EFTA-VALTIOIDEN PYSYVÄN KOMITEAN PÄÄTÖS

N:o 3/2005/PK,

tehty 9 päivänä kesäkuuta 2005,

yleisön oikeudesta tutustua EFTA-asiakirjoihin ja 30 päivänä toukokuuta 2002 tehdyn EFTA-valtioiden pysyvän komitean päätöksen N:o 2/2002/PK kumoamisesta

EFTA-VALTIOIDEN PYSYVÄ KOMITEA, joka

ottaa huomioon yleisön oikeudesta tutustua EFTA-asiakirjoihin 30 päivänä toukokuuta 2002 tehdyn EFTA-valtioiden pysyvän komitean päätöksen N:o 2/2002/PK, joka kumotaan tällä päätöksellä,

tunnustaa avoimen pääsyn asiakirjoihin olevan yleisen edun mukaista, kun se tapahtuu lainsäädännössä selvästi määritellyissä puitteissa ja ottaen huomioon sovellettavat kansalliset lait,

ottaa huomioon, että käsiteltäessä pyyntöjä saada tutustua asiakirjoihin, avoimuuden periaatetta olisi sovellettava mahdollisimman suuressa määrin,

ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:

1 artikla

EFTA-sihteeristö saattaa yleisön saataville verkkosivustollaan tämän päätöksen liitteessä luetellut asiakirjat.

2 artikla

1.   Kuka tahansa voi pyytää saada tutustua EFTA-sihteeristön laatimiin tai vastaanottamiin ETA:an liittyviin asiakirjoihin (jäljempänä ’asiakirjat’), jotka ovat EFTA-sihteeristön hallussa.

2.   Asiakirja annetaan tutustuttavaksi, jollei seuraavissa artikloissa säädettyjä rajoituksia sovelleta.

3 artikla

1.   Asiakirjaa ei anneta tutustuttavaksi, jos sen julkistaminen vahingoittaisi

2.   Asiakirjaa ei anneta tutustuttavaksi, jos sen julkistaminen vahingoittaisi

3.   Tutustuttavaksi ei anneta asiakirjaa, joka on laadittu sisäiseen käyttöön ja koskee asiaa, josta ei vielä ole tehty päätöstä, jos asiakirjan julkistaminen vahingoittaisi päätöksentekomenettelyä.

4.   Asiakirjaa, joka sisältää sisäiseen käyttöön tarkoitettuja mielipiteitä osana neuvotteluja ja alustavia keskusteluja, ei anneta tutustuttavaksi päätöksen tekemisen jälkeenkään, jos asiakirjan julkistaminen vahingoittaisi päätöksentekomenettelyä.

5.   Jos kyse on EFTA-sihteeristölle toimitetusta kolmannen asiakirjasta, EFTA-sihteeristö kuulee tätä kolmatta arvioidakseen, onko 1 tai 2 kohdassa säädettyä poikkeusta sovellettava, paitsi jos on selvää, että asiakirja on julkistettava tai sitä ei tule julkistaa.

6.   Edellä 2–4 kohdan mukaisissa tapauksissa asiakirja annetaan kuitenkin tutustuttavaksi kokonaan tai osittain, jos EFTA-valtiot ovat samaa mieltä siitä, että ylivoimainen yleinen etu edellyttää julkistamista.

4 artikla

EFTA-valtio voi pyytää EFTA-sihteeristöä olemaan julkistamatta kyseisestä valtiosta peräisin olevia asiakirjoja ilman sen etukäteen antamaa suostumusta.

5 artikla

Jos vain osaan pyydetystä asiakirjasta voidaan soveltaa poikkeusta, muut asiakirjan osat julkistetaan.

6 artikla

1.   Asiakirjoihin tutustumista koskevat hakemukset on tehtävä kirjallisesti, esimerkiksi sähköisessä muodossa, ne on tehtävä englanninkielellä ja riittävän täsmällisesti, jotta asiakirja on EFTA-sihteeristön tunnistettavissa.

2.   Jos hakemus ei ole riittävän täsmällinen, EFTA-sihteeristö pyytää hakijaa täsmentämään hakemustaan ja avustaa hakijaa tässä esimerkiksi antamalla tietoja 11 artiklan mukaisesti.

3.   Jos hakemus koskee erittäin pitkää asiakirjaa tai erittäin suurta määrää asiakirjoja, EFTA-sihteeristö voi neuvotella hakijan kanssa epävirallisesti kohtuullisen ratkaisun löytämiseksi.

7 artikla

1.   Asiakirjoihin tutustumista koskevat hakemukset käsitellään välittömästi. Hakijalle lähetetään vastaanottoilmoitus.

2.   EFTA-sihteeristö lähettää hakemuksen EFTA-valtioille hyväksyttäväksi, jollei ole varmaa, että EFTA-valtiot eivät antaisi lupaa tai antaisivat luvan tutustua asiakirjaan. EFTA-valtioiden on tehtävä päätös ilman aiheetonta viivytystä.

