15.

Ohne die vom Hof festgestellten allgemeinen Vollzugsraten in Frage stellen zu wollen, möchte das Gemeinsame Unternehmen darauf hinweisen, dass in Bezug auf den überwiegenden Teil seiner operativen Ausgaben (1) die tatsächliche Vollzugsrate bei den Verpflichtungsermächtigungen 97 % und bei den Zahlungsermächtigungen 84 % betrug. Das Gemeinsame Unternehmen hatte weitere Kostenerstattungsanträge in Höhe von zusätzlichen 5 % erhalten, die bis zum Jahresende jedoch noch nicht validiert worden waren. Damit würde die tatsächliche Vollzugsrate 89 % betragen und auf eine höhere Umsetzung der operativen Aufgaben hinweisen. Das Gemeinsame Unternehmen erkennt hingegen an, dass bei den Zahlungen im Zusammenhang mit Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen weitere Verbesserungen erforderlich sind, um das Gemeinsame Unternehmen in die Lage zu versetzen, mehr Projekte rechtzeitig abzuschließen und insgesamt höhere Zahlungsermächtigungen auszuführen (2). Insgesamt hat das Gemeinsame Unternehmen bei den letzten Aufforderungen einen rückläufigen Trend bei der zeitlichen Projektabwicklung festgestellt, was darauf zurückzuführen ist, dass es kontinuierlich an der Verbesserung seiner Arbeitsabläufe und Verfahren arbeitet, um den Zeitraum zur Gewährung der Finanzhilfen zu verringern. Die durchschnittliche Zeit zwischen der Veröffentlichung der am 13. Januar 2012 lancierten Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen SP1-JTI-CS-2012-01 und der Unterzeichnung der Vereinbarung über eine Finanzhilfe des Gemeinsamen Unternehmens betrug tatsächlich 278 Tage (9,1 Monate).

16.

In der Zwischenzeit und vor der Erstellung der endgültigen Version des Jahresabschlusses 2012 hat das Finanzteam des Gemeinsamen Unternehmens Clean Sky daran gearbeitet, die vom Hof hervorgehobenen Mängel des GMT-Instruments zu beheben. Diese Mängel bezogen sich auf die Behandlung von nachträglichen Anpassungen von Kostenerstattungsanträgen und auf die Erfassung von Teilzahlungen. Die beiden Abläufe wurden in das Instrument integriert und funktionieren jetzt.

Zur weiteren Verbesserung der vom System bereitgestellten Unterstützung testet das Gemeinsame Unternehmen Clean Sky derzeit eine neue Funktion, die es ermöglicht, die Sachbeiträge der Mitglieder zu erfassen und nachzuverfolgen. Diese Funktion steht voraussichtlich vor Ablauf des Jahres 2013 zur Verfügung.

17.

Hinsichtlich der vom Hof überprüften Bescheinigungen über die Kostenaufstellung für zwei Kostenerstattungsanträge für das Jahr 2010 und der darin festgestellten Ausnahmen, hatte das Gemeinsame Unternehmen während der Validierung 2011 zahlreiche Maßnahmen ergriffen, um die von den Prüfern festgestellten Probleme zu klären und angemessen auf die in den Bescheinigungen enthaltenen Prüfungsbegrenzungen zu reagieren. Die Validierung der betreffenden Kostenkategorien für das Personal und die indirekten Kosten wurde vom Gemeinsamen Unternehmen zunächst unter Vorbehalt gestellt.

In einem der beiden vom Hof geprüften Fälle stellten dieselben Prüfer eine Bescheinigung über die Kostenaufstellung für den nachfolgenden Kostenerstattungsantrag (2011) des Begünstigten aus, der dem Gemeinsamen Unternehmen ausreichende Sicherheit über die Förderfähigkeit der Kosten gab, die auch für den Vorjahreszeitraum (2010) geltend gemacht worden waren. Deshalb hatte das Gemeinsame Unternehmen die betreffende Zahlung, die zunächst unter Vorbehalt gestellt worden war, freigegeben.

