(1)

Στην ανακοίνωσή της της 2ας Δεκεμβρίου 2020 με τίτλο «Η ψηφιοποίηση της δικαιοσύνης στην Ευρωπαϊκή Ένωση - Μια εργαλειοθήκη ευκαιριών», η Επιτροπή επισήμανε την ανάγκη να εκσυγχρονιστεί το νομοθετικό πλαίσιο που διέπει τις διασυνοριακές διαδικασίες της Ένωσης στον τομέα του αστικού, του εμπορικού και του ποινικού δικαίου, σύμφωνα με την αρχή του «εξ ορισμού ψηφιακά», και παράλληλα να εξασφαλιστεί η λήψη όλων των αναγκαίων μέτρων για την αποφυγή του κοινωνικού αποκλεισμού και να διασφαλιστούν η αμοιβαία εμπιστοσύνη, η διαλειτουργικότητα και η ασφάλεια.

(2)

Προκειμένου να υλοποιηθεί ένας πλήρως λειτουργικός χώρος ελευθερίας, ασφάλειας και δικαιοσύνης, είναι σημαντικό όλα τα κράτη μέλη να μειώσουν τυχόν υφιστάμενες ανισότητες σε επίπεδο ψηφιοποίησης των συστημάτων και να αξιοποιήσουν τις δυνατότητες που προσφέρουν οι σχετικοί μηχανισμοί χρηματοδότησης της Ένωσης.

(3)

Προκειμένου να ενισχυθεί η δικαστική συνεργασία και η πρόσβαση στη δικαιοσύνη, οι νομικές πράξεις της Ένωσης που προβλέπουν επικοινωνία μεταξύ των αρμόδιων αρχών, συμπεριλαμβανομένων των οργάνων και οργανισμών της Ένωσης, και μεταξύ των αρμόδιων αρχών και φυσικών και νομικών προσώπων σε αστικές και εμπορικές υποθέσεις, θα πρέπει να συμπληρωθούν με τη θέσπιση προϋποθέσεων για τη διεξαγωγή της εν λόγω επικοινωνίας με ψηφιακά μέσα.

(4)

Σκοπός του παρόντος κανονισμού είναι να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα των δικαστικών διαδικασιών και να διευκολύνει την πρόσβαση στη δικαιοσύνη μέσω της ψηφιοποίησης των υφιστάμενων διαύλων επικοινωνίας, η οποία αναμένεται να αποφέρει εξοικονόμηση κόστους και χρόνου, μείωση του διοικητικού φόρτου και βελτίωση της ανθεκτικότητας σε καταστάσεις ανωτέρας βίας για όλες τις αρχές που συμμετέχουν στη διασυνοριακή δικαστική συνεργασία. Η χρήση ψηφιακών διαύλων επικοινωνίας μεταξύ των αρμόδιων αρχών αναμένεται να αποφέρει μείωση των καθυστερήσεων στη διεκπεραίωση υποθέσεων, τόσο βραχυπρόθεσμα όσο και μακροπρόθεσμα. Αυτό αναμένεται να ωφελήσει τα φυσικά πρόσωπα, τις νομικές οντότητες και τις αρμόδιες αρχές των κρατών μελών και να ενισχύσει την εμπιστοσύνη στα συστήματα απονομής δικαιοσύνης. H ψηφιοποίηση των διαύλων επικοινωνίας θα ωφελούσε επίσης στον τομέα των διασυνοριακών ποινικών διαδικασιών και στο πλαίσιο της καταπολέμησης του εγκλήματος στην Ένωση. Εν προκειμένω, το υψηλό επίπεδο ασφάλειας που μπορούν να παρέχουν οι ψηφιακοί δίαυλοι επικοινωνίας αποτελεί βήμα προόδου, μεταξύ άλλων όσον αφορά τη διασφάλιση των δικαιωμάτων των ενδιαφερόμενων προσώπων, όπως το δικαίωμα στον σεβασμό της ιδιωτικής και της οικογενειακής ζωής και το δικαίωμα στην προστασία των προσωπικών δεδομένων.

(5)

Τα θεμελιώδη δικαιώματα και οι ελευθερίες όλων των προσώπων τα οποία αφορά η ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων σύμφωνα με τον παρόντα κανονισμό, ιδίως το δικαίωμα αποτελεσματικής πρόσβασης στη δικαιοσύνη, το δικαίωμα σε δίκαιη δίκη, η αρχή της απαγόρευσης των διακρίσεων, το δικαίωμα σεβασμού της ιδιωτικής και της οικογενειακής ζωής και το δικαίωμα προστασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα θα πρέπει να γίνονται πλήρως σεβαστά σύμφωνα με το δίκαιο της Ένωσης.

(6)

Ανταποκρινόμενες στις υποχρεώσεις τους δυνάμει του παρόντος κανονισμού, όλες οι οντότητες θα πρέπει να σέβονται την αρχή της ανεξαρτησίας της δικαιοσύνης, λαμβάνοντας υπόψη την αρχή της διάκρισης των εξουσιών και τις άλλες αρχές του κράτους δικαίου.

(7)

Η αποτελεσματική πρόσβαση στη δικαιοσύνη αποτελεί βασικό στόχο του χώρου ελευθερίας, ασφάλειας και δικαιοσύνης. Ο ψηφιακός μετασχηματισμός είναι ένα βασικό βήμα προς τη βελτίωση της πρόσβασης στη δικαιοσύνη και της αποτελεσματικότητας, της ποιότητας και της διαφάνειας των συστημάτων απονομής δικαιοσύνης.

(8)

Είναι σημαντικό να αναπτυχθούν κατάλληλοι δίαυλοι και εργαλεία ώστε να διασφαλίζεται ότι τα συστήματα απονομής δικαιοσύνης μπορούν να συνεργάζονται ψηφιακά με αποτελεσματικό τρόπο. Επομένως, είναι απαραίτητο να καθιερωθεί, σε επίπεδο Ένωσης, ένα ενιαίο μέσο τεχνολογίας πληροφοριών που θα παρέχει δυνατότητα ταχείας, άμεσης, διαλειτουργικής, αξιόπιστης, προσβάσιμης, ασφαλούς και αποτελεσματικής διασυνοριακής ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων σχετικών με υποθέσεις μεταξύ των αρμόδιων αρχών. Η Επιτροπή και τα κράτη μέλη θα πρέπει να διασφαλίσουν ότι οι επαγγελματίες του νομικού κλάδου συμμετέχουν στον ψηφιακό μετασχηματισμό των συστημάτων απονομής δικαιοσύνης.

(9)

Έχουν αναπτυχθεί εργαλεία για την ψηφιακή ανταλλαγή δεδομένων σχετικών με υποθέσεις, χάρη στα οποία μπορεί να αποφευχθεί η αντικατάσταση υφιστάμενων συστημάτων ΤΠ που έχουν ήδη καθιερωθεί στα κράτη μέλη, ή η απαίτηση δαπανηρών τροποποιήσεων σε αυτά. Το σύστημα επικοινωνίας μέσω της επιγραμμικής ανταλλαγής δεδομένων στον τομέα της ηλεκτρονικής δικαιοσύνης (e-CODEX), το νομικό πλαίσιο του οποίου θεσπίστηκε με τον κανονισμό (ΕΕ) 2022/850 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (3), αποτελεί το κύριο εργαλείο αυτού του είδους που έχει αναπτυχθεί μέχρι σήμερα για τη διασφάλιση της ταχείας, άμεσης, διαλειτουργικής, βιώσιμης, αξιόπιστης και ασφαλούς διασυνοριακής ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων σχετικών με υποθέσεις μεταξύ των αρμόδιων αρχών.

