(1)

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EY) N:o 1393/2007 (3) on muutettu aiemmin. Koska siihen on määrä tehdä huomattavia uusia muutoksia, kyseinen asetus olisi selkeyden vuoksi uudelleenlaadittava.

(2)

Unioni on asettanut tavoitteekseen pitää yllä ja kehittää unionia vapauteen, turvallisuuteen ja oikeuteen perustuvana alueena, jossa taataan henkilöiden vapaa liikkuvuus. Tällaisen alueen toteuttamista varten unioni toteuttaa muiden toimenpiteiden muassa yksityisoikeudellisia asioita koskevan oikeudellisen yhteistyön alalla toimenpiteitä, jotka ovat tarpeen sisämarkkinoiden moitteettoman toiminnan kannalta.

(3)

Sisämarkkinoiden moitteettoman toiminnan vuoksi ja siviilioikeuden alueen kehittämiseksi unionissa on tarpeen edelleen parantaa ja nopeuttaa oikeudenkäynti- ja muiden kuin oikeudenkäyntiin liittyvien asiakirjojen lähettämistä ja tiedoksiantoa jäsenvaltioiden välillä siviili- tai kauppaoikeudellisissa asioissa siten, että samalla tällaisten asiakirjojen lähettämisessä varmistetaan korkea turvallisuuden ja suojan taso, turvataan vastaanottajien oikeudet sekä suojataan yksityisyyttä ja henkilötietoja. Tällä asetuksella pyritään tehostamaan ja nopeuttamaan oikeudenkäyntimenettelyjä yksinkertaistamalla ja virtaviivaistamalla oikeudenkäynti- ja muiden kuin oikeudenkäyntiin liittyvien asiakirjojen tiedoksiantomenettelyjä unionissa ja auttamaan samalla vähentämään viivytyksiä ja kansalaisille ja yrityksille aiheutuvia kustannuksia. Oikeusvarmuuden lisääminen ja yksinkertaisemmat, virtaviivaistetut ja digitalisoidut menettelyt kannustavat kansalaisia ja yrityksiä rajatylittäviin liiketoimiin ja edistävät siten unionin sisäistä kauppaa ja sen myötä sisämarkkinoiden toimintaa.

(4)

Tässä asetuksessa säädetään oikeudenkäynti- ja muiden kuin oikeudenkäyntiin liittyvien asiakirjojen tiedoksiannosta jäsenvaltioissa siviili- tai kauppaoikeudellisissa asioissa. Tätä asetusta ei olisi sovellettava oikeudenkäynti- ja muiden kuin oikeudenkäyntiin liittyvien asiakirjojen tiedoksiantoon muissa asioissa, kuten vero-, tulli- tai hallinto-oikeudellisissa asioissa.

(5)

Rajatylittävän tiedoksiannon olisi katsottava tarkoittavan tiedoksiantoa jäsenvaltiosta toiseen jäsenvaltioon.

(6)

Tätä asetusta ei olisi sovellettava asiakirjojen tiedoksi antamiseen osapuolen viralliselle edustajalle tuomioistuinjäsenvaltiossa, mutta sitä olisi sovellettava minkä tahansa asiakirjan tiedoksiantoon toisessa jäsenvaltiossa olevalle osapuolelle, jos tuomioistuinjäsenvaltion lainsäädäntö tällaista tiedoksiantoa edellyttää, riippumatta siitä onko asiakirja annettu tiedoksi osapuolen edustajalle.

(7)

Jos vastaanottajalla ei ole tiedossa olevaa osoitetta tiedoksiantoa varten tuomioistuinjäsenvaltiossa mutta hänellä on yksi tai useampi tiedossa oleva osoite tiedoksiantoa varten yhdessä tai useammassa muussa jäsenvaltiossa, asiakirja olisi lähetettävä tällaiseen muuhun jäsenvaltioon tiedoksiantoa varten tämän asetuksen mukaisesti. Tätä tilannetta ei olisi pidettävä kotimaisena tiedoksiantona tuomioistuinjäsenvaltiossa. Erityisesti asiakirjaa ei olisi annettava tiedoksi vastaanottajalle käyttäen fiktiivistä tiedoksiantotapaa, kuten tiedoksiantoa, joka annetaan ilmoittamalla siitä tuomioistuimen ilmoitustaululla tai lisäämällä asiakirja tuomioistuimen asiakirja-aineistoon.

