(1)

Ameti pädevuses on läbi viia haldusjuurdlusi, distsiplinaarmenetluste eelmenetlusi, distsiplinaarmenetlusi ja ametist kõrvaldamise menetlusi kooskõlas Euroopa Liidu ametnike personalieeskirjade ja Euroopa Liidu muude teenistujate teenistustingimustega, mis on sätestatud nõukogu määruses (EMÜ, Euratom, ESTÜ) nr 259/68 (edaspidi „personalieeskirjad“), (3) ja ameti 8. juuli 2022. aasta otsuses, millega kehtestati haldusjuurdluste ja distsiplinaarmenetluste läbiviimise üldised rakendussätted. Vajadusel teavitab ta juhtumitest ka OLAFit.

(2)

Ameti töötajad on kohustatud teatama liidu huve kahjustavast võimalikust ebaseaduslikust tegevusest, sh pettusest ja korruptsioonist. Samuti on töötajad kohustatud teatama töökohustuste täitmata jätmisest, mis võib olla liidu ametnike kohustuste oluline eiramine. Seda reguleerib ameti 15. novembri 2018. aasta otsus rikkumistest teatamise sise-eeskirjade kohta.

(3)

Amet on kehtestanud põhimõtted, et tulemuslikult ennetada ja lahendada töökohal toimuvaid tegelikke või võimalikke psühholoogilise või seksuaalse ahistamise juhtumeid, nagu on sätestatud selle otsuses ERA-ED-690/2013, millega võetakse vastu personalieeskirjade kohased rakendusmeetmed. Otsusega kehtestatakse mitteametlik menetlus, mille alusel saab väidetav ahistamise ohver pöörduda ameti usaldusnõunike poole.

(4)

Amet võib uurida ka Euroopa Liidu salastatud teabe (edaspidi „ELi salastatud teave“) turvaeeskirjade võimalikke rikkumisi, tuginedes oma teabele ja IT-poliitikale, millega võeti ELi salastatud teabe kaitseks vastu turvaeeskirjad.

(5)

Ameti tegevuse suhtes viiakse läbi nii sise- kui ka välisauditeid.

(6)

Haldusjuurdluste, auditite ja uurimistega seoses teeb amet koostööd teiste liidu institutsioonide, organite ja asutustega.

(7)

Amet võib teha koostööd kolmandate riikide ametiasutuste ja rahvusvaheliste organisatsioonidega nii nende taotluse korral kui ka omal algatusel.

(8)

Amet võib teha koostööd ka ELi liikmesriikide ametiasutustega nii nende asutuste taotluse korral kui ka omal algatusel.

(9)

Amet osaleb Euroopa Liidu Kohtu kohtuasjades, kui ta ise pöördub Euroopa Kohtusse, kaitseb oma otsust, mis on Euroopa Kohtusse kaevatud, või sekkub juhtumites, mis on asjakohased tema ülesannete suhtes. Sellega seoses võib ametil olla vaja tagada, et osapoolte või menetlusse astujate saadud dokumentides sisalduvad isikuandmed jääksid konfidentsiaalseks.

(10)

Oma ülesannete täitmiseks kogub ja töötleb amet teavet ja mitut liiki isikuandmeid, sealhulgas füüsilise isiku identifitseerimisandmete, kontaktandmete, ametialaste ülesannete ja kohustuste, eraelulise ja professionaalse käitumise ning finantsandmete kohta. Amet tegutseb vastutava töötlejana.

(11)

Määruse kohaselt on amet seega kohustatud andma andmesubjektidele teavet selliste töötlemistoimingute kohta ja austama nende kui andmesubjektide õigusi.

(12)

Ametil võib olla vaja ühitada need õigused haldusjuurdluste, auditite, uurimiste ja kohtumenetluste eesmärkidega. Samuti võib tal olla vaja tasakaalustada andmesubjekti õigusi muude andmesubjektide põhiõiguste ja -vabadustega. Selleks on ametil määruse (EL) 2018/1725 (edaspidi „määrus“) artikli 25 kohaselt teatavatel rangetel tingimustel võimalus piirata määruse artiklite 14–22, 35 ja 36 ning artikli 4 kohaldamist, kui selle sätted vastavad artiklites 14–20 kehtestatud õigustele ja kohustustele. Kui aluslepingute alusel vastu võetud õigusaktidega ei ole piiranguid kehtestatud, tuleb ametil nende õiguste piiramiseks vastu võtta sise-eeskirjad.