(10)

Η ψηφιοποίηση των διαδικασιών θα πρέπει να διασφαλίζει την πρόσβαση στη δικαιοσύνη για όλους, συμπεριλαμβανομένων των ατόμων με αναπηρία. Το αποκεντρωμένο σύστημα ΤΠ και το ευρωπαϊκό σημείο ηλεκτρονικής πρόσβασης που θεσπίζονται με τον παρόντα κανονισμό θα πρέπει να συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις προσβασιμότητας των ιστοτόπων που ορίζονται στην οδηγία (ΕΕ) 2016/2102 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (4). Ταυτόχρονα, οι μέθοδοι ηλεκτρονικής πληρωμής που αναφέρονται στον παρόντα κανονισμό θα πρέπει να συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις προσβασιμότητας που ορίζονται στην οδηγία (ΕΕ) 2019/882 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (5).

(11)

Η καθιέρωση ψηφιακών διαύλων διασυνοριακής επικοινωνίας αναμένεται να συμβάλει άμεσα στη βελτίωση της πρόσβασης στη δικαιοσύνη, παρέχοντας τη δυνατότητα σε φυσικά και νομικά πρόσωπα να επιδιώκουν την προστασία των δικαιωμάτων τους και να προβάλλουν τις αξιώσεις τους, να κινούν διαδικασίες και να ανταλλάσσουν δεδομένα σχετικά με υποθέσεις σε ψηφιακή μορφή με δικαστικές ή άλλες αρμόδιες αρχές, σε διαδικασίες που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του δικαίου της Ένωσης στον τομέα των αστικών και εμπορικών υποθέσεων.

(12)

Προκειμένου να διασφαλιστεί ότι τα εργαλεία ηλεκτρονικής επικοινωνίας έχουν θετικό αντίκτυπο στην πρόσβαση στη δικαιοσύνη, τα κράτη μέλη θα πρέπει να διαθέσουν επαρκείς πόρους για τη βελτίωση των ψηφιακών δεξιοτήτων και του ψηφιακού γραμματισμού των πολιτών και θα πρέπει να δώσουν ιδιαίτερη προσοχή ώστε να διασφαλιστεί ότι η έλλειψη ψηφιακών δεξιοτήτων δεν θα αποτελέσει εμπόδιο στη χρήση του αποκεντρωμένου συστήματος ΤΠ. Τα κράτη μέλη θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι παρέχεται κατάρτιση σε όλους τους ενδιαφερόμενους επαγγελματίες του τομέα της δικαιοσύνης, συμπεριλαμβανομένων των εισαγγελέων, των δικαστών και του διοικητικού προσωπικού, καθώς και στις αρμόδιες αρχές, προκειμένου να διασφαλιστεί η αποτελεσματική χρήση του αποκεντρωμένου συστήματος ΤΠ. Η κατάρτιση αυτή θα πρέπει να αποσκοπεί στη βελτίωση της λειτουργίας των συστημάτων απονομής δικαιοσύνης σε ολόκληρη την Ένωση, καθώς και στην προάσπιση των θεμελιωδών δικαιωμάτων και αξιών, ιδίως παρέχοντας στους επαγγελματίες του τομέα της δικαιοσύνης τη δυνατότητα να αντιμετωπίζουν αποτελεσματικά τυχόν προκλήσεις που ενδέχεται να προκύψουν κατά τη διάρκεια διαδικασιών ή ακροάσεων που πραγματοποιούνται μέσω βιντεοδιάσκεψης ή άλλης τεχνολογίας εξ αποστάσεως επικοινωνίας, λόγω του εικονικού χαρακτήρα τους. Τα κράτη μέλη θα πρέπει να ενθαρρύνονται και να υποστηρίζονται από την Επιτροπή να υποβάλουν αιτήσεις επιχορήγησης για δραστηριότητες κατάρτισης βάσει των σχετικών χρηματοδοτικών προγραμμάτων της Ένωσης.

(13)

Ο παρών κανονισμός θα πρέπει να καλύπτει την ψηφιοποίηση της επικοινωνίας σε υποθέσεις με διασυνοριακές επιπτώσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής ορισμένων ενωσιακών νομικών πράξεων σχετικά με αστικές, εμπορικές και ποινικές υποθέσεις. Οι πράξεις αυτές θα πρέπει να απαριθμούνται στα παραρτήματα του παρόντος κανονισμού. Η επικοινωνία μεταξύ των αρμόδιων αρχών και των οργάνων και οργανισμών της Ένωσης, όπως η Ευρωπαϊκή Εισαγγελία ή η Eurojust, στις περιπτώσεις όπου είναι αρμόδιες με βάση τις νομικές πράξεις που απαριθμούνται στο παράρτημα ΙΙ, θα πρέπει επίσης να καλύπτεται από τον παρόντα κανονισμό. Όταν, για την είσπραξη απαιτήσεων που αναγγέλλονται από αλλοδαπό πιστωτή σε διαδικασία αφερεγγυότητας δυνάμει του κανονισμού (ΕΕ) 2015/848 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (6), αρμόδιοι βάσει του εθνικού δικαίου είναι οι διαχειριστές διαδικασίας αφερεγγυότητας, αυτοί θα πρέπει να θεωρούνται αρμόδιες αρχές κατά την έννοια του παρόντος κανονισμού.

(14)

Ο παρών κανονισμός δεν θα πρέπει να θίγει τους κανόνες που διέπουν τις διασυνοριακές δικαστικές διαδικασίες που θεσπίζονται με τις νομικές πράξεις που απαριθμούνται στα παραρτήματα Ι και ΙΙ, εκτός από τους κανόνες που αφορούν την επικοινωνία με ψηφιακά μέσα, οι οποίοι εισάγονται με τον παρόντα κανονισμό. Ο παρών κανονισμός θα πρέπει να εφαρμόζεται με την επιφύλαξη της εθνικής νομοθεσίας σχετικά με τον ορισμό τυχόν αρχής, προσώπου ή φορέα επιφορτισμένου με τη διεκπεραίωση οποιασδήποτε πτυχής της επαλήθευσης και της υποβολής αιτήσεων, εγγράφων και στοιχείων. Οι απαιτήσεις βάσει του εφαρμοστέου εθνικού δικαίου σχετικά με τη γνησιότητα, την ακρίβεια, την εγκυρότητα, την αξιοπιστία και την κατάλληλη νομική μορφή των εγγράφων ή των πληροφοριών δεν θα πρέπει να θίγονται, εκτός από τους κανόνες που σχετίζονται με την επικοινωνία με ψηφιακά μέσα, οι οποίοι θεσπίζονται με τον παρόντα κανονισμό.

(15)

Το κατά πόσον μια υπόθεση πρέπει να θεωρηθεί ότι έχει διασυνοριακές πτυχές θα πρέπει να καθορίζεται βάσει των νομικών πράξεων που απαριθμούνται στα παραρτήματα Ι και ΙΙ. Όταν οι νομικές πράξεις που απαριθμούνται στα παραρτήματα Ι και ΙΙ ορίζουν ρητά ότι η διαδικασία επικοινωνίας μεταξύ των αρμόδιων αρχών θα πρέπει να διέπεται από το εθνικό δίκαιο, ο παρών κανονισμός δεν θα πρέπει να εφαρμόζεται.

(16)

Οι υποχρεώσεις που απορρέουν από τον παρόντα κανονισμό δεν θα πρέπει να ισχύουν σε προφορικές επικοινωνίες, όπως η τηλεφωνική ή η προσωπική.

(17)

Ο παρών κανονισμός δεν θα πρέπει να εφαρμόζεται στην επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2020/1784 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (7), ή στη διεξαγωγή αποδείξεων σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2020/1783 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (8). Οι εν λόγω κανονισμοί προβλέπουν ήδη συγκεκριμένους κανόνες για την ψηφιοποίηση της δικαστικής συνεργασίας. Ωστόσο, προκειμένου να ενισχυθεί η απευθείας ηλεκτρονική επίδοση πράξεων που γίνεται σε πρόσωπο που έχει γνωστή διεύθυνση για επίδοση σε άλλο κράτος μέλος, θα πρέπει να εισαχθούν με τον παρόντα κανονισμό ορισμένες τροποποιήσεις στον κανονισμό (ΕΕ) 2020/1784.

