13.

En lo que se refiere a los mecanismos de adjudicaciones del ITER, se proporciona el avance oficial de la obra, desde el punto de vista del valor, de acuerdo a los hitos del Sistema de Asignación de Crédito (SAC) que F4E obtiene anualmente durante el proceso de realización de la contratación específica. Esto es lo que el ITER IO reconoce oficialmente en lo que se refiere al progreso. Sin embargo, el valor de los hitos SAC se alcanza al final de la contratación y por lo tanto el reconocimiento a través de créditos está sesgado. Por lo tanto, de hecho, el progreso de los procedimientos de adjudicación se controla directamente a través de los hitos del SAC, pero también indirectamente a través de la consecución de los hitos de los contratos asociados.

14.

Cabe señalar que la proporción de los compromisos individuales se ha incrementado en un 13 % desde 2012 y que el plan de ejecución del presupuesto de 2013 indica que el porcentaje de compromiso individual debe alcanzar el 80 % a finales de 2013. Por lo tanto, F4E se está recuperando progresivamente de su retraso en la ejecución real de los contratos relacionados con el presupuesto/programa de trabajo anual específico. Además, la previsión de ejecución confirma la utilización en 2013 de la cantidad total disponible en compromisos globales de 2012.

15.

F4E considera que el sistema global de control interno está en su lugar y evoluciona de acuerdo con las necesidades de la organización. La creación e implementación de un sistema de control interno evoluciona con los cambios de la organización y debe ser considerado como un proceso continuo.

Desde su creación, F4E ha considerado el desarrollo de sus estrategias de control general como una de sus principales prioridades. Ya se han puesto en marcha varios sistemas de control y están proporcionando a la gestión la seguridad necesaria. Además, en 2012, se estableció un equipo que depende directamente del director para desarrollar e implementar la estrategia de control global de F4E, para supervisar la eficacia de los mecanismos de control interno y para realizar el seguimiento de todas las recomendaciones de la auditoría interna y externa.

Aparte de la conclusión general y sin impacto significativo sobre la validación, la consultora independiente en efecto identificó varias excepciones y/o áreas de mejora. Se debe tener en cuenta que algunas de estas áreas se habían detectado previamente en otras auditorías y/o evaluaciones y ya se han abordado en dichos planes de acción. La principal cuestión señalada por la firma de auditoría independiente y que exige una acción inmediata se refiere a los activos operativos. Esta recomendación se ha puesto en conocimiento de la gestión de F4E inmediatamente y se han formulado las medidas correctivas dentro de un plan de acción.

Desde su puesta en marcha, la Empresa Común ha dedicado grandes esfuerzos al desarrollo de un sistema integrado de información de gestión y control que permite que el control estricto de las estimaciones de costes y las desviaciones (véase el apartado 29).

En relación con el seguimiento de las auditorías internas y externas, hay que señalar que a pesar de la observación formulada por el Tribunal de Cuentas, el Comité de Auditoría, en su reunión de 14 de junio de 2013, reconoció las mejoras y expresó su reconocimiento por los progresos realizados en la ejecución de los planes de acción.

Se ha establecido un sistema de Gestión de Riesgos, integrado de forma sistemática a nivel de proyecto. Se ha designado un Gerente de Riesgo para el seguimiento del registro de riesgos y sus medidas de mitigación. El registro de riesgos se actualiza para cada reunión del Comité Ejecutivo.

16.

Debido a su bajo valor medio, los procedimientos negociados corresponden al 40 % de los procedimientos de adjudicación anuales pero solamente a menos del 10 % del compromiso anual de la EC: en este sentido, la utilización de procedimientos negociados de bajo valor permite a la EC centrar los escasos recursos internos en adjudicaciones de alto valor o alto riesgo, con un beneficioso efecto de reducción del riesgo.

En relación con el escaso número de propuestas recibidas ante las convocatorias de subvenciones, la EC reconoce el problema: hasta ahora los intentos de mejorar y ampliar la participación en las convocatorias de propuestas no han tenido éxito. Se considera que esto es debido a la naturaleza extremadamente especializada de las subvenciones de F4E, que resultan de interés solo para un pequeño número de solicitantes en Europa.

