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S’agissant des accords de passation de marchés ITER, l’état d’avancement officiel des travaux est indiqué, du point de vue de la valeur, par les étapes du programme d’allocation des crédits (CAS) que reçoit F4E chaque année pour mener à terme un marché particulier. Voilà ce que reconnaît officiellement l’organisation internationale ITER en ce qui concerne l’état d’avancement des travaux. Cependant, la valeur des étapes du CAS atteint un sommet à la fin du marché, faussant ainsi le système de reconnaissance par les crédits. Par conséquent, les progrès des accords de passation de marchés sont directement contrôlés à travers les étapes du CAS, mais également indirectement par la réalisation des étapes des contrats associés.

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Il convient de signaler que la proportion des engagements individuels a augmenté de 13 % depuis 2012 et que le plan d’exécution du budget 2013 indique que le pourcentage des engagements individuels devrait atteindre les 80 % à la fin de 2013. F4E rattrape par conséquent son retard dans l’exécution effective des contrats liés au budget ou au programme de travail spécifiques à l’exercice. Par ailleurs, les prévisions d’exécution confirment l’utilisation, en 2013, de l’intégralité du montant disponible sous la forme d’engagements globaux en 2012.

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F4E considère que le système global de contrôle interne est en place et évolue en fonction des besoins de l’organisation. La mise en place et la mise en œuvre d’un système de contrôle interne se font en fonction des changements organisationnels et devraient être considérées comme un processus continuel et permanent.

Depuis sa création, F4E considère le développement de ses stratégies de contrôle globale comme l’une de ses priorités principales. Plusieurs systèmes de contrôle ont déjà été mis en place et donnent l’assurance requise à la direction. En outre, en 2012, une équipe dépendant directement du Directeur a été créée dans le but de développer et de mettre en œuvre la stratégie de contrôle globale de F4E, de contrôler l’efficacité de l’environnement interne de contrôle et d’assurer le suivi de l’ensemble des recommandations des audits internes et externes.

Au-delà de la conclusion générale et sans impact significatif sur la validation, la société de conseil indépendante a effectivement identifié plusieurs exceptions et/ou domaines susceptibles d’amélioration. Il convient de signaler que certains de ces domaines avaient déjà été détectés lors d’audits ou d’évaluations antérieurs et sont déjà pris en considération dans ces plans d’action. Le principal problème soulevé par l’entreprise d’audit indépendante nécessitant une action immédiate concerne les actifs opérationnels. Cette recommandation a été immédiatement portée à l’attention de la direction de F4E et des mesures correctives ont été élaborées dans le cadre d’un plan d’action.

Depuis sa création, l’entreprise commune a consacré des efforts intenses au développement d’un système d’information intégré en matière de gestion et de contrôle qui permet une surveillance étroite des estimations de coûts et des écarts éventuels (voir point 29).

Concernant le suivi des audits internes et externes, il convient de signaler que malgré les observations de la Cour des comptes, le comité d’audit, lors de sa réunion du 14 juin 2013, a reconnu les améliorations et a exprimé sa satisfaction concernant les progrès réalisés dans la mise en œuvre des plans d’action.

La gestion des risques a été mise en place et est systématiquement intégrée dans chaque projet individuel. Un gestionnaire des risques a été désigné pour assurer le suivi du registre des risques et des mesures d’atténuation y associées. Le registre des risques est mis à jour pour chaque réunion du conseil de direction.

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En raison de leur valeur moyenne peu élevée, les procédures négociées représentent 40 % de l’ensemble des procédures annuelles de passation des marchés opérationnels, mais à moins de 10 % seulement des engagements annuels de l’entreprise commune: à cet égard, le recours à des procédures négociées de faible valeur permet à l’entreprise commune de concentrer les ressources internes limitées dans des procédures de valeur élevée/à haut risque, ce qui produit un effet d’atténuation des risques bénéfique.

S’agissant du très faible nombre de propositions reçues concernant les appels pour des subventions, l’entreprise commune reconnaît le problème: à ce jour, toutes les tentatives visant à améliorer et à élargir la participation aux appels à propositions ont échoué. Cette situation est très probablement due à la nature extrêmement spécialisée des subventions de F4E, qui ne présentent un intérêt que pour un petit nombre de candidats en Europe.