(18)

Όταν η Επιτροπή συνεργάζεται με εξωτερικούς παράγοντες στα στάδια σχεδιασμού και κατασκευής του ευρωπαϊκού σημείου ηλεκτρονικής πρόσβασης, οι εν λόγω παράγοντες θα πρέπει να διαθέτουν πείρα στην ασφαλή, φιλική προς τον χρήστη και προσβάσιμη ανάπτυξη ΤΠ.

(19)

Προκειμένου να κατοχυρωθεί η ασφαλής, αποτελεσματική, ταχεία, διαλειτουργική, εμπιστευτική και αξιόπιστη επικοινωνία μεταξύ των κρατών μελών για σκοπούς διασυνοριακών δικαστικών διαδικασιών σε αστικές, εμπορικές και ποινικές υποθέσεις, θα πρέπει να χρησιμοποιείται κατάλληλη τεχνολογία επικοινωνίας, υπό τον όρο ότι πληρούνται ορισμένες προϋποθέσεις όσον αφορά την ασφάλεια, την ακεραιότητα και την αξιοπιστία του εγγράφου που παραλαμβάνεται και την ταυτοποίηση των συμμετεχόντων στην επικοινωνία. Επομένως, θα πρέπει να θεσπιστεί ένα ασφαλές, αποτελεσματικό και αξιόπιστο αποκεντρωμένο σύστημα ΤΠ για την ανταλλαγή δεδομένων στο πλαίσιο διασυνοριακών δικαστικών διαδικασιών. Ο αποκεντρωμένος χαρακτήρας του εν λόγω συστήματος ΤΠ θα πρέπει να μεριμνά ώστε οι ανταλλαγές δεδομένων μεταξύ των αρμόδιων αρχών να είναι ασφαλείς και να μην παρεμβάλλεται κανένα θεσμικό όργανο της Ένωσης στην ουσία των εν λόγω ανταλλαγών. Το αποκεντρωμένο σύστημα ΤΠ θα πρέπει επίσης να καθιστά δυνατή την ασφαλή ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ ενός κράτους μέλους και των οργάνων και οργανισμών της Ένωσης, όπως η Eurojust, σε περιπτώσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής των νομικών πράξεων που απαριθμούνται στο παράρτημα ΙΙ.

(20)

Το αποκεντρωμένο σύστημα ΤΠ θα πρέπει να αποτελείται από συστήματα υποστηρικτικών λειτουργιών στα κράτη μέλη και στα οικεία όργανα και οργανισμούς της Ένωσης, καθώς και σε διαλειτουργικά σημεία πρόσβασης, μέσω των οποίων τα εν λόγω συστήματα συνδέονται με τη χρήση ασφαλών διασυνδέσεων. Τα σημεία πρόσβασης του αποκεντρωμένου συστήματος ΤΠ θα πρέπει να βασίζονται στο e-CODEX.

(21)

Για τους σκοπούς του παρόντος κανονισμού, τα κράτη μέλη θα πρέπει να είναι σε θέση να χρησιμοποιούν λογισμικό που έχει αναπτύξει η Επιτροπή (λογισμικό εφαρμογής αναφοράς) και όχι εθνικό σύστημα ΤΠ. Το εν λόγω λογισμικό εφαρμογής αναφοράς θα πρέπει να βασίζεται σε αρθρωτή δομή, πράγμα που σημαίνει ότι το λογισμικό συσκευάζεται και παραδίδεται χωριστά από τα δομικά στοιχεία του e-CODEX που απαιτούνται για τη σύνδεσή του με το αποκεντρωμένο σύστημα ΤΠ. Αυτή η διάταξη αναμένεται ότι θα επιτρέψει στα κράτη μέλη να επαναχρησιμοποιούν ή να ενισχύσουν την υφιστάμενη εθνική υποδομή δικαστικής επικοινωνίας με σκοπό τη διασυνοριακή χρήση. Για θέματα υποχρεώσεων διατροφής, τα κράτη μέλη θα μπορούσαν επίσης να χρησιμοποιούν το λογισμικό που έχει αναπτυχθεί από τη Συνδιάσκεψη της Χάγης για το ιδιωτικό διεθνές δίκαιο (iSupport).

(22)

Η Επιτροπή θα πρέπει να έχει την ευθύνη για τη δημιουργία, την ανάπτυξη και τη συντήρηση του λογισμικού εφαρμογής αναφοράς, σύμφωνα με τις αρχές της προστασίας των δεδομένων ήδη από τον σχεδιασμό και εξ ορισμού, και με απαιτήσεις προσβασιμότητας. Η Επιτροπή θα πρέπει να σχεδιάσει, να αναπτύξει και να συντηρεί το λογισμικό εφαρμογής αναφοράς σύμφωνα με τις απαιτήσεις και τις αρχές για την προστασία των δεδομένων που ορίζονται στους κανονισμούς (ΕΕ) 2018/1725 (9) και (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (10) και στην οδηγία (ΕΕ) 2016/680 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (11), ειδικότερα τις αρχές για την προστασία των δεδομένων ήδη από τον σχεδιασμό και εξ ορισμού, καθώς και το υψηλό επίπεδο κυβερνοασφάλειας. Ειδικότερα, κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο που συμμετέχει στη δημιουργία, την ανάπτυξη ή τη συντήρηση των εθνικών συστημάτων ΤΠ ή του λογισμικού εφαρμογής αναφοράς θα πρέπει να δεσμεύεται από τις εν λόγω απαιτήσεις και αρχές. Το λογισμικό εφαρμογής αναφοράς θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει κατάλληλα τεχνικά μέτρα και θα πρέπει να επιτρέπει τη λήψη οργανωτικών μέτρων, συμπεριλαμβανομένης της απαραίτητης εποπτείας ώστε να κατοχυρώνεται επίπεδο ασφάλειας και διαλειτουργικότητας κατάλληλο για την ανταλλαγή πληροφοριών στο πλαίσιο των διασυνοριακών δικαστικών διαδικασιών. Προκειμένου να διασφαλιστεί η διαλειτουργικότητα με τα εθνικά συστήματα ΤΠ, το λογισμικό εφαρμογής αναφοράς θα πρέπει να είναι σε θέση να εφαρμόζει τα ψηφιακά διαδικαστικά πρότυπα, όπως ορίζονται στον κανονισμό (ΕΕ) 2022/850, για τις αντίστοιχες νομικές πράξεις που απαριθμούνται στα παραρτήματα I και II του παρόντος κανονισμού.

(23)

Προκειμένου να παρέχεται ταχεία, ασφαλής και αποδοτική συνδρομή στους αιτούντες, η επικοινωνία μεταξύ των αρμόδιων αρχών, όπως των δικαστηρίων και των κεντρικών αρχών που έχουν συσταθεί δυνάμει των κανονισμών (ΕΚ) αριθ. 4/2009 (12) και (ΕΕ) 2019/1111 του Συμβουλίου (13), θα πρέπει, κατά κανόνα, να πραγματοποιείται μέσω του αποκεντρωμένου συστήματος ΤΠ.

(24)

Διακοπή στη λειτουργία του συστήματος θα μπορούσε να καταστήσει αδύνατη τη διαβίβαση μέσω του αποκεντρωμένου συστήματος. Οποιαδήποτε διαταραχή του συστήματος θα πρέπει να επιλύεται το συντομότερο δυνατόν από τα αρμόδια όργανα της Ένωσης και τα κράτη μέλη. Η διαβίβαση ενδέχεται επίσης να είναι πρακτικά αδύνατη λόγω της υλικής ή τεχνικής φύσης των προς διαβίβαση στοιχείων, όπως η διαβίβαση φυσικών αποδεικτικών στοιχείων ή η ανάγκη διαβίβασης της πρωτότυπης πράξης σε έντυπη μορφή για την αξιολόγηση της γνησιότητάς της, ή λόγω ανωτέρας βίας. Οι καταστάσεις ανωτέρας βίας απορρέουν, κατά γενικό κανόνα, από απρόβλεπτα και αναπόφευκτα γεγονότα που προκύπτουν από λόγο ξένο προς την αρμόδια αρχή. Όταν δεν χρησιμοποιείται το αποκεντρωμένο σύστημα ΤΠ, η επικοινωνία θα πρέπει να πραγματοποιείται με τα καταλληλότερα εναλλακτικά μέσα. Τα εν λόγω εναλλακτικά μέσα θα πρέπει να συνεπάγονται, μεταξύ άλλων, την πραγματοποίηση της διαβίβασης το ταχύτερο δυνατό και με ασφαλή τρόπο με άλλα ασφαλή ηλεκτρονικά μέσα, ταχυδρομικώς ή με αυτοπρόσωπη διαβίβαση, όπου η διαβίβαση αυτή είναι εφικτή.