(8)

Tässä asetuksessa termiin ”muut kuin oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat” olisi katsottava sisältyvän viranomaisen tai virkamiehen laatimat tai varmentamat asiakirjat sekä muut asiakirjat, joiden virallinen lähettäminen toisessa jäsenvaltiossa asuvalle vastaanottajalle on tarpeen siviili- tai kauppaoikeudellisen oikeuden tai vaatimuksen toteuttamiseksi, toteen näyttämiseksi tai turvaamiseksi. Termiin ”muut kuin oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat” ei pitäisi katsoa sisältyvän hallintoviranomaisten hallinnollisia menettelyjä varten antamia asiakirjoja.

(9)

Yksityisoikeudellisia asioita koskevien oikeudenkäyntien tehokkuus ja nopeus edellyttävät, että oikeudenkäynti- ja muita kuin oikeudenkäyntiin liittyviä asiakirjoja voidaan lähettää suoraan nopeita keinoja hyväksikäyttäen jäsenvaltioiden nimeämien paikallisten yksiköiden välillä. Jäsenvaltioiden olisi voitava nimetä erilliset lähettävät viranomaiset ja vastaanottavat viranomaiset tai yhden tai useamman viranomaisen suorittamaan molempia tehtäviä viiden vuoden ajaksi. Kyseinen nimeäminen olisi kuitenkin voitava uusia joka viides vuosi.

(10)

Jotta asiakirjojen nopea lähettäminen jäsenvaltioiden välillä tiedoksiantoa varten voidaan taata, olisi käytettävä kaikkia soveltuvia nykyaikaisia viestintätekniikan välineitä edellyttäen, että tietyt vastaanotetun asiakirjan eheyteen ja luotettavuuteen liittyvät ehdot täyttyvät. Sen vuoksi kaikki viestintä ja asiakirjojen vaihto jäsenvaltioiden nimeämien viranomaisten ja elinten välillä olisi pääsääntöisesti toteutettava sellaisen suojatun ja luotettavan hajautetun tietojärjestelmän välityksellä, joka koostuu kansallisista tietojärjestelmistä, jotka on liitetty keskenään yhteen ja jotka ovat teknisesti yhteensopivia, esimerkiksi e-CODEX-järjestelmän perusteella, sanotun kuitenkaan rajoittamatta tulevaa teknistä kehitystä. Näin ollen olisi perustettava hajautettu tietojärjestelmä tämän asetuksen mukaista tiedonvaihtoa varten. Kyseisen tietojärjestelmän hajautettu luonne mahdollistaisi tiedonvaihdon yksinomaan yhdestä jäsenvaltiosta toiseen ilman, että mikään unionin toimielin on osallisena kyseisessä tiedonvaihdossa.

(11)

Suojatun hajautetun tietojärjestelmän ja sen osien ei olisi välttämättä katsottava muodostavan Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EU) N:o 910/2014 (4) määriteltyä hyväksyttyä sähköistä rekisteröityä jakelupalvelua, sanotun kuitenkaan rajoittamatta mahdollista tulevaa teknistä kehitystä.

(12)

Komission olisi vastattava sellaisen viitesovelluksen luomisesta, ylläpidosta ja tulevasta kehittämisestä, jota jäsenvaltiot voisivat valita käyttävänsä kansallisen tietojärjestelmän sijaan sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatteen mukaisesti. Komission olisi suunniteltava viitesovellus ja kehitettävä ja ylläpidettävä sitä noudattaen Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksissa (EU) 2018/1725 (5) ja (EU) 2016/679 (6) säädettyjä tietosuojavaatimuksia ja -periaatteita, erityisesti sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatteita. Viitesovelluksen olisi myös sisällettävä asianmukaiset tekniset toimenpiteet ja mahdollistettava tarvittavat organisatoriset toimenpiteet asiakirjojen tiedoksi antamiseen liittyvän tietojenvaihdon asianmukaisen turvallisuus- ja yhteentoimivuustason varmistamiseksi.

(13)

Unionin vastuulla olevien hajautetun tietojärjestelmän osien osalta hallintayksiköllä olisi oltava riittävät resurssit kyseisen järjestelmän moitteettoman toiminnan varmistamiseksi.

(14)

Kansallisen lainsäädännön mukaisesti toimivaltaisen viranomaisen tai toimivaltaisten viranomaisten olisi oltava asetuksessa (EU) 2016/679 määriteltyjen rekisterinpitäjien ominaisuudessa vastuussa tämän asetuksen nojalla suorittamastaan henkilötietojen käsittelystä, joka liittyy asiakirjojen lähettämiseen jäsenvaltioiden välillä.