Cabe señalar que, en su estudio «Potencial de reorganización dentro del proyecto ITER para mejorar la rentabilidad» encargado por la Comisión de Control Presupuestario del Parlamento Europeo, Ernst & Young acordaron que las regulaciones impuestas a F4E no se adaptan bien a los objetivos específicos de F4E y restringen su capacidad para afrontar de manera innovadora la efectividad de costes.

17.

Respecto a la primera conclusión, F4E coincide con la afirmación de que las sanciones no están previstas en el Modelo de Acuerdo de Subvención (MAS). El proyecto del Reglamento Financiero para F4E aprobado por la Comité Ejecutivo de F4E en 2007 preveía la posibilidad para F4E de imponer tales sanciones. Esta posibilidad ha sido eliminada del texto a raíz de una petición expresa de la Comisión Europea, presentada durante un proceso de consulta previsto en el artículo 5 de los Estatutos.

Sin embargo, F4E cree que la ausencia de tal disposición en el MAS no expone significativamente a F4E al riesgo de no recibir resultados esenciales en su momento, o de recibir resultados que no cumplan con sus estándares de calidad. Bajo la MAS, F4E siempre podrá resolver el acuerdo de subvención y exigir, en caso de no ejecución o ejecución deficiente, la ruptura con las obligaciones sustanciales y otras circunstancias especificadas en el MAS o el reembolso de la totalidad o parte de la contribución financiera de F4E.

Con respecto a la segunda conclusión, cabe señalar que, tras la limitación en el alcance recogida en el certificado de auditoría, F4E solicitó a los beneficiarios aclaraciones relativas a los costes indirectos y, posteriormente, pidió a la firma de auditoría que presentase una enmienda al certificado de auditoría. El pago fue autorizado en base a la evidencia adicional recibida.

18.

F4E querría confirmar que en la reorganización de sus circuitos financieros llevada a cabo en junio de 2013, se tuvo en cuenta la conclusión preliminar de los auditores. A este respecto, se han puesto en marcha controles adicionales en el ámbito del Informe de Aceptación Técnica (IAT) con lo cual la solicitud de pago solo puede aceptarse cuando no existan faltas de conformidad pendientes. Además, los agentes financieros realizan también un examen de los IAT asegurando que el informe técnico y la factura se ajusten a las condiciones contractuales.

19.

F4E verifica la equivalencia de las normas de contratación de la otra parte contratante con las normas de contratación de F4E para cada contratación conjunta, utilizándose las normas de la otra parte según lo dispuesto en el artículo 83 de las normas de desarrollo de F4E. F4E coincide con el Tribunal en que podría ser adecuado establecer normas comunes sobre las que dicha equivalencia fuera verificada por F4E de forma uniforme en las futuras contrataciones conjuntas, aunque no sea estrictamente necesario en virtud del artículo 83 de las normas de desarrollo.

20.

En relación con el uso de anuncios de información previa, no era la intención de la Empresa Común utilizar el anuncio de información previa para acortar el plazo mínimo para la recepción de ofertas por lo que se consideró más útil para los propósitos de visibilidad y competencia mantener jornadas informativas con la industria europea antes de la publicación del anuncio del contrato, proporcionando al operador económico la posibilidad de plantear preguntas sobre aspectos técnicos y administrativos generales de la convocatoria, así como de unirse a posibles socios comerciales.

En relación con la falta de conformidad con el artículo 85, la EC coincide con las conclusiones del Tribunal; es preciso señalar que se ha concedido acceso a la EC a los sistemas de alerta temprana y en la actualidad se realiza la verificación para todas las adjudicaciones.

En el momento de la firma de un contrato en diciembre de 2012, a F4E se le proporcionó una garantía de un banco que no cumplía los requisitos de calificación del contrato (disponer de una valoración BBB como mínimo). Esta situación fue detectada por el Equipo de Finanzas, en el momento de la validación del pago de prefinanciación, por lo que se rechazó la garantía. Se solicitó al contratista la presentación de una garantía válida procedente de un banco con la calificación requerida. Sin embargo, se acercaba el cierre de las cuentas y el contratista proporcionó garantías suficientes en relación con negociaciones en curso con otro banco, por lo que el contable decidió seguir adelante y autorizar el pago de pre-financiación. Esta decisión se basó en la evaluación de que los daños causados a F4E por la pérdida de los créditos de pago sería mucho mayor que el riesgo de no recibir una nueva garantía, teniendo en cuenta que el pago de prefinanciación todavía estaba garantizado por la fianza inicial. Por último, la nueva garantía bancaria fue presentada en la primera semana de febrero.