(25)

Το αποκεντρωμένο σύστημα ΤΠ θα πρέπει να χρησιμοποιείται εξ ορισμού κατά την επικοινωνία μεταξύ των αρμόδιων αρχών. Ωστόσο, για να διασφαλιστεί η ευελιξία της δικαστικής συνεργασίας, σε ορισμένες καταστάσεις θα μπορούσαν να αποδειχθούν καταλληλότερα άλλα μέσα επικοινωνίας. Αυτό θα ήταν σκόπιμο σε περιπτώσεις που οι αρμόδιες αρχές χρειάζονται άμεση προσωπική επικοινωνία, και ειδικότερα για την άμεση επικοινωνία μεταξύ δικαστηρίων δυνάμει των κανονισμών (ΕΕ) 2015/848 και (ΕΕ) 2019/1111, καθώς και για την άμεση επικοινωνία μεταξύ αρμόδιων αρχών σύμφωνα με τις αποφάσεις-πλαίσια 2005/214/ΔΕΥ (14), 2006/783/ΔΕΥ (15), 2008/909/ΔΕΥ (16), 2008/947/ΔΕΥ (17), 2009/829/ΔΕΥ (18) του Συμβουλίου, την οδηγία 2014/41/ΕΕ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (19) ή τον κανονισμό (ΕΕ) 2018/1805 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (20), σε περίπτωση που η επικοινωνία μεταξύ των αρμόδιων αρχών θα μπορούσε να πραγματοποιηθεί με κάθε μέσο ή με κάθε πρόσφορο μέσο, όπως προβλέπεται στις εν λόγω πράξεις. Στις εν λόγω περιπτώσεις, οι αρμόδιες αρχές θα μπορούσαν να χρησιμοποιούν λιγότερο επίσημα μέσα επικοινωνίας, όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Άλλα μέσα επικοινωνίας θα μπορούσαν επίσης να ενδείκνυνται όταν η επικοινωνία περιλαμβάνει τον χειρισμό ευαίσθητων δεδομένων ή όταν η μετατροπή ογκώδους δικογραφίας σε ηλεκτρονική μορφή συνεπάγεται δυσανάλογο διοικητικό φόρτο για την αποστέλλουσα αρμόδια αρχή. Δεδομένου ότι οι αρμόδιες αρχές χειρίζονται ευαίσθητα δεδομένα, θα πρέπει πάντα να εξασφαλίζεται η ασφάλεια και η αξιοπιστία της ανταλλαγής πληροφοριών κατά την επιλογή των κατάλληλων μέσων επικοινωνίας. Το αποκεντρωμένο σύστημα ΤΠ θα πρέπει πάντα να θεωρείται το καταλληλότερο μέσο για την ανταλλαγή εντύπων που καθιερώνονται με τις νομικές πράξεις που απαριθμούνται στα παραρτήματα Ι και ΙΙ του παρόντος κανονισμού. Ωστόσο, θα μπορούσαν να ανταλλάσσονται έντυπα με άλλα μέσα σε περιπτώσεις στις οποίες οι αρμόδιες αρχές διαφορετικών κρατών μελών είναι παρούσες στον ίδιο τόπο σε ένα κράτος μέλος με σκοπό την παροχή βοήθειας κατά την εκτέλεση διαδικασιών δικαστικής συνεργασίας δυνάμει των νομικών πράξεων που απαριθμούνται στο παράρτημα ΙΙ του παρόντος κανονισμού, εάν αυτό είναι αναγκαίο λόγω του επείγοντος χαρακτήρα του ζητήματος, όπως σε περιπτώσεις στο πλαίσιο της οδηγίας 2014/41/ΕΕ όπου η αρχή έκδοσης συνδράμει στην εκτέλεση της ευρωπαϊκής εντολής έρευνας στο κράτος εκτέλεσης ή όταν οι αρμόδιες αρχές διαφορετικών κρατών μελών συντονίζουν τις διαδικασίες δικαστικής συνεργασίας βάσει των νομικών πράξεων που απαριθμούνται στο παράρτημα ΙΙ του παρόντος κανονισμού σε συνεδρίαση με αυτοπρόσωπη παρουσία.

(26)

Σε σχέση με τα στοιχεία του αποκεντρωμένου συστήματος ΤΠ τα οποία είναι υπό την ευθύνη της Ένωσης, σύμφωνα με τις απαιτήσεις ασφαλείας του κανονισμού (ΕΕ) 2022/850, η οντότητα που διαχειρίζεται τα στοιχεία του συστήματος θα πρέπει να διαθέτει επαρκείς πόρους προκειμένου να διασφαλίζει την ορθή λειτουργία τους.

(27)

Προκειμένου να διευκολυνθεί η πρόσβαση των φυσικών και των νομικών προσώπων στις αρμόδιες αρχές σε αστικές και εμπορικές υποθέσεις, ο παρών κανονισμός θα πρέπει να θεσπίσει σημείο πρόσβασης σε επίπεδο Ένωσης («ευρωπαϊκό σημείο ηλεκτρονικής πρόσβασης»), ως μέρος του αποκεντρωμένου συστήματος ΤΠ, το οποίο θα πρέπει να περιέχει πληροφορίες για τα φυσικά και νομικά πρόσωπα όσον αφορά το δικαίωμά τους σε νομική συνδρομή, μέσω του οποίου θα πρέπει να είναι σε θέση να προβάλλουν αξιώσεις, να υποβάλλουν αιτήσεις, να αποστέλλουν, να ζητούν και να λαμβάνουν πληροφορίες σχετικές με τις διαδικασίες, συμπεριλαμβανομένων ψηφιοποιημένων φακέλων υποθέσεων ή μερών αυτών, και να επικοινωνούν με τις αρμόδιες αρχές, είτε αυτοπροσώπως είτε μέσω του νόμιμου εκπροσώπου τους που θα ενεργεί εξ ονόματός τους, για τις περιπτώσεις που καλύπτονται από τον παρόντα κανονισμό, ή να τους επιδίδονται δικαστικά ή εξωδικαστικά έγγραφα. Το ευρωπαϊκό σημείο ηλεκτρονικής πρόσβασης θα πρέπει να φιλοξενείται στη διαδικτυακή πύλη της ευρωπαϊκής ηλεκτρονικής δικαιοσύνης, η οποία λειτουργεί ως υπηρεσία μίας στάσης για δικαστικές πληροφορίες και υπηρεσίες στην Ένωση.

(28)

Ισχύει το δικαίωμα νομικής συνδρομής ή νομικής αρωγής, όπως προβλέπεται από το ενωσιακό και το εθνικό δίκαιο, ιδίως το δικαίωμα σε νομική συνδρομή όπως ορίζεται στον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 650/2012 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (21), στους κανονισμούς (ΕΚ) αριθ. 4/2009 και (ΕΕ) 2019/1111 του Συμβουλίου και στην οδηγία 2003/8/ΕΚ του Συμβουλίου (22). Τα φυσικά και νομικά πρόσωπα θα πρέπει να μπορούν να έχουν πρόσβαση σε σχετικές πληροφορίες στη διαδικτυακή πύλη της ηλεκτρονικής δικαιοσύνης μέσω συνδέσμων στο ευρωπαϊκό σημείο ηλεκτρονικής πρόσβασης.