(15)

Asiakirjojen lähettäminen hajautetun tietojärjestelmän välityksellä voisi tulla mahdottomaksi järjestelmähäiriön vuoksi. Myös poikkeuksellisissa olosuhteissa muut viestintäkeinot voisivat olla tarkoituksenmukaisempia, esimerkiksi tilanteissa, joissa laajan asiakirja-aineiston muuntaminen sähköiseen muotoon aiheuttaisi lähettävälle viranomaiselle kohtuutonta hallinnollista rasitetta tai joissa alkuperäinen asiakirja tarvitaan paperisena sen aitouden arvioimiseksi. Kun hajautettua tietojärjestelmää ei käytetä, asiakirjojen lähettäminen olisi toteutettava tarkoituksenmukaisimmalla vaihtoehtoisella tavalla. Tällaisten vaihtoehtoisten tapojen olisi tarkoitettava muun muassa mahdollisimman nopeaa lähettämistä turvallisella tavalla muita turvallisia sähköisiä keinoja käyttäen tai postipalvelun välityksellä.

(16)

Jotta asiakirjojen sähköistä rajat ylittävää lähettämistä hajautetun tietojärjestelmän välityksellä voitaisiin tehostaa, tällaisten asiakirjojen oikeusvaikutuksia ja hyväksyttävyyttä todisteina oikeudenkäynnissä ei saisi kieltää pelkästään sen vuoksi, että ne ovat sähköisessä muodossa. Kyseinen periaate ei kuitenkaan saisi vaikuttaa tällaisten asiakirjojen oikeusvaikutuksia tai tällaisten asiakirjojen hyväksyttävyyttä todisteina koskevaan arviointiin kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Se ei myöskään saisi vaikuttaa asiakirjojen muuntamista koskevaan kansalliseen lainsäädäntöön.

(17)

Asiakirjojen lähettämisen ja tiedoksi antamisen helpottamiseksi jäsenvaltioiden välillä olisi käytettävä liitteessä I olevia lomakkeita. Lähetettävän asiakirjan mukana olisi toimitettava liitteessä I olevalle lomakkeelle A laadittu pyyntö. Lomake olisi täytettävä vastaanottavan jäsenvaltion virallisella kielellä tai, jos kyseisessä jäsenvaltiossa on useita virallisia kieliä, tiedoksiantopaikkakunnan virallisella kielellä tai jollakin niistä, tai jollakin muulla sellaisella kielellä, jonka kyseinen jäsenvaltio on ilmoittanut hyväksyvänsä. Kunkin jäsenvaltion olisi ilmoitettava yksi tai useampi unionin virallinen kieli, joka ei ole sen oma virallinen kieli, mutta jonka se voi hyväksyä.

(18)

Lähettävälle viranomaiselle olisi lähetettävä liitteessä I olevaa lomaketta D käyttäen vastaanottotodistus automaattisesti hajautetun tietojärjestelmän välityksellä tai muulla tavalla mahdollisimman pian ja joka tapauksessa seitsemän päivän kuluessa asiakirjan vastaanottamisesta.

(19)

Lähettävän viranomaisen on tärkeää saada tietää asiakirjojen tiedoksiannon toimittamatta jättämistä koskevan todistuksen vastaanottamisen jälkeen, ovatko vastaanottavan jäsenvaltion viranomaiset toimittaneet uuden osoitteen hakemiseksi henkilölle, jolle tiedoksianto toimitetaan, pyyntöjä kotipaikkarekistereihin tai muihin tietokantoihin, mikäli tällaisia rekistereitä tai tietokantoja on. Sen vuoksi jäsenvaltioiden olisi ilmoitettava komissiolle, tekevätkö niiden viranomaiset omasta aloitteestaan tällaisia pyyntöjä tapauksissa, joissa tiedoksiantopyynnössä ilmoitettu osoite ei ole oikea. Tässä asetuksessa ei kuitenkaan olisi asetettava jäsenvaltioiden viranomaisille velvoitetta tehdä tällaisia pyyntöjä.

