření zorganizováním jednání v prostorách jiného orgánu pro účely jeho vedení prostřednictvím videokonference nebo jiné technologie komunikace na dálku, pokud je to možné.

(48)

Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 (24) stanoví společný regulační rámec Unie pro uznávání prostředků pro elektronickou identifikaci a elektronických služeb vytvářejících důvěru (dále jen „služby vytvářející důvěru podle nařízení e-IDAS“), tedy zejména elektronických podpisů, elektronických pečetí, časových razítek, služeb elektronického doručování a autentizace internetových stránek, u nichž je přeshraničně uznáváno, že mají stejný právní status jako jejich fyzické ekvivalenty. Toto nařízení by proto pro účely digitální komunikace mělo upravit využívání služeb vytvářejících důvěru podle nařízení e-IDAS.

(49)

Pokud dokument předávaný v rámci elektronické komunikace podle tohoto nařízení vyžaduje pečeť nebo podpis, měly by příslušné orgány použít kvalifikovanou elektronickou pečeť nebo kvalifikovaný elektronický podpis, jak jsou vymezeny v nařízení (EU) č. 910/2014, a fyzické nebo právnické osoby by měly použít kvalifikovaný elektronický podpis nebo elektronickou identifikaci. Tímto nařízením by však neměly být dotčeny formální požadavky vztahující se na dokumenty předložené na podporu žádosti, kterými by mohly být digitální originály nebo ověřené kopie. Rovněž by jím nemělo být dotčeno vnitrostátní právo týkající se konverze dokumentů ani požadavky týkající se pravosti, přesnosti, spolehlivosti, důvěryhodnosti a řádné právní formy dokumentů nebo informací, s výjimkou podmínek týkajících se komunikace pomocí digitálních prostředků zavedených tímto nařízením.

(50)

Pro účely usnadnění platby poplatků v případech s přeshraničním dopadem, které spadají do oblasti působnosti právních aktů Unie v občanských a obchodních věcech uvedených v příloze I, by technické prostředky pro elektronické platby poplatků měly vyhovovat použitelným pravidlům o přístupnosti. V online prostředí by mělo být možné použití platebních metod, které jsou široce dostupné v celé Unii, jako jsou kreditní karty, debetní karty, elektronická peněženka a bankovní převody, a tyto platební metody by měly být přístupné prostřednictvím evropského elektronického přístupového místa.

(51)

Pro zajištění plného dosažení cílů tohoto nařízení a pro uvedení stávajících právních aktů Unie v občanských, obchodních a trestních věcech do souladu s tímto nařízením je nezbytné tímto nařízením změnit tyto právní akty: nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 805/2004 (25), (ES) č. 1896/2006 (26), (ES) č. 861/2007 (27), (EU) č. 606/2013 (28), (EU) č. 655/2014 (29), (EU) 2015/848 a (EU) 2018/1805. Cílem změn je zajistit, aby komunikace probíhala v souladu s pravidly a zásadami stanovenými v tomto nařízení. Změny směrnic a rámcových rozhodnutí v občanských, obchodních a trestních věcech jsou stanoveny ve směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2023/2843 (30).

(52)

V souladu s body 22 a 23 interinstitucionální dohody ze dne 13. dubna 2016 o zdokonalení tvorby právních předpisů (31) by Komise rovněž měla provést hodnocení tohoto nařízení na základě informací shromážděných prostřednictvím zvláštních monitorovacích opatření, včetně kvantitativních a kvalitativních posouzení pro každý z právních aktů uvedených v přílohách I a II tohoto nařízení, aby bylo možno posoudit skutečné účinky tohoto nařízení v praxi, zejména zjistit dopad na účinnost a efektivnost digitalizace přeshraniční justiční spolupráce, a posoudit, zda je třeba podniknout další kroky.

(53)

Referenční prováděcí software vyvinutý Komisí jako koncový systém, by měl účelově shromažďovat údaje potřebné pro monitorování, a tyto údaje by měly být přeposílány Komisi. Pokud si členské státy zvolí namísto referenčního prováděcího softwaru vyvinutého Komisí vnitrostátní informační systém, mohl by být takový systém vybaven k účelovému shromažďování příslušných údajů, a v takovém případě by tyto údaje měly být přeposílány Komisi. Konektor e-CODEX by mohl být rovněž vybaven funkcí umožňující vyhledávání příslušných statistických údajů.