3.   Saatuaan EFTA-valtioiden vastauksen EFTA-sihteeristö joko ilmoittaa hakijalle, että pyydetty asiakirja on päätetty antaa tutustuttavaksi, ja antaa sen tutustuttavaksi 10 artiklan mukaisesti, tai ilmoittaa kirjallisesti, mistä syystä hakemus on hylätty kokonaan tai osittain, sekä hakijan oikeudesta saattaa hakemus EFTA-valtioiden pysyvän komitean käsiteltäväksi.

4.   Jos EFTA-sihteeristö ei pysty antamaan hakijalle vastausta 12 työpäivän kuluessa hakemuksen kirjaamisesta, hakijalle ilmoitetaan kirjallisesti viivästyksestä ja siitä, milloin päätös on odotettavissa. Hakijalle ilmoitetaan hänen oikeudestaan saattaa hakemus EFTA-valtioiden pysyvän komitean käsiteltäväksi, jos hän ei ole saanut vastausta kohtuullisessa ajassa.

5.   Jos hakemus hylätään kokonaan tai osittain, hakija voi 15 työpäivän kuluessa EFTA-sihteeristön vastauksen vastaanottamisesta saattaa hakemuksen EFTA-valtioiden pysyvän komitean käsiteltäväksi.

6.   Jos EFTA-sihteeristö ei vastaa kohtuullisen ajan kuluessa hakemuksen kirjaamisesta, hakijalla on oikeus saattaa hakemus EFTA-valtioiden pysyvän komitean käsiteltäväksi.

8 artikla

EFTA-valtioiden pysyvälle komitealle siirretyt hakemukset käsitellään viipymättä. Jos hakemus hylätään kokonaan tai osittain, hakijalle ilmoitetaan kirjallisesti, mistä syystä hakemus on hylätty.

9 artikla

Tietyn asiakirjan luokittelu (erittäin luottamuksellinen, luottamuksellinen, rajoitettu jakelu) ei sinällään estä sen antamista yleisön tutustuttavaksi myöhemmässä vaiheessa.

10 artikla

1.   Hakija saa tutustua asiakirjoihin joko EFTA-sihteeristön tiloissa tai siten, että hänelle toimitetaan niistä jäljennös, mukaan lukien sähköisessä muodossa oleva jäljennös, jos sellainen on saatavissa. Hakijalta voidaan periä korvaus jäljennösten ottamisesta ja lähettämisestä. Korvaus ei saa ylittää todellisia kopiointi- ja lähetyskuluja. Asiakirjoihin tutustuminen EFTA-sihteeristön tiloissa, alle 20 A4-kokoisen sivun kopiointi ja tutustuminen suoraan sähköisessä muodossa on maksutonta.

2.   Jos EFTA-sihteeristö on jo julkistanut asiakirjan ja se on helposti hakijan saatavilla, EFTA-sihteeristö voi täyttää asiakirjan antamiseen tutustuttavaksi liittyvät velvollisuutensa tiedottamalla hakijalle, miten hän voi saada asiakirjan.

11 artikla

1.   EFTA-sihteeristö pitää rekisteriä asiakirjoista. Rekisterin sisältämä asiakirjaluettelo annetaan tutustuttavaksi pyynnöstä. Viittaukset asiakirjoihin kirjataan rekisteriin viipymättä.

2.   Asiakirjarekisterissä on oltava kustakin asiakirjasta viitenumero, asiakirjan aihe ja/tai lyhyt kuvaus sen sisällöstä sekä asiakirjan vastaanotto- tai laatimispäivä ja rekisteröintipäivä. Viittaukset on tehtävä tavalla, joka ei vahingoita 3 artiklassa tarkoitettujen etujen suojaa.

12 artikla

EFTA-sihteeristö antaa kansalaisille tietoa ja neuvoja siitä, miten ja minne asiakirjoihin tutustumista koskeva hakemus voidaan tehdä.

13 artikla

Tällä päätöksellä ei rajoiteta sellaisten olemassa olevien tekijänoikeutta koskevien sääntöjen soveltamista, jotka saattavat rajoittaa kolmannen oikeutta jäljentää tai hyödyntää luovutettuja asiakirjoja.

14 artikla

Kumotaan 30 päivänä toukokuuta 2002 tehty EFTA-valtioiden pysyvän komitean päätös N:o 2/2002/PK.

15 artikla

Tämä päätös tulee voimaan 1 päivänä lokakuuta 2005.

16 artikla

Tämä päätös julkaistaan Euroopan unionin virallisen lehden ETA-osastossa ja ETA-täydennysosassa.

17 artikla

Tätä päätöstä tarkastellaan uudelleen vuoden kuluessa sen voimaantulosta.