Por lo que se refiere a uno de los procedimientos mencionados, la estimación de costes efectivamente no fue correcta, ya que no se actualizó correctamente durante la evolución del diseño (antes de la publicación de la convocatoria).

Sin embargo, en lo que se refiere al segundo procedimiento, la gran diferencia existente entre la estimación inicial y la primera oferta recibida se entiende como el resultado de una situación de monopolio existente en aquel momento en el mercado europeo.

La EC canceló la primera convocatoria y volvió a publicarla dividiéndola en lotes para permitir una mayor competencia. Esto dio lugar a un precio total mucho más cercano a la estimación original de la EC, especialmente teniendo en cuenta que la división en lotes tuvo efectos negativos sobre las economías de escala provocando un aumento de los costes no recurrentes.

21, 22, 23.

En 2013, F4E continuó la ejecución de su estrategia general de supervisión y control y la estrategia ex post y de verificación que se había presentado a su Comité Ejecutivo en diciembre de 2012.

Respecto al ex post, se puso en marcha un ejercicio piloto con una empresa de auditoría externa para evaluar la elegibilidad de los gastos reclamados por los contratistas en el marco de acuerdos de subvención. El resultado de la prueba piloto permitirá a F4E ajustar y armonizar aún más sus procesos de control a posteriori.

Mientras tanto, la planificación anual de las auditorías de garantía de calidad sigue aplicándose según lo previsto. Basándose en las observaciones formuladas por el Tribunal de Cuentas en anteriores informes anuales, el alcance de las auditorías de control de calidad está actualmente siendo re-evaluado a través de un ejercicio piloto con el objetivo de ampliar las «verificaciones financieras ex post de los contratos de licitación» con controles financieros sobre los contratos operacionales.

Es necesario mencionar sin embargo, que el Comité de Auditoría del Comité Ejecutivo de F4E expresó su opinión en contra de las acciones propuestas en respuesta a las observaciones del Tribunal sobre las verificaciones financieras ex post de los contratos en su informe anual de 2011, ya que va en contra del principio de los contratos acordados a precio. El Comité de Auditoría pidió al Tribunal que reconsiderase su posición a este respecto. Como resultado, F4E rediseñó sus verificaciones financieras de los contratos de operación tal y como había mencionado el Tribunal.

24.

El 26 y 27 de junio de 2013, el Comité Ejecutivo aprobó el documento sobre la «Aplicación de la Política Industrial», con el acuerdo de la Comisión Europea. Tal política, junto con las adoptadas anteriormente, establece la política y el marco para la gestión de la propiedad intelectual dentro de F4E.

La aplicación práctica de nuestras obligaciones para la gestión de la PI se puede resumir de la siguiente manera:

Por último, para garantizar la confidencialidad de la información relacionada con la PI tratada en nuestros contratos, se está aplicando una Política de Seguridad de la Información. La política preverá el almacenamiento electrónico en un servidor dedicado a la información confidencial relacionada con la PI. La adopción de esta política es inminente y su aplicación para la gestión de la información relacionada con la PI debe estar lista en enero de 2014.

25.

Aunque F4E coincide con la conclusión fáctica del Tribunal de Cuentas, sería necesario hacer hincapié en que, desde que esta observación fue hecha por primera vez por los auditores en 2008, F4E ha tomado todas las medidas necesarias para remediar la situación. El Comité Ejecutivo ha asumido su responsabilidad para abordar el tema, mientras que se envían recordatorios sistemáticos al colaborador, y a los Estados miembros que no pagan a tiempo se les solicita pagar un interés de demora según el artículo 48 de las normas de desarrollo. Por desgracia, los procedimientos internos de algunos de los Estados miembros les hace a veces imposible respetar los plazos establecidos por el Reglamento Financiero de F4E.

