(1)

Virastolla on valtuudet tehdä hallinnollisia tutkimuksia, toteuttaa kurinpitomenettelyjä edeltäviä menettelyjä, kurinpitomenettelyjä ja keskeyttämismenettelyjä neuvoston asetuksessa (ETY, Euratom, EHTY) N:o 259/68 esitettyjen Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja unionin muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen (jäljempänä ’henkilöstösäännöt’) (3) ja hallinnollisten tutkimusten ja kurinpitomenettelyjen tekemistä koskevista yleisistä täytäntöönpanosäännöistä 8 päivänä heinäkuuta 2022 tehdyn viraston päätöksen mukaisesti. Tarvittaessa se myös ilmoittaa tapauksista Euroopan petostentorjuntavirastolle.

(2)

Viraston työntekijöiden on ilmoitettava mahdollisesti laittomista toimista, muun muassa petoksista ja korruptiosta, jotka vahingoittavat unionin etuja. Työntekijöiden on myös ilmoitettava työtehtävien hoitamiseen liittyvästä käytöksestä, joka voidaan katsoa unionin virkamiesten velvollisuuksien vakavaksi noudattamatta jättämiseksi. Tästä määrätään väärinkäytösten paljastamista koskevista sisäisistä säännöistä 15 päivänä marraskuuta 2018 tehdyssä viraston päätöksessä.

(3)

Virasto on ottanut käyttöön toimintaperiaatteet, joilla ehkäistään ja käsitellään tehokkaasti tosiasiallisia tai mahdollisia työpaikkakiusaamiseen tai seksuaaliseen häirintään työpaikalla liittyviä tapauksia, henkilöstösääntöjen toimeenpanosta annetun viraston päätöksen ERA-ED-690/2013 mukaisesti. Päätöksessä vahvistetaan epävirallinen menettely, jonka avulla häirinnän oletettu kohde voi ottaa yhteyttä viraston uskottuihin neuvonantajiin.

(4)

Viraston tieto- ja informaatioteknologiakäytäntö sisältää EU:n turvallisuusluokiteltujen tietojen suojaamista koskevat turvallisuussäännöt, joiden perusteella virasto voi myös suorittaa tutkimuksia, jotka koskevat EU:n turvallisuusluokiteltuja tietoja koskevien turvallisuussääntöjen mahdollista rikkomista.

(5)

Viraston toiminnasta tehdään sekä sisäisiä että ulkoisia tarkastuksia.

(6)

Virasto tekee tällaisten hallinnollisten tutkimusten ja tarkastusten yhteydessä yhteistyötä muiden unionin toimielinten, elinten ja laitosten kanssa.

(7)

Virasto voi tehdä yhteistyötä kolmansien maiden kansallisten viranomaisten ja kansainvälisten järjestöjen kanssa joko niiden pyynnöstä tai omasta aloitteestaan.

(8)

Virasto voi myös tehdä yhteistyötä EU:n jäsenvaltioiden viranomaisten kanssa joko niiden pyynnöstä tai omasta aloitteestaan.

(9)

Virasto on osallisena Euroopan unionin tuomioistuimessa käsiteltävissä asioissa, kun se joko esittää kanteen tuomioistuimeen, puolustaa tekemäänsä päätöstä, joka on saatettu tuomioistuimen käsiteltäväksi, tai on väliintulijana tehtäviinsä liittyvissä asioissa. Tässä yhteydessä virastoa voidaan vaatia pitämään salassa henkilötiedot, joita osapuolilta tai väliintulijoilta saadut asiakirjat sisältävät.

(10)

Tehtäviensä suorittamiseksi virasto kerää ja käsittelee tietoja ja henkilötietojen ryhmiä, mukaan lukien luonnollisten henkilöiden tunnistetietoja, yhteystietoja, ammatillista asemaa ja tehtäviä koskevia tietoja, tietoja yksityisestä ja ammatillisesta toiminnasta ja suorituskyvystä ja taloudellisia tietoja. Virasto toimii rekisterinpitäjänä.

(11)

Asetuksen (EU) 2018/1725, jäljempänä ’asetus’, mukaisesti viraston on siksi annettava rekisteröidyille tietoa kyseisistä käsittelytoimista ja kunnioitettava näiden oikeuksia rekisteröityinä.

(12)

Viraston voi olla tarpeen sovittaa kyseiset oikeudet yhteen hallinnollisen tutkinnan, tarkastusten, tutkimusten sekä tuomioistuinmenettelyjen tavoitteiden kanssa. Sen on ehkä myös punnittava rekisteröidyn oikeuksia suhteessa muiden rekisteröityjen perusoikeuksiin ja -vapauksiin. Tämän vuoksi asetuksen 25 artiklassa säädetään tiukoin edellytyksin viraston mahdollisuudesta rajoittaa 14–22, 35 ja 36 artiklan soveltamista sekä 4 artiklan soveltamista siltä osin kuin sen säännökset vastaavat 14–20 artiklassa säädettyjä oikeuksia ja velvollisuuksia. Ellei rajoituksista säädetä perussopimusten perusteella annetussa säädöksessä, viraston on annettava sisäisiä sääntöjä, joiden nojalla se voi rajoittaa kyseisiä oikeuksia.

