(1)   Diese Regeln gelten für folgende Personen (im Folgenden „externe Sachverständige“):

(2)   Bei den externen Sachverständigen kann es sich um Sachverständige aus dem Privatsektor oder um Regierungssachverständige handeln:

(1)   Alle externen Sachverständigen haben Anspruch auf Erstattung ihrer Reisekosten für die Strecke von dem aus der Einladung hervorgehenden Ort (berufliche oder private Anschrift) bis zum Sitzungsort, wobei das aufgrund der jeweiligen Entfernung angemessenste Verkehrsmittel zu wählen ist. Hierbei handelt es sich grundsätzlich um die Kosten einer Bahnfahrt 2. Klasse bei Strecken von unter 400 km (einfache Fahrt entsprechend der offiziellen Entfernung in Eisenbahnkilometern) oder die Kosten eines Flugscheins der Economy-Klasse bei Entfernungen von mindestens 400 km.

(2)   Der Direktor/die Direktorin des Ständigen Sekretariats achtet insbesondere darauf, dass Sitzungen so geplant werden, dass die externen Sachverständigen die kostengünstigsten Tarife nutzen können. Der Direktor/die Direktorin prüft insbesondere solche Erstattungsanträge genau, bei denen außergewöhnlich hohe Flugpreise angegeben werden. Der Direktor/die Direktorin hat das Recht, alle erforderlichen Prüfungen vorzunehmen und alle hierfür erforderlichen Nachweise von den externen Sachverständigen anzufordern. Der Direktor/die Direktorin kann ferner, soweit dies gerechtfertigt erscheint, die Erstattung auf den im Normalfall üblichen Tarif für eine Reise vom Arbeits- oder Wohnort des/der externen Sachverständigen zum Sitzungsort beschränken.

(3)   Die Reisekosten werden gegen Vorlage folgender Originalbelege erstattet: Tickets und Rechnungen oder im Falle von Internetbuchungen ein Ausdruck der elektronischen Reservierung und der Bordkarten für die Hinreise. Aus den vorgelegten Unterlagen müssen die auf der Reise in Anspruch genommene Klasse, die Reisezeiten und der gezahlte Betrag hervorgehen.

(4)   Die Erstattung der Kosten für Reisen im Privatfahrzeug erfolgt auf der Grundlage der Kosten für eine Bahnfahrt 2. Klasse.

(5)   Befährt kein Zug die im Privatfahrzeug zurückgelegte Strecke, so werden 0,22 EUR je km erstattet.

(6)   Taxikosten werden nicht erstattet.

(1)   Das pro Sitzungstag gezahlte Tagegeld deckt pauschal alle Ausgaben am Sitzungsort ab, unter anderem auch Kosten für Verpflegung und Beförderung am Ort (Bus, Straßenbahn, U-Bahn, Taxi, Parkgebühren, Maut usw.) sowie für die Reise- und Unfallversicherung.

(2)   Das Tagegeld beträgt 92,00 EUR.

(3)   Liegt der in der Einladung aufgeführte Abfahrtsort höchstens 100 km vom Sitzungsort entfernt, so wird das Tagegeld um 50 % gekürzt.

(4)   Externe Sachverständige, die aufgrund der Unvereinbarkeit der Sitzungszeiten mit den Fahr- oder Flugplänen (1) eine oder mehrere Nächte vor Ort verbringen müssen, erhalten auch Übernachtungsgeld. Dieses beträgt 100,00 EUR pro Nacht. Die Anzahl der Übernachtungen darf die Anzahl der Sitzungstage + 1 nicht überschreiten.

(5)   Ausnahmsweise kann zusätzliches Übernachtungsgeld und/oder zusätzliches Tagegeld gezahlt werden, wenn sich durch die Verlängerung des Aufenthalts des/der externen Sachverständigen eine Ermäßigung der Beförderungskosten erreichen lässt, deren Höhe den Betrag dieser Sätze übersteigt.

(6)   Das Tagegeld und/oder das Übernachtungsgeld können durch eine begründete Entscheidung des Direktors/der Direktorin für sehr hochrangige externe Sachverständige um 50 % angehoben werden.

