1.   Ova se pravila primjenjuju na sljedeće osobe, koje se dalje u tekstu sve nazivaju „vanjski stručnjaci”:

2.   Vanjski stručnjaci mogu biti stručnjaci iz privatnog sektora ili vladini stručnjaci:

1.   Svi vanjski stručnjaci imaju pravo na nadoknadu putnih troškova od mjesta navedenog u njihovoj pozivnici (adresa na radnom mjestu ili kućna adresa) do mjesta održavanja sastanka i to najprikladnijim prijevoznim sredstvom s obzirom na udaljenost. To je u pravilu putovanje vlakom u drugom razredu za putovanja kraća od 400 km (u jednom smjeru, na temelju službene udaljenosti željeznicom) i putovanje zrakoplovom u ekonomskoj klasi za udaljenosti od 400 km i veće.

2.   Direktor Stalnog tajništva („Direktor”) posebno nastoji osigurati da se sastanci organiziraju na način koji vanjskim stručnjacima omogućuje da putuju po najpovoljnijim cijenama. Direktor posebno pomno pregledava sve zahtjeve za nadoknadu troškova koji uključuju neuobičajeno skupe letove. Direktor ima pravo provoditi sve potrebne provjere te u tu svrhu od vanjskih stručnjaka zahtijevati sve potrebne dokaze. Uz to, ako se to čini opravdanim, direktor ima pravo ograničiti povrat troškova na uobičajene cijene putovanja od radnog mjesta ili mjesta stanovanja vanjskog stručnjaka do mjesta sastanka.

3.   Putni troškovi nadoknađuju se po predočenju izvornih popratnih dokumenata: karata i računa ili, u slučaju internetske rezervacije, tiskanih elektroničkih rezervacija i ukrcajnih propusnica za polazno putovanje. Predočena dokumentacija mora sadržavati razred u kojem se putovalo, vrijeme putovanja i plaćeni iznos.

4.   Cijena putovanja privatnim vozilom nadoknađuje se po istoj cijeni kao i karta za drugi razred vlaka.

5.   Ako na toj relaciji ne prometuje vlak, putni troškovi za putovanje privatnim vozilom nadoknađuju se u iznosu od 0,22 EUR po kilometru.

6.   Ne nadoknađuju se troškovi taksija.

1.   Dnevnica („DSA”) za svaki dan proveden na sastanku paušalni je iznos koji pokriva sve troškove nastale na mjestu održavanja sastanka, uključujući, primjerice, obroke i lokalni prijevoz (autobus, tramvaj, podzemna željeznica, taksi, parkiranje, cestarine itd.), kao i putno osiguranje te osiguranje u slučaju nezgode.

2.   Dnevnica iznosi 92,00 EUR.

3.   Ako je mjesto polaska navedeno u pozivnici udaljeno 100 km ili manje od mjesta održavanja sastanka, dnevnica se umanjuje za 50 %.

4.   Vanjski stručnjaci koji moraju provesti jednu ili više noći na mjestu održavanja sastanka zbog toga što vrijeme održavanja sastanaka nije usklađeno s voznim redom zrakoplova ili vlakova (1) imaju pravo na naknadu za troškove smještaja. Ta naknada iznosi 100,00 EUR po noćenju. Broj noćenja ne smije prelaziti broj dana provedenih na sastancima + 1.

5.   Iznimno se može isplatiti dodatna naknada za troškove smještaja i dnevnica ako bi produžetak boravka omogućio vanjskom stručnjaku da dobije umanjenu cijenu prijevoza u vrijednosti većoj od iznosa tih naknada.

6.   Iznos dnevnice i/ili naknade za troškove smještaja za vanjske stručnjake vrlo visoke razine može se povećati za 50 % obrazloženom odlukom direktora.

1.   Osim ako u pozivu na sastanak i zahtjevu za organizaciju sastanka nije drugačije navedeno, stručnjaci iz privatnog sektora ostvaruju pravo na dnevnicu za svaki dan održavanja sastanka i, prema potrebi, na naknadu za troškove smještaja, pod uvjetom da službeno izjave da ne primaju slične dnevnice i/ili naknade od druge institucije za isti posjet. Direktor je dužan osigurati usklađenost sadržaja pozivnica i zahtjeva za organizaciju sastanka.

2.   Vladini stručnjaci dobivaju dnevnicu za svaki dan održavanja sastanka i, prema potrebi, naknadu za troškove smještaja, pod uvjetom da je to predviđeno relevantnim poslovnikom odbora ili radne skupine i pod uvjetom da službeno izjave da ne primaju slične naknade od svoje vlade za isti posjet.

3.   Direktor može, obrazloženom odlukom i nakon predočenja popratnih dokumenata, odobriti nadoknadu troškova koje su vanjski stručnjaci morali snositi zbog posebnih uputa koje su dobili u pisanom obliku.

4.   Sve nadoknade putnih troškova, dnevnice i naknade za troškove smještaja uplaćuju se na jedan bankovni račun po vanjskom stručnjaku.

5.   Nadoknade troškova vladinih stručnjaka isplaćuju se na račun na ime vlade, jednog od njezinih ministarstava ili javnog tijela ako ne postoji nikakvo izuzeće vlade, jednog od njezinih ministarstava ili javnog tijela.

1.   Neovisno o tome ostvaruju li pravo na nadoknadu troškova, na sastanku mogu sudjelovati maksimalno po jedan vanjski stručnjak iz svake stranke iz jugoistočne Europe i države članice EU-a koji su pozvani kao vladini stručnjaci te niz stručnjaka iz privatnog sektora čiji je ukupan broj jednak broju vladinih stručnjaka.

2.   Direktor može, s pomoću obrazložene odluke, odstupiti od pravila iz stavka 1. u slučaju zajedničkih sastanaka nekoliko odbora ili radnih skupina.

1.   Nalog za plaćanje sastavlja se na temelju zahtjeva za nadoknadu troškova i on mora biti propisno ispunjen te ga moraju potpisati vanjski stručnjak i tajnik sastanka koji je odgovoran za potvrđivanje prisutnosti vanjskog stručnjaka na sastanku.

2.   Vanjski stručnjaci dokumentaciju potrebnu za nadoknadu svojih troškova moraju dostaviti tajniku sastanka dopisom, telefaksom ili elektroničkom poštom pri čemu datum na poštanskom žigu ili datum slanja ne smije biti kasniji od 30 kalendarskih dana nakon zadnjeg dana sastanka.

3.   Stalno tajništvo nadoknađuje troškove vanjskog stručnjaka u roku od 30 kalendarskih dana.

4.   Ako vanjski stručnjak ne ispuni obvezu iz stavka 2., Prometna zajednica oslobađa se od bilo kakve obveze nadoknađivanja putnih troškova ili plaćanja bilo kakvih dnevnica i/ili naknada, osim ako stručnjak može pružiti valjano opravdanje za neispunjavanje te obveze koje obrazloženom odlukom prihvati direktor.

1.   Nadoknada putnih troškova izvršava se u eurima, a prema potrebi preračunava se prema tečaju važećem na dan sastanka.

2.   Dnevnice i, prema potrebi, naknade za troškove smještaja nadoknađuju se u eurima u paušalnom iznosu primjenjivom na dan sastanka.