(29)

Στο πλαίσιο της επικοινωνίας φυσικών και νομικών προσώπων με τις αρμόδιες αρχές σε αστικά και εμπορικά ζητήματα σε διασυνοριακές υποθέσεις, η ηλεκτρονική επικοινωνία θα πρέπει να χρησιμοποιείται ως εναλλακτική στα υφιστάμενα μέσα επικοινωνίας, τα οποία περιλαμβάνουν και τα εθνικά μέσα επικοινωνίας, χωρίς να θίγεται ο τρόπος με τον οποίο τα φυσικά ή νομικά πρόσωπα επικοινωνούν με τις εθνικές τους αρχές, σύμφωνα με το εθνικό δίκαιο. Σε περίπτωση επικοινωνίας νομικών προσώπων με τις αρμόδιες αρχές, θα πρέπει να ενθαρρύνεται η εξ ορισμού χρήση ηλεκτρονικών μέσων. Ωστόσο, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι η πρόσβαση στη δικαιοσύνη με ψηφιακά μέσα δεν συμβάλλει σε μια περαιτέρω διεύρυνση του ψηφιακού χάσματος, η επιλογή μέσων επικοινωνίας μεταξύ της ηλεκτρονικής επικοινωνίας που προβλέπεται στον παρόντα κανονισμό και άλλων μέσων επικοινωνίας θα πρέπει να επαφίεται στη διακριτική ευχέρεια των ενδιαφερόμενων φυσικών προσώπων. Αυτό είναι ιδίως σημαντικό για να εξυπηρετούνται οι ιδιαίτερες ανάγκες των ατόμων που ενδέχεται να μην διαθέτουν τα απαιτούμενα τεχνικά μέσα ή ψηφιακές δεξιότητες για την πρόσβαση σε ψηφιακές υπηρεσίες και των ατόμων με αναπηρία, καθώς τα κράτη μέλη και η Ένωση έχουν δεσμευτεί να λαμβάνουν κατάλληλα μέτρα σύμφωνα με τη Σύμβαση των Ηνωμένων Εθνών για τα δικαιώματα των ατόμων με αναπηρία.

(30)

Για να ενισχυθεί η ηλεκτρονική διασυνοριακή επικοινωνία και διαβίβαση εγγράφων μέσω του αποκεντρωμένου συστήματος ΤΠ, μεταξύ άλλων μέσω του ευρωπαϊκού σημείου ηλεκτρονικής πρόσβασης, τα έγγραφα που διαβιβάζονται μέσω του αποκεντρωμένου συστήματος ΤΠ δεν θα πρέπει να στερούνται νομικών αποτελεσμάτων, ούτε να χαρακτηρίζονται απαράδεκτα στο πλαίσιο της διαδικασίας αποκλειστικά και μόνο επειδή έχουν ηλεκτρονική μορφή. Ωστόσο, η εν λόγω αρχή δεν θα πρέπει να θίγει την εκτίμηση των νομικών αποτελεσμάτων ή του παραδεκτού των εν λόγω εγγράφων, τα οποία θα μπορούσαν να συνιστούν αποδεικτικά στοιχεία σύμφωνα με το εθνικό δίκαιο.

(31)

Για να διευκολυνθούν οι προφορικές ακροάσεις σε αστικές, εμπορικές και ποινικές υποθέσεις με διασυνοριακές πτυχές, ο παρών κανονισμός θα πρέπει να προβλέπει την προαιρετική χρήση βιντεοδιάσκεψης ή άλλης τεχνολογίας εξ αποστάσεως επικοινωνίας.

(32)

Η βιντεοδιάσκεψη ή άλλη τεχνολογία εξ αποστάσεως επικοινωνίας θα πρέπει να επιτρέπει στην αρμόδια αρχή να επαληθεύει την ταυτότητα των προς εξέταση προσώπων και θα πρέπει να καθιστά δυνατή την οπτική, ακουστική και προφορική επικοινωνία κατά τη διάρκεια της ακρόασης. Η απλή τηλεφωνική κλήση δεν θα πρέπει να θεωρείται κατάλληλη τεχνολογία εξ αποστάσεως επικοινωνίας για τις προφορικές ακροάσεις. Η τεχνολογία που χρησιμοποιείται θα πρέπει να πληροί τα ισχύοντα πρότυπα για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, το απόρρητο των επικοινωνιών και την ασφάλεια των δεδομένων, ανεξάρτητα από το είδος της ακροαματικής διαδικασίας για το οποίο χρησιμοποιείται.

(33)

Η ακρόαση που διεξάγεται μέσω βιντεοδιάσκεψης ή άλλης τεχνολογίας εξ αποστάσεως επικοινωνίας δεν θα πρέπει να απορρίπτεται αποκλειστικά και μόνο επειδή δεν υπάρχουν εθνικοί κανόνες που διέπουν τη χρήση τεχνολογίας εξ αποστάσεως επικοινωνίας. Σε τέτοια περίπτωση θα πρέπει να εφαρμόζονται, τηρουμένων των αναλογιών, οι καταλληλότεροι κανόνες που προβλέπονται στο εθνικό δίκαιο, όπως οι κανόνες για τη διεξαγωγή αποδείξεων.

(34)

Το δικαίωμα σε διερμηνεία δεν θα πρέπει να θίγεται από τον παρόντα κανονισμό, και η βιντεοδιάσκεψη ή άλλη τεχνολογία εξ αποστάσεως επικοινωνίας που χρησιμοποιείται σε διαδικασίες σε αστικές, εμπορικές ή ποινικές υποθέσεις θα πρέπει να επιτρέπει τη χρήση διερμηνείας.

(35)

Προκειμένου να διευκολυνθούν οι προφορικές ακροάσεις σε αστικές και εμπορικές υποθέσεις με διασυνοριακές επιπτώσεις, ο παρών κανονισμός θα πρέπει να προβλέπει την προαιρετική χρήση βιντεοδιάσκεψης ή άλλης τεχνολογίας εξ αποστάσεως επικοινωνίας για τη συμμετοχή των διαδίκων ή των εκπροσώπων τους στις εν λόγω ακροάσεις, εφόσον υπάρχει η σχετική τεχνολογία και οι διάδικοι έχουν τη δυνατότητα να υποβάλουν γνώμη σχετικά με τη χρήση της εν λόγω τεχνολογίας και την καταλληλότητα της χρήσης της στις ειδικές περιστάσεις της υπόθεσης. Ο παρών κανονισμός δεν θα πρέπει να αποκλείει πρόσωπα που επικουρούν διάδικο ή εισαγγελείς σε αστικές και εμπορικές υποθέσεις από την παράσταση στην ακρόαση μέσω βιντεοδιάσκεψης ή άλλης τεχνολογίας εξ αποστάσεως επικοινωνίας, σύμφωνα με το εφαρμοστέο εθνικό δίκαιο.

(36)

Η διαδικασία για την κίνηση και τη διεξαγωγή ακρόασης μέσω βιντεοδιάσκεψης ή άλλης τεχνολογίας εξ αποστάσεως επικοινωνίας θα πρέπει να διέπεται σε αστικές και εμπορικές υποθέσεις από το δίκαιο του κράτους μέλους στο οποίο διεξάγεται η διαδικασία. Όταν η καταγραφή των ακροάσεων προβλέπεται από το εθνικό δίκαιο του κράτους μέλους που διεξάγει την ακρόαση σε αστικές ή εμπορικές υποθέσεις, οι διάδικοι θα πρέπει να ενημερώνονται για τις εν λόγω διατάξεις και, εφόσον προβλέπεται, για τη δυνατότητά τους να υποβάλουν ένσταση για την καταγραφή.

(37)

Όταν αποφασίζει αν θα επιτρέψει τη συμμετοχή των διαδίκων και των εκπροσώπων τους σε ακρόαση σε αστικές και εμπορικές υποθέσεις μέσω βιντεοδιάσκεψης ή άλλης τεχνολογίας εξ αποστάσεως επικοινωνίας, η αρμόδια αρχή θα πρέπει να επιλέγει κατάλληλη μέθοδο για τη διερεύνηση των απόψεων των διαδίκων σύμφωνα με το εθνικό δικονομικό δίκαιο.