En cuanto al impacto presupuestario, es importante subrayar que las contribuciones de membresía sujetas a la observación del Tribunal representan el 0,6 % del presupuesto de F4E y, en consecuencia, las demoras son una fracción de dicho porcentaje.

Por último, al final del ejercicio presupuestario 2012, sólo se mantuvo como debida una cantidad de 1 085 euros.

Por lo tanto, los pagos atrasados de las contribuciones de los miembros en 2012 no tuvieron un impacto medible en la ejecución del presupuesto ni sobre la F4E.

Mientras tanto, F4E seguirá velando por que las contribuciones de los miembros se paguen a la mayor brevedad.

26.

Es cierto que en el momento de la auditoría, las normas de aplicación mencionadas no habían sido aprobadas oficialmente. Sin embargo, nos gustaría hacer hincapié en que, a fin de evitar el vacío legal, el director de F4E ha adoptado decisiones que indican que el modelo de normas aplicable a las agencias o a la Comisión es de aplicación a la Empresa Común, por analogía (excepto si se indica lo contrario). En este sentido, F4E se procuró a sí misma un marco de referencia adecuado y transparente, aplicado de manera uniforme por la organización hasta que las normas formales aprobadas por el Comité Ejecutivo entraron en vigor.

En cuanto a este último punto, se han logrado importantes avances desde que se hizo la auditoría. Las disposiciones de aplicación siguientes han sido efectivamente adoptadas formalmente por el Comité Ejecutivo en diciembre de 2012: criterios de clasificación en grado y ascensos en función de la implicación, trabajo a tiempo parcial, evaluación del Director, licencia familiar, permiso parental y transferencia de derechos de pensión.

En relación con las disposiciones sobre la implicación y el uso de temporales, la evaluación, la prevención del acoso, la titulación y la certificación, se enviaron las normas a la Comisión para su aprobación, entre enero y febrero de 2013 (después de la conclusión del proceso de consulta interna) y F4E está esperando la aprobación de la Comisión antes de que pueda ser aprobado por el Comité Ejecutivo. Esto se espera que tenga lugar en diciembre de 2013.

La consulta del Comité de personal se encuentra actualmente en curso para las normas de aplicación de permisos y ausencias, ausencias por enfermedad, mandos intermedios y ocupación provisional de los puestos directivos. En breve se someterá a la aprobación de la Comisión.

Para la aplicación de normas como las de contratación y el uso de agentes contractuales, F4E se encuentra a la espera de que la Comisión finalice los modelos y por lo tanto todavía no pueden presentarse en virtud del artículo 110 del Estatuto.

Por último, nos gustaría reiterar el compromiso de F4E de aumentar el número de medidas de aplicación que serán adoptadas en el transcurso de 2013 y con posterioridad. Teniendo esto en cuenta, se ha aprobado un calendario de adopción estimado así como disposiciones internas destinadas a facilitar el proceso de adopción. Por lo tanto estamos seguros de que se van a hacer progresos adicionales.

27, 28, 29, 30, 31.

En 2008 un grupo de trabajo de F4E, apoyado por expertos de la industria y organismos públicos de investigación, estimó que el coste esperado de la contribución europea acordada en aquel momento para la construcción del ITER era de 5 940 millones de euros con una necesidad de 663 millones de euros para contingencias. El coste de la cooperación con el planteamiento más amplio con Japón y la administración de F4E, se estimó en 2008 en 650 millones de euros lo que resulta en un coste estimado total de 7 253 millones de euros en valor del euro del año 2008, incluida la contingencia mencionada.

El Consejo ha proporcionado 6 600 millones de euros en valor del euro en el año 2008 durante el período 2007-2020 para que F4E cumpla con las obligaciones europeas en relación con el ITER y el planteamiento más amplio y ha pedido a F4E que haga todos los ahorros posibles para asegurar que se respete el límite presupuestario.

Desde el año 2008 el proyecto ITER ha evolucionado significativamente en respuesta a los altos requisitos de seguridad a raíz del accidente de Fukushima, los nuevos descubrimientos científicos y la maduración del diseño. Mientras que algunos de los requisitos se han relajado la mayoría de los cambios han supuesto un incremento de los requisitos y del alcance de lo que Europa debe aportar al ITER. Tales cambios son decididos por la Organización ITER (IO) y sus órganos de gobierno.

