1.   Οι παρόντες κανόνες εφαρμόζονται στα ακόλουθα πρόσωπα (στο εξής, από κοινού: εξωτερικοί εμπειρογνώμονες):

2.   Οι εξωτερικοί εμπειρογνώμονες μπορεί να είναι εμπειρογνώμονες του ιδιωτικού τομέα ή κρατικοί εμπειρογνώμονες:

1.   Όλοι οι εξωτερικοί εμπειρογνώμονες δικαιούνται επιστροφή των εξόδων μετακίνησής τους τους από τον τόπο που προσδιορίζεται στην πρόσκλησή τους (διεύθυνση εργασίας ή κατοικίας) στον τόπο της συνεδρίασης, με το καταλληλότερο μέσο μεταφοράς για τη δεδομένη απόσταση. Κατά γενικό κανόνα, πρόκειται για σιδηροδρομικό ταξίδι δεύτερης θέσης για διαδρομές μικρότερες των 400 χιλιομέτρων (απλής διαδρομής, ανάλογα με την επίσημη σιδηροδρομική απόσταση) και για αεροπορικά ταξίδια οικονομικής θέσης για αποστάσεις 400 χιλιομέτρων και άνω.

2.   Ο διευθυντής της Μόνιμης Γραμματείας (στο εξής: διευθυντής) καταβάλλει, ειδικότερα, προσπάθειες για να διασφαλίσει ότι οι συνεδριάσεις διοργανώνονται κατά τέτοιον τρόπο ώστε να παρέχεται στους εξωτερικούς εμπειρογνώμονες η δυνατότητα να επωφεληθούν από τους πλέον οικονομικούς ναύλους. Ο διευθυντής εξετάζει ενδελεχώς κάθε αίτηση επιστροφής εξόδων που περιλαμβάνει ασυνήθιστα ακριβές πτήσεις. Ο διευθυντής έχει το δικαίωμα να διενεργήσει όσους ελέγχους ενδεχομένως κρίνει αναγκαίους και να ζητήσει από τον εξωτερικό εμπειρογνώμονα κάθε απόδειξη που απαιτείται για τον σκοπό αυτόν. Ο διευθυντής έχει επίσης το δικαίωμα, εφόσον αυτό δικαιολογείται, να περιορίσει την επιστροφή των εξόδων στις τιμές εισιτηρίων που συνήθως ισχύουν για ένα κανονικό ταξίδι από τον τόπο εργασίας ή κατοικίας του εξωτερικού εμπειρογνώμονα προς τον τόπο της συνεδρίασης.

3.   Τα έξοδα μετακίνησης επιστρέφονται κατόπιν προσκόμισης των πρωτότυπων δικαιολογητικών: εισιτηρίων και τιμολογίων ή, σε περίπτωση ηλεκτρονικών κρατήσεων, του εκτυπωμένου αντιγράφου της ηλεκτρονικής κράτησης και των καρτών επιβίβασης για τη διαδρομή μετάβασης. Τα έγγραφα που διαβιβάζονται πρέπει να αναφέρουν την επιλεγείσα θέση, την ώρα του ταξιδιού, καθώς και το καταβληθέν ποσό.

4.   Τα έξοδα μετακίνησης με ιδιωτικό όχημα επιστρέφονται με βάση την τιμή του σιδηροδρομικού εισιτηρίου δεύτερης θέσης.

5.   Εφόσον η διαδρομή που καλύφθηκε με ιδιωτικό όχημα δεν εξυπηρετείται με τρένο, το ποσό της επιστροφής υπολογίζεται σε 0,22 EUR ανά χιλιόμετρο.

6.   Τα κόμιστρα ταξί δεν επιστρέφονται.