(1)   Sofern im Einladungsschreiben und im Antrag auf Organisation der Sitzung nicht anders angegeben, haben Sachverständige des Privatsektors für jeden Sitzungstag Anspruch auf Zahlung von Tagegeld und gegebenenfalls auf Übernachtungsgeld, wenn sie ehrenwörtlich erklären, für denselben Aufenthalt keine ähnliche(n) Zahlung(en) von einer anderen Einrichtung zu erhalten. Der Direktor/Die Direktorin sorgt dafür, dass die Einladungen und der Antrag auf Veranstaltung der Sitzung inhaltlich übereinstimmen.

(2)   Regierungssachverständige erhalten für jeden Sitzungstag Tagegeld und gegebenenfalls Übernachtungsgeld, sofern dies in der jeweiligen Geschäftsordnung des Ausschusses oder der Arbeitsgruppe vorgesehen ist und sie ehrenwörtlich erklären, für denselben Aufenthalt keine ähnlichen Zahlungen seitens ihrer Verwaltung zu erhalten.

(3)   Der Direktor/die Direktorin kann durch begründete Entscheidung nach Vorlage der entsprechenden Belege die Erstattung von Beträgen genehmigen, die externe Sachverständige gegebenenfalls aufgrund ihnen schriftlich vorliegender besonderer Anweisungen verauslagen mussten.

(4)   Jeder/jede externe Sachverständige erhält die Erstattung aller Reisekosten, Tage- und Übernachtungsgelder auf ein einziges Bankkonto.

(5)   Bei Regierungssachverständigen erfolgt die Erstattung auf ein Konto, dessen Inhaber die Regierung, eines ihrer Ministerien oder eine öffentliche Stelle ist, sofern die Regierung, das betreffende Ministerium oder die öffentliche Stelle nicht von dieser Regelung abweicht.

(1)   Die Höchstzahl an externen Sachverständigen pro Sitzung, unabhängig davon, ob sie Anspruch auf Kostenerstattung haben oder nicht, ist auf je einen Regierungssachverständigen/eine Regierungssachverständige pro südosteuropäischer Partei und pro Mitgliedstaat der EU sowie eine der Anzahl der Regierungssachverständigen entsprechende Anzahl von Sachverständigen aus dem Privatsektor beschränkt.

(2)   Der Direktor/Die Direktorin kann bei gemeinsamen Sitzungen mehrerer Ausschüsse oder Arbeitsgruppen durch begründete Entscheidung von der Vorgabe gemäß Absatz 1 abweichen.

(1)   Die Zahlungsanweisung wird auf der Grundlage des ordnungsgemäß ausgefüllten und vom/von der externen Sachverständigen sowie dem für die Bescheinigung der Anwesenheit des/der externen Sachverständigen zuständigen Sitzungssekretariat unterschriebenen Erstattungsantrags erstellt.

(2)   Externe Sachverständige legen dem Sitzungssekretariat die für die Erstattung erforderlichen Unterlagen spätestens 30 Kalendertage nach dem letzten Sitzungstag per Brief, Fax oder E-Mail vor; es gilt das Datum des Poststempels bzw. das Fax- oder Maildatum.

(3)   Das Ständige Sekretariat erstattet die Kosten der externen Sachverständigen innerhalb von 30 Kalendertagen.

(4)   Vorbehaltlich eines Nachweises durch den externen Sachverständigen/die externe Sachverständige, der durch eine begründete Entscheidung des Direktors/der Direktorin anerkannt wird, entbindet die Nichtbeachtung der Vorschrift des Absatzes 2 die Verkehrsgemeinschaft von jeder Erstattung der Reisekosten und jeder Zahlung von Tagegeldern.

(1)   Die Reisekosten werden in Euro, gegebenenfalls zu dem am Sitzungstag geltenden Wechselkurs, erstattet.

(2)   Das Tagegeld und gegebenenfalls das Übernachtungsgeld werden auf der Grundlage der am Sitzungstag geltenden Pauschale in Euro gezahlt.