(54)

V případech, kdy není možné automaticky shromažďovat údaje o počtu jednání, při nichž byla použita videokonference, a za účelem omezení dodatečné administrativní zátěže z důvodu shromažďování údajů, by měl každý členský stát určit alespoň jeden soud nebo příslušný orgán pro účely vytvoření monitorovacího vzorku. Takto určený soud nebo příslušný orgán by měl mít za úkol shromažďovat a poskytovat Komisi takové údaje o jednáních, která u něj probíhají, které by umožnily odhadnout množství případů v daném členském státě, a tak získat údaje nezbytné pro hodnocení tohoto nařízení. Určený soud nebo příslušný orgán by měl mít pravomoc vést jednání prostřednictvím videokonference v souladu s tímto nařízením. V oblastech, kde jsou za příslušné orgány ve smyslu tohoto nařízení považovány jiné orgány než soudy nebo státní zástupci, například notáři, by měl být určený monitorovací vzorek reprezentativní rovněž ve vztahu provádění tohoto nařízení těmito orgány.

(55)

Použitím tohoto nařízení nejsou dotčeny dělba moci a nezávislost soudnictví v členských státech, ani procesní práva zakotvená v Listině a v právu Unie, jako jsou směrnice o procesních právech, totiž směrnice Evropského parlamentu a Rady 2010/64/EU (32), 2012/13/EU (33), 2013/48/EU (34), (EU) 2016/343 (35), (EU) 2016/800 (36) a (EU) 2016/1919 (37), a zejména právo na tlumočníka, právo na přístup k právnímu zástupci, právo na přístup ke spisu, právo na právní pomoc a právo být přítomen při soudním jednání.

(56)

Na zpracování osobních údajů prováděné v decentralizovaném informačním systému se vztahují nařízení (EU) 2016/679 a (EU) 2018/1725 a směrnice (EU) 2016/680. Za účelem vyjasnění odpovědnosti za zpracování osobních údajů odesílaných nebo přijímaných prostřednictvím decentralizovaného informačního systému by toto nařízení mělo stanovit, kdo má být považován za správce osobních údajů. Pro tento účel by se mělo mít za to, že každý odesílající nebo přijímající subjekt určil účel a prostředky zpracování osobních údajů samostatně.

(57)

Za účelem zajištění jednotných podmínek k provedení tohoto nařízení v souvislosti se zřízením decentralizovaného informačního systému by měly být Komisi svěřeny prováděcí pravomoci. Tyto pravomoci by měly být vykonávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 182/2011 (38). Prováděcí akty by měly členským státům umožnit přizpůsobit příslušné vnitrostátní informační systémy pro účely připojení k decentralizovanému informačnímu systému.

(58)

Jelikož cílů tohoto nařízení, zejména harmonizované digitalizace přeshraniční justiční spolupráce, nemůže být dosaženo uspokojivě členskými státy jednajícími samostatně, neboť mimo jiné není možné zaručit interoperabilitu informačních systémů členských států a institucí a agentur Unie, ale spíše jich z důvodu koordinovaného postupu Unie může být lépe dosaženo na úrovni Unie, může Unie přijmout opatření v souladu se zásadou subsidiarity stanovenou v článku 5 Smlouvy o Evropské unii (dále jen „Smlouva o EU“). V souladu se zásadou proporcionality stanovenou v uvedeném článku nepřekračuje toto nařízení rámec toho, co je nezbytné pro dosažení těchto cílů.

(59)

V souladu s články 1 a 2 Protokolu č. 22 o postavení Dánska, připojeného ke Smlouvě o EU a ke Smlouvě o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“), se Dánsko neúčastní přijímání tohoto nařízení a toto nařízení pro ně není závazné ani použitelné.

(60)

V souladu s články 1 a 2 a čl. 4a odst. 1 Protokolu č. 21 o postavení Spojeného království a Irska s ohledem na prostor svobody, bezpečnosti a práva, připojeného k Smlouvě o EU a k Smlouvě o fungování EU, a aniž je dotčen článek 4 uvedeného protokolu, se Irsko neúčastní přijímání tohoto nařízení a toto nařízení pro ně není závazné ani použitelné.

(61)

Evropský inspektor ochrany údajů byl konzultován v souladu s čl. 42 odst. 1 nařízení (EU) 2018/1725 a dne 25. ledna 2022 předložil své formální připomínky,