In dem anderen vom Hof angesprochenen Fall, bei dem laut der Bescheinigung über die Kostenaufstellung Nachweise über die Personalkosten (Arbeitsverträge) fehlten und die dennoch vom Gemeinsamen Unternehmen validiert wurden, ist der Ex-post-Prüfer des Gemeinsamen Unternehmens nachfolgend zu dem Schluss gekommen, dass die vom Begünstigten vorgelegten alternativen Nachweise eine ausreichende Garantie darstellten, um die betreffenden Kosten als förderfähig anzusehen.

Um den Begünstigten, den Finanzbeauftragen des Gemeinsamen Unternehmens und den externen Prüfern eindeutige Informationen zu bestimmten wiederkehrenden Problemen bei Kostenerstattungsanträgen (z. B. alternative Nachweise für Arbeitsverträge) an die Hand zu geben, hat das Gemeinsame Unternehmen damit begonnen, Durchführungsbestimmungen (formelle Managementbeschlüsse) zur Festlegung der Mindestanforderungen für die Förderfähigkeit von Kosten zu erarbeiten.

Das Gemeinsame Unternehmen ist sich bewusst, dass es abgesehen von bestimmten Einzelfällen generell notwendig ist, die Qualität und Klarheit einiger Bescheinigungen über die Kostenaufstellung zu verbessern. Daher hat es, ähnlich wie in den Jahren zuvor, einen speziellen Workshop für alle Begünstigten sowie – im Jahr 2013 – für die Prüfer von Bescheinigungen über die Kostenaufstellung veranstaltet, um sicherzustellen, dass alle Akteure die erforderlichen Verfahren verstehen und befolgen.

18.

Das Gemeinsame Unternehmen erkennt an, dass das Verfahren zur Validierung von Kostenerstattungsanträgen nicht immer angemessen formalisiert war und die Akten häufig keine ausreichenden Nachweise enthielten.

Was die Berichte über die technische Abnahme der Tätigkeiten der Partner betrifft, so verfügt das Gemeinsame Unternehmen nun über einen gleichwertigen Zugang zum elektronischen Validierungs-Workflow wie die Dienststellen der Kommission. Dies wird den Projektbeauftragten des Gemeinsamen Unternehmens helfen, ihre technische Abnahme besser zu dokumentieren.

Bei dem vom Hof genannten Fall wurden beide Aufgaben ausnahmsweise vom Leiter der Verwaltungs- und Finanzabteilung wahrgenommen, der zu diesem Zeitpunkt gemäß dem Beschluss des Geschäftsführenden Direktors dessen Funktion während der Zeit seines Jahresurlaubs übernommen hatte. Da Clean Sky ein kleines Team ist, kann dies während des Jahresurlaubs zahlreicher Mitarbeiter in Ausnahmefällen passieren. Das Gemeinsame Unternehmen hat diese Situation in den letzten drei Monaten des Jahres auch in Fällen von Abwesenheit vollständig vermieden.

In Bezug auf die Berichterstattung bei Finanzhilfevereinbarungen mit Partnern hat das Gemeinsame Unternehmen inzwischen ein belastbares Überwachungsverfahren eingerichtet. Im Rahmen dieses Verfahrens werden Begünstigte systematisch an ihre Berichterstattungspflichten erinnert. In Fällen von ernsthaften Mängeln bei der vertraglich festgelegten Berichterstattung erhalten die Begünstigten die erforderlichen rechtlichen Mitteilungen.

19.

Die Empfehlungen aus dem Bericht des Rechnungsführers aus dem Jahr 2012 werden weiterverfolgt. Die Funktionalitäten des Finanzhilfe-Instruments (GMT) werden weiterentwickelt (siehe Ziffer 16) und das Gemeinsame Unternehmen Clean Sky hat im August 2013 eine weitere Validierung neuer Funktionalitäten vorgenommen. Eine physische Bestandsaufnahme des Mobiliars wurde durchgeführt. Das Gemeinsame Unternehmen Clean Sky verwendet die Datawarehouse-Software für die Finanzberichterstattung.