Reconociendo que el alcance de las prestaciones europeas al ITER ha cambiado sustancialmente y que los diseños han madurado considerablemente desde la estimación de costes de 2008, F4E ha realizado una revisión completa de toda la estimación de costes durante los primeros seis meses de 2013.

A diferencia de las actualizaciones incrementales de la estimación de costes presentada en informes anteriores al Consejo, esta estimación actualizada de los costes también contempla los cambios futuros. El coste esperado de las aportaciones europeas al ITER, al planteamiento más amplio y al funcionamiento de la F4E se estima ahora en 6 890 millones de euros. Cuando se compara con el presupuesto máximo de 6 600 millones de euros para el período presupuestario hasta 2020, aparece una contingencia negativa de 290 millones de euros.

El cambio en la contingencia de - 165 a - 290 millones de euros desde el informe presentado por F4E al Consejo el año pasado se debe en gran medida a una escalada significativa en los costes esperados y realizados de la construcción, resultado del aumento en el ámbito de las construcciones que deben realizarse y de la presión sobre la planificación de la construcción de los edificios.

Como se señaló en un estudio de Ernst and Young titulado «Potencial de reorganización dentro del proyecto ITER para mejorar la rentabilidad», lanzado en julio de 2012 por la Comisión de Control Presupuestario del Parlamento Europeo y concluido en febrero de 2013, F4E tiene poco o ningún control sobre tales cambios, siendo este el cometido del Consejo del ITER y de sus órganos subsidiarios.

Sin embargo, y para asegurarse de que se respeta el límite presupuestario, F4E ha desarrollado y continúa desarrollando y aplicando una amplia gama de medidas de contención de costes, incluyendo la optimización de estrategias de contratación y condiciones contractuales para reducir los costes, y en cooperación con IO, optimizando los diseños para la contención de costes. La situación de las medidas pasadas y la recopilación de las medidas actuales, junto con la nueva estimación de costos se presentó al Comité Ejecutivo el 26 de junio 2013 [documento F4E (13)-GB27-06]. Estas medidas ofrecen oportunidades de ahorro superiores a 300 millones de euros y por lo tanto proporcionan las herramientas necesarias para que se respete el techo presupuestario para el período hasta el año 2020.

32.

El auditado coincide con esta observación y señala que la información sobre los riesgos de costes indicados en el apartado 30 no ha sido ni determinada en el período cubierto por el Informe Anual 2012 ni estaba disponible en el momento en que se estaba preparando y por lo tanto no podrían haber sido incluidos en el Informe Anual de 2012 aprobado por el Comité Ejecutivo en junio de 2013. Además, se ha de señalar que dicha información es reportada por F4E al Consejo Europeo y al Parlamento Europeo, al menos, una vez al año, en el informe de progreso de F4E, que se presenta en relación a a) los progresos realizados en la aplicación del plan de contención del gasto y ahorro, b) así como el rendimiento y la gestión de la Agencia y del proyecto ITER, y c) el cumplimiento de las actividades programadas dentro de su presupuesto anual. El informe 2013 contiene toda la información relacionada.

33.

El Acuerdo de Estado Anfitrión firmado entre «Fusion for Energy» y el Reino de España en 2007, en efecto, prevé que España aportará a F4E locales permanentes a más tardar 3 años después de la firma del acuerdo. El Acuerdo también prevé que, mientras tanto, y antes de que se pongan a disposición las instalaciones finales, España deberá proporcionar instalaciones provisionales.

Mientras que España todavía no ha proporcionado los locales permanentes, la Empresa Común ocupa un local temporal de manera gratuita, ya que España asume el coste total de los locales (alquiler y mantenimiento según lo previsto en el Acuerdo de Estado Anfitrión, mientras que F4E se hace cargo de la parte del inquilino de la sede temporal).

A fin de proporcionar las instalaciones finales, España puso en marcha un procedimiento informal para seleccionar un lugar y un proyecto arquitectónico adecuado. La selección del sitio y del proyecto está prevista para antes de finales de 2013.