(20)

Jos tiedoksiantopyyntöä ei voida täyttää lähetettyjen tietojen tai asiakirjojen perusteella, jos tiedoksiantopyyntö ei kuulu tämän asetuksen soveltamisalaan, jos tiedoksiantoa ei voida toimittaa, koska pyyntö ei täytä muotoa koskevia vaatimuksia, tai jos tiedoksiantopyyntö on lähetetty sellaiselle vastaanottavalle viranomaiselle, jolla ei ole alueellista toimivaltaa, vastaanottavan viranomaisen olisi toteutettava tässä asetuksessa säädetyt toimenpiteet ilman erityisolosuhteet huomioon ottaen perusteetonta, kohtuutonta ja tarpeetonta viivytystä, mukaan lukien käyttämällä vastaanottavan viranomaisen käytettävissä olevia viestintäkeinoja.

(21)

Lähetyksen nopeus edellyttää, että asiakirjat on annettava tiedoksi niiden vastaanottamista seuraavien päivien aikana. Asiakirjojen tiedoksianto olisi toimitettava mahdollisimman pian ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa siitä, kun vastaanottava viranomainen on saanut asiakirjat.

(22)

Vastaanottavan viranomaisen olisi edelleen toteutettava kaikki tarvittavat toimenpiteet asiakirjan tiedoksi antamiseksi, jopa tapauksissa, joissa tiedoksiantoa ei ole voitu toteuttaa kuukauden kuluessa asiakirjan vastaanottamisesta, esimerkiksi siitä syystä, että vastaaja oli poissa kotoaan lomalla tai poissa työpaikaltaan työasioissa. Jotta vastaanottavan viranomaisen tiedoksiantovelvoite ei jää voimaan määräämättömäksi ajaksi, lähettävän viranomaisen olisi kuitenkin voitava määritellä liitteessä I olevaa lomaketta A käyttäen määräaika, jonka jälkeen tiedoksiannon toimittaminen ei enää ole tarpeen.

(23)

Sen varmistamiseksi, että tämä asetus on tehokas, olosuhteet, joissa on mahdollista kieltäytyä tiedoksi annettavasta asiakirjasta, olisi rajoitettava poikkeustapauksiin.

(24)

Vastaanottavan viranomaisen olisi kaikissa tapauksissa, joissa tiedoksi annettavassa asiakirjassa ei ole käytetty tiedoksiantopaikkakunnan virallista kieltä tai yhtä niistä, ilmoitettava vastaanottajalle kirjallisesti liitteessä I olevaa vakiolomaketta L käyttäen, että vastaanottaja voi kieltäytyä vastaanottamasta tiedoksi annettavaa asiakirjaa, jos asiakirjassa ei ole käytetty vastaanottajan ymmärtämää kieltä tai tiedoksiantopaikkakunnan virallista kieltä tai yhtä niistä. Tätä sääntöä olisi sovellettava myös myöhempiin tiedoksiantoihin vastaanottajan käytettyä kieltäytymisoikeuttaan. Kieltäytymisoikeutta olisi sovellettava myös diplomaattisten edustajien tai konsuliviranomaisten toteuttamiin tiedoksiantoihin, postipalvelujen välityksellä tapahtuviin tiedoksiantoihin, sähköisiin tiedoksiantoihin ja suoriin tiedoksiantoihin. Silloin kun asiakirjan vastaanottamisesta on kieltäydytty, tiedoksianto olisi oltava mahdollista korjata antamalla vastaanottajalle tiedoksi asiakirjan käännös.

(25)

Jos käännös on tiedoksi annettavan asiakirjan liitteenä, se olisi todistettava viralliseksi tai muulla tavalla todettava hyväksyttäväksi oikeudenkäyntiä varten alkuperäjäsenvaltion lainsäädännön mukaisesti. Käännös olisi asetettava sen jäsenvaltion käyttöön, jonka alueella tiedoksiannon on määrä tapahtua. Asiakirjojen kääntäminen toiselle kielelle tämän asetuksen noudattamisen varmistamiseksi ei vaikuta vastaanottajan mahdollisuuteen kyseenalaistaa käännöksen oikeellisuus tuomioistuinjäsenvaltion lainsäädännön mukaisesti.