1.   Η ημερήσια αποζημίωση που καταβάλλεται για κάθε ημέρα της συνεδρίασης είναι ένα κατ’ αποκοπή ποσό που καλύπτει όλες τις δαπάνες στον τόπο διεξαγωγής της συνεδρίασης, συμπεριλαμβανομένων, για παράδειγμα, των εξόδων για γεύματα και για μετακινήσεις σε τοπική κλίμακα (λεωφορείο, τραμ, μετρό, ταξί, στάθμευση, διόδια αυτοκινητοδρόμων κ.λπ.), καθώς και την ταξιδιωτική ασφάλιση και την ασφάλιση κατά ατυχήματος.

2.   H ημερήσια αποζημίωση ανέρχεται σε 92,00 EUR.

3.   Εάν ο τόπος αναχώρησης που αναφέρεται στην πρόσκληση απέχει έως 100 χλμ. από τον τόπο διεξαγωγής της συνεδρίασης, η ημερήσια αποζημίωση μειώνεται κατά 50 %.

4.   Εάν οι εξωτερικοί εμπειρογνώμονες είναι υποχρεωμένοι να καταλύσουν μία ή περισσότερες νύχτες στον τόπο διεξαγωγής της συνεδρίασης επειδή οι ώρες των συνεδριάσεων δεν συμβιβάζονται με τις ώρες των πτήσεων ή των δρομολογίων τρένων (1), δικαιούνται αποζημίωση διαμονής. Η αποζημίωση αυτή ανέρχεται σε 100,00 EUR ανά διανυκτέρευση. Ο αριθμός των διανυκτερεύσεων δεν μπορεί να υπερβαίνει τον αριθμό των ημερών συνεδριάσεων + 1.

5.   Κατ’ εξαίρεση, μπορεί να καταβληθεί συμπληρωματική αποζημίωση διαμονής και/ή συμπληρωματική ημερήσια αποζημίωση, εάν η παράταση της διαμονής παρέχει στον εξωτερικό εμπειρογνώμονα τη δυνατότητα να επιτύχει έκπτωση στα έξοδα μεταφοράς η οποία υπερβαίνει το ποσό των εν λόγω αποζημιώσεων.

6.   Η ημερήσια αποζημίωση και/ή η αποζημίωση διαμονής μπορούν να αυξηθούν κατά 50 % με αιτιολογημένη απόφαση του διευθυντή για εξωτερικούς εμπειρογνώμονες πολύ υψηλού επιπέδου.

1.   Εκτός αν ορίζεται διαφορετικά στην επιστολή πρόσκλησης και στην αίτηση για τη διοργάνωση της συνεδρίασης, οι εμπειρογνώμονες του ιδιωτικού τομέα δικαιούνται ημερήσια αποζημίωση για κάθε ημέρα της συνεδρίασης και, κατά περίπτωση, αποζημίωση διαμονής, υπό τον όρο ότι δηλώνουν υπεύθυνα ότι δεν λαμβάνουν παρόμοια αποζημίωση ή παρόμοιες αποζημιώσεις από άλλον οργανισμό για την ίδια επίσκεψη. Ο διευθυντής μεριμνά για τη συνάφεια μεταξύ του περιεχομένου των επιστολών πρόσκλησης και της αίτησης για τη διοργάνωση της συνεδρίασης.

2.   Οι κρατικοί εμπειρογνώμονες λαμβάνουν ημερήσια αποζημίωση για κάθε ημέρα της συνεδρίασης και, κατά περίπτωση, αποζημίωση διαμονής, εφόσον αυτό προβλέπεται στον σχετικό εσωτερικό κανονισμό της επιτροπής ή της ομάδας εργασίας και υπό τον όρο ότι δηλώνουν υπεύθυνα ότι δεν λαμβάνουν παρόμοιες αποζημιώσεις από τη διοίκηση της χώρας τους για την ίδια επίσκεψη.