(38)

Όταν αρμόδια αρχή σε διαδικασία σε αστικές ή εμπορικές υποθέσεις έχει αποφασίσει να επιτρέψει τη συμμετοχή τουλάχιστον ενός εκ των διαδίκων ή άλλων προσώπων σε ακρόαση μέσω βιντεοδιάσκεψης, η εν λόγω αρμόδια αρχή θα πρέπει να διασφαλίζει ότι τα πρόσωπα αυτά έχουν πρόσβαση στην ακρόαση μέσω βιντεοδιάσκεψης. Ειδικότερα, η αρμόδια αρχή θα πρέπει να αποστέλλει στα εν λόγω πρόσωπα σύνδεσμο ώστε να είναι σε θέση να συμμετέχουν στη βιντεοδιάσκεψη, και να παρέχει τεχνική βοήθεια. Για παράδειγμα, η αρμόδια αρχή θα πρέπει να παρέχει οδηγίες σχετικά με το λογισμικό που θα χρησιμοποιηθεί και να οργανώνει, όπου απαιτείται, τεχνική δοκιμή πριν από την ακρόαση. Η αρμόδια αρχή θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τις ειδικές ανάγκες των ατόμων με αναπηρία.

(39)

Όταν ένα παιδί συμμετέχει σε διαδικασίες σε αστικές ή εμπορικές υποθέσεις, ιδίως ως διάδικος, βάσει του εθνικού δικαίου, το παιδί θα πρέπει να μπορεί να συμμετέχει στην ακρόαση μέσω βιντεοδιάσκεψης ή άλλης τεχνολογίας εξ αποστάσεως επικοινωνίας που προβλέπεται στον παρόντα κανονισμό, λαμβανομένων υπόψη των δικονομικών του δικαιωμάτων. Από την άλλη πλευρά, όταν το παιδί συμμετέχει στη διαδικασία με σκοπό τη διεξαγωγή αποδείξεων σε αστικές ή εμπορικές υποθέσεις, για παράδειγμα όταν το παιδί πρόκειται να εξεταστεί ως μάρτυρας, το παιδί θα μπορούσε επίσης να εξεταστεί μέσω βιντεοδιάσκεψης ή άλλης τεχνολογίας εξ αποστάσεως επικοινωνίας σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2020/1783.

(40)

Όταν η αρμόδια αρχή ζητεί τη συμμετοχή προσώπου με σκοπό τη διεξαγωγή αποδείξεων σε αστικές ή εμπορικές υποθέσεις, η συμμετοχή του εν λόγω προσώπου στην ακρόαση μέσω βιντεοδιάσκεψης ή άλλης τεχνολογίας εξ αποστάσεως επικοινωνίας θα πρέπει να διέπεται από τον κανονισμό (ΕΕ) 2020/1783.

(41)

Ο παρών κανονισμός δεν θα πρέπει να εφαρμόζεται στη χρήση βιντεοδιάσκεψης ή άλλης τεχνολογίας εξ αποστάσεως επικοινωνίας σε αστικές και εμπορικές υποθέσεις, όταν η εν λόγω χρήση προβλέπεται ήδη στις νομικές πράξεις που απαριθμούνται στο παράρτημα Ι, ή σε υποθέσεις που δεν έχουν διασυνοριακές επιπτώσεις. Επιπλέον, ο παρών κανονισμός δεν θα πρέπει να ισχύει για τη χρήση βιντεοδιάσκεψης ή άλλων τεχνολογιών εξ αποστάσεως επικοινωνίας σε διαδικασίες βεβαίωσης της γνησιότητας ενώπιον συμβολαιογράφου.

(42)

Σε ποινικές υποθέσεις, η διαδικασία για την κίνηση και τη διεξαγωγή ακρόασης μέσω βιντεοδιάσκεψης ή άλλης τεχνολογίας εξ αποστάσεως επικοινωνίας θα πρέπει να διέπεται από το δίκαιο του κράτους μέλους που διενεργεί την ακρόαση. Το κράτος μέλος που διενεργεί την ακρόαση μέσω βιντεοδιάσκεψης ή άλλης τεχνολογίας εξ αποστάσεως επικοινωνίας θα πρέπει να νοείται ως το κράτος μέλος που αιτήθηκε τη χρήση βιντεοδιάσκεψης ή άλλη τεχνολογία εξ αποστάσεως επικοινωνίας.

(43)

Οι κανόνες που προβλέπονται στον παρόντα κανονισμό σχετικά με τη χρήση βιντεοδιάσκεψης ή άλλης τεχνολογίας εξ αποστάσεως επικοινωνίας για ακροάσεις στο πλαίσιο δικαστικής συνεργασίας σε ποινικές υποθέσεις δεν θα πρέπει να εφαρμόζονται στις ακροάσεις μέσω βιντεοδιάσκεψης ή άλλης τεχνολογίας εξ αποστάσεως επικοινωνίας για τους σκοπούς της διεξαγωγής αποδείξεων ή της διεξαγωγής δίκης που θα μπορούσε να οδηγήσει σε απόφαση για την ενοχή ή την αθωότητα υπόπτου ή κατηγορουμένου. Ο παρών κανονισμός δεν θα πρέπει να θίγει την οδηγία 2014/41/ΕΕ, τη σύμβαση για την αμοιβαία δικαστική συνδρομή επί ποινικών υποθέσεων μεταξύ των κρατών μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης και την απόφαση-πλαίσιο 2002/465/ΔΕΥ του Συμβουλίου (23).

(44)

Προκειμένου να διασφαλιστούν το δικαίωμα σε δίκαιη δίκη και τα δικαιώματα υπεράσπισης, ο ύποπτος, ο κατηγορούμενος ή ο καταδικασθείς, ή θιγόμενος, όπως ορίζεται στον κανονισμό (ΕΕ) 2018/1805, που δεν είναι ύποπτος ή κατηγορούμενος ή καταδικασθείς, θα πρέπει να παρέχει τη συγκατάθεσή του για τη χρήση βιντεοδιάσκεψης ή άλλης τεχνολογίας εξ αποστάσεως επικοινωνίας για την ακρόαση σε διαδικασίες δικαστικής συνεργασίας σε ποινικές υποθέσεις. Η αρμόδια αρχή θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα να παρεκκλίνει από την απαίτηση να ζητείται η συγκατάθεση του υπόπτου, του κατηγορουμένου ή του καταδικασθέντος ή του θιγόμενου, μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις στις οποίες η παρέκκλιση αυτή δικαιολογείται δεόντως από σοβαρές απειλές κατά της δημόσιας ασφάλειας και της δημόσιας υγείας, οι οποίες αποδεικνύονται πραγματικές και ενεστώσες ή προβλέψιμες. Η χρήση εξαίρεσης όσον αφορά την επιδίωξη συγκατάθεσης για βιντεοδιάσκεψη θα πρέπει να περιορίζεται σε ό,τι είναι αναγκαίο και θα πρέπει να σέβεται πλήρως τον Χάρτη των Θεμελιωδών Δικαιωμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ο «Χάρτης»). Ελλείψει συγκατάθεσης, ο ύποπτος, ο κατηγορούμενος ή ο καταδικασθείς ή ο θιγόμενος θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα να ζητήσει επανεξέταση σύμφωνα με το εθνικό δίκαιο και σε πλήρη συμμόρφωση με τον Χάρτη.

(45)

Σε περίπτωση προσβολής των δικαιωμάτων ενός υπόπτου ή ενός κατηγορουμένου ή καταδικασθέντος στο πλαίσιο ακρόασης που διενεργείται μέσω βιντεοδιάσκεψης ή άλλης τεχνολογίας εξ αποστάσεως επικοινωνίας, θα πρέπει να διασφαλίζεται η πρόσβαση σε πραγματική προσφυγή σύμφωνα με το άρθρο 47 του Χάρτη. Η πρόσβαση σε πραγματική προσφυγή θα πρέπει επίσης να διασφαλίζεται για τους θιγόμενους, που δεν είναι ύποπτοι, κατηγορούμενοι ή καταδικασθέντες, στο πλαίσιο ακρόασης μέσω βιντεοδιάσκεψης ή άλλης τεχνολογίας εξ αποστάσεως επικοινωνίας σε διαδικασίες δυνάμει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1805.