(26)

Jos vastaanottaja on kieltäytynyt vastaanottamasta asiakirjaa ja asiaa käsittelevä tuomioistuin tai viranomainen päättää tarkistuksen jälkeen, ettei kieltäytyminen ollut perusteltua, kyseisen tuomioistuimen tai viranomaisen olisi harkittava asianmukaista tapaa ilmoittaa kyseisestä päätöksestä vastaanottajalle kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Tarkistaessaan, oliko kieltäytyminen perusteltua, tuomioistuimen tai viranomaisen olisi otettava huomioon kaikki asiakirja-aineiston asiaankuuluvat tiedot määrittääkseen vastaanottajan kielitaidon. Arvioidessaan vastaanottajan kielitaitoa tuomioistuin tai viranomainen voi tarvittaessa ottaa huomioon tosiasiallisia tekijöitä, esimerkiksi vastaanottajan kyseisellä kielellä kirjoittamat asiakirjat, liittyykö kyseisen kielen taito vastaanottajan ammattiin, onko vastaanottaja tuomioistuinjäsenvaltion kansalainen tai onko vastaanottaja aiemmin asunut pidemmän aikaa kyseisessä jäsenvaltiossa.

(27)

Koska eri jäsenvaltioissa sovellettavat menettelysäännöt eroavat toisistaan, tosiasiallinen tiedoksiantopäivä vaihtelee jäsenvaltiosta toiseen. Ottaen huomioon tällaiset tilanteet ja niistä mahdollisesti aiheutuvat vaikeudet tässä asetuksessa olisi säädettävä järjestelmästä, jonka mukaan tiedoksiantopäivämäärä määräytyy vastaanottavan jäsenvaltion lainsäädännön mukaan. Jos asiakirja on kuitenkin jäsenvaltion lainsäädännön mukaan annettava tiedoksi tietyn ajan kuluessa, olisi hakijaan nähden noudatettava tiedoksiantopäivä määritettävä kyseisen jäsenvaltion lainsäädännön mukaan. Kyseinen kahden määräpäivän järjestelmä on olemassa ainoastaan rajoitetussa määrässä jäsenvaltioita. Jos jäsenvaltiot soveltavat kyseistä järjestelmää, niiden olisi ilmoitettava kyseinen tieto komissiolle, jonka olisi asetettava kyseinen tieto saataville sähköisessä muodossa neuvoston päätöksellä 2001/470/EY (7) perustetun siviili- ja kauppaoikeuden alan Euroopan oikeudellisen verkoston kautta ja Euroopan oikeusportaalissa.

(28)

Oikeussuojan saatavuuden helpottamiseksi jäsenvaltioiden olisi määrättävä yksittäinen kiinteä maksu oikeusviranomaisen tai vastaanottavan jäsenvaltion lainsäädännön mukaan toimivaltaisen muun henkilön käyttämisestä. Kyseisen maksun olisi oltava suhteellisuus- ja syrjimättömyysperiaatteiden mukainen. Yksittäistä kiinteää maksua koskevan vaatimuksen ei pitäisi estää jäsenvaltioiden mahdollisuutta vahvistaa erilaisia maksuja erityyppisille tiedoksiannoille, kunhan ne noudattavat kyseisiä periaatteita.

(29)

Kunkin jäsenvaltion olisi voitava toimittaa asiakirjojen tiedoksianto lähettämällä ne toisessa jäsenvaltiossa asuville henkilöille suoraan postipalvelujen välityksellä kirjattuna kirjeenä vastaanottotodistusta tai vastaavaa käyttäen. Olisi voitava olla mahdollista käyttää postipalveluja, niin yksityisiä kuin julkisia, asiakirjojen tiedoksi antamiseen eri muotoisina kirjeinä, myös kirjenippuina.

(30)

Euroopan unionin tuomioistuimen vakiintuneen oikeuskäytännön (8) mukaisesti tiedoksiantojen toimittaminen suoraan postipalvelun välityksellä tämän asetuksen nojalla olisi katsottava pätevästi suoritetuksi, vaikka asiakirjaa ei toimitettu vastaanottajalle henkilökohtaisesti vaan se luovutettiin vastaanottajan kotiosoitteessa aikuiselle henkilölle, joka asuu samassa taloudessa kuin vastaanottaja tai työskentelee siellä vastaanottajan palveluksessa ja on kykeneväinen ja suostuu ottamaan asiakirjan vastaan, paitsi jos tuomioistuinjäsenvaltion lainsäädännön mukaan kyseisen asiakirjan tiedoksianto on toimitettava vastaanottajalle henkilökohtaisesti.