Il convient de signaler que dans son étude intitulée «Potentiel de réorganisation au sein du projet ITER en vue d’améliorer le rapport coût-efficacité», réalisée à la demande de la commission du contrôle budgétaire du Parlement européen, Ernst & Young a reconnu que la réglementation imposée à F4E n’était pas adaptée à ses objectifs très particuliers et limitait la capacité de F4E à aborder le rapport coût-efficacité avec un esprit novateur.

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S’agissant de la première conclusion, F4E approuve la remarque selon laquelle des sanctions ne sont pas prévues dans sa convention de subvention type (MGA). Le projet de règlement financier de F4E approuvé par le conseil de direction en 2007 prévoyait la possibilité pour F4E d’imposer de telles sanctions. Cette possibilité a été retirée du texte à la suite d’une demande spécifique adressée par la Commission européenne dans le cadre d’un processus de consultation conformément à l’article 5 des statuts.

F4E estime cependant que l’absence d’une telle disposition dans sa convention de subvention type n’expose pas de façon significative F4E au risque de ne pas recevoir des livrables essentiels à temps, ou de recevoir des livrables non conformes aux normes de qualité. Conformément à la convention de subvention type, F4E peut toujours mettre un terme à l’accord de subventions et exiger, en cas de non-exécution ou de mauvaise exécution, de non-respect d’obligations importantes et d’autres circonstances précisées dans la convention type, le remboursement total ou partiel de la contribution financière de F4E.

S’agissant de la deuxième conclusion, il convient de signaler qu’étant donné la limitation du champ des travaux dans le certificat d’audit, F4E a demandé au bénéficiaire d’apporter des éclaircissements sur les coûts indirects et, par la suite, a demandé à l’entreprise d’audit de présenter une modification du certificat d’audit. Le paiement a été autorisé sur la base des éléments probants supplémentaires reçus.

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F4E souhaite confirmer qu’à l’occasion de la réorganisation de ses circuits financiers en juin 2013, elle a tenu compte des remarques préliminaires des auditeurs. Dans ce contexte, des contrôles supplémentaires ont été mis en place au niveau du rapport sur la réception technique, en vertu desquels une demande de paiement ne peut être transmise que si aucun cas de non-conformité flagrant n’est signalé. Par ailleurs, les agents financiers analysent désormais le rapport de réception technique et s’assurent ainsi que le rapport technique et la facture sont conformes aux conditions du contrat.

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F4E vérifie que les règles de passation de marchés de l’autre partie contractante équivalent aux règles de passation de marchés de F4E pour chaque procédure conjointe dans laquelle sont appliquées les règles de l’autre pouvoir adjudicateur, conformément à l’article 83 des modalités d’exécution du règlement financier de F4E. F4E estime tout comme la Cour qu’il convient peut-être de mettre en place des normes communes qui permettraient à F4E de procéder à une vérification uniformisée de l’équivalence lors de procédures conjointes futures, bien que cela ne soit pas strictement névcessaire aux termes de l’article 83 des modalités d’exécution du règlement financier.

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S’agissant du recours à la publication d’avis de pré-information, l’entreprise commune n’avait pas pour intention de recourir à la publication d’un avis de pré-information afin de raccourcir le délai minimum de réception des offres. C’est pourquoi il a été considéré plus adéquat, à des fins de visibilité et de concurrence, d’organiser des journées d’information avec l’industrie européenne avant de publier un avis de marché. Cela a permis à l’opérateur économique de soulever des questions sur les aspects techniques et administratifs généraux de l’offre, et d’établir des liens avec des partenaires commerciaux potentiels.

S’agissant du non-respect de l’article 85 du règlement financier, l’entreprise commune accepte les conclusions de la Cour. Il convient de noter que depuis lors, l’accès au système d’alerte précoce a été octroyé à l’entreprise commune, qui peut désormais en faire usage dans le cadre de l’attribution de chaque marché.