(13)

Viraston voi esimerkiksi olla tarpeen rajoittaa tietoja, joita se antaa rekisteröidylle tämän henkilötietojen käsittelystä hallinnollisen tutkimuksen alustavan arviointivaiheen tai itse tutkimuksen aikana, ennen kuin asia mahdollisesti hylätään tai se etenee kurinpitomenettelyä edeltävään vaiheeseen. Tietyissä olosuhteissa tällaisten tietojen antaminen voi vaikuttaa huomattavasti viraston mahdollisuuteen suorittaa tutkimus tehokkaasti esimerkiksi siksi, että asianomainen henkilö voi tuhota todisteita tai pyrkiä vaikuttamaan mahdollisiin todistajiin ennen kuin heitä on kuultu. Viraston voi olla tarpeen myös suojella todistajien ja muiden osallisena olevien henkilöiden oikeuksia ja vapauksia.

(14)

Voi olla tarpeen pitää anonyymeina sellaista todistajaa tai väärinkäytöksen paljastajaa koskevat tiedot, joka on pyytänyt, että hänen henkilöllisyytensä salataan. Tällaisessa tapauksessa virasto voi kyseisten henkilöiden oikeuksien ja vapauksien suojaamiseksi päättää rajoittaa oikeutta saada tietoa kyseisten henkilöiden henkilöllisyydestä, tutustua heidän lausuntoihinsa tai muihin henkilötietoihin.

(15)

Voi olla tarpeen pitää sellaista henkilöstön jäsentä koskevat tiedot luottamuksellisina, joka on ottanut yhteyttä viraston uskottuihin neuvonantajiin häirintämenettelyn yhteydessä. Tällaisissa tapauksissa virasto voi oletetun häirinnän kohteen, oletetun häirintään syyllistyneen ja kaikkien muiden asianosaisten henkilöiden oikeuksien ja vapauksien suojaamiseksi päättää rajoittaa oikeutta tutustua asiaan osallisten henkilöllisyyteen liittyviin tietoihin, lausuntoihin tai muihin henkilötietoihin.

(16)

Viraston tulisi soveltaa rajoituksia vain, jos ne ovat keskeisiltä osin perusoikeuksien ja -vapauksien mukaisia, ehdottoman välttämättömiä ja demokraattisessa yhteiskunnassa oikeasuhteisia toimenpiteitä. Viraston on esitettävä perusteet kyseisille rajoituksille.

(17)

Viraston on osoitusvelvollisuuden periaatteen mukaisesti pidettävä kirjaa rajoitusten soveltamisesta.

(18)

Kun virasto käsittelee tehtäviensä yhteydessä muiden organisaatioiden kanssa vaihdettuja henkilötietoja, viraston ja kyseisten organisaatioiden on kuultava toisiaan mahdollisista rajoitusten asettamisen syistä sekä rajoitusten tarpeellisuudesta ja oikeasuhteisuudesta, ellei tämä vaaranna viraston toimintaa.

(19)

Asetuksen 25 artiklan 6 kohdassa rekisterinpitäjä velvoitetaan ilmoittamaan rekisteröidyille pääasialliset syyt rajoituksen soveltamiseen sekä se, että heillä on oikeus tehdä kantelu Euroopan tietosuojavaltuutetulle.

(20)

Virasto voi asetuksen 25 artiklan 8 kohdan nojalla lykätä ilmoittamista syistä, joiden takia jotakin rajoitusta sovelletaan tiettyyn rekisteröityyn, tai jättää sen tekemättä tai evätä sen, jos se jollakin tavalla poistaisi rajoituksen vaikutuksen. Viraston on arvioitava tapauskohtaisesti, poistaisiko rajoituksesta ilmoittaminen rajoituksen vaikutuksen.

(21)

Viraston on kumottava rajoitus heti, kun sen edellytykset eivät enää täyty, ja arvioitava näitä edellytyksiä säännöllisesti.

(22)

Parhaan mahdollisen suojan takaamiseksi rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille ja asetuksen 44 artiklan 1 kohdan mukaisesti tietosuojavastaavaa olisi kuultava hyvissä ajoin kaikista mahdollisista sovellettavista rajoituksista, ja tietosuojavastaavan on tarkistettava, että niissä noudatetaan tätä päätöstä.

(23)

Asetuksen 16 artiklan 5 kohdassa ja 17 artiklan 4 kohdassa säädetään poikkeuksista rekisteröityjen oikeuteen saada tietoja ja päästä tietoihin. Jos näitä poikkeuksia sovelletaan, viraston ei tarvitse soveltaa tämän päätöksen mukaista rajoitusta.