(31)

Rajatylittävien oikeudenkäyntien tehokkuuden ja nopeuden varmistamiseksi tarvitaan suoria, nopeutettuja ja turvallisia kanavia, joiden kautta asiakirjoja voidaan antaa tiedoksi toisessa jäsenvaltiossa oleville henkilöille. Asiakirjojen tiedoksianto olisi näin ollen voitava toimittaa suoraan sähköisesti vastaanottajalle, jolla on tiedoksiantoa varten tiedossa oleva osoite toisessa jäsenvaltiossa. Tällaisen suoran sähköisen tiedoksiannon käytön ehdoilla olisi varmistettava, että sähköisessä tiedoksiannossa käytetään ainoastaan sellaisia sähköisiä välineitä, jotka ovat käytettävissä tuomioistuinjäsenvaltion lainsäädännön mukaan asiakirjojen kotimaisissa tiedoksiannoissa, ja että vastaanottajien edut voidaan suojata riittävin suojatoimenpitein, mukaan lukien tiukat tekniset standardit ja vaatimus vastaanottajan nimenomaisesta suostumuksesta.

(32)

Asiakirjat olisi voitava antaa vastaanottajalle tiedoksi sähköisesti käyttäen asetuksessa (EU) N:o 910/2014 tarkoitettuja hyväksyttyjä sähköisiä rekisteröityjä jakelupalveluja edellyttäen, että vastaanottaja on antanut etukäteen nimenomaisen suostumuksensa sähköisten tiedoksiantotapojen käyttöön asiakirjojen tiedoksiantojen vastaanottamiseksi oikeudenkäyntimenettelyn aikana. Tällaisissa tapauksissa etukäteen annettu nimenomainen suostumus voitaisiin antaa tiettyä oikeudenkäyntiä varten tai yleisenä suostumuksena asiakirjojen tiedoksiantoon oikeudenkäyntien aikana kyseisiä tiedoksiantotapoja käyttäen. Kyseinen suostumus voitaisiin antaa myös silloin, kun tuomioistuinjäsenvaltion lainsäädännön mukaan oikeudenkäyntiasiakirjat voidaan antaa tiedoksi sähköisen järjestelmän välityksellä ja vastaanottaja on antanut suostumuksensa kyseisen järjestelmän käyttöön asiakirjojen tiedoksiantoa varten ennen kuin hänelle on annettu asiakirjoja tiedoksi kyseisen järjestelmän välityksellä.

(33)

Asiakirjat voitaisiin antaa vastaanottajalle tiedoksi sähköisesti ilman, että käytetään asetuksessa (EU) N:o 910/2014 tarkoitettuja hyväksyttyjä sähköisiä rekisteröityjä jakelupalveluja, edellyttäen että vastaanottaja on antanut asiaa käsittelevälle tuomioistuimelle tai viranomaiselle tai tiedoksiannosta kyseisessä menettelyssä vastaavalle osapuolelle etukäteen nimenomaisen suostumuksensa tiettyyn sähköpostiosoitteeseen lähetetyn sähköpostin käyttöön kyseisen menettelyn aikana, edellyttäen että vastaanottaja toimittaa todistuksen siitä, että hän on vastaanottanut asiakirjan. Vastaanottajan olisi vahvistettava asiakirjan vastaanotto allekirjoittamalla ja toimittamalla vastaanottotodistus tai lähettämällä sähköposti vastaanottajan tiedoksiantoa varten toimittamasta sähköpostiosoitteesta. Vastaanottotodistuksen voisi allekirjoittaa myös sähköisesti. Lähetyksen turvallisuuden takaamiseksi jäsenvaltiot voisivat täsmentää lisäehdot, joiden täyttyessä ne hyväksyvät sähköisen tiedoksiannon sähköpostin välityksellä, jos niiden lainsäädännössä säädetään tiukemmista ehdoista tiedoksiannolle sähköpostin välityksellä tai jos niiden lainsäädännössä ei sallita tällaista tiedoksiantoa sähköpostin välityksellä. Tällaiset ehdot voisivat koskea esimerkiksi lähettäjän ja vastaanottajan tunnistamista, lähetettyjen asiakirjojen eheyttä ja lähetyksen suojaamista ulkopuoliselta puuttumiselta.

(34)

Henkilön, jonka etua tietty oikeudenkäynti koskee, olisi voitava toimituttaa asiakirjojen tiedoksiannon suoraan sen jäsenvaltion, jossa tiedoksiantoa haetaan, oikeusviranomaisten, viranomaisten tai muiden toimivaltaisten henkilöiden välityksellä edellyttäen, että tällainen suora tiedoksianto sallitaan kyseisen jäsenvaltion lainsäädännössä.