3.   Ο διευθυντής μπορεί, με αιτιολογημένη απόφαση και κατόπιν προσκόμισης των σχετικών δικαιολογητικών, να εγκρίνει την επιστροφή των εξόδων στα οποία υποβλήθηκαν οι εξωτερικοί εμπειρογνώμονες λόγω ειδικών οδηγιών που έλαβαν εγγράφως.

4.   Κάθε επιστροφή εξόδων μετακίνησης, καταβολή ημερήσιων αποζημιώσεων και/ή αποζημιώσεων διαμονής πραγματοποιείται σε έναν και μοναδικό τραπεζικό λογαριασμό ανά εξωτερικό εμπειρογνώμονα.

5.   Η επιστροφή των εξόδων των κρατικών εμπειρογνωμόνων καταβάλλεται σε λογαριασμό που τηρείται στο όνομα του κράτους, ενός από τα οικεία υπουργεία ή δημόσιου φορέα, εφόσον δεν προβλέπεται τυχόν παρέκκλιση από την πλευρά του κράτους, ενός από τα οικεία υπουργεία ή δημόσιου φορέα.

1.   Ο μέγιστος αριθμός εξωτερικών εμπειρογνωμόνων ανά συνεδρίαση, είτε δικαιούνται επιστροφή των εξόδων τους είτε όχι, είναι ένας ανά συμβαλλόμενο μέρος της Νοτιοανατολικής Ευρώπης και ανά κράτος μέλος της ΕΕ, προσκεκλημένος ως κρατικός εμπειρογνώμονας, και ίσος αριθμός εμπειρογνωμόνων του ιδιωτικού τομέα με τον αριθμό των κρατικών εμπειρογνωμόνων.

2.   Ο διευθυντής μπορεί να παρεκκλίνει από τον κανόνα της παραγράφου 1 με αιτιολογημένη απόφαση, σε περίπτωση κοινών συνεδριάσεων περισσότερων επιτροπών ή ομάδων εργασίας.

1.   Το ένταλμα πληρωμής καταρτίζεται με βάση την αίτηση επιστροφής εξόδων, η οποία πρέπει να είναι δεόντως συμπληρωμένη και υπογεγραμμένη από τον εξωτερικό εμπειρογνώμονα και τον γραμματέα της συνεδρίασης που είναι αρμόδιος για την πιστοποίηση της παρουσίας του εξωτερικού εμπειρογνώμονα.

2.   Οι εξωτερικοί εμπειρογνώμονες υποβάλλουν στον γραμματέα της συνεδρίασης τα έγγραφα που είναι αναγκαία για την επιστροφή των εξόδων τους, με επιστολή, τηλεομοιοτυπία ή μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με σφραγίδα ταχυδρομείου ή ημερομηνία το αργότερο 30 ημερολογιακές ημέρες μετά την τελευταία ημέρα της συνεδρίασης.

3.   Η Μόνιμη Γραμματεία επιστρέφει τα έξοδα των εξωτερικών εμπειρογνωμόνων εντός 30 ημερολογιακών ημερών.

4.   Η μη συμμόρφωση με την παράγραφο 2 απαλλάσσει την Κοινότητα Μεταφορών από κάθε υποχρέωση επιστροφής των εξόδων μετακίνησης ή καταβολής τυχόν αποζημιώσεων, εκτός αν ο εξωτερικός εμπειρογνώμονας είναι σε θέση να παράσχει επαρκή αιτιολόγηση η οποία γίνεται δεκτή με αιτιολογημένη απόφαση του διευθυντή.

1.   Η επιστροφή των εξόδων μετακίνησης πραγματοποιείται σε ευρώ, ενδεχομένως με τη συναλλαγματική ισοτιμία που ισχύει την ημέρα της συνεδρίασης.

2.   Η καταβολή της ημερήσιας αποζημίωσης και, κατά περίπτωση, της αποζημίωσης διαμονής πραγματοποιείται σε ευρώ, με βάση το κατ’ αποκοπή ποσό που ισχύει την ημέρα της συνεδρίασης.