(46)

Οι αρμόδιες αρχές που είναι υπεύθυνες για την ακρόαση μέσω βιντεοδιάσκεψης ή άλλης τεχνολογίας εξ αποστάσεως επικοινωνίας σε ποινικές υποθέσεις θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι η επικοινωνία σε διαδικασία δυνάμει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1805 μεταξύ του υπόπτου, του κατηγορουμένου ή του καταδικασθέντος ή του θιγόμενου και του δικηγόρου του, αμέσως πριν από την ακρόαση αλλά και κατά τη διάρκειά της, είναι εμπιστευτική σύμφωνα με το εφαρμοστέο εθνικό δίκαιο.

(47)

Όταν διοργανώνεται ακρόαση μέσω βιντεοδιάσκεψης ή άλλης τεχνολογίας εξ αποστάσεως επικοινωνίας σε ποινικές υποθέσεις, η αρμόδια αρχή η οποία λαμβάνει το αίτημα διοργάνωσης μιας τέτοιας ακρόασης (η «αρμόδια αρχή προς την οποία απευθύνεται το αίτημα») θα πρέπει να διασφαλίζει ότι ο ύποπτος ή ο κατηγορούμενος, ο καταδικασθείς ή ο θιγόμενος, όπως ορίζεται στον κανονισμό (ΕΕ) 2018/1805, συμπεριλαμβανομένων των ατόμων με αναπηρία, έχει πρόσβαση στην αναγκαία υποδομή για τη χρήση βιντεοδιάσκεψης ή άλλης τεχνολογίας εξ αποστάσεως επικοινωνίας. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει την ευθύνη παροχής πρόσβασης, για παράδειγμα, στις εγκαταστάσεις όπου πρόκειται να πραγματοποιηθεί η ακρόαση και στον διαθέσιμο τεχνικό εξοπλισμό. Όταν δεν υπάρχει τεχνικός εξοπλισμός στις εγκαταστάσεις της αρμόδιας αρχής προς την οποία απευθύνεται το αίτημα, η εν λόγω αρχή θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα να προβαίνει στις πρακτικές ρυθμίσεις διοργανώνοντας την ακρόαση στις εγκαταστάσεις άλλης αρχής με σκοπό τη διενέργειά της μέσω βιντεοδιάσκεψης ή άλλης τεχνολογίας εξ αποστάσεως επικοινωνίας, ει δυνατόν σύμφωνα με τις εθνικές διαδικασίες.

(48)

Ο κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 910/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (24) θεσπίζει κοινό ενωσιακό κανονιστικό πλαίσιο για την αναγνώριση των μέσων ηλεκτρονικής ταυτοποίησης και των ηλεκτρονικών υπηρεσιών εμπιστοσύνης («υπηρεσίες εμπιστοσύνης του κανονισμού e-IDAS»), ιδίως των ηλεκτρονικών υπογραφών, ηλεκτρονικών σφραγίδων, χρονοσφραγίδων, υπηρεσιών ηλεκτρονικής παράδοσης και υπηρεσιών επαλήθευσης της ταυτότητας ιστοτόπων οι οποίες αναγνωρίζεται σε διασυνοριακό επίπεδο ότι έχουν το ίδιο νομικό καθεστώς με τα ισοδύναμα μέσα που ενέχουν φυσική παρουσία. Ως εκ τούτου, ο παρών κανονισμός θα πρέπει να προβλέπει τη χρήση των υπηρεσιών εμπιστοσύνης του κανονισμού e-IDAS για σκοπούς ψηφιακής επικοινωνίας.

(49)

Όταν έγγραφο που διαβιβάζεται στο πλαίσιο ηλεκτρονικής επικοινωνίας που προβλέπεται στον παρόντα κανονισμό απαιτεί σφραγίδα ή υπογραφή, οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να χρησιμοποιούν εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα ή υπογραφή, όπως ορίζεται στον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 910/2014, ενώ τα φυσικά ή νομικά πρόσωπα θα πρέπει να χρησιμοποιούν εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή ηλεκτρονική ταυτοποίηση. Ωστόσο, ο παρών κανονισμός δεν θα πρέπει να θίγει τις τυπικές απαιτήσεις που ισχύουν για τα έγγραφα που προσκομίζονται προς υποστήριξη μιας αίτησης, τα οποία θα μπορούσαν να είναι ψηφιακά πρωτότυπα ή επικυρωμένα αντίγραφα. Επίσης, ο παρών κανονισμός δεν θα πρέπει να θίγει το εθνικό δίκαιο όσον αφορά τη μετατροπή εγγράφων και κάθε άλλη απαίτηση που αφορά τη γνησιότητα, την ακρίβεια, την εγκυρότητα, την αξιοπιστία και την κατάλληλη νομική μορφή εγγράφων ή πληροφοριών, με εξαίρεση τις προϋποθέσεις που σχετίζονται με την επικοινωνία με ψηφιακά μέσα και θεσπίζονται με τον παρόντα κανονισμό.

(50)

Με σκοπό τη διευκόλυνση της καταβολής τελών σε υποθέσεις με διασυνοριακές επιπτώσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής των νομικών πράξεων της Ένωσης σχετικά με αστικές και εμπορικές υποθέσεις που απαριθμούνται στο παράρτημα Ι, τα τεχνικά μέσα ηλεκτρονικής καταβολής τελών θα πρέπει να συμμορφώνονται με τους ισχύοντες κανόνες σχετικά με την προσβασιμότητα. Η χρήση μέσων πληρωμής ευρέως διαθέσιμων σε ολόκληρη την Ένωση, όπως πιστωτικές κάρτες, χρεωστικές κάρτες, ηλεκτρονικά πορτοφόλια και τραπεζικά εμβάσματα, θα πρέπει να είναι δυνατή σε επιγραμμικό περιβάλλον και προσβάσιμη μέσω του ευρωπαϊκού ηλεκτρονικού σημείου πρόσβασης.

(51)

Για σκοπούς διασφάλισης της πλήρους επίτευξης των στόχων του παρόντος κανονισμού και για την εναρμόνιση των υφιστάμενων νομικών πράξεων της Ένωσης σχετικά με αστικές, εμπορικές και ποινικές υποθέσεις με τον παρόντα κανονισμό, είναι αναγκαίο να τροποποιηθούν με τον παρόντα κανονισμό οι ακόλουθες νομικές πράξεις: κανονισμοί (ΕΚ) αριθ. 805/2004 (25), (ΕΚ) αριθ. 1896/2006 (26), (ΕΚ) αριθ. 861/2007 (27), (ΕΕ) αριθ. 606/2013 (28), (ΕΕ) αριθ. 655/2014 (29), (ΕΕ) 2015/848 και (ΕΕ) 2018/1805 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου. Με τις εν λόγω τροποποιήσεις επιδιώκεται να διασφαλιστεί ότι η επικοινωνία πραγματοποιείται σύμφωνα με τους κανόνες και τις αρχές που ορίζονται στον παρόντα κανονισμό. Οι τροποποιήσεις των οδηγιών και των αποφάσεων-πλαισίων που αφορούν αστικές, εμπορικές και ποινικές υποθέσεις θεσπίζονται με την οδηγία (ΕΕ) 2023/2843 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (30).

(52)

Σύμφωνα με τα σημεία 22 και 23 της διοργανικής συμφωνίας της 13ης Απριλίου 2016 για τη βελτίωση του νομοθετικού έργου (31), η Επιτροπή θα πρέπει να αξιολογήσει τον παρόντα κανονισμό βάσει πληροφοριών που συλλέγονται μέσω ειδικών ρυθμίσεων παρακολούθησης, συμπεριλαμβανομένων ποσοτικών και ποιοτικών αξιολογήσεων για καθεμιά από τις νομικές πράξεις που απαριθμούνται στα παραρτήματα I και II του παρόντος κανονισμού, προκειμένου να εκτιμηθούν τα πραγματικά αποτελέσματα του παρόντος κανονισμού με σκοπό, ιδίως, να εξεταστούν οι επιπτώσεις στην αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα της ψηφιοποίησης της διασυνοριακής δικαστικής συνεργασίας και η ανάγκη για τυχόν περαιτέρω δράση.