(13)

Ametil võib näiteks olla vaja piirata andmesubjekti teavitamist isikuandmete töötlemisest haldusjuurdluse esialgses hindamisetapis või juurdluse käigus enne juhtumi võimalikku lõpetamist või distsiplinaarmenetluse eeletapis. Teatud tingimustel võib sellise teabe andmine oluliselt mõjutada ameti suutlikkust juurdlust tõhusalt läbi viia, näiteks kui esineb risk, et asjaomane isik võib hävitada asitõendid või mõjutada võimalikke tunnistajaid enne küsitlemist. Ametil võib olla vaja kaitsta ka tunnistajate ja juhtumiga seotud teiste isikute õigusi ja vabadusi.

(14)

Vaja võib olla kaitsta anonüümseks jääda soovinud tunnistaja või rikkumisest teataja anonüümsust. Sellisel juhul võib amet otsustada piirata juurdepääsu nende isikute identifitseerimisandmetele, ütlustele ja muudele isikuandmetele, et kaitsta nende õigusi ja vabadusi.

(15)

Võib olla vaja kaitsta seoses ahistamismenetlusega ameti usaldusnõunikega ühendust võtnud töötaja konfidentsiaalset teavet. Sellistel juhtudel võib ametil olla vaja piirata juurdepääsu väidetava ohvri, väidetava ahistaja ja teiste seotud isikute identifitseerimisandmetele, ütlustele ja muudele isikuandmetele, et kaitsta nende õigusi ja vabadusi.

(16)

Amet kohaldab piiranguid üksnes siis, kui need järgivad põhiõiguste ja -vabaduste olemust ning on demokraatlikus ühiskonnas rangelt vajalikud ja proportsionaalsed. Amet peaks selgitama nende piirangute põhjusi.

(17)

Vastutuse põhimõtte kohaselt peab amet piirangute kohaldamist dokumenteerima.

(18)

Oma ülesannete raames teiste organisatsioonidega vahetatavate isikuandmete töötlemisel konsulteerivad amet ja need organisatsioonid vastastikku piirangute kehtestamise võimalike aluste ning piirangute vajalikkuse ja proportsionaalsuse osas, kui see ei kahjusta ameti tegevust.

(19)

Määruse artikli 25 lõikes 6 kohustatakse vastutavat töötlejat teavitama andmesubjekti piirangu kohaldamise peamistest põhjustest ning tema õigusest esitada kaebus Euroopa Andmekaitseinspektorile.

(20)

Määruse artikli 25 lõike 8 kohaselt võib amet andmesubjektile piirangu kohaldamise põhjuste kohta teabe andmist edasi lükata, ära jätta või sellest keelduda, kui piirang kaotaks seeläbi oma mõju. Amet peab iga juhtumi korral eraldi hindama, kas piirangust teatamine kaotaks selle piirangu mõju.

(21)

Amet peab piirangu kohaldamise lõpetama, kui piirangu aluseks olnud tingimused enam ei kehti, ning hindama neid tingimusi korrapäraselt.

(22)

Andmesubjektide õiguste ja vabaduste parima kaitse tagamiseks ning kooskõlas määruse artikli 44 lõikega 1 tuleks andmekaitseametnikuga aegsasti konsulteerida mis tahes kohaldatavate piirangute osas, et kontrollida nende vastavust käesolevale otsusele.

(23)

Määruse artikli 16 lõikes 5 ja artikli 17 lõikes 4 on sätestatud erandid seoses andmesubjektide õigusega saada teavet ja tutvuda andmetega. Kui need erandid kehtivad, ei ole ametil tarvis kohaldada piirangut käesoleva otsuse alusel,