Au moment de la signature d’un contrat en décembre 2012, F4E a bénéficié d’une garantie de la part d’une banque qui ne satisfaisait pas aux exigences du contrat (au minimum une notation BBB). Cette situation a été détectée par l’équipe financière au moment de la validation du paiement de préfinancement et la garantie a par conséquent été rejetée. Il a été demandé au contractant de fournir une garantie valide émise par une banque jouissant de la notation exigée. Cependant, étant donné que la clôture des comptes approchait et que le contractant était en mesure de présenter des preuves suffisantes de la tenue de négociations avec une autre banque, le conseil de direction a décidé de poursuivre et a autorisé le paiement de préfinancement. Cette décision se basait sur l’évaluation selon laquelle les dommages causés à F4E par la perte des crédits de paiement seraient plus importants que le risque de ne pas se voir attribuer une nouvelle garantie, étant donné que le paiement de préfinancement était toujours assuré par la garantie initiale. La garantie de la nouvelle banque a été finalement attribuée durant la première semaine de février.

S’agissant de l’une des procédures de référence, l’estimation du coût était en effet incorrecte dans la mesure où elle n’a pas été adéquatement mise à jour pendant l’évolution de l’élaboration (avant publication de l’appel).

Cependant, concernant la deuxième procédure, l’écart important entre l’estimation initiale et la première offre est considéré comme étant la conséquence de la situation de monopole qui existait à l’époque sur le marché européen.

L’entreprise commune a annulé le premier appel et l’a republié selon le même champ en prenant soin de le diviser en plusieurs lots pour permettre une concurrence accrue. Le prix total s’est ainsi fortement rapproché de l’estimation initiale de l’entreprise commune, d’autant que la division en lots avait eu des effets négatifs sur les économies d’échelle et entrainé une augmentation des coûts non récurrents.

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En 2013, F4E a poursuivi la mise en œuvre de sa stratégie de contrôle et de suivi globale et de sa stratégie de contrôle ex post, toutes deux présentées à son conseil de direction en décembre 2012.

S’agissant du contrôle ex post, un exercice pilote a été lancé avec une entreprise d’audit externe afin d’évaluer l’éligibilité des coûts déclarés par les adjudicataires dans le cadre de conventions de subventions. Le résultat de l’exercice pilote permettra à F4E d’affiner et de poursuivre l’’harmonisation de ses processus de contrôle ex post.

En parallèle, la mise en œuvre de la planification annuelle des audits d’assurance de la qualité se poursuit comme prévu. Compte tenu d’observations émises par la Cour des comptes dans de précédents rapports annuels, le champ des audits d’assurance de la qualité fait actuellement l’objet d’une réévaluation dans le cadre d’un exercice pilote visant à l’étendre à la vérification des aspects financiers des contrats opérationnels, qu’il est convenu d’appeler les «vérifications financières ex post des marchés publics».

Il convient cependant de signaler que le comité d’audit du conseil de direction de F4E s’est prononcé contre les actions proposées en réponse aux observations de la Cour sur les vérifications financières ex post des marchés publics dans son rapport annuel de 2011, étant donné qu’elles sont contraires au principe du prix convenu des marchés. Le comité d’audit a demandé à la Cour de réévaluer sa position à cet égard. Par conséquent, F4E a procédé à la refonte de ses procédures de vérification financière des contrats opérationnels, comme demandé par la Cour.

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Les 26 et 27 juin 2013, le conseil de direction a adopté un document sur la «Mise en œuvre de la politique industrielle» avec l’accord de la Commission européenne. Cette politique, et celles adoptées précédemment, définit la politique et le cadre en matière de gestion de la propriété intellectuelle au sein de F4E.

La mise en œuvre pratique de nos obligations en matière de gestion de la politique industrielle peut se résumer comme suit:

En dernier lieu, afin de garantir la confidentialité des informations relatives à la propriété intellectuelle gérées dans nos marchés, une politique de sécurité de l’information est actuellement mise en œuvre. Cette politique prévoit le stockage électronique sur un serveur spécifique d’informations confidentielles en matière de propriété intellectuelle. L’adoption de cette politique est imminente et sa mise en œuvre en ce qui concerne la gestion des informations relatives à la propriété intellectuelle devrait intervenir dès le mois de janvier 2014.

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Bien que F4E accepte les conclusions de la Cour des comptes, il convient de souligner que depuis les premières observations des auditeurs formulées en 2008, F4E a pris toutes les mesures nécessaires pour remédier à cette situation. Le conseil de direction a pris ses responsabilités afin de résoudre le problème, tandis que des rappels systématiques sont envoyés au contributeur en retard de paiement et que les États membres qui ne paient pas en temps et heure sont contraints de payer des intérêts de retard conformément à l’article 48 des modalités d’exécution du règlement financier. Malheureusement, les procédures internes de certains États membres rendent le respect des délais établis par le règlement financier de F4E impossible.