(53)

Το λογισμικό εφαρμογής αναφοράς που έχει αναπτύξει η Επιτροπή ως σύστημα υποστηρικτικών λειτουργιών θα πρέπει να συλλέγει με προγραμματισμένο τρόπο τα δεδομένα που είναι απαραίτητα για σκοπούς παρακολούθησης και τα εν λόγω δεδομένα θα πρέπει να διαβιβάζονται στην Επιτροπή. Όταν τα κράτη μέλη επιλέγουν να χρησιμοποιήσουν εθνικό σύστημα ΤΠ αντί του λογισμικού εφαρμογής αναφοράς που έχει αναπτύξει η Επιτροπή, το εν λόγω σύστημα θα μπορούσε να εξοπλιστεί για να συλλέγει με προγραμματισμένο τρόπο τα εν λόγω δεδομένα και, σε αυτήν την περίπτωση, τα εν λόγω δεδομένα θα πρέπει να διαβιβάζονται στην Επιτροπή. Ο σύνδεσμος e-CODEX θα μπορούσε επίσης να εξοπλιστεί με χαρακτηριστικό που να επιτρέπει την ανάκτηση σχετικών στατιστικών δεδομένων.

(54)

Στις περιπτώσεις που τα δεδομένα σχετικά με τον αριθμό των ακροάσεων με χρήση βιντεοδιάσκεψης δεν μπορούν να συλλεχθούν αυτόματα, και προκειμένου να περιοριστεί ο επιπρόσθετος διοικητικός φόρτος της συλλογής δεδομένων, κάθε κράτος μέλος θα πρέπει να ορίσει τουλάχιστον ένα δικαστήριο ή μία αρμόδια αρχή με σκοπό τη δημιουργία δείγματος παρακολούθησης. Το δικαστήριο ή η αρμόδια αρχή που ορίζεται θα πρέπει να είναι επιφορτισμένη με τη συλλογή και την παροχή στην Επιτροπή τέτοιων δεδομένων σχετικά με τις δικές της ακροάσεις, τα οποία θα πρέπει να χρησιμεύουν για την εκτίμηση του όγκου των δεδομένων που απαιτούνται για την αξιολόγηση του παρόντος κανονισμού από ένα δεδομένο κράτος μέλος. Το δικαστήριο ή η αρχή που ορίζεται θα πρέπει να είναι αρμόδια για τη διεξαγωγή ακροάσεων μέσω βιντεοδιάσκεψης σύμφωνα με τον παρόντα κανονισμό. Σε τομείς που αρχές εκτός των δικαστηρίων ή των εισαγγελέων, όπως οι συμβολαιογράφοι, θεωρούνται αρμόδιες αρχές κατά την έννοια του παρόντος κανονισμού, το καθοριζόμενο δείγμα παρακολούθησης θα πρέπει επίσης να είναι αντιπροσωπευτικό της εφαρμογής του κανονισμού.

(55)

Η εφαρμογή του παρόντος κανονισμού δεν θίγει τη διάκριση των εξουσιών και την ανεξαρτησία της δικαστικής εξουσίας στα κράτη μέλη, καθώς και τα δικονομικά δικαιώματα που κατοχυρώνονται στον Χάρτη και στο δίκαιο της Ένωσης, όπως στις οδηγίες για τα δικονομικά δικαιώματα, ήτοι τις οδηγίες 2010/64/ΕΕ (32), 2012/13/ΕΕ (33), 2013/48/ΕΕ (34), (ΕΕ) 2016/343 (35), (ΕΕ) 2016/800 (36) και (ΕΕ) 2016/1919 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (37), και ειδικότερα το δικαίωμα σε διερμηνεία, το δικαίωμα πρόσβασης σε δικηγόρο, το δικαίωμα πρόσβασης στη δικογραφία, το δικαίωμα σε νομική συνδρομή και το δικαίωμα παράστασης του κατηγορουμένου στη δίκη του.

(56)

Οι κανονισμοί (ΕΕ) 2016/679 και (ΕΕ) 2018/1725 και η οδηγία (ΕΕ) 2016/680 ισχύουν για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που πραγματοποιείται στο αποκεντρωμένο σύστημα ΤΠ. Για να αποσαφηνιστεί η ευθύνη για την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που αποστέλλονται ή λαμβάνονται μέσω του αποκεντρωμένου συστήματος ΤΠ, ο παρών κανονισμός θα πρέπει να ορίζει ποιος θα θεωρείται υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Για τον σκοπό αυτό, κάθε οντότητα που αποστέλλει ή παραλαμβάνει δεδομένα θα πρέπει να θεωρείται ότι έχει καθορίσει χωριστά τον σκοπό και τα μέσα της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

(57)

Προκειμένου να διασφαλιστούν ενιαίες προϋποθέσεις για την εφαρμογή του παρόντος κανονισμού όσον αφορά τη θέσπιση του αποκεντρωμένου συστήματος ΤΠ, θα πρέπει να ανατεθούν στην Επιτροπή εκτελεστικές αρμοδιότητες. Οι εν λόγω αρμοδιότητες θα πρέπει να ασκούνται σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 182/2011 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (38). Οι εκτελεστικές πράξεις θα πρέπει να παρέχουν τη δυνατότητα στα κράτη μέλη να προσαρμόζουν τα σχετικά εθνικά τους συστήματα ΤΠ για τον σκοπό της σύνδεσής τους με το αποκεντρωμένο σύστημα ΤΠ.

(58)

Δεδομένου ότι οι στόχοι του παρόντος κανονισμού, ιδίως η εναρμονισμένη ψηφιοποίηση της διασυνοριακής δικαστικής συνεργασίας, δεν μπορούν να επιτευχθούν επαρκώς από τα κράτη μέλη μεμονωμένα, επειδή, μεταξύ άλλων, δεν είναι δυνατόν να διασφαλιστεί η διαλειτουργικότητα των συστημάτων ΤΠ των κρατών μελών και των οργάνων και οργανισμών της Ένωσης, αλλά μπορούν, λόγω της συντονισμένης δράσης της Ένωσης, να επιτευχθούν καλύτερα σε ενωσιακό επίπεδο, η Ένωση μπορεί να λάβει μέτρα, σύμφωνα με την αρχή της επικουρικότητας, όπως ορίζεται στο άρθρο 5 της Συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση (ΣΕΕ). Σύμφωνα με την αρχή της αναλογικότητας όπως διατυπώνεται στο ίδιο άρθρο, ο παρών κανονισμός δεν υπερβαίνει τα αναγκαία όρια για την επίτευξη των στόχων αυτών.

(59)

Σύμφωνα με τα άρθρα 1 και 2 του πρωτοκόλλου αριθ. 22 σχετικά με τη θέση της Δανίας, το οποίο προσαρτάται στη ΣΕΕ και στη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΣΛΕΕ), η Δανία δεν συμμετέχει στην έκδοση του παρόντος κανονισμού και δεν δεσμεύεται από αυτόν ούτε υπόκειται στην εφαρμογή του.

(60)

Σύμφωνα με τα άρθρα 1 και 2 και το άρθρο 4α παράγραφος 1 του πρωτοκόλλου αριθ. 21 για τη θέση του Ηνωμένου Βασιλείου και της Ιρλανδίας όσον αφορά τον χώρο ελευθερίας, ασφάλειας και δικαιοσύνης, το οποίο προσαρτάται στη ΣΕΕ και στη ΣΛΕΕ, και με την επιφύλαξη του άρθρου 4 του εν λόγω πρωτοκόλλου, η Ιρλανδία δεν συμμετέχει στην έκδοση του παρόντος κανονισμού και δεν δεσμεύεται από αυτόν ούτε υπόκειται στην εφαρμογή του.

(61)

Ζητήθηκε, σύμφωνα με το άρθρο 42 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, η γνώμη του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων, ο οποίος υπέβαλε επίσημες παρατηρήσεις 25 Ιανουαρίου 2022,