DÉCISION DU COMITÉ PERMANENT DES ÉTATS DE L'AELE

N o 3/2005/SC

du 9 juin 2005

concernant l'accès public aux documents de l'AELE et abrogeant la décision no 2/2002/SC du Comité permanent des États de l'AELE du 30 mai 2002

LE COMITE PERMANENT DES ÉTATS DE L'AELE,

vu la décision du Comité permanent des États de l'AELE no 2/2002/SC du 30 mai 2002 concernant l'accès public aux documents de l'AELE, qui est abrogée,

reconnaissant l'intérêt public d'un accès libre aux documents dans les limites d'un cadre juridique clairement défini, tenant compte des législations nationales applicables,

vu que, dans le traitement des demandes d'accès aux documents, le principe d'ouverture sera appliqué dans toute la mesure du possible,

A ARRÊTÉ LA DÉCISION SUIVANTE:

Article premier

Le Secrétariat de l'AELE met à la disposition du public, sur son site Internet, les documents énumérés à l'annexe de la présente décision.

Article 2

1.   Toute personne peut demander un accès à des documents concernant l'EEE (ci après dénommés «documents») élaborés ou reçus par le Secrétariat de l'AELE et se trouvant en sa possession.

2.   L'accès aux documents est accordé dans tous les cas ne relevant pas des limitations fixées par les articles suivants.

Article 3

1.   L'accès à un document est refusé dans le cas où sa divulgation porterait atteinte à la protection:

2.   L'accès à un document est refusé dans le cas où sa divulgation porterait atteinte à la protection:

3.   L'accès à un document établi pour une utilisation interne, relatif à une question sur laquelle une décision n'a pas été prise, est refusé si la divulgation dudit document peut porter préjudice au processus décisionnel.

4.   L'accès à un document contenant des avis pour une utilisation interne dans le cadre de délibérations et de consultations préliminaires est refusé y compris après l'adoption de la décision, si sa divulgation peut porter préjudice au processus décisionnel.

5.   Dans le cas de documents de tiers transmis au Secrétariat de l'AELE, celui ci consulte le tiers afin de déterminer si une exception prévue au paragraphe 1 ou 2 est d'application, à moins qu'il ne soit clair que le document doit ou ne doit pas être divulgué.

6.   Dans les cas relevant des paragraphes 2 à 4 ci dessus, l'accès est néanmoins accordé, entièrement ou partiellement si les États de l'AELE conviennent qu'il existe un intérêt public supérieur dans la divulgation.

Article 4

Un État de l'AELE peut demander au Secrétariat de l'AELE de ne pas divulguer des documents émanant de cet État sans l'accord préalable de celui-ci.

Article 5

Si une partie seulement du document demandé est concernée par une ou plusieurs des exceptions susvisées, les autres parties du document sont divulguées.

Article 6

1.   Les demandes d'accès aux documents sont formulées sous forme écrite, y compris par des moyens électroniques, en langue anglaise et de façon suffisamment précise pour permettre au Secrétariat de l'AELE d'identifier le document.

2.   Si une demande n'est pas suffisamment précise, le Secrétariat de l'AELE invite le demandeur à la clarifier et assiste celui-ci à cette fin, par exemple en lui fournissant des informations conformément à l'article 11.

3.   En cas de demande portant sur un document très long ou sur un très grand nombre de documents, le Secrétariat de l'AELE peut se concerter avec le demandeur de manière informelle afin de trouver un arrangement équitable.

Article 7

1.   Les demandes d'accès aux documents sont traitées avec promptitude. Un accusé de réception est envoyé au demandeur.

2.   Le Secrétariat de l'AELE présente la demande aux États de l'AELE pour approbation, excepté lorsqu'il a la certitude que les États refuseraient ou ne refuseraient pas l'accès au document en question. Les États de l'AELE prennent une décision sans délai.

3.   Lorsqu'il reçoit la réponse des États de l'AELE, le Secrétariat de l'AELE soit informe le demandeur que l'accès au document demandé a été accordé et fournit l'accès conformément à l'article 10, soit indique par écrit les motifs du refus total ou partiel et informe le demandeur de son droit de renvoyer la demande devant le Comité permanent des États de l'AELE.

4.   Si le Secrétariat de l'AELE n'est pas en mesure de fournir une réponse au demandeur dans un délai de 12 jours ouvrables à compter de l'enregistrement de la demande, le demandeur est informé par écrit du retard et de la date prévisible de la décision. Le demandeur est informé de son droit de renvoyer la demande devant le Comité permanent des États de l'AELE s'il ne reçoit pas de réponse dans un délai raisonnable.

5.   En cas de refus total ou partiel, le demandeur peut, dans un délai de 15 jours ouvrables suivant la réception de la réponse du Secrétariat de l'AELE, renvoyer la demande devant le Comité permanent des États de l'AELE.

6.   L'absence de réponse de la part du Secrétariat de l'AELE dans un délai raisonnable à compter de la date d'enregistrement de la demande autorise le demandeur à renvoyer sa demande devant le Comité permanent des États de l'AELE.

Article 8

Un renvoi devant le Comité permanent des États de l'AELE est traité avec promptitude. Si l'accès est entièrement ou partiellement refusé, le demandeur en est informé par une réponse écrite, indiquant les motifs du refus.

Article 9

La classification (strictement confidentiel, confidentiel, restreint) d'un document n'exclut pas en soi l'accès public à ce document à un stade ultérieur.

Article 10

1.   L'accès aux documents s'exerce soit par consultation sur place, soit par délivrance d'une copie, y compris, le cas échéant, une copie électronique. Le coût de réalisation des copies et celui de leur envoi peut être mis à charge du demandeur. Il ne peut excéder le coût réel de la réalisation et de l'envoi des copies. La gratuité est de règle en cas de consultation sur place ou lorsque le nombre de copies n'excède pas 20 pages de format A4, ainsi qu'en cas d'accès direct, le cas échéant, sous forme électronique.

2.   Si un document a déjà été divulgué par le Secrétariat de l'AELE et est aisément accessible pour le demandeur, le Secrétariat peut satisfaire à son obligation d'octroyer l'accès aux documents en informant le demandeur des moyens d'obtenir le document souhaité.

Article 11

1.   Le Secrétariat de l'AELE tient un registre des documents. L'accès à une liste des documents contenus dans le registre est fourni sur demande. Les références des documents sont inscrites au registre sans délai.

2.   Pour chaque document, le registre contient un numéro de référence, le thème abordé et/ou une brève description du contenu du document, ainsi que la date à laquelle il a été reçu ou élaboré et inscrit au registre. Les références sont conçues de manière à ne pas porter atteinte à la protection des intérêts visés à l'article 3.

Article 12

Le Secrétariat de l'AELE assiste et informe les citoyens quant aux modalités de dépôt des demandes d'accès aux documents.

Article 13

La présente décision s'applique sans préjudice de toute réglementation en vigueur dans le domaine du droit d'auteur pouvant limiter le droit des tiers de reproduire ou d'utiliser les documents divulgués.

Article 14

La décision no 2/2002/SC du Comité permanent des États de l'AELE du 30 mai 2002 est abrogée.

Article 15

La présente décision prend effet le 1er octobre 2005.

Article 16

La présente décision est publiée dans la partie EEE et dans le supplément EEE du Journal officiel de l'Union européenne.

Article 17

La présente décision est revue dans un délai d'un an à compter de sa date d'entrée en vigueur.