Concernant l’incidence budgétaire, il est important de souligner que les contributions des membres visées par les observations de la Cour représentent 0,6 % du budget de F4E, les retards ne représentant par conséquent qu’une fraction de ce pourcentage.

En dernier lieu, seul un montant de 1 085 EUR restait impayé à la fin de l’exercice budgétaire 2012.

C’est pourquoi les retards de paiement des contributions en 2012 n’ont eu d’incidence mesurable ni sur l’exécution du budget, ni sur l’organisation de F4E.

Par ailleurs, F4E continuera de veiller à ce que les contributions des États membres soient versées dans les plus brefs délais.

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Il est vrai qu’au moment de l’audit, les règles d’application en question n’avaient pas encore été officiellement adoptées. En revanche, nous souhaiterions souligner qu’afin d’éviter un vide juridique, le directeur de F4E avait adopté des décisions précisant que les règles d’application types applicables aux agences ou les règles de la Commission étaient applicables par analogie à l’entreprise commune (sauf spécification contraire). Dans ce contexte, F4E s’est dotée d’un cadre de référence adéquat et transparent, qui a été appliqué de façon uniforme par l’organisation jusqu’à l’entrée en vigueur des règles officielles adoptées par le conseil de direction.

S’agissant de ce dernier point, des progrès significatifs ont été réalisés depuis l’audit. En effet, les dispositions d’application suivantes ont été adoptées officiellement par le conseil de direction en décembre 2012: critères de classification en grades et en échelons au moment de l’engagement, travail à temps partiel, évaluation du directeur, congé familial, congé parental et transfert des droits à pension.

S’agissant des clauses relatives à l’engagement, au recours à des travailleurs intérimaires, à l’évaluation, à la prévention du harcèlement, aux certificats et aux attestations, les règles d’application ont été envoyées à la Commission pour accord entre janvier et février 2013 (après la fin du processus de consultation interne). F4E attend l’approbation de la Commission avant adoption par le conseil de direction, laquelle devrait intervenir en décembre 2013.

La consultation du comité du personnel est en cours concernant les règles d’application sur les congés, les absences, les absences pour cause de maladie, les cadres moyens et les intérimaires occupant des postes de direction. Elles seront soumises sous peu à l’approbation de la Commission.

S’agissant des règles d’application telles que celles relatives à l’engagement et au recours à des agents contractuels, F4E attend la finalisation des modèles par la Commission et, par conséquent, ne peut encore y être soumise conformément à l’article 110 du statut des fonctionnaires.

Enfin, nous souhaiterions réitérer l’engagement de F4E d’augmenter le nombre de modalités d’application à accepter durant l’année 2013 et par la suite. Dans cette perspective, un calendrier d’adoption estimatif a été approuvé et des arrangements internes visant à faciliter le processus d’adoption ont été mis en œuvre. Nous sommes donc convaincus que des progrès supplémentaires seront réalisés.

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En 2008, un groupe de travail de F4E, soutenu par des experts issus de l’industrie et d’organismes de recherche publics, a considéré que le coût prévu de la contribution européenne à la phase de construction du projet ITER s’élevait à 5 940 millions d’euros, et à 663 millions d’euros pour des situations d’urgence. Le coût de la coopération élargie avec le Japon et l’administration de F4E était estimé en 2008 à 650 millions d’euros, ce qui porte l’estimation du coût total à une valeur de 7 253 millions d’euros en 2008 en tenant compte du montant précité en cas de situation d’urgence.

En 2008, le Conseil a mis un montant de 6 600 millions d’euros à la disposition de F4E pour la période 2007-2020 afin que FE4 remplisse ses obligations européennes relatives au projet ITER et à la coopération élargie, et a demandé à F4E de faire le plus d’économies possible afin de garantir le respect du plafond budgétaire.

Depuis 2008, le projet ITER a profondément évolué en réponse au renforcement des normes de sécurité à la suite de l’accident de Fukushima, à de nouvelles avancées des connaissances scientifiques et au mûrissement de son concept. Si certaines exigences ont été assouplies, la plupart des modifications ont entrainé un renforcement des exigences et une extension du champ de ce que l’Europe doit fournir à ITER. De tels changements sont décidés par l’organisation internationale ITER et ses organes directeurs.