(35)

Jos kansallinen lainsäädäntö ja tämä asetus sallivat tuomioistuimen antaa tuomion, vaikka todistusta haastehakemuksen tai vastaavan asiakirjan tiedoksiannosta tai toimittamisesta ei ole saatu, olisi toteutettava kaikki kohtuullisina pidettävät toimenpiteet todistuksen saamiseksi vastaanottavan jäsenvaltion toimivaltaisten viranomaisten tai elinten välityksellä ennen tuomion antamista vastaajan etujen suojaamiseen liittyviä muita vaatimuksia noudattaen. Mikäli tämä ei ole kansallisen lainsäädännön vastaista, olisi toteutettava kaikki kohtuullisina pidettävät toimenpiteet, jotta vastaajalle ilmoitetaan oikeudenkäyntimenettelyn aloittamisesta käyttäen sellaisia käytettävissä olevia viestintäkanavia, mukaan lukien nykyaikainen viestintätekniikka, joihin liittyvä osoite tai tili on asiaa käsittelevän tuomioistuimen tiedossa.

(36)

Komission olisi laadittava tämän asetuksen asianmukaisen soveltamisen kannalta olennaiset tiedot sisältävä käsikirja. Käsikirja olisi asetettava saataville siviili- ja kauppaoikeuden alan Euroopan oikeudellisen verkoston kautta. Komission ja jäsenvaltioiden olisi tehtävä kaikkensa sen varmistamiseksi, että käsikirjan tiedot ja etenkin vastaanottavan ja lähettävän viranomaisen yhteystiedot ovat ajan tasalla ja täydelliset.

(37)

Tässä asetuksessa säädettyjen määräaikojen ja määräpäivien laskemiseen olisi sovellettava neuvoston asetusta (ETY, Euratom) N:o 1182/71 (9).

(38)

Jotta tämän asetuksen liitteessä I olevat lomakkeet voidaan saattaa ajan tasalle tai jotta kyseisiin lomakkeisiin voidaan tehdä teknisiä muutoksia, komissiolle olisi siirrettävä valta hyväksyä säädösvallan siirron nojalla annettavia delegoituja säädöksiä Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 290 artiklan mukaisesti kyseistä liitettä koskevien muutosten osalta. On erityisen tärkeää, että komissio asiaa valmistellessaan toteuttaa asianmukaiset kuulemiset, myös asiantuntijatasolla, ja että nämä kuulemiset toteutetaan paremmasta lainsäädännöstä 13 päivänä huhtikuuta 2016 tehdyssä toimielinten välisessä sopimuksessa (10) vahvistettujen periaatteiden mukaisesti. Jotta voitaisiin erityisesti varmistaa tasavertainen osallistuminen delegoitujen säädösten valmisteluun, Euroopan parlamentille ja neuvostolle toimitetaan kaikki asiakirjat samaan aikaan kuin jäsenvaltioiden asiantuntijoille, ja Euroopan parlamentin ja neuvoston asiantuntijoilla on järjestelmällisesti oikeus osallistua komission asiantuntijaryhmien kokouksiin, joissa valmistellaan delegoituja säädöksiä.

(39)

Jotta voidaan varmistaa tämän asetuksen yhdenmukainen täytäntöönpano, komissiolle olisi siirrettävä täytäntöönpanovaltaa. Tätä valtaa olisi käytettävä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 182/2011 (11) mukaisesti.

(40)

Tällä asetuksella olisi oltava etusija jäsenvaltioiden tekemissä kahdenvälisissä tai monenvälisissä sopimuksissa tai järjestelyissä, joiden soveltamisala on sama kuin tämän asetuksen soveltamisala, erityisesti oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksiantoa ulkomailla siviili- tai kauppaoikeudellisissa asioissa koskeva 15 päivänä marraskuuta 1965 tehty Haagin yleissopimus, oleviin määräyksiin nähden, kyseisten sopimusten tai järjestelyjen osapuolina olevien jäsenvaltioiden välillä. Tällä asetuksella ei estetä jäsenvaltioita pitämästä voimassa tai tekemästä sopimuksia tai järjestelyjä, joiden tavoitteena on nopeuttaa tai yksinkertaistaa asiakirjojen lähettämistä, edellyttäen että kyseiset sopimukset tai järjestelyt ovat yhteensopivia tämän asetuksen kanssa.

(41)

Kaikkien asianosaisten henkilöiden perusoikeuksia ja -vapauksia olisi noudatettava ja kunnioitettava täysin unionin oikeuden mukaisesti, erityisesti oikeuksia, jotka koskevat yhtäläistä oikeussuojan saatavuutta, syrjimättömyyttä sekä henkilötietojen ja yksityisyyden suojaa.