20.

Der Interne Prüfer hat den strategischen Prüfungsplan für das Jahr 2013 aktualisiert und dabei die in den Jahren 2011 und 2012 nicht durchgeführten Zuverlässigkeitsprüfungen berücksichtigt.

Obwohl die Zuverlässigkeitsprüfungen im Jahr 2012 nicht wie geplant abgeschlossen wurden, hat der Interne Prüfer potenzielle interne Kontrollrisiken abgedeckt, indem er ausführliche Beratungsdienstleistungen erbrachte und eine direkte Unterstützung für das Management bereitstellte. Als Ergebnis einer umfassenden Risikobewertung hat der Interne Prüfer Maßnahmen zur Risikominderung für das Management des Gemeinsamen Unternehmens entwickelt, um die internen Kontrollen in allen Kerngeschäftsprozessen zu verstärken.

21.

Bezüglich der vom IAS durchgeführten Prüfung des jährlichen Planungsprozesses für die Vergabe der Finanzhilfen hat das Management des Gemeinsamen Unternehmens Maßnahmen vereinbart, um den Feststellungen der Prüfer Rechnung zu tragen. Diese Maßnahmen werden derzeit umgesetzt und werden vom IAS zu gegebener Zeit beurteilt.

22.

Ab dem Jahr 2014 soll das Gemeinsame Unternehmen Clean Sky in eine neue öffentlich-private Partnerschaft umgewandelt werden, die über einen anderen Regelungsrahmen, einschließlich einer überarbeiteten Finanzordnung, verfügen wird. Deshalb wird die bestehende Finanzordnung von Clean Sky nicht mehr geändert, da sie nur noch bis Ende 2013 gültig sein wird. Das Gemeinsame Unternehmen wartet auf die Musterfinanzregelung der Kommission für öffentlich-private Partnerschaften, die unter Artikel 209 der Verordnung über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan fallen, die voraussichtlich ab Januar 2014 Gültigkeit haben wird. Auf dieser Grundlage wird die neue Finanzordnung des Gemeinsamen Unternehmens Clean Sky erstellt.

Die Bestimmungen der derzeit geltenden Rahmenfinanzregelung, die sich auf die Befugnisse des Internen Prüfers der Kommission beziehen, werden vom Gemeinsamen Unternehmen Clean Sky auf jeden Fall seit dem Jahr 2011 in der Praxis angewendet.

25.

Das Gemeinsame Unternehmen wird seine Überwachung der Berichterstattung in Bezug auf die Verwendung und Nutzung von Projektergebnissen/neu geschaffenenen geistigen Eigentums und Schutzrechten sowie auf die Verbreitungsmaßnahmen verstärken, um den Bestimmungen von Artikel 7 des Beschlusses Nr. 1982/2006/EG sowie den Bestimmungen der Finanzbeihilfevereinbarungen des Gemeinsamen Unternehmens mit Mitgliedern und mit Partnern nachzukommen. Das Gemeinsame Unternehmen wird spezielle Berichte über den Schutz, die Verwendung und Nutzung sowie die Verbreitung von geistigen Eigentumsrechten anfordern, die im Rahmen von Programmen und Projekten der Forschungskonsortien (Integrated Technology Demonstrators - ITDs) erworben wurden. Dies soll die Einhaltung der Berichterstattungspflichten der Forschungskonsortien sicherstellen und damit ein angemessenes Informationsniveau gewährleisten.

Bezüglich der Einhaltung von Artikel 27 der Verordnung (EG) Nr. 1906/2006 sei darauf hingewiesen, dass Gemeinsame Unternehmen gemäß Erwägungsgrund 26 nicht in den Anwendungsbereich der Verordnung fallen. Das Gemeinsame Unternehmen teilt jedoch die Zielsetzungen von Artikel 27 und wird die Umsetzung des Plans für die Nutzung und Verbreitung von neu geschaffenem geistigem Eigentum und für dessen Schutzrechte überwachen.