Étant donné que le champ des livrables européens à ITER a substantiellement changé et que les conceptions ont fortement évolué depuis l’estimation des coûts de 2008, F4E a procédé à une révision approfondie de l’ensemble de l’estimation des coûts au premier semestre de 2013.

Contrairement aux mises à jour incrémentielles de l’estimation des coûts présentées dans des rapports antérieurs au Conseil, cette estimation des coûts mise à jour indique également des modifications à venir. Le coût prévu des livraisons européennes à ITER, la coopération élargie et les coûts de gestion de F4E sont désormais estimés à 6 890 millions d’euros. Par rapport au budget plafonné de 6 600 millions d’euros pour la période budgétaire allant jusqu’en 2020, cette estimation montre donc un imprévu négatif de 290 millions d’euros.

Le changement dans le budget prévu pour les situation d’urgence (de – 165 millions d’euros à – 290 millions d’euros) depuis le rapport de F4E au Conseil l’année passée s’explique en grande partie par une augmentation significative des coûts immobiliers prévus et effectivement réalisés, qui résulte de l’augmentation de la taille de ces bâtiments et du calendrier très serré de construction de ces bâtiments.

Comme indiqué dans l’étude d’Ernst & Young intitulée «Potentiel de réorganisation au sein du projet ITER en vue d’améliorer le rapport coût-efficacité», lancée en juillet 2012 par la commission du contrôle budgétaire du Parlement européen et achevée en février 2013, F4E n’a que peu ou pas de contrôle sur de tels changements, qui relèvent du conseil ITER et de ses organes subsidiaires.

En revanche, afin de s’assurer que le plafond du budget est respecté, F4E a développé et continue à développer et à mettre en œuvre un large éventail de mesures de contrôle des coûts, y compris l’optimisation des stratégies de passation de marchés et des conditions contractuelles afin de réduire les coûts et, en coopération avec l’organisation internationale ITER, l’optimisation des conceptions en vue du contrôle des coûts. Les statuts des mesures antérieures et le nombre de nouvelles mesures ainsi que la nouvelle estimation de coûts ont été présentés au conseil de direction le 26 juin 2013 (document F4E(13)-GB27-06). Ces mesures offre des possibilités d’économies représentant plus de 300 millions d’euros et fournissent par conséquent les outils nécessaires pour garantir le respect du plafond budgétaire pour la période allant jusqu’en 2020.

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L’entreprise contrôlée accepte cette observation et souligne que l’information sur les risques relatifs aux coûts visés au point 30 n’était pas déterminée durant la période couverte par le rapport annuel 2012, pas plus qu’elle n’était disponible au moment de la préparation dudit rapport. Par conséquent, elle ne pouvait pas figurer dans le rapport annuel de l’année 2012 approuvé par le conseil de direction en juin 2013. Par ailleurs, il convient de signaler qu’une telle information est transmise par F4E au Conseil et au Parlement européen au moins une fois par an dans le rapport intermédiaire de F4E qui décrit a) les progrès réalisés dans la mise en œuvre du contrôle des coûts et des plans d’épargne, b) la réalisation et la gestion de l’agence et du projet ITER, et c) la réalisation des activités prévues dans la budget annuel. Le rapport de l’année 2013 contient toutes les informations qui s’y rapportent.

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L’accord de siège signé entre «Fusion for Energy» et le Royaume d’Espagne en 2007 prévoit en effet que l’Espagne mettra à disposition des locaux permanents à F4E au plus tard trois ans après la signature de l’accord. L’accord prévoit également que, dans l’intervalle, et avant la mise à disposition des locaux définitifs, l’Espagne mettra à disposition des locaux temporaires.

Étant donné que l’Espagne n’a pas encore mis de locaux permanents à disposition, l’entreprise temporaire occupe des locaux temporaires à titre gracieux, étant donné que l’Espagne paie le coût total des locaux (location et maintenance comme prévu dans l’accord de siège, tandis que F4E paie la partie des locaux temporaires imputable au locataire).

Afin de pouvoir mettre des locaux définitifs à disposition, l’Espagne a lancé un appel informel afin de sélectionner un site et un projet architectural appropriés. Le choix du site et du projet devrait intervenir avant la fin de l’année 2013.