(42)

Tämän asetuksen mukaisesti lähetettävät tiedot olisi suojattava asianmukaisesti. Tällainen suoja kuuluu asetuksen (EU) 2016/679 ja Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 2002/58/EY (12) soveltamisalaan. Henkilötiedot, joilla ei ole merkitystä tietyn asian käsittelyn kannalta, olisi poistettava välittömästi.

(43)

Paremmasta lainsäädännöstä 13 päivänä huhtikuuta 2016 tehdyn toimielinten välisen sopimuksen 22 ja 23 kohdan mukaisesti komission olisi arvioitava tätä asetusta erityisten seurantajärjestelyjen avulla kerättyjen tietojen perusteella, jotta tämän asetuksen todellisia vaikutuksia ja mahdollisten lisätoimenpiteiden tarvetta voitaisiin arvioida. Jos jäsenvaltiot keräävät tietoja tämän asetuksen nojalla toteutetuista asiakirjojen tiedoksiannoista, erityisesti tietoja lähetettyjen pyyntöjen ja vastaanotettujen pyyntöjen lukumääristä, niiden tapausten lukumäärästä, joissa tiedot lähetettiin muulla tavalla kuin hajautetun tietojärjestelmän välityksellä, asiakirjojen tiedoksiannon toimittamatta jättämistä koskevien vastaanotettujen todistusten lukumäärästä sekä lähettävien viranomaisten vastaanottamien kieltäytymistä kielen vuoksi koskevien ilmoitusten lukumäärästä, jäsenvaltioiden olisi toimitettava komissiolle tällaiset tiedot seurantaa varten. Komission taustajärjestelmäksi kehittämällä viitesovelluksella olisi kerättävä ohjelman avulla seurantaa varten tarvittavat tiedot, ja tällaiset tiedot olisi toimitettava komissiolle. Jos jäsenvaltiot päättävät käyttää kansallista tietojärjestelmää komission kehittämän viitesovelluksen sijaan, kyseinen järjestelmä voidaan varustaa ohjelmalla kyseisten tietojen keräämiseksi, ja tässä tapauksessa kyseiset tiedot olisi toimitettava komissiolle.

(44)

Jäsenvaltiot eivät voi riittävällä tavalla saavuttaa tämän asetuksen tavoitteita toimivaltaa ja päätösten tunnustamista ja täytäntöönpanoa koskevien kansallisten sääntöjen erojen takia, vaan ne voidaan tämän asetuksen suoran sovellettavuuden ja sitovan luonteen vuoksi saavuttaa paremmin unionin tasolla. Sen vuoksi unioni voi toteuttaa toimenpiteitä Euroopan unionista tehdyn sopimuksen 5 artiklassa vahvistetun toissijaisuusperiaatteen mukaisesti. Mainitussa artiklassa vahvistetun suhteellisuusperiaatteen mukaisesti tässä asetuksessa ei ylitetä sitä, mikä on tarpeen näiden tavoitteiden saavuttamiseksi.

(45)

Euroopan tietosuojavaltuutettua on kuultu asetuksen (EU) 2018/1725 42 artiklan 1 kohdan mukaisesti, ja hän on antanut lausunnon 13 päivänä syyskuuta 2019 (13).

(46)

Jotta sen säännökset olisivat helpommin saatavilla ja luettavampia, asetus (EY) N:o 1393/2007 olisi kumottava ja korvattava tällä asetuksella.

(47)

Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen ja Euroopan unionin toiminnasta tehtyyn sopimukseen liitetyssä, Yhdistyneen kuningaskunnan ja Irlannin asemasta vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alueen osalta tehdyssä pöytäkirjassa N:o 21 olevan 3 artiklan sekä 4 a artiklan 1 kohdan mukaisesti Yhdistynyt kuningaskunta ja Irlanti ovat ilmoittaneet haluavansa osallistua tämän asetuksen hyväksymiseen ja soveltamiseen.

(48)

Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen ja Euroopan unionin toiminnasta tehtyyn sopimukseen liitetyssä, Tanskan asemasta tehdyssä pöytäkirjassa N:o 22 olevien 1 ja 2 artiklan mukaisesti Tanska ei osallistu tämän asetuksen hyväksymiseen, asetus ei sido Tanskaa eikä sitä sovelleta Tanskaan,